Como melhorar o controle de versão de documentos

Então, o que é exatamente o controle de versões?

As equipes das organizações de hoje colaboram entre vários departamentos, escritórios, fronteiras e fusos horários, sempre trabalhando com o mesmo conjunto de documentos. Embora essa configuração seja comum, as equipes frequentemente têm dificuldades para gerenciar as diferentes versões dos seus arquivos de trabalho. Quantos documentos com sufixo "FINAL" são renomeados para "FINAL V2"? Se sua equipe está perdendo tempo procurando os arquivos mais recentes ou tentando acompanhar as alterações, você precisa de um sistema de controle de versões.

O controle de versões gerencia diferentes versões de arquivos ao longo do tempo. Ele surgiu, originalmente, no desenvolvimento de software para gerenciar alterações de código. Mas o controle de versões não é tão complicado quanto parece. Pode ser simplesmente um software que rastreia alterações e permite acessar todas as versões anteriores de um arquivo a qualquer momento, algo comum em processadores de texto. Um sistema de controle de versões também pode ser um conjunto de regras para trabalhar com arquivos: como, por exemplo, usar uma estrutura de pastas definida para salvar diferentes versões.

As aplicações práticas de uso do controle de versões vão muito além da criação de códigos ou das atualizações mais recentes de um software. Por exemplo, o controle de versões de documentos pode ajudar um escritor a gerenciar diferentes rascunhos de um livro. Isso também pode ajudar um designer gráfico a acompanhar a versão final do projeto para um cliente.

Cinco razões pelas quais o controle de versões é essencial para as equipes

Ao trabalhar em documentos colaborativos, o controle de versões é essencial para manter todos alinhados. Para aprovar um documento finalizado, é crucial saber qual arquivo é a versão final, mas vai muito além disso. 

Usar o software certo e as recuperação de versões de maneira correta evita a perda de tempo e agiliza processos em organizações de vários portes. Veja por que isso é essencial:

1. Você mantém todas as versões dos arquivos

O principal benefício do controle de versões é reter todas as versões de um documento ou arquivo por meio de um fluxo de trabalho de projeto, do início ao fim. Você pode conferir as diferenças entre as versões e garantir que todas as alterações sejam aprovadas. Um sistema de controle de versões bem organizado permite ter certeza de que o que entra na versão final é final, e que não foi adicionado após o expediente de trabalho sem que todos os colaboradores soubessem.

Quando um projeto é concluído, o histórico de versões também pode ser crucial para revisar o trabalho da sua equipe. Nesse caso, o controle de versões de documentos pode servir como uma trilha de auditoria do trabalho das suas equipes durante um projeto, detalhando o histórico de revisões em cada etapa. Munido dessa informação, você pode diagnosticar melhor falhas nos processos, especialmente no que diz respeito a como otimizar seu trabalho no futuro.

2. É fácil encontrar soluções seguras para o manuseio e edição de arquivos

Nada atrasa mais o trabalho em equipe do que alguém sobrescrever um arquivo sem permissão ou excluí-lo acidentalmente. A partir desse ponto, não há nada que você possa fazer além de vasculhar seus e-mails, na esperança de encontrar uma cópia do arquivo original. Os sistemas de controle de versão mantêm as versões dos arquivos em cada etapa, para que você sempre possa contar com um backup. Com a recuperação de arquivos do Dropbox, se um membro da equipe fizer alterações ou excluir um arquivo, qualquer versão anterior estará sempre disponível.

3. Você pode monitorar as alterações feitas pelos membros da equipe

Quando você tem uma equipe grande trabalhando junto, é importante saber quem fez mudanças em quê, e quando. Documentos compartilhados normalmente incluem detalhes sobre quem editou o documento por último, mas outros membros da equipe podem não estar incluídos no arquivo. Nesse caso, você começará rapidamente a perder tempo enviando e-mails para perguntar quem revisou o arquivo e que edições implantou.

A atribuição de alterações em arquivos e diferentes versões de um documento a um membro da equipe é onde você precisa de um software de controle de versão. Ao utilizar o controle de versão no Dropbox, todas as alterações nos arquivos ficarão visíveis e diretamente associadas ao e-mail e à conta de cada membro da equipe. Você receberá notificações sempre que alguém editar um arquivo - mostrando os detalhes do que foi alterado - ou se mover ou excluir um arquivo em uma pasta compartilhada.

Esse nível de controle de versões cria um processo mais transparente para gerenciar seus arquivos e fica fácil saber quem é responsável por cada alteração. Você pode ver quando membros da sua equipe começarem a trabalhar em um arquivo ou se algo for alterado de forma incorreta ou por acidente. Você pode verificar imediatamente qualquer alteração nos arquivos com a pessoa em questão, sem precisar enviar e-mails constrangedores alertando toda a equipe em aplicativos de mensagens e outras ferramentas.

4. Permite criar uma única fonte de verdade em toda a sua organização

Quando você está trabalhando com uma equipe que opera em locais diferentes ou espaços regulamentados, o alinhamento é essencial. Mas, se as informações não estiverem centralizadas e acessíveis, as equipes sairão de sincronia, e surgirão os silos. Combinado com a arquitetura de informação correta, o controle de versões pode ajudar você a criar e ter acesso a uma fonte compartilhada de informações em todas os setores da organização.

