W czasach, gdy łatwo tracimy skupienie, potrzebujemy narzędzi zwiększających produktywność – zarówno w życiu osobistym, jak i prywatnym. Jednak ponieważ istnieje tak wiele aplikacji, które obiecują właśnie to, wybór odpowiedniej stał się uciążliwy.
Aby ułatwić Ci zrozumienie tego wszystkiego, przygotowaliśmy zestawienie najpopularniejszych w branży narzędzi do zwiększania produktywności, które pomogą Ci uwolnić Twój potencjał każdego dnia.
Co więcej, w stosownych przypadkach pokażemy, jak te przełomowe aplikacje do zwiększania produktywności można połączyć z Dropbox, aby uzyskać jeszcze lepsze wrażenia.
Najlepsze aplikacje wspierające produktywność do zarządzania czasem i zadaniami
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz pomocy w zarządzaniu realizacją zadań, czasem czy poziomem skupienia wśród pracowników, poniższe aplikacje są skutecznymi narzędziami zwiększającymi wydajność zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.
Ponieważ rzadko istnieje uniwersalna aplikacja do zwiększania produktywności, przygotowaliśmy przykłady różnych scenariuszy — od automatyzacji powtarzalnych zadań po przyspieszenie składania podpisów elektronicznych.
Wiele z tych aplikacji, oprócz bezpłatnych wersji, oferuje również wersje płatne z dodatkowymi funkcjami, dlatego warto wspomnieć, że za niektóre opisanie niżej opcje trzeba zapłacić.
1. Zapier
Platformy: aplikacja internetowa, rozszerzenie przeglądarki
Przydatne do: automatyzacji międzyplatformowej
Chociaż ta lista obejmuje w większości bezpłatne aplikacje wspierające produktywność na iPhone'a, Androida i komputery stacjonarne, Zapier funkcjonuje wyłącznie jako aplikacja internetowa i rozszerzenie przeglądarki Chrome.
Zapier nie jest tak naprawdę aplikacją. To platforma do automatyzacji, która przekazuje informacje między wykorzystywanymi przez Ciebie na co dzień aplikacjami. Możesz więc zaoszczędzić czas, zredukować liczbę żmudnych zadań i skupić się na najważniejszej pracy. Zautomatyzowane przepływy pracy w Zapier to tak zwane **Zapy**. Możesz albo stworzyć Zap od zera, albo wybrać go z biblioteki gotowych szablonów – bez tworzenia kodu.
Zapewnij Dropboxowi supermoce dzięki automatyzacji Zapier
Zapier to świetne narzędzie nie tylko do automatyzacji zadań, ale w połączeniu z Dropboxem umożliwia także łączenie pamięci masowej w chmurze z tysiącami popularnych aplikacji i zwiększanie produktywności. Oto kilka pomysłów na start:
- Zapisz nowe załączniki do wiadomości e-mail w Dropbox
- Błyskawicznie prześlij zapisane w Dropbox filmy do serwisu Youtube
- Dodaj nowy wiersz do Arkusza Google dla każdego nowego transferu Dropbox
- Stwórz kopie zapasowe przychodzących wiadomości e-mail w postaci plików Dropbox
2. Trello
Platformy: iOS, Android, aplikacja internetowa
Przydatne do: zarządzania zadaniami
Trello sprawia, że zarządzanie pracą jest łatwe i przystępne, dając możliwość organizowania projektów i nadawania im priorytetów w zabawny, elastyczny i satysfakcjonujący sposób. Intuicyjne tablice, listy i karty Trello ułatwiają organizację zadań i śledzenie postępów.
Załóżmy na przykład, że Twój zespół marketingowy zarządza swoim kalendarzem redakcyjnym w Trello. Dla każdego etapu procesu możesz stworzyć listy takie jak „Pomysły”, „Teksty”, „Edytowanie” i „Opublikowane”, a następnie dodać kartę do każdego artykułu. Karty można przypisywać członkom zespołu, dodając daty realizacji każdego etapu procesu oraz wszystkie załączniki do plików Dropbox i Dropbox Paper. Dzięki temu wszystkie materiały są uporządkowane w jednym centralnym miejscu, co sprawia, że nie musisz przekopywać się przez nieskończone wątki e-mail, by wykonać zadanie.
