Wat is de definitie van digitalisering?
Digitalisering is het proces waarbij analoge processen en fysieke objecten digitaal worden gemaakt. Zo heb je geen onhandige archiefkasten meer nodig als je papieren documenten scant of je belangrijke bestanden in de cloud opslaat. Alles wat voorheen voornamelijk offline en op papier plaatsvond, kan nu dankzij digitalisering en veel efficiëntere digitale technologieën volledig digitaal worden uitgevoerd. Digitalisering is een term die misschien een andere betekenis heeft, maar die wordt gebruikt om het volledige proces van digitalisering te beschrijven. Het is bijvoorbeeld ook de manier waarop je het marketingplan van je bedrijf naar een meer digitale toekomst verplaatst.
Waarom zou ik digitalisering gebruiken?
Er zijn genoeg redenen om digitaal te gaan, maar de belangrijkste is dat de meeste mensen de overstap al hebben gemaakt. Misschien heeft u al gemerkt dat uw bank u de mogelijkheid biedt om uw afschriften digitaal te versturen of dat uw energieleverancier overstapt op digitale rekeningen. Natuurlijk kunt u ervoor kiezen om op de oude voet verder te gaan, maar over het algemeen omarmt de maatschappij een gedigitaliseerde toekomst. Het is dus in uw belang om bij te blijven. Overal ter wereld ondergaan merken en huishoudens een digitale transformatie. Hele bedrijfsmodellen zijn gebaseerd op digitaal. En dat is niet voor niets. Hieronder volgen enkele voordelen:
Toegang tot je documenten vanaf elk apparaat
Je hoeft je geen zorgen meer te maken dat je een belangrijke brief thuis vergeet of dat je de scan niet naar jezelf mailt. Sla je documenten online op met Dropbox, zodat je er overal toegang toe hebt. Je kunt via je telefoon, pc of tablet toegang krijgen tot je Dropbox-account en zo de documenten raadplegen die je zo hard nodig hebt. En zelfs als je offline bent, kun je er nog steeds aan werken.
Het maakt het delen van documenten eenvoudig
Denk bijvoorbeeld aan sociale media en hoe je door het uploaden van een afbeelding deze onmiddellijk beschikbaar maakt voor iedereen die een kopie wil hebben. Dat is de belichaming van het succesvol digitaliseren van documenten. De tijd dat je moest betalen voor een foto is voorbij. Waarna je opnieuw een kopie moest betalen om aan een vriend te geven. Met documenten in een digitaal formaat kun je ze eenvoudig delen, bewerken en er samen met anderen aan werken.
Het is milieuvriendelijker en beter voor uw portemonnee
Doordat alles online gebeurt, raken printers steeds meer overbodig. Dat betekent dat je geen papier verspilt bij het afdrukken van overbodige documenten en dat je geen documenten hoeft weg te gooien omdat de afdruk onduidelijk is. Bovendien bespaar je hiermee op de lange termijn geld voor jezelf en je bedrijf of huishouden. Printertoner is immers bijna net zo duur als goud.
Het is veiliger
Misschien heb je een mooie archiefkast die perfect is gecategoriseerd op datum en tijd. Maar wat als er iets mee gebeurt, of met de documenten die erin liggen? Of het nu gaat om een huisbrand, inbraak of een gemorste kop koffie: je kunt niet op één kopie van je belangrijke documenten vertrouwen. Zorg er altijd voor dat je van alles een digitale back-up hebt, inclusief eerdere foto's. Met Dropbox is het maken van back-ups van pc's en bestanden heel eenvoudig. En als je met Dropbox zo makkelijk je documenten kunt scannen met je telefoon, is er geen excuus meer. Dankzij de cyberbeveiligingsfuncties die wachtwoordbeveiliging bieden (je kunt een tijdslimiet instellen voor hoelang mensen toegang hebben), is er geen veiligere manier om je documenten te bewaren.
