Wat is realtime editing?
Realtime editing houdt in dat meerdere teamleden tegelijkertijd aan één bestand kunnen werken en het kunnen bewerken. Wijzigingen in dat bestand worden vrijwel onmiddellijk zichtbaar voor elke gebruiker. Voor dit soort realtime samenwerking zijn online cloudgebaseerde applicaties nodig waarmee een willekeurig aantal gebruikers gelijktijdig toegang kan krijgen en bestanden kan bewerken. Dat kan via een computer, tablet of mobiel apparaat zijn. En met de juiste tools kan dat ook overal.
Vroeger waren realtime editing en samenwerking alleen mogelijk voor tekstueel materiaal. Je kon bijvoorbeeld documenten bewerken die online in de cloud waren opgeslagen of samenwerken met tools voor documentbewerking zoals Dropbox Paper. Tegenwoordig is ook realtime video- en audiobewerking mogelijk dankzij hulpmiddelen zoals Dropbox Replay.
Hoe bewerken teams bestanden in realtime samen?
Teams bewerken bestanden in realtime met behulp van cloudgebaseerde tools die wijzigingen direct synchroniseren voor iedereen die aan hetzelfde bestand werkt. Iedereen kan de updates direct zien, samen met indicatoren die aangeven wie wat bewerkt, zodat het werk doorgaat zonder wijzigingen te overschrijven of dubbele versies te creëren. Toestemmingen, opmerkingen en realtime meldingen zorgen ervoor dat de samenwerking georganiseerd en op één lijn blijft, met één gedeelde bron van informatie.
Hoe ga ik om met conflicten wanneer twee mensen hetzelfde bestand bewerken?
De meeste realtime bewerkingsprogramma's voorkomen automatisch conflicten door wijzigingen te synchroniseren zodra ze plaatsvinden en aan te geven wie welk deel van een bestand bewerkt. Als wijzigingen elkaar overlappen, kunt u met de ingebouwde versiegeschiedenis van Dropbox eerdere versies bekijken, bewerkingen vergelijken en de juiste versie herstellen zonder uw werk te verliezen. Dit zorgt ervoor dat teams vol vertrouwen kunnen samenwerken, zelfs wanneer meerdere mensen tegelijkertijd aan het bewerken zijn.
6 dingen die collaboratieve realtime editing kan ontgrendelen voor jouw team
Door collega's de mogelijkheid te bieden om online samen te werken, bespaar je niet alleen tijd, maar ook geld en middelen.
1. Betekenisvollere vergaderingen
Mochten persoonlijke vergaderingen nog steeds nodig zijn, helpt realtime editing je er het meeste uit te halen. Dropbox Paper beschikt over aanpasbare sjablonen voor vergaderagenda's en -notulen die, samen met live editing, voor een gerichtere, productievere vergadering zorgen. Iedereen kan vanaf dezelfde plek en in realtime aantekeningen maken, zonder daarbij afhankelijk te zijn van één notulist. Zo zorg je ervoor dat het hele team eenvoudig toegang tot alle belangrijke informatie heeft.
Stel dat jij en je teamgenoten op bezoek zijn bij een klant die over de nieuwe producten vertelt waarvoor jullie een campagne moeten opzetten. In plaats van dat elke persoon eigen aantekeningen maakt die later moeten worden samengevoegd, is het handiger om allemaal in hetzelfde document te werken, zodat tijd wordt bespaard en niets over het hoofd wordt gezien.
2. Betere, synchrone multitasking
Stel je voor dat een team een artikel wil schrijven voor de blog op hun website. Mogelijk houden een of twee mensen zich bezig met het onderzoeken van het onderwerp en voegen ze hun aantekeningen aan een Dropbox Paper-bestand toe. De schrijver van het artikel kan gelijktijdig de vorderingen van het onderzoek bijhouden en alvast aan de productie beginnen.
Als er wijzigingen in de briefing of aanvullende opmerkingen na de start van de productie zijn, kunnen teamleden deze eenvoudig als aantekeningen aan hetzelfde Dropbox Paper-document toevoegen. Ze kunnen zelfs de schrijver taggen, zodat deze onmiddellijk op de hoogte is.
