Table of contents
Znaczenie międzyfunkcyjne
W każdej firmie są działy. Od finansów, po HR, od marketingu po PR – a co by było, gdyby taki zestaw umiejętności znalazł się w każdym zespole? Na tym polega interdyscyplinarność.
Zespół interdyscyplinarny to grupa ludzi o różnych umiejętnościach i doświadczeniu, którzy dążą do wspólnego celu. Zamiast przerzucać projekt między różnymi zespołami do dnia finalizacji, jeden zespół zajmuje się tematem całościowo. To tak, jakby każdy zespół był mikrofirmą, która jest w stanie zrealizować wszystkie etapy projektu w ramach współpracy, bez potrzeby angażowania innych działów.
Dlaczego warto korzystać z zespołów wielofunkcyjnych?
Główną ideą stojącą za zespołami wielofunkcyjnymi jest zwiększenie responsywności, odpowiedzialności, produktywności i podejmowania decyzji. Przełamując bariery uniemożliwiające tylko jednemu zespołowi realizację dowolnego procesu w cyklu życia projektu, zespoły wielofunkcyjne mogą lepiej ze sobą współpracować. Ponadto członkowie zespołu mogą pochodzić z każdego szczebla w firmie, w tym pracownicy zdalni, co pozwala na zdobycie różnorodnych umiejętności, spostrzeżeń i doświadczeń. Skuteczny zespół będzie w stanie wyeliminować wąskie gardła, ponieważ nie będzie musiał czekać na przekazanie obowiązków różnym działom.
Kto może korzystać z zespołów wielofunkcyjnych?
Każda firma może znaleźć sposób na tworzenie zespołów interdyscyplinarnych, ale powinna spełniać pewne warunki wstępne. Kluczowymi koncepcjami, dzięki którym uda Ci się wprowadzić taki model pracy, są płaska hierarchia, możliwość współpracy online i otwartość na nowe pomysły. Tę metodę często stosują na przykład małe firmy, które zazwyczaj zatrudniają niewielu pracowników i w jakimś stopniu wymagają od nich pracy wielozadaniowej. Uważa się, że zespoły interdyscyplinarne lepiej rozwiązują problemy i są bardziej śmiałe w wymyślaniu nowych koncepcji.
Zespół może czuć się komfortowo, podejmując takie działania, tylko jeśli firma jako całość będzie pielęgnować takie podejście. Jeśli więc wiesz, że Twoja firma raczej nie udostępni platformy zdalnemu dyrektorowi niższego szczebla, to oprócz konieczności dokładnej analizy kultury organizacyjnej prawdopodobnie nie odniesiesz sukcesu w tworzeniu wielofunkcyjnych zespołów.
Jeśli tkwisz w tradycyjnym sposobie myślenia, możesz nie być gotowy na skorzystanie z tego nowatorskiego sposobu pracy. Firmy takie jak Netflix, Spotify i Google zaczynają przyjmować tę metodę pracy, ale zmiana ta nie nastąpi z dnia na dzień. Aby to zadziałało, potrzebni są właściwi ludzie z właściwego zakresu funkcji.
Jak firma może wprowadzić zespoły interdyscyplinarne?
Istnieje kilka modeli pracy, które opierają się na koncepcji zespołów interdyscyplinarnych, na przykład agile, lean i kanban. Najlepszym sposobem na wprowadzenie tych metod jest zatrudnienie osób, które już pracowały z ich użyciem i będą w stanie wspierać pozostałych członków zespołu w pierwszych krokach. W podejściu interdyscyplinarnym odchodzi się od tradycyjnej struktury z kierownikiem projektu i podwładnymi, ale często niezbędny jest lider. Lider zespołu z doświadczeniem w pracy interdyscyplinarnej może pomóc przeprowadzić transformację.
Potrzebujesz różnorodnych umiejętności i doświadczeń. Można powiedzieć, że wielofunkcjonalność wymaga zaufania bardziej niż czegokolwiek innego. Chcesz umieć pracować w zespole, myśleć nieszablonowo, gdy zajdzie taka potrzeba, nie bać się brać na siebie obowiązków i otrzymywać wsparcie, gdy tego potrzebujesz. Zatrudnianie osób o zróżnicowanych poglądach i doświadczeniu zawodowym pomoże Ci przezwyciężać trudności i kreatywnie rozwiązywać problemy.
Co jest najważniejsze dla zespołów interdyscyplinarnych?
Aby zespół osiągnął sukces, niezbędne są następujące cechy:
Komunikacja
Nic nowego. Wszystkie zespoły odnoszące sukcesy muszą pozostawać w kontakcie i wzajemnie się informować. Kanban i Agile nagradzają codzienne spotkania na stojąco (krótkie spotkania zespołowe, które są bardziej konkretne niż spotkania siedzące), aby wszyscy byli na bieżąco. Dlatego nie kontaktuj się z nami dopiero wtedy, gdy coś idzie nie tak lub gdy konieczne są pilne zmiany. Pamiętajcie, aby świętować zwycięstwa jako drużyna i dbać o komunikację zarówno w kwestiach pozytywnych, jak i bardziej pilnych. Otwarte i uczciwe kanały komunikacji pomagają trzymać na dystans biurowe polityki, obwinianie i myślenie o sobie jako o ofierze.
