Hva gir et effektivt møte?
Du har vært der: I det fryktede dårlige møtet. Det er et forretningsmøte der ingenting løses, alt flyttes til neste møte, og alle drar på følelsen av at det var totalt bortkastet tid. En gruppe mennesker som samles i et rom for løst å diskutere hva de kan komme på, er læreboksdefinisjonen av et dårlig møte. Hvis du vil ha et vellykket møte, trenger du litt forutseenhet, og hvis møter er kjernen i din rolle, lønner det seg for hele teamet å sørge for at du gjør dem bra.
Styremøter holdes ofte kvartalsvis i dag, i stedet for ukentlig. Mange bedrifter er nå avhengige av spontane «oppdateringer». Men det er ikke bare det at dårlige møter er slitsomme for alle. De er dyre også. Dårlig kommunikasjonseffektivitet forårsaker faktisk tap på opptil 10 000 dollar per ansatt. Så det å gjennomføre effektive møter er ikke bare avgjørende for din mentale helse, det er økonomisk viktig for enhver bedrift – stor eller liten.
Smart møteledelse starter lenge før selve møtet begynner og fortsetter lenge etter at det er avsluttet. Her er noen viktige forhold du bør vurdere når du bestiller et vellykket møte med en ansatt, klient eller hele forretningsteamet ditt.
Bestem deg for formålet med møtet
Mange dårlige møter har endt med at alle ansatte er enige om at «jeg kunne ha brukt møtetiden til å faktisk gjøre det vi diskuterte». Sørg for å definere formålet med møtet tydelig før du legger det inn i kalenderen. En av de beste måtene å gjøre dette på er å lage en gjennomtenkt møteagenda.
Bestem når møtet starter
Unngå å kunngjøre møtetidspunktet samme dag eller dagen før. Jo tidligere du gir deltakerne beskjed, desto større er sjansene for et vellykket møte. Ikke behandle møter som en maktdemonstrasjon, hvor du bruker autoriteten din til å trekke teamet bort fra viktigere arbeid. Funksjonene for oppgavebehandling i Dropbox Paper gir et klart bilde av alles arbeidsmengde, slik at du kan se om datoen for valget er et god møtetidspunkt eller om teamet etter all sannsynlighet har gjøremål som er viktigere.
På samme måte lar verktøy for tidsstyring som dette deg se om prosjekter har støtt på hindringer og om du trenger et møte for å løse eventuelle problemer. Hvis teamet ditt er spredt over hele landet eller til og med over hele verden, må du også finne en tid som passer for alle i alle tidssoner. Hvis du ikke finner et tidsrom som passer for alle, kan du sjekke om et møte er absolutt nødvendig, eller prøve å sette det opp som et asynkront møte i stedet.
Inviter relevante møtedeltakere
Sørg for at de riktige personene er lagt til i invitasjonen. Ikke inviter hele team hvis du vet at noen medlemmer har mer presserende prioriteter eller kanskje ikke er veldig involvert i et prosjekt. På samme måte bør du ikke utelukke yngre teammedlemmer eller praktikanter som kan tilby nye perspektiver. Og med Zoom- og Slack-appintegrasjoner i Dropbox for team, er det ingen grunn til å ekskludere eksterne møtedeltakere. Vurder beste praksis for eksterne møter for å engasjere alle kolleger. Du kan lede møtet, ta referat og sende oppfølgingen til alle teammedlemmer på eller utenfor kontoret uten å måtte bytte kontekst. Møtedeltakerne bør være nettopp det – der for å delta. Sørg derfor for å invitere de som vil bli direkte berørt av alt som diskuteres. Vellykkede møter er tross alt nøkkelen til mer effektivt teamsamarbeid.
Del informasjon, ikke bare forvent innspill
Hvis du trenger en idédugnad for nye idéer til et prosjekt, må du ikke bare innkalle teammedlemmer til et møterom og forvente at de gjør det på stedet. Når du planlegger møter – spesielt for idédugnader – samle inspirasjon og skriv ned dine egne idéer først. Gi deretter deltakerne et forvarsel, slik at de kan komme godt forberedt til møtet. Hvis du planlegger oppgaver eller mål, be medlemmene om å vurdere SMART-mål på forhånd for å samkjøre målene. Du vil at de skal kunne tilføre verdi, så sørg for å lage et nyttig dokument i Paper som møtedeltakere kan lese i forkant av møtet – og til og med legge til sine egne ideer.
