We leven in een tijd waarin het risico op afleiding groter is dan ooit. Daarom hebben we tools nodig die zowel onze persoonlijke als professionele productiviteit stimuleren. Maar omdat er zoveel apps zijn die beweren dat ze dat kunnen, is het kiezen van de juiste app een ware afleiding geworden.
Om het overzichtelijk te maken, hebben we een overzicht samengesteld van de populairste productiviteitstools in de sector waarmee u elke dag uw potentieel kunt benutten.
Bovendien laten we, indien van toepassing, zien hoe deze baanbrekende productiviteitsapps kunnen worden gecombineerd met Dropbox voor een nog betere ervaring.
De beste productiviteitsapps voor tijd- en taakbeheer
Onderstaande apps zijn effectieve tools voor het stimuleren van je persoonlijke en professionele productiviteit, of je nu hulp nodig hebt bij het beheren van workflows, tijd of concentratie.
Omdat er zelden een universele productiviteitsapp bestaat, hebben we voorbeelden gegeven voor verschillende scenario's, van het automatiseren van repetitieve taken tot het versnellen van e-handtekeningen.
Veel van deze apps bieden zowel een gratis versie als een betaald alternatief met uitgebreidere functies. Hou er dus rekening mee dat sommige van onderstaande items kosten met zich meebrengen.
1. Zapier
Platforms: Web-app, browserextensie
Handig voor: Cross-platform automatisering
Hoewel de meeste gratis productiviteitsapps in deze lijst geschikt zijn voor iPhone, Android en desktop, is Zapier alleen beschikbaar als webapp en Chrome-extensie.
Zapier is eigenlijk geen app. Het is een automatiseringsplatform dat gegevens verplaatst tussen de apps die je dagelijks gebruikt, waardoor je tijd bespaart, het aantal vervelende taken vermindert en je kunt richten op je belangrijkste werkzaamheden. De geautomatiseerde workflows van Zapier worden **Zaps** genoemd en je kunt een Zap ofwel van A tot Z zelf maken of een sjabloon uit de bibliotheek kiezen. Kennis van programmeren is niet nodig.
Geef Dropbox superkrachten met Zapier-automatiseringen
Zapier is niet alleen een geweldig hulpmiddel voor automatisering in het algemeen; in combinatie met Dropbox kunt u het gebruiken om cloudopslag te verbinden met duizenden populaire apps en zo de productiviteit te verhogen. Hier zijn een paar ideeën om je op weg te helpen:
- Nieuwe e-mailbijlagen in Dropbox opslaan
- In Dropbox opgeslagen video's rechtstreeks naar YouTube uploaden
- Voor elke nieuwe Dropbox-upload een nieuwe rij aan een Google-spreadsheet toevoegen
- Inkomende e-mails als bestanden in Dropbox opslaan
2. Trello
Platforms: iOS, Android, web-app
Handig voor: Taakbeheer
Trello maakt het beheren van werkzaamheden eenvoudig, overzichtelijk en aantrekkelijk, doordat je projecten op een leuke, flexibele en lonende manier kunt organiseren en prioriteren. Met de intuïtieve borden, lijsten en kaarten van Trello kun je gemakkelijk ideeën ordenen en de voortgang bijhouden.
Stel dat je marketingteam de redactionele agenda bijhoudt in Trello. Vervolgens maken ze voor elke stap van het proces een lijst, zoals 'Ideeën', 'Schrijven', 'Redigeren' en 'Gepubliceerd', en voegen ze voor elk artikel een kaart toe. Deze kaarten kunnen aan leden van het team worden toegewezen, samen met de datums waarop elke stap van het proces moet zijn voltooid. Bovendien kunnen alle bijlagen van Dropbox- en Dropbox Paper-bestanden worden toegevoegd. Zo blijft alles georganiseerd op één centrale locatie, waardoor je niet eindeloze e-mailgesprekken hoeft door te spitten om dingen gedaan te krijgen.
Natuurlijk is dit slechts een tipje van de sluier. Door de flexibiliteit van Trello kan deze tool op elk team worden afgestemd. Dankzij de ruim 150 integraties met je favoriete apps en services met Power-Ups en ingebouwde automatisering, is Trello dé productiviteitshub voor teams over de hele wereld.