Em vez de enviar constantemente diretrizes atualizadas, o controle de versão permite manter um documento centralizado com backups incrementais, ao qual todos na sua organização podem recorrer. Por exemplo, com o Dropbox, você pode armazenar suas diretrizes de RH em uma única pasta compartilhada, com permissões de acesso específicas para diferentes membros da equipe. Ao atualizar esses arquivos, os membros da equipe encontrarão as informações mais recentes na mesma fonte. Todos os editores terão um registro de todas as informações obsoletas. É uma maneira simples de garantir que tudo esteja armazenado com segurança, com backup e acessível a todos que precisarem.

5. Você pode usá-lo para automatizar e acelerar processos de negócios

O objetivo final de qualquer processo de otimização deve ser facilitar o trabalho e torná-lo menos demorado para os gerentes e membros da equipe. Desde o início, o controle de versões de documentos pode ajudar sua equipe a ser mais ágil. Ele mantém todos atualizados e alinhados sobre os documentos ao mesmo tempo que oferece uma proteção contra falhas e interrupções, causadas por erros na manipulação de arquivos.

Com os benefícios extras da supervisão, transparência e segurança, os sistemas de controle de versões podem fazer mais do que garantir que você trabalhe na versão mais recente de um arquivo. Eles podem fornecer estatísticas sobre os processos da sua equipe e ajudá-lo a refiná-los ainda mais e, depois, alinhá-los melhor por toda a organização.

Como criar um sistema de gerenciamento de documentos com controle de versões

Há várias abordagens que você pode adotar para o controle de versões, dependendo das necessidades da sua equipe e do tamanho da sua organização. A maior parte das pessoas dará um número para a versão do arquivo que estão enviando ou nomeará os documentos com as próprias iniciais ou com a palavra "revisado". Cada pessoa rotula as coisas de uma maneira diferente, então essa abordagem pode rapidamente se tornar confusa, especialmente com muitos colaboradores. Ao chegar nesse ponto, é necessária uma abordagem definida para gerenciar os arquivos de uma equipe.

1. Utilize convenções de nomenclatura

Pode parecer óbvio, mas sua equipe deve seguir regras rigorosas para nomear arquivos, pois elas são essenciais para o controle de versões. Para começar, convenções de nomenclatura devem ser consistentes e claras para todos que acessam os arquivos. Também devem se basear em como sua equipe interage com esses arquivos. Se, por exemplo, as datas dos documentos são o fator mais importante para sua equipe organizá-los, então os nomes dos arquivos devem começar com uma data. A primeira parte do nome deve refletir a forma mais comum de sua equipe fazer buscas entre esses documentos. A partir daí, os nomes dos arquivos devem incluir as informações mais importantes para determinar rapidamente o conteúdo. Se você vai usar uma convenção de nomenclatura apenas como sistema de controle de versões, ela também deve incluir um sistema de numeração de versões de arquivos diferentes e novas.

2. Faça uso da arquitetura da informação

Assim que você estabelecer um método para nomear seus documentos que funcione para sua equipe, você precisará de um sistema rapidamente acessível para armazenar seus arquivos com segurança. É aí que entra a arquitetura de informação, que é, simplesmente, o layout de pastas e arquivos que você usa para armazenar informações. Naturalmente, as convenções de nomenclatura também têm um papel fundamental neste caso: não faz sentido ter uma estrutura de nomeação de arquivos rígida se você tem uma pasta chamada "Trabalho". Entretanto, a arquitetura de informação também tem a ver com quem tem acesso a esses arquivos, porque nem todo arquivo deve ficar disponível para todos os membros da sua organização.

Normalmente, a melhor maneira de lidar com isso é por meio de uma solução de armazenamento de arquivos compartilhada. As Pastas da equipe do Dropbox permitem que você crie uma arquitetura de informação segura. Ao atribuir equipes específicas dentro do Dropbox, você pode criar repositórios para o trabalho delas com permissões de acesso específicas para pessoas de dentro e de fora da equipe.

3. Experimente um software de controle de versões

As convenções de nomenclatura e a arquitetura da informação são os pilares de um sistema bem-sucedido de gerenciamento de documentos. Entretanto, essas convenções também podem se tornar demoradas quando usadas como método principal do controle de versões. O software de controle de versões automatiza muitos processos sobre o controle de versões e fornece benefícios extras que as convenções de nomenclatura sozinhas não conseguem oferecer.

O Dropbox sincroniza e armazena automaticamente todas as versões anteriores de um arquivo. Todos os seus arquivos podem ser acessados ou revertidos por até 180 dias. A sincronização também serve como um backup para a versão atual do arquivo. Os membros da equipe podem trabalhar simultaneamente em arquivos separados com o Dropbox antes de atualizar para a versão atual, simplificando a mesclagem das alterações e a resolução de quaisquer conflitos de arquivos.

Em poucas palavras, o software de controle de versões simplifica todo o processo de versões de arquivos e fornece benefícios extras para as equipes que trabalham nestes documentos.

Ao monitorar as alterações, reduzir erros e garantir que todos trabalhem com a versão mais recente do documento, o controle de versões ajuda as equipes a se manterem eficientes e organizadas. Seja para gerenciar documentos comerciais ou colaborar em projetos, experimentar o controle de versões pode economizar tempo, evitar erros e otimizar seu fluxo de trabalho.