Odpowiedzialność
Jeden za wszystkich, wszyscy za jednego. Jak już powiedzieliśmy, komunikacja jest tutaj kluczowa, ale trzeba też zachęcać ludzi do przyznawania się do swoich błędów. Bądź przykładem, nie tylko przyznając się do błędu, ale również traktując tych, którzy postępują podobnie. Porażka jest nieuniknioną częścią życia. Dobry zespół potrafi wykorzystać ją jako okazję do nauki, a nie zrzucania odpowiedzialności na innych.
Możliwość adaptacji
W trakcie realizacji jednego projektu wiele rzeczy może się zmienić. Twoje wielofunkcyjne zespoły muszą być gotowe na poradzenie sobie z tą sytuacją. Oznacza to, że reakcja na te zmiany musi być szybka i skuteczna. Twój zespół musi czuć się pewnie, podążając nowymi ścieżkami, aby projekt zakończył się sukcesem. A to znów wiąże się z zaufaniem, że członkowie zespołu spróbują czegoś nowego, z odpowiedzialnością za swoje działania, a nie z obarczaniem winą za niepowodzenie.
Zgodność
Częstym nieoficjalnym mottem zwinnych i podobnych metod pracy jest „załatw sprawę” i jest to motto, które powinien zaakceptować Twój zespół. Wszyscy musicie mieć jasność co do przebiegu realizacji danego projektu i musicie być współodpowiedzialni za niego. Decyzje należy podejmować całościowo, a kwestie należy traktować jako całość. Pragnienie, aby nie tylko coś zrobić, ale zrobić to dobrze, powinno być siłą napędową Twojego zespołu.
Czy zespoły wielofunkcyjne działają?
Tak, o ile zostały prawidłowo utworzone – w przeciwnym razie mogą prowadzić prosto do katastrofy. Warto pamiętać, że wiele metodologii pracy, w których ceni się interdyscyplinarność, stworzono pierwotnie z myślą o konkretnych obszarach biznesu. Metodologię agile opracowali programiści, a metodologia Lean powstała dla firm produkcyjnych. Może się więc okazać, że zastosowanie i korzyści płynące z tych metod po prostu nie sprawdzają się w przypadku takich działalności jak na przykład agencje marketingowe. Niewłaściwe stosowanie tych metodologii może prowadzić do wielu problemów. Jak wskazuje Harvard Business Review 75% zespołów interdyscyplinarnych działa dysfunkcyjnie.
Omówiliśmy już wszystkie korzyści wynikające z utworzenia wymarzonego wielofunkcyjnego zespołu, ale oto, co może pójść nie tak, jeśli po prostu wrzucisz pracowników do jednego worka i każesz im zacząć pracować w metodyce Agile.
Lojalność wobec departamentów
Owszem, możecie być jednym zespołem, ale może też istnieć cicha potrzeba, aby pracownicy stanęli po stronie swojego działu jako całości w obliczu przeciwności losu. Na przykład, czy dział marketingu w Twoim zespole będzie stawiać opór programistom, ponieważ jest to sprzeczne z kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI) działu, nawet jeśli jest to korzystne dla klienta lub projektu? Dlatego właśnie cała firma musi zaakceptować taki styl pracy. Nie można po prostu spędzić jednego dnia na wykonywaniu zadań wielofunkcyjnych, a resztę czasu pozostać w tradycyjnym modelu pracy.
Przeciążenie lidera
Liderzy mogą pomóc utrzymać zespół na właściwej drodze. Mogą one jednak nieświadomie zachęcać do powrotu tradycyjnych wartości zawodowych do sposobu pracy, który ma być nastawiony na przyszłość. Zespoły mogą łatwo zacząć polegać na nich w zbyt dużym stopniu. Musisz podjąć ważną decyzję? Zapytaj lidera. Masz problem? Powiedz liderowi, żeby to naprawił. Widzisz, że jeden członek nie bierze odpowiedzialności? Zaufaj liderowi, że zajmie się tą sprawą. Zespoły wielofunkcyjne rozwijają się, gdy działają i osiągają sukcesy jako całość.
Brak komunikacji
Istnieje też ryzyko, że uznacie podejście „działamy jako spójna całość” za oczywiste i założycie, że informacje będziecie przekazywać przez osmozę. To, że współpracujecie interdyscyplinarnie, nie oznacza, że czytacie sobie w myślach. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu na bieżąco sprawdzają adnotacje, udostępnione foldery czy tablice Trello i że regularnie spotykacie się na odprawy – w biurze lub wirtualnie.
Brak pasji
Nie oznacza to, że każdy członek zespołu musi cenić pracę ponad wszystko inne, ale każdy musi umieć znaleźć motywację w takim sposobie pracy. Oznacza to, że muszą mieć świadomość, że ich praca ma wartość i że ma wpływ na całość projektu. Można to osiągnąć poprzez jednoczesną pracę i zwycięstwo. Każdy, kto nie potrafi dostrzec celu w swojej pracy, z pewnością straci zainteresowanie.
Jak Dropbox może pomóc
Współpraca interdyscyplinarna wymaga pełnej synchronizacji, a idealnym narzędziem do tego jest Dropbox. Możesz udostępniać foldery, a także aktualizować i edytować dokumenty w czasie rzeczywistym. Wszyscy członkowie zespołu wiedzą dokładnie, na czym stoją.
Dropbox sprawia, że członkowie zespołu nie muszą być w jednej lokalizacji, by ich współpraca była płynna, ponieważ wszystkie materiały są bezpiecznie przechowywane online. Zespoły interdyscyplinarne mają w Dropbox jeden centralny obszar roboczy, dzięki czemu mogą razem dążyć do realizacji wspólnego celu.