Haal meer uit Trello met Dropbox
Zou het niet geweldig zijn als u relevante Trello-updates zou kunnen zien terwijl u bestanden in de cloudopslag controleert? Integreer uw Dropbox-account met Trello om:
- Voeg bestanden en mappen rechtstreeks vanuit Dropbox toe aan Trello-kaarten
- Bekijk bijgevoegde Dropbox-bestanden zonder Trello te verlaten
- Laat Trello-activiteit voor alle bijgevoegde Dropbox-bestanden direct in Dropbox weergeven
3. Verslapping
Platforms: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, web-app, browserextensie
Handig voor: Teamcommunicatie en samenwerking
Slack is een toonaangevende productiviteitsapp die door vele grote bedrijven wordt beschouwd als een allesomvattende oplossing voor het mogelijk maken van een efficiënte, productieve teamsamenwerking.
Maak kanalen voor teams en projecten, en profiteer van gespecialiseerde tools die de samenwerking stimuleren. Kanalen zorgen niet alleen voor een gestroomlijnde interne communicatie, maar bieden je ook de mogelijkheid om met externe partijen samen te werken, zoals klanten, partners en dienstverleners.
Slack maakt een vlotte communicatie mogelijk voor teams die op afstand werken. In deze uitgebreide app is alles mogelijk, waaronder het plaatsen van spraak- en video-oproepen, het opzetten van kanalen voor projecten, het delen van schermen en het verzenden van bestanden.
4. Asana
Platforms: Browserextensie, iOS, Android
Nuttig voor: Uitgebreid projectmanagement
Asana vergemakkelijkt de productiviteit met een enorm aantal tools voor werkbeheer. Met Asana heb je een volledig overzicht van een project en profiteer je van functies die onder meer het bijhouden van de voortgang, de communicatie en het teambeheer ondersteunen.
In Asana kun je voor elk team of elke afdeling van jouw bedrijf een andere groep maken. Vervolgens maak je projecten, waaraan je taken en onderliggende taken kunt toevoegen. Verder is het mogelijk om voor elke taak een tijdsbestek of deadline in te stellen. Daarnaast kun je taken en projecten aan specifieke teams of personen toewijzen, opmerkingen met extra informatie of instructies plaatsen en andere teamleden als volgers toevoegen, zodat ze van alle ontwikkelingen op de hoogte worden gehouden.
Op koers blijven is net zo belangrijk als productief zijn. Gelukkig biedt Asana extra instellingen die dit eenvoudig maken:
- Mijlpalen: zodat de doelen van het project altijd duidelijk zijn
- Afhankelijkheden: zodat iedereen weet welke taken voltooid moeten worden voordat anderen kunnen beginnen
- Tijdlijnen – zodat een compleet overzicht van een project eenvoudig toegankelijk en te analyseren is
Dit is slechts een kleine greep uit de mogelijkheden van Asana. De app beschikt over talloze andere kleinere, intuïtieve functies die projectmanagement vereenvoudigen. Tijdregistratie, corrigeren, plannen en aantekeningen maken: Asana kan het allemaal.
Breng projectbestanden en Asana-projectbeheer onder één dak - met Dropbox
Hoe minder tijd u besteedt aan het zoeken naar bestanden, hoe meer tijd u kunt besteden aan de voortgang van uw projecten. Wanneer je Asana met Dropbox verbindt, kun je Dropbox-bestanden aan Asana toevoegen en ze delen, waardoor de app nog efficiënter wordt.
5. Dropbox-bord
Platformen: Web-app, API, iOS, Android
Handig voor: e-handtekeningen en efficiënte contractworkflow
De tijd waarin documenten moesten worden afgedrukt, ondertekend, gescand en verzonden naar de volgende ondertekenaar, is voorbij. Met Dropbox Sign kunt u documenten digitaal ondertekenen, wat u veel tijd bespaart en het proces vereenvoudigt. Dit is vooral handig in de moderne, digitale werkomgeving, waar het onwaarschijnlijk is dat elke ondertekenaar zich in één werkruimte bevindt.
