Czym jest edycja w czasie rzeczywistym?
Edycja w czasie rzeczywistym odnosi się do sytuacji, gdy wielu członków zespołu może jednocześnie pracować nad jednym plikiem i edytować go. Wszelkie zmiany w tym pliku są aktualizowane dla każdego użytkownika niemal natychmiast. Ten rodzaj współpracy w czasie rzeczywistym opiera się na aplikacjach online opartych na chmurze, które umożliwiają dowolnej liczbie użytkowników synchroniczny dostęp do plików i ich edycję. Mogą to być komputery, tablety lub urządzenia mobilne. A dzięki odpowiednim narzędziom może to odbywać się z dowolnego miejsca.
W przeszłości edycja i współpraca w czasie rzeczywistym były możliwe tylko w przypadku treści tekstowych. Można było na przykład edytować dokumenty przechowywane online w chmurze lub pracować w narzędziach do wspólnej edycji dokumentów, takich jak Dropbox Paper. Teraz jednak edycja filmów i dźwięku w czasie rzeczywistym jest możliwa dzięki narzędziom takim jak Dropbox Replay.

Sześć rzeczy, które wspólna edycja w czasie rzeczywistym może odblokować dla Twojego zespołu
Możliwość współpracy w czasie rzeczywistym oznacza oszczędność nie tylko czasu, ale także pieniędzy i zasobów.
1. Bardziej znaczące spotkania
Edycja w czasie rzeczywistym może również pomóc w maksymalnym wykorzystaniu zalet bezpośrednich spotkań. Dropbox Paper oferuje spersonalizowane szablony agend i notatek ze spotkań, które w połączeniu z edycją w czasie rzeczywistym czynią spotkania bardziej skonkretyzowanymi i produktywnymi. Wszyscy mogą sporządzać notatki w czasie rzeczywistym w tym samym miejscu, bez konieczności polegania na jednym protokolancie. To świetny sposób na zapewnienie, że wszystkie ważne informacje są łatwo dostępne dla całego zespołu.
Przypuśćmy, że Ty i inni członkowie zespołu jesteście poza biurem na warsztatach dotyczących produktów, które właśnie wprowadził Wasz klient i które będziecie reklamować. Zamiast sporządzać własne notatki i łączyć je w jedno sprawozdanie po szkoleniu, lepiej byłoby pracować na tym samym dokumencie, oszczędzając przy tym czas i zyskując pewność, że żaden szczegół nie został pominięty.
2. Lepsze, synchroniczne wykonywanie wielu zadań jednocześnie
Wyobraź sobie, że pewien zespół tworzy artykuł blogowy do swojej witryny. Można wyznaczyć jedną lub dwie osoby, które szukałyby informacji na dany temat i dodawały notatki do pliku Dropbox Paper. W tym samym czasie autor artykułu może przeglądać te informacje i od razu zacząć pisać.
Jeśli po rozpoczęciu realizacji projektu pojawią się jakieś zmiany w instrukcjach lub dalsze notatki, członkowie zespołu mogą łatwo je dodać jako adnotacje do tego samego dokumentu Dropbox Paper. Mogą nawet oznaczyć autora artykułu, by mógł on otrzymać błyskawiczne powiadomienie na ten temat.
Bez edycji w czasie rzeczywistym te kroki musiałyby następować po sobie, nie zaś jednocześnie. Nie tylko jest to czasochłonne, ale także wymaga wysyłania nowych wersji plików i tworzenia długich wątków e-mail dotyczących każdej zmiany. Po pewnym czasie, gdy wersji dokumentów będzie coraz więcej, może to doprowadzić do bałaganu w plikach.
Edycja w czasie rzeczywistym umożliwia pracę z poziomu jednej platformy, dzięki czemu nie trzeba przeszukiwać nieskończonej liczby prawie identycznych plików, by znaleźć ten, który jest akurat potrzebny.
3. Produktywne procesy oceny
Dzięki edycji w czasie rzeczywistym proces analizy i oceny projektu jest znacznie bardziej wydajny i produktywny.
Po przygotowaniu treści może być konieczne sprawdzenie jej nie tylko przez korektora lub recenzenta, ale także przez klientów, partnerów, zespoły prawne i inne zaangażowane strony. Dzięki edycji w czasie rzeczywistym nie trzeba czekać, aż jedna osoba podzieli się swoją opinią, by mogła zrobić to kolejna. Każdy może dodać adnotację do dokumentu lub filmu w dowolnym czasie, dzięki czemu autor artykułu może na bieżąco wprowadzać zmiany.
Jeśli pracujesz z innymi nad projektem filmowym, możesz nawet zorganizować wirtualną recenzję filmu na żywo za pomocą Dropbox Replay, aby wszyscy mogli oglądać, komentować i dodawać notatki bezpośrednio do filmu. W ten sposób wszystkie komentarze, opinie i poprawki są rejestrowane w jednym miejscu, gotowe do działania w oparciu o jedno źródło prawdziwych informacji.
Bez względu na rodzaj treści, z którymi pracujesz, jeśli wprowadzasz dwuetapowy proces weryfikacji, edycja w czasie rzeczywistym eliminuje konieczność zapisywania i wysyłania każdej zmienionej wersji oddzielnie. Gdy pierwsza recenzja jest już gotowa, możesz szybko i jednym kliknięciem powiadomić o tym kolejnego recenzenta, aby praca dalej mogła przebiegać sprawnie.
