Hva er definisjonen på digitalisering?
Digitalisering er prosessen med å ta analoge prosesser og fysiske objekter og gjøre dem digitale. Tenk på hvordan det å skanne papirdokumenter eller bruke nettskylagring for å lagre alle viktige filer eliminerer behovet for klumpete arkivskap. Alt det som før var offline og på papir, kan nå digitaliseres takket være digitalisering og langt mer effektive digitale teknologier. Digitalisering er også et begrep som brukes for å beskrive den overordnede prosessen med å bli digital, som å flytte bedriftens markedsføringsplan inn i en mer digital fremtid.
Hvorfor bør jeg bruke digitalisering?
Det finnes mange grunner til å gå digitalt, og den minste av dem er at folk flest allerede har gjort overgangen. Du har kanskje lagt merke til at banken din gir deg muligheten til papirløse utskrifter, eller at energiselskapet ditt går over til digitale regninger. Du kan absolutt velge de gamle metodene, men samfunnet omfavner generelt en digitalisert fremtid, så det er i din beste interesse å holde tritt. Merkevarer og husholdninger overalt går gjennom en digital transformasjon, hele forretningsmodeller er basert på digitalt, og med god grunn, her er bare noen av fordelene:
Få tilgang til filene dine fra hvilken som helst enhet
Du trenger ikke lenger å bekymre deg for å glemme et viktig brev hjemme eller glemme å sende skanningen til deg selv på e-post. Lagre dokumentene dine på nett med Dropbox, og du kan få tilgang til dem hvor som helst. Du kan få tilgang til Dropbox-kontoen din via telefon, PC eller nettbrett, og dermed få tilgang til dokumentene du trenger. Med andre ord kan du fortsatt jobbe med dem, selv om du er frakoblet.
Det gjør det enkelt å dele dokumenter
Tenk bare på sosiale medier og hvordan det å laste opp et bilde umiddelbart gjør det tilgjengelig for alle som måtte ønske en kopi – det er selve symbolet på vellykket digitalisering av dokumenter. Det er slutt på den tiden da du måtte betale for en kopi av et bilde. Og så betale igjen for en kopi til en venn. Med dokumenter i digitalt format er det enkelt å dele, redigere og samarbeide om ting.
Det er mer miljøvennlig og lommebokvennlig
Med alt på nett, vil skrivere bli mer og mer foreldet. Det betyr at du ikke kaster bort papir på å skrive ut unødvendige dokumenter eller kaste ark på grunn av uklare utskrifter. I tillegg vil det bare spare deg og bedriften eller husstanden din penger i det lange løp, for skrivertoner er tross alt like dyrt som gull per kilo.
Det er sikrere
Du har kanskje et flott arkivskap som er perfekt kategorisert etter dato og klokkeslett, men hva om det skulle skje noe med det eller dokumentene det inneholder? Enten det dreier seg om en husbrann, innbrudd eller bare en kopp kaffe som er sølt, bør du ikke stole på én enkelt kopi av viktige dokumenter. Du bør alltid ha en digital sikkerhetskopi av alt, inkludert tidligere bilder. PC-sikkerhetskopiering og filsikkerhetskopiering er enkelt med Dropbox, og når det er så enkelt å skanne dokumenter med telefonen din med Dropbox, finnes det ingen unnskyldning. I tillegg har du cybersikkerhetsfunksjoner som gir passordbeskyttelse – hvor du kan angi en tidsbegrensning for hvor lenge andre kan få tilgang – så det finnes ingen tryggere måte å oppbevare dokumentene dine på.
Enkel organisering
Du er kanskje verdens mest organiserte person, men selv det beste arkivsystemet ditt er neppe like effektivt som et digitalt system. Med hurtigsøk som hjelper deg å finne dokumenter basert på filnavn, går Dropbox ett skritt videre med OCR (optisk tegngjenkjenning). Denne smarte teknologien søker i de digitaliserte dataene i de skannede dokumentene dine for å gjenkjenne ord og matche dem med søkeordet ditt. Så, si at du trenger en strømregning for april 2019. Du kan søke etter «april 2019» eller «04/19», og OCR vil finne alle dokumenter som inneholder denne informasjonen. Mye bedre enn å lete gjennom hauger med regninger for hånd.
Det er alltid tilgjengelig
Trenger du å samarbeide med teamet ditt eller få en underskrift på et dokument? Ikke noe problem. Du trenger ikke lenger å samle gruppen for å jobbe med et prosjekt eller avtale et møte for å få ting ned på papiret. Du kan bruke elektroniske underskrifter og delte dokumenter for å få viktig arbeid gjort uten at logistikk stopper forretningsprosessene dine.
Det handler om mer enn dokumenter
Digitalisering handler om mer enn bare å konvertere regninger, kvitteringer og kontrakter til PDF-filer. Så og si alt kan gjøres digitalt, og dermed gjøres mye enklere. Bilder, skisser, tavle-idémyldringer, visittkort du kan miste, eller magasinutklipp som utløser inspirasjonen din, kan alle lagres digitalt og tilgjengelig hvor som helst, når som helst med bare noen få trykk.
Det beskytter dokumenter mot slitasje
Dokumenter og bilder fra tidligere år vil bare bli eldre og eldre, falme, bli skadet eller forlagt. Digitaliseringsløsninger bidrar til å overføre denne arven av bilder og tekst til trygge steder på nettet hvor de kan sikkerhetskopieres, slik at de aldri går tapt.
Hvordan forbedre kundeopplevelsen
Enten du er en liten bedrift, eller til og med en stor bedrift, avhenger omdømmet og følelsen av pålitelighet av kvaliteten på tilbudet ditt. Dette betyr ikke bare tjenesten eller produktet du selger, men standardene du har i administrasjonen og korrespondansen din. En papirfaktura eller korrespondanse i posten med fotokopier vil sannsynligvis ikke gjøre merkevaren din noen tjenester, og det får deg til å virke gammeldags. Det er også ulempe for klienten din, ettersom de nå har bunker med papirer som må oppbevares nøye, eller som de må ta seg tid til å sende tilbake til deg. For kundeengasjement som sikrer kundene et proaktivt, moderne og effektivt selskap, bli digital.
Digitalisering er fremtiden
Nye digitale løsninger har for vane å skyve ut sine eldre kolleger, og når disse løsningene kommer, er innlemming mye enklere hvis du allerede er oppdatert. Tenk på den enkle overgangen du gjorde fra CD-er til musikkstrømming. I de første dagene var det fortsatt godtgjørelser for begge, med PC-er og bilstereoer som tilbyr en jevn overgang med CD-spillere og aux-in-kontakter. Nå må du gå en ekstra mil for å finne en CD-spiller. I mellomtiden er en MP3-spiller innebygd i telefonen, e-bokleseren eller treningssporeren.
Det samme gjelder digitalisering av dokumentene dine. Hvis du unnlater å gjøre det nå, gjør du livet vanskeligere for ditt fremtidige jeg, og det finnes kanskje ingen enkel eller billig måte å bygge bro mellom papirdokumenter og digital innovasjon når neste fremskritt kommer.
Digitalisering
Det er sannsynlig at husstanden og kontoret ditt allerede har blitt digitale på en rekke områder, fra å strømme TV til å samarbeide om ett enkelt online dokument. Det kan være verdt å ta seg tid til å se tilbake på hva du ennå ikke har lagret trygt i nettskyen, ettersom konvertering av analoge dokumenter er noe mange av oss sannsynligvis har forsømt.
