Dyktige prosjektledere er de usynlige stjernene i alle organisasjoner som gjør det bra. Det er kanskje ikke prosjektlederne som utfører det kreative arbeidet som får kundene til å smile, men de sørger for at jobben blir godt utført, til riktig tid og på en effektiv måte. De ser problemet før det blir et problem, skaper svært funksjonelle enheter og hever bunnlinjen over hele linjen.
Vi ba to eksperter på prosjektledelse og organisasjonsfilosofi om å gi oss sine beste tips til svært effektiv prosjektledelse.
1. Bidra til at folk knytter bånd
I en asynkron tid med fjernarbeid, kan teammedlemmer og kunder komme til å føle seg isolerte og alene. De kan ikke slå av en prat rundt vanndispenseren eller ta en spontan drink etter jobb, og de kan ikke klage over irritasjonsmomenter. Derfor bør du sette av tid til at teamet kan knytte bånd.
«Personlige relasjoner er et viktig verktøy for å knytte bånd i samarbeidsmiljøer», sier dr. Barbara Edington, professor og direktør for Center of Excellence in Project Management ved St. Francis College. Hos Dropbox, for eksempel, har skribentene våre en virtuell happy hour på fredag ettermiddag. De skravler om ukene sine, deler det de leser, tar en drink og knytter kontakter som mennesker – ikke som kolleger.
Og hvem fikk idéen til det? En prosjektleder.
For at kundene skal føle at de får personlig behandling, kan du vurdere å sende korte videoer med startnotater, statusoppdateringer og vurderinger i etterkant. På den måten får de en følelse av stilen og personligheten til hvert enkelt teammedlem.
2. Etabler en beslutningsprosess
Det er uunngåelig at det blir spørsmål, fra teamet, kundene og mange andre. En god prosjektleder fastsetter konkrete regler for hvordan de skal besvares og hvordan avgjørelser skal tas på generelt grunnlag.
Cornelius Fichtner, programleder for Project Management Podcast, foreslår å ha «en styringsstruktur på plass som sier: 'Denne typen beslutninger kan tas av produktsjefen; denne typen beslutninger må eskaleres til et styre; disse beslutningene må eskaleres til prosjektsponsoren.'»
«Å forstå hvem som bestemmer hva, vil bidra til å bygge tillit», legger han til. Å bruke et DACI-rammeverk er én måte å fastslå hvem som er ansvarlig for å ta den endelige avgjørelsen, samt hvem som er involvert på hvilket nivå.
– Sørg for at arbeidsflyten for hver enkelt oppgave blir forstått av medarbeiderne som er ansvarlige for oppgavene, legger Dr. Edington til. (Les: Stay in your lane.)
3. Fokuser på individuelle forbindelser
Et lag er bare så godt som båndene mellom de enkelte medlemmene. Ledere bør arbeide for å skape sterke enheter som vil forsterke hverandres styrker og dekke over eventuelle svakheter. Noen ganger betyr det å redusere størrelsen på teamet.
– Prosjektledere må se på teamet som et samarbeid mellom svært kompetente enkeltpersoner, ikke som ett eneste, stort team, forklarer Dr. Edington. Hvorfor? – Hvis du legger for liten vekt på de sterke sidene til hver enkelt, kan – og dette er viktig – de miste ansvarsfølelsen, forklarer hun.
Du kan vurdere å bruke et flytskjema for å vise hvordan individuell ekspertise passer inn i prosjektet og kan kobles til ekspertisen andre innehar. Bruk navnene til teammedlemmene i stedet for avdelingene for å styrke følelsen av individuelt ansvar og ansvarsfølelse. (Ingenting er som smiger for å fange oppmerksomheten!)
4. Utarbeid en flygekontrollplan
Tenk på ressursene som er involvert i et typisk prosjekt: Det kan være dusinvis av dokumenter, bilder, videoer eller wireframes. En fantastisk prosjektleder vil visualisere arbeidsflyten og sørge for at entreprenørene har signert på punktlig hold, designeren har de riktige ressursene, utvikleren har de riktige filene, og den kreative lederen kan gjennomgå alt til rett tid.
Ideelt sett har du en komplett løsning, som Dropbox, hvor du kan sende kontrakter for e-underskrifter, organisere ressurser og overføre dem sikkert.
5. Hovedtidsplan – utarbeidelse av en hovedtidsplan
Du er en flygeleder. Med fjernarbeid på globalt nivå, er det avgjørende å kunne jobbe på en asynkron måte. Prosjektledere må vite når teammedlemmer jobber og om arbeidstiden overlapper med de rette teamkollegene, og de må kunne holde et øye med det helhetlige bildet.
– Du må vite mye om virtuell prosjektledelse og kunne lese et virtuelt rom og forstå hvordan det går, sier Fichtner.
Å ha oversikt over timeplanene vil sikre at noen i Boston ikke venter på svar mens deres motpart i Singapore sover tungt. De riktige produktene vil hjelpe: Dropbox gjør det enkelt for Mary i Boston å merke en fil eller inkludere en personlig video som Brian i Singapore kan se gjennom når han våkner. Det er en måte for alle spørsmålene og svarene å ligge på ett sted, og for at sjefen deres i LA også kan gjennomgå arbeidet deres.
Du kan godt vurdere en god, gammeldags tavle som du bare kan kaste et blikk på for å se hvem som jobber med hva og om det er gjort. (Gjør du det digitalt? Vurder fargekoder.) Hvis mulig kan du sette av tid slik at alle kan sjekke inn og stille spørsmål.
6. Be om tilbakemeldinger
Til syvende og sist er prosjektlederen en emosjonell leder, rådgiver, venn, coach, sjef og den som holder i alle tråder. Tillit til teamet, teknologien og verktøyet er kjernen i den gode jobben de gjør.
Samtidig må prosjektlederen være god for at teamet skal bli godt. Dette innebærer å hente inn tilbakemeldinger fra teamet og prøve å forbedre seg hele tiden.
– Få tilbakemeldinger fra teamet på individuell basis, ikke som en gruppe, sier Dr. Edington. – Gå til hvert enkelt teammedlem og spør hvordan de synes du gjør det og hvordan du kan gjøre jobben enklere for dem.
En prat ansikt til ansikt i stedet for i et gruppemiljø vil bidra til at folk føler seg mer komfortable og gir ærlige tilbakemeldinger, sier Dr. Edington. Å skape et trygt miljø der folk kan si hva de mener bør også gjøre teamet mer funksjonelt.
7. Observer de beste lederne (og de dårligste!)
Hvem beundrer du for jobben de gjør? Ta en grundig titt på team og ledere som gjør det bra og – enda viktigere – som er dysfunksjonelle. Det trenger ikke være prosjektledere eller noen i din egen bransje, det kan være basketballtrenere, administrerende direktører, lærere, ingeniører eller motedesignere.
– Observer, observer, observer, sier Dr. Edington. – Hva gjorde de bra, og hva gjorde de dårlig? Studer arbeidet de gjør, og tenk på i hvor stor grad du kan kopiere dem for å hjelpe teamet med å være kreative og handlingsrettede.
Ved å bygge bedre vaner, praktisere dem og bruke Dropbox-verktøy, kan prosjektledere gjøre mer enn bare å overleve: De kan blomstre. Enklere prosesser og mer effektive arbeidsflyter trenger ikke bare å være en drøm, og prosjektledelse trenger ikke å være et ork. Gjør det til en glede.