To oczywiście dopiero początek. Elastyczność Trello oznacza, że można dostosować go do każdego zespołu. Dodatkowo ponad 150 integracji z najbardziej lubianymi aplikacjami i usługami w formie rozszerzeń z wbudowaną automatyzacją sprawia, że Trello jest głównym narzędziem do zwiększania produktywności dla zespołów na całym świecie.
Wykorzystaj w pełni możliwości Trello dzięki Dropbox
Czyż nie byłoby wspaniale, gdyby można było zobaczyć istotne aktualizacje Trello podczas sprawdzania plików w chmurze? Zintegruj swoje konto Dropbox z Trello, aby:
- Dołączaj pliki i foldery do kart Trello bezpośrednio z Dropbox
- Podgląd dołączonych plików Dropbox bez opuszczania Trello
- Wyświetlaj aktywność Trello dla wszystkich dołączonych plików Dropbox bezpośrednio w Dropbox
3. Luz
Platformy: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, aplikacja internetowa, rozszerzenie przeglądarki
Przydatne do: Komunikacji i współpracy w zespole
Slack od dawna jest przydatnym narzędziem do zwiększania produktywności. Promują go największe korporacje jako uniwersalne rozwiązanie ułatwiające wydajną i produktywną współpracę w zespole.
Twórz kanały dla zespołów i projektów i ciesz się praktycznymi narzędziami, które wspomagają współpracę. Kanały nie tylko ułatwiają wewnętrzną komunikację, ale także ułatwiają współpracę z zewnętrznymi partnerami, w tym z klientami lub usługodawcami.
W ramach płynnej komunikacji zdalnych zespołów w Slack możesz nawiązywać połączenia głosowe i organizować rozmowy wideo, tworzyć kanały dla projektów, udostępniać ekrany i z łatwością wysyłać pliki – a to wszystko dzieje się w jednej uniwersalnej aplikacji.
4. Asana
Platformy: rozszerzenie przeglądarki, iOS, Android
Przydatne do: Kompleksowego zarządzania projektami
Asana zwiększa produktywność dzięki szerokiej gamie narzędzi do zarządzania pracą, pomagając nadzorować projekty od początku do końca przy użyciu funkcji, które usprawniają śledzenie, komunikację, zarządzanie zespołem itd.
Asana daje Ci możliwość tworzenia różnych grup dla każdego zespołu lub działu w Twojej firmie. Następnie możesz tworzyć projekty i dodawać do nich zadania, podzadania, ramy czasowe i terminy wykonania. Do zadań i projektów możesz przypisywać konkretne zespoły lub pracowników, dołączać do nich komentarze z uzupełniającymi informacjami i instrukcjami i dodawać innych członków zespołu jako obserwujących, by otrzymywali oni powiadomienia o wszelkich aktualizacjach.
Trzymanie się planu jest tak samo ważne jak bycie produktywnym. Na szczęście Asana oferuje dodatkowe ustawienia, które to ułatwiają:
- Kamienie milowe – dzięki nim cele projektu są zawsze jasne
- Zależności — dzięki temu każdy wie, które zadania muszą zostać wykonane, aby inni mogli zacząć
- Osie czasu — dzięki czemu pełny przegląd projektu jest łatwo dostępny i można go łatwo analizować
To krótkie podsumowanie oferty Asany, ale aplikacja zapewnia wiele innych, bardziej skomplikowanych i intuicyjnych funkcji, które sprawiają, że zarządzanie projektami jest dziecinnie proste. Asana wykona za Ciebie wszystkie podstawowe zadania: od śledzenia czasu po sprawdzanie, planowanie i sporządzanie notatek.
Zbierz pliki projektów i zarządzanie projektami Asana w jednym miejscu — dzięki Dropbox
Im mniej czasu poświęcisz na wyszukiwanie plików, tym więcej czasu możesz poświęcić na realizację swoich projektów. Po połączeniu aplikacji Asana z Dropbox możesz załączać i udostępniać pliki Dropbox bezpośrednio przez Asanę, co czyni ją jeszcze wydajniejszą.
5. Znak Dropbox
Platformy: aplikacja internetowa, API, iOS, Android
Przydatne do: wydajności podpisów elektronicznych i obiegu umów
Dawno minęły czasy, w których trzeba było drukować, podpisywać i skanować dokumenty, a następnie przesyłać je do kolejnego podpisu. Dropbox Sign umożliwia cyfrowe podpisywanie dokumentów, oszczędzając mnóstwo czasu i upraszczając proces. Jest to szczególnie przydatne w nowoczesnym, cyfrowym środowisku pracy, w którym mało prawdopodobne jest, aby każdy podpisujący znajdował się w jednym miejscu pracy.
