Wat maakt een vergadering effectief?
We kennen het allemaal: de gevreesde slechte vergadering. Zo'n bedrijfsvergadering waar niets wordt opgelost, alles naar de volgende vergadering wordt opgeschoven en na afloop iedereen denkt dat dit een enorme tijdverspilling was. De typische slechte vergadering bestaat uit een groep mensen die samen in een ruimte zit om het vaag te hebben over wat er maar te binnen schiet. Voor een succesvolle vergadering moet je vooruitdenken, en als je rol om vergaderingen draait, is het voor het hele team van belang dat deze goed zijn.
Tegenwoordig vinden bestuursvergaderingen vaak één keer per kwartaal plaats, in plaats van wekelijks. Veel bedrijven vertrouwen tegenwoordig op spontane inhaalmanoeuvres. Maar het is niet zo dat slechte vergaderingen een last zijn voor iedereen. Ze zijn ook nog eens duur. Slechte communicatie-efficiëntie kan leiden tot verliezen tot wel $ 10.000 per werknemer. Het houden van effectieve vergaderingen is dus niet alleen cruciaal voor je geestelijke gezondheid, maar is ook financieel essentieel voor elk bedrijf, groot of klein.
Slim vergaderingsbeheer begint lang vóór de daadwerkelijke vergadering begint en gaat nog lang na het einde door. Hier zijn enkele belangrijke zaken om te overwegen bij het organiseren van een succesvolle vergadering met een werknemer, klant of je hele bedrijfsteam.
Bepaal het doel van de vergadering
Heel wat slechte vergaderingen zijn geëindigd met werknemers die allemaal op één lijn zaten en dachten: "Ik had die vergadertijd ook kunnen gebruiken om daadwerkelijk de dingen te doen waar we het over hadden." Zorg ervoor dat je het doel van de vergadering duidelijk definieert voordat je deze in je agenda zet. Een van de beste manieren om dit te doen, is door een goed doordachte vergaderagenda op te stellen.
Bepaal wanneer de vergadering start
Kondig niet plotseling een vergadertijd aan op dezelfde dag, of zelfs de dag ervoor. Hoe eerder je deelnemers op de hoogte stelt, hoe groter de kans op een succesvolle bijeenkomst. Beschouw vergaderingen niet als een machtsstrijd waarbij autoriteit wordt gebruikt om je team weg te leiden van belangrijker werk. Dankzij de functies voor taakbeheer in Dropbox Paper krijg je duidelijk inzicht in ieders werklast. Zo kun je zien of de gekozen datum een goed moment is om te vergaderen of dat het team dringendere actiepunten heeft.
Met behulp van hulpmiddelen voor tijdbeheer kun je op vergelijkbare wijze zien of projecten op obstakels stuiten en of je een vergadering nodig hebt om de problemen op te lossen. Als je team zich door het hele land of zelfs over de hele wereld bevindt, moet je ook een tijdstip vinden dat voor iedereen in elke tijdzone werkt. Als je geen tijdslot kunt vinden dat voor iedereen werkt, controleer dan of een vergadering absoluut noodzakelijk is of probeer er een asynchrone vergadering van te maken.
Nodig relevante deelnemers voor de vergadering uit
Zorg ervoor dat de juiste personen aan de uitnodiging worden toegevoegd. Nodig geen hele teams uit als je weet dat sommige leden dringendere prioriteiten hebben of misschien niet zo betrokken zijn bij een project. Sluit ook geen junior teamleden of stagiairs uit die mogelijk een nieuw perspectief kunnen bieden. En met de integratie van de Zoom-en Slack-app in Dropbox voor teams is er geen reden meer om deelnemers aan vergaderingen op afstand uit te sluiten. Overweeg de beste praktijken voor vergaderingen op afstand om alle collega's te betrekken. U kunt de vergadering leiden, notulen maken en de vervolgstappen naar alle teamleden op of buiten de locatie sturen, zonder dat je steeds van context hoeft te wisselen. Deelnemers aan een vergadering moeten ook daadwerkelijk deelnemen. Nodig daarom de mensen uit die direct betrokken zijn bij de onderwerpen die worden besproken. Succesvolle vergaderingen zijn immers de sleutel tot effectievere samenwerking binnen teams.
Deel informatie, verwacht niet alleen input
Als je nieuwe ideeën voor een project moet bedenken, roep je teamleden dan niet zomaar naar een vergaderruimte en verwacht niet dat ze het ter plekke gaan doen. Wanneer je vergaderingen plant, met name om te brainstormen,verzamel dan eerst inspiratie en schrijf je eigen ideeën op. Geef je deelnemers vervolgens een waarschuwing, zodat ze goed voorbereid naar de bijeenkomst kunnen komen. Bij het plannen van taken of doelen, vraag de leden om vooraf SMART-doelen te bedenken, zodat de doelstellingen op één lijn liggen. Je wilt dat ze waarde kunnen toevoegen, dus zorg ervoor dat je een nuttig document in Paper maakt dat de deelnemers aan de vergadering van tevoren kunnen lezen en er zelfs hun eigen ideeën aan kunnen toevoegen.