Zonder realtime editing zouden deze taken niet gelijktijdig, maar na elkaar moeten plaatsvinden. Dat kost niet alleen tijd, maar betekent ook dat er voor elke nieuwe update nieuwe bestandsversies of lange e-mailgesprekken moeten worden verzonden. Dit kan leiden tot een chaotisch en verwarrend bestandsbeheer naarmate versies van je documenten zich opstapelen.
Met realtime editing werkt iedereen in één ruimte, zodat je niet door eindeloze, vrijwel identieke bestanden hoeft te bladeren om er zeker van te zijn dat je over alles beschikt wat je nodig hebt.
3. Productieve beoordelingsprocessen
Realtime editing maakt het beoordelings- en feedbackproces efficiënter en productiever dan ooit.
Als materiaal is geschreven, wil je het misschien niet alleen laten nalezen door een proeflezer of redacteur, maar ook door klanten, partners, juridische teams en andere relevante partijen. Dankzij realtime editing hoef je niet te wachten tot de ene persoon aantekeningen heeft toegevoegd voordat de volgende kan beginnen. Iedereen kan op hetzelfde moment aantekeningen in het document of de video maken, waarna de feedback onmiddellijk door de schrijver kan worden geïmplementeerd zodra deze binnenkomt.
Als je met anderen aan een videoproject werkt, kun je zelfs een virtuele live review van je video hosten met Dropbox Replay. Iedereen kan dan de video bekijken, er opmerkingen bij plaatsen en er rechtstreeks notities aan toevoegen. Dat zijn alle opmerkingen, feedback en wijzigingen die op één plek zijn vastgelegd, klaar voor actie vanuit één enkele bron van waarheid.
Replay is ontwikkeld voor het bekijken van video, audio en afbeeldingen met tijdstempels en frame-nauwkeurige opmerkingen en annotaties. Naarmate het bewerkingsproces vordert, kunt u nieuwe versies uploaden en naast elkaar vergelijken, zodat feedback aan de juiste versie gekoppeld blijft en goedkeuringen sneller verlopen.
Ongeacht het type materiaal waarmee u werkt, bespaart realtime editing u de moeite om elke gewijzigde versie afzonderlijk op te slaan en te versturen als u een reviewproces met twee stappen hanteert. Nadat de eerste beoordeling is voltooid, kun je met één klik op de knop de volgende redacteur op de hoogte stellen, zodat het werk organisch blijft doorstromen.
4. Effectieve feedbackloops
Met live editing kun je het hele feedbackproces stroomlijnen. Wanneer opmerkingen en feedback van meerdere personen afkomstig zijn, wil je ervoor zorgen dat alle belangrijke aantekeningen op één plek te zien zijn. Het doorspitten van e-mails, chats en documenten om alle benodigde feedback en aantekeningen te verzamelen, is niet alleen lastig, maar kan er ook toe leiden dat belangrijke punten over het hoofd worden gezien.
Met de aantekeningen in Dropbox Paper kunnen alle gebruikers met toegang hun feedback rechtstreeks in het document plaatsen dat ze aan het beoordelen zijn. Naast Paper kun je aantekeningen toevoegen aan foto's, PDF's, Excel-bestanden, Photoshop-bestanden en meer, zonder daarvoor extra software nodig te hebben.
Als je collega's tagt in een opmerking of in de tekst van een Dropbox Paper-document, worden ze onmiddellijk op de hoogte gesteld. Daarnaast wordt de eigenaar van het bestand over elke wijzing geïnformeerd, ook als deze niet is getagd. Hetzelfde geldt voor het toevoegen van opmerkingen aan een video in Dropbox Replay. Zo wordt de workflow nooit onderbroken en kun je de bal zonder vertraging aan het rollen houden.
Met realtime editing is belangrijke feedback altijd makkelijk te vinden, te beheren en te implementeren. Je ziet eenvoudig:
- wat de feedback is
- het specifieke gedeelte in een document of tijdstempel van een video waarop de feedback betrekking heeft
- wie de feedback heeft gegeven
- alle discussies tussen teamleden over die specifieke feedback
…alles netjes geordend in behapbare stukjes, klaar voor gebruik.
