Cross-functionele betekenis
Elk kantoor heeft zijn afdelingen: van financiën tot HR, van content tot marketing. Maar wat als deze verscheidenheid aan vaardigheden in elk individueel team tot uiting zou komen? Daar komt cross-functionaliteit om de hoek kijken.
Cross-functioneel betekent dat er groepen mensen met uiteenlopende vaardigheden en ervaringen zijn die allemaal naar een gemeenschappelijk doel toewerken. In plaats van dat één project tot de lancering van het ene team naar het andere wordt doorgestuurd, kan één team alle aspecten ervan afhandelen. U kunt het zien als een soort mini-werknemersteam dat elke stap van een project kan voltooien door samenwerking, zonder dat er hulp nodig is van andere afdelingen.
Waarom cross-functionele teams gebruiken?
Het hoofddoel van cross-functionele teams is het vergroten van de responsiviteit, verantwoordelijkheid, productiviteit en besluitvorming. Door de barrières weg te nemen die ervoor zorgen dat slechts één team elk proces in de levenscyclus van een project kan aanpakken, profiteren cross-functionele teams van een betere samenwerking. Daarnaast kunnen teamleden afkomstig zijn uit alle lagen van het bedrijf en kunnen ze ook op afstand werken, waardoor er een scala aan vaardigheden, inzichten en ervaring ontstaat. Een succesvol team kan knelpunten elimineren, omdat er geen wachttijd is bij de overdracht naar andere afdelingen.
Voor wie zijn cross-functionele teams geschikt?
Iedereen kan een manier vinden om multifunctionele teams in zijn bedrijf op te nemen, maar er zijn wel een aantal voorwaarden. Een platte hiërarchie, online teamwerk en openstaan voor nieuwe ideeën zijn allemaal essentiële bedrijfsconcepten als u deze aanpak wilt laten slagen. Kleine bedrijven, die doorgaans een klein aantal werknemers in dienst hebben en die allemaal in zekere mate multifunctioneel moeten zijn, passen deze werkwijze vaak toe. Er wordt gedacht dat cross-functionele teams beter in staat zijn om problemen op te lossen en daardoor ook creatievere risico's nemen.
Een team kan dit alleen doen als het bedrijf als geheel deze aanpak omarmt. Als je dus weet dat je bedrijf waarschijnlijk geen platform zal bieden aan een junior manager die op afstand werkt, zul je niet alleen je bedrijfscultuur grondig onder de loep moeten nemen, maar ook weinig succes hebben bij het opzetten van cross-functionele teams.
Als u vastzit in een traditionele denkwijze, bent u er mogelijk nog niet klaar voor om te profiteren van deze vooruitstrevende manier van werken. Bedrijven als Netflix, Spotify en Google beginnen deze werkwijze allemaal over te nemen, maar de verandering gaat niet van de ene op de andere dag. Om het te laten slagen, heb je absoluut de juiste mensen uit de juiste functionele gebieden nodig.
Hoe kan een bedrijf cross functionele teams inzetten?
Er zijn verschillende werkstijlen die op het idee van cross functionele teams voortborduren, zoals agile, lean en kanban. De beste manier om deze werkstijlen toe te passen, is door het aanwerven van teamleden die er al ervaring mee hebben, zodat zij de rest van het team kunnen ondersteunen bij eventuele opstartproblemen. Een cross functioneel team heeft, in tegenstelling tot traditionele teams, geen projectmanager of ondergeschikten. Toch is het aanwijzen van een leider vaak noodzakelijk. Een ervaren cross functionele teamleider kan deze overgang soepel laten verlopen.
U wilt een verscheidenheid aan vaardigheden en ervaring. Voor cross-functionaliteit is vertrouwen misschien wel het allerbelangrijkste. Je wilt in teamverband kunnen werken, out-of-the-box kunnen denken als dat nodig is, niet bang zijn om taken op je te nemen en daarbij de nodige ondersteuning krijgen. Door mensen met uiteenlopende perspectieven en professionele ervaringen in te huren, bent u beter in staat om problemen te overwinnen en op een creatieve manier op te lossen.
Wat is voor een cross functioneel team het belangrijkst?
De volgende eigenschappen zijn essentieel voor succesvolle teams:
Communicatie
Niets nieuws onder de zon. Alle succesvolle teams moeten met elkaar in contact blijven en elkaar op de hoogte houden. Kanban en Agile belonen dagelijkse stand-ups (korte, staande teamvergaderingen die daardoor concreter zijn dan zittende vergaderingen) om iedereen op de hoogte te houden. Neem dus niet alleen contact op als er iets misgaat of als er dringend veranderingen nodig zijn. Vergeet niet om als team de overwinningen te vieren en blijf communiceren over zowel de positieve als de dringendere zaken. Open en eerlijke communicatiekanalen zorgen ervoor dat kantoorpolitiek, beschuldigingen en slachtoffergedrag op afstand blijven.