Możesz korzystać z HelloSign do podpisywania dowolnych dokumentów: umów o poufności, umów najmu czy umów o pracę. Dzięki temu, że HelloSign obsługuje 17 typów plików, możesz przesłać do podpisu dokument w praktycznie każdym formacie. Podpisy elektroniczne w HelloSign są prawnie wiążące i silnie zaszyfrowane. Możesz więc mieć pewność, że cały proces jest legalny, a Twoje dane osobowe są bezpieczne.
Możesz wysyłać żądania masowe albo w określonej kolejności, tak aby każdy sygnatariusz został powiadomiony po kolei, gdy poprzedni sygnatariusz złoży podpis, albo wszystkie naraz. Odbiorcy muszą się po prostu zalogować, przeczytać dokument, dodać swój podpis elektroniczny, a podpisany i podstemplowany dokument zostanie automatycznie i błyskawicznie odesłany z powrotem do Ciebie.
Uprość ten proces jeszcze bardziej, jednym kliknięciem tworząc szablony i korzystając z gotowych wzorów, dodając niestandardowe logo i symbole marki.
Narzędzia do zarządzania zespołem umożliwiają między innymi przyznawanie dostępu różnym grupom lub osobom, wyznaczanie zarówno nieobowiązkowych, jak i wymaganych podpisujących i dodawanie ich do wiadomości e-mail czy ustawianie przypomnień w celu sprawdzenia terminowości podpisów.
6. IFTTT
Platformy: Tylko urządzeniaz systemem Android i iOS
Przydatne do: Automatyzacji za pomocą urządzeń inteligentnych
IFTTT to intuicyjna aplikacja wspierająca produktywność. A raczej będzie ona dosłownie produktywna za Ciebie.
IFTTT tworzy zautomatyzowane, warunkowe funkcje oparte na warunkach „If This Then That”. Dzięki wbudowanym „apletom” IFTTT w przypadku podjęcia działania na jednej platformie, zostanie ono również zainicjowane na innej – działa to podobnie do aplikacji Zapier, ale jest prostsze.
Możesz na przykład automatycznie dodawać piosenki do playlisty Spotify, gdy w serwisie YouTube klikniesz łapkę w górę. Zintegruj IFTTT z inteligentną technologią domową, aby na przykład włączyć ogrzewanie, gdy tylko zbliżysz się do swojej ulicy. Za każdym razem, gdy zostaniesz oznaczony na zdjęciu na Facebooku, IFTTT może zapisać je w Dropbox.
Ten poziom automatyzacji z pewnością poprawia produktywność, wyręczając Cię w wykonywaniu zadań, na które nie powinno się tracić cennego czasu i zasobów.
IFTTT współpracuje z wieloma inteligentnymi urządzeniami domowymi i aplikacjami mobilnymi, z którymi Zapier nie współpracuje, i odwrotnie. Oferuje również lepszą funkcjonalność na smartfony, podczas gdy Zapier działa głównie na komputerach stacjonarnych, więc oba są przydatne na swój sposób.
Jak poprawić zarządzanie czasem i produktywność dzięki Dropbox
Dropbox to również narzędzie zwiększające produktywność, ponieważ zawiera funkcje, które ułatwiają zarządzanie projektami i plikami oraz współpracę zdalną. Dzięki Dropbox możesz zadbać o każdy projekt – od jego szkicu po realizację i analizę końcową – w jednym miejscu.
Korzystaj z tej darmowej aplikacji na dowolnym urządzeniu – na przykład firmy Apple lub Microsoft – aby mieć dostęp do swoich materiałów, móc je edytować i zarządzać nimi z dowolnego miejsca, nie martwiąc się o bezpieczeństwo danych. Twórz plany projektów, opracowuj listy zadań, rób notatki, dziel się opiniami w czasie rzeczywistym i pozostawaj w stałym kontakcie z interesariuszami dzięki szerokiej gamie narzędzi do komunikacji i współpracy w Dropbox.
Wszystkie wymienione wyżej aplikacje wspierające produktywność można łatwo zintegrować z kontem Dropbox, co oznacza, że możesz naprawdę uprościć procesy, poprawić widoczność i wydajność oraz zwiększyć produktywność w miejscu pracy.