4. Efektywne pętle zbierania opinii
Dzięki edycji na żywo możesz usprawnić cały proces zbierania opinii. Jeśli opiniami i komentarzami dzieli się więcej niż jedna osoba, chcesz mieć pewność, że wszystkie notatki można łatwo znaleźć w jednym miejscu. Przekopywanie się przez liczne wątki wiadomości e-mail, chaty i znaczniki w dokumentach lub filmach w celu zebrania wszystkich opinii i notatek jest kłopotliwe i może doprowadzić do przeoczenia ważnych informacji.
Adnotacje w Dropbox Paper umożliwiają użytkownikom posiadającym dostęp dodawanie opinii bezpośrednio do recenzowanego dokumentu. Poza plikami w Dropbox Paper możesz dodawać adnotacje do zdjęć, plików PDF, Excel, Photoshop itd. bez dodatkowego oprogramowania.
Jeśli oznaczysz współpracownika w komentarzu lub w treści dokumentu Dropbox Paper, zostanie on o tym natychmiast powiadomiony, a właściciel pliku otrzyma informację na temat wszelkich zmian – niezależnie od tego, czy został oznaczony, czy nie. To samo dotyczy dodawania komentarzy do filmów w Dropbox Replay. Oznacza to, że praca może przebiegać płynnie i bez opóźnień.
Dzięki edycji w czasie rzeczywistym ważne opinie można zawsze łatwo znaleźć, by móc nimi zarządzać i wprowadzać odpowiednie zmiany. Możesz łatwo zobaczyć:
- czego dotyczy opinia;
- konkretną sekcję w dokumencie lub znacznik czasu filmu, którego dotyczy opinia;
- kto przekazał opinię;
- wszelkie dyskusje między członkami zespołu na temat tej konkretnej opinii;
…wszystko starannie ułożone w przystępne wątki, gotowe do działania.
Daje to możliwość lepszej organizacji środowiska pracy, co z kolei przełoży się na jakość wykonywanej pracy, ponieważ dzięki tym narzędziom będziesz w stanie rozpoznać i rozwiązać wszelkie pojawiające się problemy.

5. Sprawniejsze projekty, bardziej zadowoleni menedżerowie projektów
Edycja na żywo ułatwia zarządzanie projektami, chroniąc kierowników projektów przed zawiłymi procesami i niejasną komunikacją.
Mogą oni bowiem usprawnić przepływ pracy z poziomu centralnej platformy, na której każdy członek zespołu może się komunikować i współpracować w czasie rzeczywistym.
6. Łatwy sposób na edytowanie plików Microsoft Office i Dokumentów Google w czasie rzeczywistym
W czasie rzeczywistym w Dropbox możesz edytować nie tylko pliki Dropbox Paper lub filmy. Zintegruj konto Dropbox z Microsoft Office, będziesz w stanie wspólnie z innymi edytować pliki Word, Excel czy PowerPoint online. Możesz także wspólnie pracować nad Dokumentami, Arkuszami i Prezentacjami Google bezpośrednio w Dropbox.
Będziesz mieć możliwość zobaczenia w czasie rzeczywistym, kto pracuje nad plikiem, i kontaktowania się z tą osobą bezpośrednio za pomocą komentarzy. Wszystkie wprowadzone zmiany zostaną automatycznie zapisane na Twoim koncie Dropbox, a koledzy i koleżanki z zespołu będą mogli kontynuować pracę nad plikiem – nawet jeśli go zamkniesz.
Pozwala to na dalsze usprawnienie procesów. Na przykład zamiast przesyłać pięć różnych arkuszy kalkulacyjnych zawierających różne części składowe danego projektu analitycznego, możecie razem pracować na jednym pliku Excel z zakładkami dla każdego elementu, wiedząc, że wszystkie zmiany zostaną od razu zapisane na Twoim koncie Dropbox.
Narzędzia do edycji w czasie rzeczywistym na wyciągnięcie ręki
Dropbox nie tylko umożliwia edycję w czasie rzeczywistym, ale przenosi ją na wyższy poziom.
Zacznij od przekształcenia pustej kartki Dropbox Paper we w pełni funkcjonalną przestrzeń roboczą na każdym etapie projektu. Twórz listy kontrolne i listy zadań w dowolnym miejscu i od razu powiadamiaj swoich pracowników o wszystkich wprowadzonych zmianach. Możesz nawet dodawać klipy SoundCloud i filmy z serwisu YouTube.
Pracujesz nad projektem wideo? Planuj i twórz scenorysy w Dropbox Paper, a gdy przyjdzie czas na sprawdzenie filmu i poproszenie o opinię, po prostu otwórz go w Dropbox Replay. Za pomocą prostego łącza udostępnionego możesz gromadzić i zestawiać opinie ze znacznikami czasu w czasie rzeczywistym. Recenzenci nie potrzebują nawet własnego konta Dropbox, aby z Tobą współpracować.
Od wczesnego planowania strategii po opinie i etapy finalizacji, możesz poprawić przepływ pracy, produktywność i wyniki swojego zespołu dzięki narzędziom do edycji w czasie rzeczywistym, takim jak Dropbox Paper i Dropbox Replay. Tak łatwo jest podnieść wydajność zespołu dzięki edycji w czasie rzeczywistym. Wszystko, co musisz zrobić, to zacząć korzystać z Dropbox.