Eenvoudige organisatie
Misschien ben je dan wel de meest georganiseerde persoon ter wereld, maar zelfs je beste archiveringssysteem is waarschijnlijk niet zo efficiënt als digitaal. Dropbox biedt een snelle zoekfunctie waarmee je je documenten kunt vinden op basis van de bestandsnaam, maar gaat met OCR (Optical Character Recognition) nog een stap verder. Deze slimme technologie zoekt in de gedigitaliseerde gegevens van je gescande documenten, herkent woorden en koppelt deze aan je zoekterm. Stel dat je een elektriciteitsrekening nodig hebt voor april 2019, dan kun je zoeken op ‘april 2019’ of ‘04/19’. OCR vindt dan elk document dat deze informatie bevat. Veel beter dan handmatig door stapels rekeningen te moeten zoeken.
Het is altijd beschikbaar
Wil je samenwerken met je team of heb je een handtekening nodig voor een belangrijk document? Geen probleem. Je hoeft niet langer de hele groep bij elkaar te roepen om aan een project te werken of een vergadering te organiseren om pen op papier te krijgen. Je kunt elektronische handtekeningen en gedeelde documenten gebruiken om belangrijk werk gedaan te krijgen, zonder dat de logistiek je bedrijfsprocessen lamlegt.
Het gaat om meer dan documenten
Digitaliseren gaat om meer dan alleen het omzetten van rekeningen, bonnetjes en contracten naar PDF-bestanden. Vrijwel alles kan digitaal, en daarmee een stuk handiger, gemaakt worden. Foto's, schetsen, brainstormsessies op het whiteboard, visitekaartjes die je anders kwijtraakt of knipsels uit tijdschriften die je inspireren: je kunt ze allemaal digitaal opslaan en overal en op elk gewenst moment raadplegen met slechts een paar tikken.
Het beschermt documenten tegen slijtage
Documenten en foto's van vroeger worden alleen maar ouder, vervagen, raken beschadigd of raken kwijt. Digitaliseringsoplossingen helpen bij het overbrengen van oude afbeeldingen en teksten naar veilige onlinelocaties, waar ze kunnen worden opgeslagen en nooit meer verloren gaan.
Digitalisering is cruciaal voor de klantervaring
Of u nu een klein bedrijf hebt, of een groot bedrijf: uw reputatie en gevoel van betrouwbaarheid hangen af van de kwaliteit van uw aanbod. Het gaat hierbij niet alleen om de dienst of het product dat u verkoopt, maar ook om de normen die u hanteert in uw administratie en correspondentie. Een papieren factuur of een briefwisseling met kopieën doet uw merk geen goed en zorgt ervoor dat u ouderwets overkomt. Het is ook onhandig voor uw klant, omdat ze nu stapels papier zorgvuldig moeten opbergen of de tijd moeten nemen om het terug te sturen. Wilt u dat klanten verzekerd zijn van een proactief, modern en efficiënt bedrijf, dan kunt u het beste digitaal gaan.
Digitalisering is de toekomst
Nieuwe digitale oplossingen duwen hun oudere tegenhangers normaal gesproken weg. En wanneer die oplossingen er dan zijn, is de implementatie een stuk eenvoudiger als je al up-to-date bent. Denk even aan de gemakkelijke overgang die je hebt gemaakt van cd's naar muziek streamen. In het begin waren er nog voorzieningen voor beide: pc's en autoradio's boden een soepele overgang met cd-spelers en aux-in-aansluitingen. Nu moet je moeite gaan doen om een cd-speler te vinden, terwijl een mp3-speler standaard in je telefoon, eBook-reader of fitnesstracker zit.
Hetzelfde geldt voor het digitaliseren van uw documenten: als u dat nu verwaarloost, maakt u het uzelf in de toekomst alleen maar moeilijker. Bovendien is er misschien geen makkelijke of goedkope manier om de kloof tussen papieren documenten en digitale innovatie te overbruggen wanneer de volgende ontwikkeling zich aandient.
Digitaal gaan
Waarschijnlijk zijn je eigen huishouden en kantooromgeving op een aantal gebieden al digitaal gemaakt, van het streamen van tv tot het samen werken aan één online document. Het kan de moeite waard zijn om eens te kijken naar wat je nog niet veilig in de cloud hebt opgeslagen, omdat het converteren van analoge documenten iets is wat velen van ons waarschijnlijk hebben verwaarloosd.
