Hva er sanntidsredigering?
Sanntidsredigering er når flere teammedlemmer kan jobbe med – og redigere – én enkelt fil samtidig. Alle endringer i filen oppdateres nesten umiddelbart for alle brukere. Denne typen sanntidssamarbeid baserer seg på online, nettskybaserte applikasjoner som gjør det mulig for et hvilket som helst antall brukere å få tilgang til og redigere filer synkront. Det kan være fra datamaskiner, nettbrett eller mobile enheter. Og med de rette verktøyene kan det gjøres fra hvor som helst.
Tidligere var redigering og samarbeid i sanntid egentlig bare mulig med tekstbasert innhold. Du kunne for eksempel redigere dokumenter som var lagret på nettet i nettskylagring, eller jobbe i samarbeidsverktøy for dokumentredigering som Dropbox Paper. Nå er det imidlertid mulig å redigere video og lyd i sanntid takket være verktøy som Dropbox Replay.
6 ting samarbeidende redigering i sanntid kan hjelpe teamet ditt med
Samarbeid mellom kollegaer i sanntid sparer ikke bare tid, men også penger og ressurser.
1. Flere meningsfulle møter
Når fysiske møter er nødvendig, kan sanntidsredigering bidra til å få størst mulig utbytte av dem. Dropbox Paper har maler for agendaer og møtereferater som kan tilpasses for å bidra til et mer fokusert og produktivt møte når de brukes sammen med direkteredigering. Alle kan ta notater i sanntid på samme sted uten å være avhengige av én enkelt referent. Det er en flott måte å sikre at all viktig informasjon er lett tilgjengelig for hele teamet.
La oss si at du og de andre teammedlemmene er på en workshop utenfor kontoret for å lære om de nye produktene til en kunde som dere skal ha en kampanje for. I stedet for at alle tar egne notater og så slår dem sammen etterpå, kan alle jobbe i samme dokument. Da sparer dere tid og kan være sikre på at dere har fått med alle detaljer.
2. Bedre, synkron multi-tasking
Tenk deg at et team skal skrive en artikkel til nettstedsbloggen. En eller to personer kan samle inn stoff om temaet og legge inn notater i en Dropbox Paper-fil. Den som skriver artikkelen kan følge med på stoffinnhentingen fortløpende og komme i gang med artikkelen raskere.
Hvis instruksjonene endres eller det kommer til flere merknader etter at produksjonen er i gang, kan teammedlemmene enkelt legge til disse merknadene som anmerkninger i det samme Dropbox Paper-dokumentet. De kan til og med tagge skribenten, slik at de blir varslet umiddelbart.
Uten sanntidsredigering ville disse oppgavene blitt utført etter hverandre, ikke samtidig. Det er ikke bare tidkrevende, det innebærer også lange e-posttråder og nye filversjoner som sendes fram og tilbake hver gang det kommer oppdateringer. Det kan føre til rotete og forvirrende filhåndtering etter hvert som dokumentene samler seg opp.
Med sanntidsredigering kan alle jobbe i ett område og slippe å håndtere uendelig mange, nesten identiske filer for å ha alt de trenger.
3. Produktive gjennomgangsprosesser
Gjennomgangs- og tilbakemeldingsprosessen blir enda mer effektiv med sanntidsredigering.
Når du har produsert et stykke innhold, kan det være at den må sendes både til korrektur eller gjennomlesing, men også til kunder, partnere, juridiske team og andre relevante parter. Med sanntidsredigering trenger dere ikke vente på at én person skal legge inn merknader før nestemann kan ta over. Alle kan gjøre anmerkninger i dokumentet samtidig, og tilbakemeldinger kan innlemmes fortløpende.
Hvis du samarbeider med andre om et videoprosjekt, kan du til og med arrangere en virtuell live-gjennomgang av videoen din ved hjelp av Dropbox Replay, slik at alle kan se, kommentere og legge til notater direkte i videoen. Alle kommentarer, tilbakemeldinger og endringer er samlet på ett sted, slik at du kan handle ut fra én enkelt kilde.
Uansett hvilken type innhold du jobber med, slipper du å måtte lagre og sende hver endrede versjon separat hvis du har en to-trinns gjennomgangsprosess. Så fort første gjennomgang er gjort, kan dere varsle nestemann som skal gå gjennom dokumentet med ett klikk, og arbeidet flyter organisk videre.