Je kunt HelloSign voor elk type document gebruiken, waaronder geheimhoudingsovereenkomsten, huurcontracten en arbeidsovereenkomsten. HelloSign accepteert 17 bestandstypen, waardoor je zo ongeveer alles kunt versturen wat moet worden ondertekend. Digitale handtekeningen die met HelloSign zijn gezet, zijn juridisch bindend en zeer goed versleuteld. Je kunt er dus op vertrouwen dat alles legitiem is en dat jouw persoonsgegevens veilig zijn.
U kunt massaal verzoeken versturen. Dit kan in een bepaalde volgorde, zodat elke ondertekenaar op volgorde op de hoogte wordt gebracht zodra de vorige ondertekenaar heeft getekend, of allemaal tegelijk. Ontvangers hoeven zich alleen maar aan te melden, het document te lezen en hun elektronische handtekening toe te voegen. Het document wordt daarna automatisch naar je teruggestuurd.
Stroomlijn het proces verder door bestaande sjablonen te maken of te gebruiken, en voeg met één klik op de knop aangepaste logo's en huisstijlen toe.
Met managementtools voor teams kun je onder meer toegang aan verschillende groepen of individuen verlenen, optionele, vereiste en ge-cc’de ondertekenaars aanwijzen en herinneringen instellen om ervoor te zorgen dat alles op tijd is ondertekend.
6. IFTTT
Platforms: alleen Android- en iOS-apparaten
Handig voor: Automatisering met slimme apparaten
IFTTT is een intuïtieve productiviteitsapp. Deze app is letterlijk namens jou productief.
IFTTT stelt geautomatiseerde, voorwaardelijke functies samen op basis van het 'indien dit, dan dat'-principe. De vooraf samengestelde 'Applets' van IFTTT zorgen ervoor dat als iets op de ene plek gebeurt, er op een andere plek een specifieke handeling wordt verricht. Deze app is vergelijkbaar met Zapier, maar eenvoudiger.
Zo kun je bijvoorbeeld nummers van YouTube automatisch aan jouw Spotify-afspeellijst laten toevoegen wanneer je een video een vind-ik-leuk geeft. Integreer IFTTT met smart home-technologie, zodat u bijvoorbeeld uw verwarming aan kunt zetten wanneer u uw straat nadert. Wanneer u wordt getagd in een Facebook-foto, kan IFTTT deze opslaan in Dropbox.
Dit niveau van automatisering geeft jouw productiviteit ongetwijfeld een boost, doordat de app taken verricht waaraan jij je waardevolle tijd en middelen niet zou moeten verspillen.
IFTTT werkt met veel slimme apparaten voor thuisgebruik en mobiele apps die Zapier niet ondersteunt, en vice versa. Bovendien biedt Zapier betere functionaliteit voor smartphones, terwijl Zapier voornamelijk op desktops werkt. Beide apps zijn dus op hun eigen manier nuttig.
Hoe u uw tijdmanagement en productiviteit kunt verbeteren met Dropbox
Dropbox zorgt ook voor productiviteitsverbetering met tools die projectmanagement, bestandsbeheer en samenwerken op afstand vergemakkelijken. Met Dropbox beheer je elk project van de vroege strategiefase naar de productie- en feedbackfase en verder, allemaal in één ruimte.
Gebruik de gratis app op elk apparaat, hetzij van Apple, Microsoft of anders, om vanaf elke locatie je werk te bekijken, te bewerken en te beheren, terwijl je gegevens veilig blijven. Maak projectplannen, maak takenlijsten, maak aantekeningen, geef realtime feedback en houd belanghebbenden op de hoogte met diverse communicatie- en samenwerkingshulpmiddelen in Dropbox.
Alle bovengenoemde productiviteitsapps kunnen eenvoudig met jouw Dropbox-account worden geïntegreerd, waardoor je daadwerkelijk jouw workflows stroomlijnt, jouw zichtbaarheid en efficiëntie verhoogt en de productiviteit op de werkplek een boost geeft.