Verantwoording
Eén voor allen, allen voor één. Zoals we al zeiden is communicatie hierbij essentieel, maar je wilt mensen ook aanmoedigen om verantwoordelijkheid te nemen voor hun fouten. Geef het goede voorbeeld door niet alleen toe te geven dat u fout zit, maar ook door de manier waarop u mensen behandelt die hetzelfde doen. Falenderen hoort bij het leven; een goed team kan er een belangrijke leerervaring van maken, en niet een kans om de verantwoordelijkheid af te schuiven.
Aanpassingsvermogen
Gedurende één project kan er veel veranderen. Uw multifunctionele teams moeten hierop voorbereid zijn. Dat betekent dat er snel en efficiënt op deze veranderingen moet worden gereageerd. Jouw team moet het vertrouwen hebben dat ze deze nieuwe wegen kunnen bewandelen om een project tot een succes te maken. Ook dat komt erop neer dat je ze moet vertrouwen om iets nieuws te proberen, dat je verantwoordelijkheid neemt voor hun daden en dat je niet met de vinger wijst als het mislukt.
Afstemming
Een veelgehoord, onofficieel motto van agile en vergelijkbare werkmethoden is “get sh*t done” (shit voor elkaar krijgen) en dit is een gedachtegoed dat je team moet omarmen. Jullie moeten allemaal duidelijk op de hoogte zijn van de voortgang van een project en jullie moeten het eigenaarschap delen. Beslissingen moeten als geheel worden genomen en kwesties moeten als één geheel worden behandeld. De wens om iets niet alleen te doen, maar ook om het goed te doen, moet de leidraad zijn voor uw team.
Werken cross-functionele teams?
Ja, als ze goed gevormd zijn. Anders kan het een recept voor een ramp zijn. Het is opmerkelijk dat veel van de werkmethoden die cross-functionaliteit stimuleren, oorspronkelijk zijn ontwikkeld met specifieke werkprocessen in gedachten. Agile werd oorspronkelijk door softwareontwikkelaars gebruikt, terwijl Lean is ontworpen voor de productiesector. Het kan zijn dat de toepasbaarheid en voordelen van deze methoden niet geschikt zijn voor bedrijven als bijvoorbeeld een marketingbureau. Als deze methoden verkeerd worden gebruikt, kunnen er allerlei problemen ontstaan. Volgens de Harvard Business Review was 75% van de cross-functionele teams disfunctioneel.
We hebben al alle voordelen van het samenstellen van het ideale cross-functionele team besproken, maar dit kan er misgaan als je zomaar wat medewerkers bij elkaar zet en ze vertelt dat ze agile moeten gaan werken.
Departementale loyaliteiten
Ja, jullie vormen misschien wel één team, maar het kan ook zo zijn dat werknemers in tegenspoed de stille behoefte hebben om de kant van hun afdeling te kiezen. Gaat het marketingteam van uw team bijvoorbeeld weerstand bieden aan ontwikkelaars omdat het indruist tegen de KPI's van de afdeling, ook al is het in het belang van de klant of het project? Daarom is het belangrijk dat het hele bedrijf achter deze werkstijl staat. Je kunt niet één dag cross-functioneel werken en de rest van de tijd een traditioneel werkmodel volgen.
De leider overbelasten
Leiders kunnen ervoor zorgen dat teams op het goede spoor blijven. Ze kunnen er echter onbedoeld voor zorgen dat traditionele werkwaarden weer een rol gaan spelen in wat bedoeld is als een toekomstgerichte manier van werken. Teams kunnen er al snel te afhankelijk van worden. Moet u een belangrijke beslissing nemen? Vraag het aan de leider. Heeft u een probleem? Zeg tegen de leider dat hij het moet repareren. Ziet u dat één lid niet verantwoordelijk is? Vertrouw erop dat de leider het probleem aanpakt. Cross-functionele teams floreren wanneer ze als één team samenwerken en succes boeken.
Gebrek aan communicatie
Er bestaat ook het risico dat u de mentaliteit van ‘alles voor één’ als vanzelfsprekend beschouwt en ervan uitgaat dat het team door middel van osmose kan presteren. Het feit dat u nu cross-functioneel bent, betekent niet dat u alomtegenwoordig bent. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte blijft van hulpmiddelen zoals aantekeningen, gedeelde mappen, Trello-borden en regelmatige stand-ups, hetzij op kantoor of virtueel.
Gebrek aan passie
Dat wil niet zeggen dat ieder teamlid werk boven alles moet stellen, maar ze moeten wel gemotiveerd zijn door deze manier van werken. Dat betekent dat ze zich moeten realiseren dat hun werk waardevol is en dat het een impact heeft op het project als geheel. Dit doe je door samen te werken en te winnen. Als je geen doel ziet in je werk, zul je zeker je interesse verliezen.
Hoe Dropbox kan helpen
Cross functionele samenwerking moet perfect zijn afgestemd en Dropbox is daar de perfecte tool voor. Zo kun je in realtime mappen delen en documenten bijwerken en bewerken. Alle teamleden weten altijd precies waar ze aan toe zijn.
Dankzij Dropbox hoeft jouw team zich niet op dezelfde locatie te bevinden om een soepele samenwerking mogelijk te maken, waarbij alles veilig online is opgeslagen. Op die manier hebben cross functionele teams één centrale werkplek, zodat ze gezamenlijk aan een enkel hoofddoel kunnen werken.