Je ontvangt meldingen wanneer bestanden worden bijgewerkt via ingebouwde waarschuwingen in programma's zoals Dropbox. Wanneer iemand een bestand bewerkt, een opmerking toevoegt of je @vermeldt, krijg je direct een melding. Zo kun je de wijzigingen bekijken, op feedback reageren of actie ondernemen zonder constant het bestand te hoeven controleren. Deze meldingen helpen teams om op één lijn te blijven en het werk in realtime voort te zetten.
Je kunt bestandswijzigingen bekijken met versiegeschiedenis en activiteitenregistratie via krachtige samenwerkingsfuncties. Deze laten zien wat er veranderd is, door wie en wanneer. Je kunt bewerkingen controleren, de voortgang volgen en indien nodig teruggaan naar eerdere versies. Opmerkingen of notities helpen om wijzigingen toe te lichten en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn blijft.
Technische teams kunnen in realtime samenwerken met behulp van gedeelde cloudbestanden met opmerkingen en versiegeschiedenis. Ze kunnen specificaties, diagrammen en code bekijken, feedback geven en updates direct zien. Dit zorgt ervoor dat discussies aan het werk gekoppeld blijven, vermindert het wisselen tussen tools en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is.
Effectieve feedbackloops zorgen voor een beter georganiseerde werkomgeving, wat uiteindelijk de kwaliteit van je werk ten goede komt, omdat je beter in staat bent om problemen te signaleren en op te lossen zodra ze zich voordoen.
5. Soepelere projecten, blijere projectmanagers
Live editing vereenvoudigt projectmanagement en stelt projectmanagers in staat ingewikkelde processen en een rommelige communicatie te omzeilen.
In plaats daarvan kunnen ze hun workflow stroomlijnen vanuit een centrale ruimte, waarin elk teamlid in realtime met elkaar kan communiceren en samenwerken.
6. Een eenvoudige manier om Microsoft Office en Google Docs in realtime te beheren
Je kunt in Dropbox niet alleen Paper-of videobestanden in realtime bewerken. Wanneer je je Dropbox-account met Microsoft Office integreert, kun je ook online gezamenlijk aan bestanden van Word, Excel en PowerPoint werken. Daarnaast kun je rechtstreeks vanuit Dropbox aan Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties samenwerken.
Je kunt in realtime zien wie er met het bestand bezig is en rechtstreeks met de persoon communiceren via opmerkingen. Alle aangebrachte wijzigingen worden automatisch in jouw Dropbox opgeslagen en jouw teamgenoten kunnen aan het bestand blijven werken, zelfs als jij het bestand sluit.
Hierdoor kun je jouw processen beter stroomlijnen. In plaats van het rondsturen van vijf afzonderlijke spreadsheets voor verschillende onderdelen van een analyseproject, kunnen jullie bijvoorbeeld allemaal in één Excel-bestand werken en elk onderdeel in een apart tabblad onderbrengen, wetende dat eventuele wijzigingen direct in jouw Dropbox worden opgeslagen.
Tools voor realtime editing binnen handbereik
Dropbox biedt de mogelijkheid voor realtime editing en gaat zelfs een stapje verder.
Begin met het transformeren van het lege canvas van Dropbox Paper naar een volledig functionele werkruimte voor alle stappen in een project. Stel onderweg checklists en takenlijsten samen en breng je collega's onmiddellijk op de hoogte van aangebrachte wijzigingen. Je kunt zelfs SoundCloud-clips en YouTube-video's toevoegen.
Werk je aan een videoproject? Plan en maak een storyboard in Dropbox Paper. Wanneer je de video wilt beoordelen en feedback wilt vragen, open je de video eenvoudig in Dropbox Replay. Met een eenvoudig gedeelde link kun je feedback met tijdstempel verzamelen en samenvoegen, in real time. Reviewers hebben niet eens een eigen Dropbox-account nodig om met je samen te werken.
Houd het werk van je team veilig, georganiseerd en gemakkelijk te delen met Dropbox: alles wat je nodig hebt voor een soepele samenwerking, op één plek.
Van de eerste strategische planning tot de feedback- en afrondingsfase: je kunt de workflow, productiviteit en output van je team verbeteren met editingtools zoals Dropbox Paper en Dropbox Replay. Zo eenvoudig is het om de prestaties van je team te verbeteren met realtime editing. Het enige wat je hoeft te doen is aan de slag gaan met Dropbox.