Maak het mogelijk om beslissingen te maken
Effectief vergaderen moet niet anders dan een andere taak zijn: het begint met een doel en eindigt met een oplossing, of op z'n minst overeengekomen stappen náár een oplossing. Als de vergadering over het oplossen van een probleem gaat, moet iedereen de kans krijgen om iets te zeggen over hoe het moet worden aangepakt. Besteed de duur van de vergadering vervolgens om het probleem als een team op te lossen. Aan het eind van een vergadering moet iedereen duidelijkheid hebben over actieplannen, met toegewezen deadlines voor wie welke taken wanneer moet hebben afgerond.
Een vergadering leiden
Effectieve vergaderingen hoeven niet altijd in een fysieke vergaderruimte plaats te vinden. Als sommige teamleden op afstand werken, is dit plan sowieso niet altijd mogelijk. Een goede vergadering mag nooit afhankelijk zijn van de locatie waar deze plaatsvindt. Zoom en Google Hangouts zijn daarvoor prima locaties.
Het is niet nodig dat één persoon notulen maakt: iedereen in de vergadering kan ter plekke aantekeningen maken in een collaboratief document. Dit kan lijken op een geval van 'te veel kapiteins op één schip', maar het stimuleert iedereen om actief in realtime aan de vergadering deel te nemen. Het betekent ook dat als externe teamleden pas halverwege de vergadering erbij komen vanwege tijdzones of een slechte verbinding, deze niet tot het einde hoeven te wachten om te zien wat ze hebben gemist: alles staat netjes in het live document. Als je introvert bent, kan het ook effectiever zijn om op deze manier aantekeningen te maken. Je kunt uit ieders perspectief de belangrijkste punten halen, deze bewerken en later in een opvolgings-e-mail opnemen.
Er moeten altijd opvolgings-e-mails worden verzonden, want zelfs in het beste geval is het onwaarschijnlijk dat je alles onthoudt wat in een vergadering is besproken, zelfs als je aantekeningen maakt. Een opvolgings-e-mail door de organisator van de vergadering helpt deelnemers de belangrijkste punten van de discussie te herkennen en prioriteren. Een vergadering kan pas écht succesvol zijn als iedereen zich goed kan herinneren wat er is besproken. Als je hele dag om vergaderingen en aantekeningen draait, kun je deze maar beter stroomlijnen aan de hand van een sjabloon voor vergaderingsnotulen.
Soorten vergaderingen
Niet elke bijeenkomst hoeft met grote ernst te worden gehouden. Het agendapunt van je vergadering kan iets zijn dat je eenvoudig kunt oplossen met de financieel manager en een whiteboard, of een handige documentscanner-app voor al die facturen. Een vergadering kan zo simpel zijn als even rustig bijkletsen met een freelancer en laten weten dat je altijd voor hem of haar klaarstaat als hij of zij je nodig heeft. Of misschien is het wel bijkletsen met een collega tijdens de lunch. Vergaderingen zijn uiteindelijk slechts een manier om de communicatie gaande te houden. Schrijf kwesties niet af omdat ze niet tijdens een officiële vergadering zijn besproken. En laat het niet na om er actie op te ondernemen alleen maar omdat er niet meer dan twee mensen aanwezig waren. Vergeet niet: elke bijeenkomst telt, hoe klein ook.
Je vergadering stimuleren
Als je vergadering gaat over iets als kantoorupdates of het introduceren van nieuwe teamleden, kunnen sommigen dit als niet-essentieel beschouwen. Maar voor teambuilding zijn vergaderingen als deze essentieel voor je algemene bedrijfscultuur. Geef teamleden een reden om te komen, bijvoorbeeld lekker eten. Zo maak je van een productieve vergadering ook meteen een teamlunch. Je kunt ook hinten dat je iets spannends gaat onthullen, al is het maar de locatie voor het kerstfeest.
Iedereen kan vergaderingen plannen
Er wordt nog steeds weleens gedacht dat vergaderingen alleen kunnen worden beheerd door mensen met een hogere functie die het team kunnen oproepen voor een vergadering. Maar communicatie gaat twee kanten op. Als jij denkt dat een vergadering nodig is, organiseer je er een. Het is dan jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze effectief is en geen tijdverspilling.
Tijdens vergaderingen kan iedereen ideeën uitwisselen, maar ook zorgen uiten en bespreken. Stel je voor dat er een probleem is dat zelfs de beste tool voor taakbeheer niet kan oplossen. Dit is een goed moment om het probleem persoonlijk met he team te bespreken. Tijdens vergaderingen gaat het erom dat iedereen een stem krijgt, ongeacht hun functie of locatie. En met effectieve digitale hulpmiddelen tot je beschikking verloopt elke vergadering soepeler.