Aktiver beslutningstaking
Effektive møter bør presentere seg som enhver oppgave: starte med et formål og slutte med en resolusjon, eller i det minste de avtalte trinnene i retning av en. Hvis møtet handler om å overvinne et problem, gi alle tilstedeværende muligheten til å si sitt om hvordan de skal takle problemet. Bruk deretter møtetiden din på å løse problemet som et team. Ikke la noen møter avsluttes uten at alle er klar over en handlingsplan, med tildelte forfallsdatoer for hvem og når spesifikke oppgaver må fullføres.
Hvordan gjennomføre et møte
Effektive møter trenger ikke alltid å finne sted i et fysisk møterom. Hvis noen teammedlemmer jobber hjemmefra, er det uansett ikke alltid det er mulig. Et godt møte skal aldri være avhengig av hvor det blir utført - Zoom eller Google Hangouts er helt utmerkede omgivelser.
Det er ingen grunn til at en person tar møtereferater når alle i møtet kan legge inn notater i et samarbeidsdokument, live. Selv om dette kan virke som et tilfelle av "for mange kokker", oppfordrer det også alle til å virkelig delta i møtet i sanntid. Det betyr også at hvis du har eksterne teammedlemmer som blir med gjennom hele møtet på grunn av tidssoner eller bare dårlig forbindelse, trenger de ikke å vente til slutten for å se hva de har gått glipp av: De kan sjekke det akkurat der i livedokumentet. Og for den mer innadvendte personen kan møtenotater gjort på denne måten også vise seg å være mer effektive. Du kan redigere og ta viktige punkter fra alles perspektiv, og senere inkludere dem i en oppfølgings-e-post.
Oppfølgings-e-poster bør alltid sendes, fordi selv i de beste tilfeller er det usannsynlig at du husker alt som er nevnt i et møte, selv om du tok notater. En oppfølgings-e-post utarbeidet av møteplanleggeren vil hjelpe deltakerne med å gjenkjenne og prioritere viktige diskusjonspunkter. Et virkelig vellykket møte er et møte der alle tydelig kan huske hva som ble tatt opp. Hvis dagen din består av møter og notater, kan du samle dem i et oversiktlig format med en mal for møtereferater.
Typer møte
Ikke alle møter trenger å være preget av alvor og tyngde. Møteagendaen kan være noe som enkelt kan løses mellom deg, økonomisjefen og et whiteboard – eller en praktisk dokumentskanner-app for alle fakturaene. Et møte kan være så enkelt som å sende en melding på Slack til en frilanser for å fortelle dem at du alltid er tilgjengelig hvis de trenger deg. Eller kanskje det er å ta en prat med en kollega over lunsj. Til syvende og sist er møter bare en metode for å holde kommunikasjonen i live. Ikke avskriv problemer bare fordi de ikke ble diskutert i et offisielt møte, og ikke unnlat å følge opp bare fordi antallet personer ikke var mer enn to. Husk: hvert møte teller, uansett hvor lite det er.
Kom opp med insentiver til møtet ditt
Hvis møtet ditt handler om noe som kontoroppdateringer eller presentasjon av nye teammedlemmer, kan dette virke for enkelte som ikke viktig. Men når det gjelder teambuilding, er møter som dette avgjørende for den generelle bedriftskulturen din. Gi teammedlemmer grunner til å komme gjennom fristende insentiver som god mat som kan forvandle et produktivt møte til en teamlunsj. Eller du kan antyde at du skal avsløre noe spennende, selv om det bare er stedet for julefesten.
Alle kan være møteplanlegger
Det er en utdatert idé om at møteledelse bare kan gjøres av "de som er høyere oppe" med makt til å innkalle teamet til et møte. Men kommunikasjon går begge veier. Hvis du mener at et møte er på sin plass, må du sette opp et. Bare vær klar over at det er opp til deg å sørge for at det er et effektivt møte og ikke bortkastet tid.
Møtene er der alle kan dele ideer, ta opp bekymringer og få dem tatt opp. La oss si at det er et problem som selv det beste oppgavebehandlingsverktøyet ikke helt kan formidle. Det er et godt tidspunkt for deg å flagge problemet personlig med teamet ditt. Møter handler om å gi alle en stemme, uansett rolle eller lokasjon. Og med effektive digitale verktøy til din disposisjon, kan hvert møte gå smidigere.