4. Effektive tilbakemeldinger
Hele tilbakemeldingsprosessen blir mer effektiv med direkteredigering. Hvis det kommer kommentarer og tilbakemeldinger fra flere enn én person, er det fint å kunne se alle viktige merknader på ett sted. Det er mye jobb å gå gjennom flere e-posttråder, chatter og dokument- eller videomarkeringer for å samle alle tilbakemeldinger og notater du trenger, og det kan føre til at viktige punkter blir oversett.
Med anmerkninger i Dropbox Paper kan alle brukere som har tilgang legge inn tilbakemeldinger direkte i dokumentet de går gjennom. I tillegg til Paper kan du gjøre anmerkninger i bilder, PDF-er, Excel-filer, Photoshop-filer og mer, uten tilleggsprogramvare.
Når du merker en kollega, enten i en kommentar eller i brødteksten i et Dropbox Paper-dokument, blir de varslet med en gang, og eiere av filer blir varslet om alle endringer, enten de blir merket eller ikke. Det samme gjelder for kommentering av en video i Dropbox Replay. Slik får du en uavbrutt flyt og kan sørge for fremdrift uten forsinkelser.
Med sanntidsredigering er det alltid enkelt å finne, håndtere og implementere viktige tilbakemeldinger. Du kan enkelt se:
- hva tilbakemeldingen er
- den spesifikke delen i et dokument eller tidsstempelet for en video som tilbakemeldingen gjelder
- hvem som ga tilbakemeldingene
- eventuelle diskusjoner blant teammedlemmene om den spesifikke tilbakemeldingen
… alt sammen ordnet i lettfattelige tråder, klart til bruk.
Dette gir et mer organisert arbeidsmiljø, som igjen forbedrer kvaliteten på arbeidet fordi det blir enklere å identifisere og løse problemer som måtte oppstå når de oppstår.
5. Smidigere prosjekter, mer fornøyde prosjektledere
Prosjektstyring blir enklere med direkteredigering, og prosjektledere kan unngå innviklede prosesser og uoversiktlig kommunikasjon.
I stedet kan de effektivisere arbeidsflyten fra ett sentralt område, hvor alle teammedlemmer kan kommunisere og samarbeide i sanntid.
6. En enkel måte å redigere Microsoft Office- og Google Docs-filer i sanntid
Det er ikke bare Paper- eller videofiler du kan redigere i sanntid i Dropbox. Integrer Dropbox-kontoen din med Microsoft Office, så kan du også samarbeide om å redigere Word-, Excel- og PowerPoint-filer på nettet. Dere kan også samarbeide om Google-dokumenter, -regneark og -presentasjoner rett fra Dropbox.com.
Det er mulig å se i sanntid hvem som jobber med filen og kommunisere direkte med dem via kommentarer. Alle endringer som blir gjort blir automatisk lagret i Dropbox, og de andre i teamet kan fortsette å jobbe med filen selv om du lukker den.
På den måten blir prosessene mer effektive. Alle kan for eksempel jobbe i én Excel-fil med faner for hver del, i stedet for å sende fem separate regneark rundt for ulike deler av et analyseprosjekt. Alt blir lagret med en gang i Dropbox.
Få redigeringsverktøy i sanntid lett tilgjengelig
Med Dropbox kan du ikke bare aktivere, men også styrke sanntidsredigering.
Begynn med å forvandle det tomme lerretet i Dropbox Paper til et fullt funksjonelt arbeidsområde for hvert trinn i et prosjekts levetid. Opprett sjekklister og gjøremålslister på farten, og varsle kollegaene dine med en gang når endringer blir gjort. Du kan til og med legge til SoundCloud-klipp og YouTube-koblinger.
Jobber du med et videoprosjekt? Planlegg et storyboard i Dropbox Paper, og når du skal se gjennom videoen og be om tilbakemelding, er det bare å åpne videoen i Dropbox Replay. Med en enkel delt kobling kan du samle inn og sammenstille tidsstemplede tilbakemeldinger – alt i sanntid. Anmelderne trenger ikke engang sin egen Dropbox-konto for å samarbeide med deg.
Du kan forbedre teamets arbeidsflyt, produktivitet og resultater fra den tidlige strategiplanleggingen til tilbakemeldings- og sluttfasen med redigeringsverktøy i sanntid, som Dropbox Paper og Dropbox Replay. Så enkelt er det å forbedre teamets prestasjoner med sanntidsredigering. Alt du trenger å gjøre er å komme i gang med Dropbox.
