O que torna uma reunião eficaz?
Todo mundo já passou por isso: aquela reunião desagradável. São reuniões onde nada é resolvido, tudo é transferido para o próximo encontro, e todos saem com a sensação de tempo perdido. Um grupo de pessoas reunidas em uma sala para discutir vagamente quaisquer pontos que vêm à mente é uma clássica definição de reunião ruim. Para conduzir uma reunião bem-sucedida, são necessárias previsões reais. Além disso, se as reuniões são centrais em sua função, fazer o melhor é benéfico para toda a equipe.
Hoje em dia, as reuniões do conselho costumam ser trimestrais, em vez de semanais. Muitas empresas agora dependem de encontros informais de última hora. Mas reuniões ruins não são apenas uma chatice para todos. Também são caras. A comunicação inadequada, na realidade, causa perdas de até US$ 10.000 por funcionário. Portanto, conduzir reuniões eficazes não é apenas crucial para sua sanidade, mas também é financeiramente essencial para qualquer empresa, grande ou pequena.
A organização inteligente das reuniões começa muito antes do início da própria reunião e continua bem depois de seu término. Aqui estão pontos importantes a serem considerados ao agendar uma reunião bem-sucedida com um funcionário ou com toda a equipe.
Estabeleça o propósito da reunião
Muitas reuniões ruins terminaram com os trabalhadores todos na mesma página, sendo essa página: "Eu poderia ter aproveitado o tempo da reunião para realmente fazer as coisas que estávamos discutindo". Defina claramente o propósito da reunião antes de colocá-la no calendário. Uma das melhores maneiras de fazer isso é criar uma pauta de reunião bem elaborada.
Decida quando a reunião começa
Não anuncie repentinamente um horário de reunião no mesmo dia ou até mesmo no dia anterior. Quanto mais antecedência você avisar os participantes, maiores serão suas chances de uma reunião bem-sucedida. Não trate as reuniões como uma forma de exercer poder, usando a autoridade para desviar sua equipe de trabalhos mais importantes. Os recursos de gerenciamento de tarefas do Dropbox Paper oferecem uma visão clara da carga de trabalho de todos, para que você possa ver se a data escolhida é um bom horário para reunião ou se a equipe provavelmente tem itens de ação mais urgentes.
Da mesma forma, ferramentas de gerenciamento de tempo como essa permitem que você veja se os projetos encontraram algum obstáculo e se você precisa de uma reunião para resolver algum problema. Se sua equipe estiver espalhada pelo país ou até mesmo pelo mundo, você também precisará encontrar um horário que funcione para todos em todos os fusos horários. Se você não encontrar um horário que funcione para todos, verifique se uma reunião é absolutamente necessária ou tente configurá-la como uma reunião assíncrona .
Convide os participantes relevantes
Certifique-se de que as pessoas corretas sejam adicionadas ao convite. Não convide equipes inteiras se você sabe que alguns membros têm prioridades mais urgentes ou podem não estar muito envolvidos em um projeto. Da mesma forma, não descarte membros juniores da equipe ou estagiários que possam oferecer novas perspectivas. E com as integrações dos aplicativos Zoom e Slack no Dropbox para equipes, não há motivo para excluir membros de reuniões remotas. Considere as melhores práticas para reuniões remotas para envolver todos os colegas de trabalho. Você pode conduzir a reunião, criar uma ata e enviar o acompanhamento para qualquer membro da equipe, dentro ou fora do local, sem precisar alternar o contexto. Os participantes da reunião devem estar lá apenas para participar, então não deixe de convidar as pessoas que serão diretamente afetadas por tudo o que for discutido. Afinal, reuniões bem-sucedidas são a chave para uma colaboração de equipe mais eficaz.
Compartilhe informações, não fique esperando contribuições
Se você precisar fazer um brainstorming de novas ideias para um projeto, não convoque os membros da equipe para uma sala de reunião e espere que eles façam isso imediatamente. Ao planejar reuniões — especialmente para brainstorming — reúna inspiração e anote suas próprias ideias primeiro. Depois, avise os participantes para que eles possam chegar bem preparados à reunião. Ao planejar tarefas ou metas, peça aos membros que considerem metas SMART com antecedência para alinhar os objetivos. Você quer que eles sejam capazes de agregar valor, então crie um documento útil no Paper que os participantes da reunião possam ler antes da reunião e até mesmo adicionar suas próprias ideias.
Permita que decisões sejam tomadas
Reuniões eficazes devem ser como qualquer outra tarefa: começando com um propósito e terminando com uma solução, ou ao menos definindo os próximos passos. Se a reunião é sobre resolver uma questão, dê a todos os presentes a oportunidade de opinar sobre como abordar o problema. Em seguida, dedique o tempo da reunião para resolvê-lo em equipe. Não permita que a reunião termine sem que os planos de ação estejam claros para todos os participantes, com prazos atribuídos para cada membro da equipe e datas em que tarefas específicas precisam ser concluídas.
Como conduzir uma reunião
Reuniões eficazes nem sempre precisam ocorrer em uma sala de reunião física. Se alguns membros da equipe trabalham remotamente, esse plano nem sempre é possível. Uma boa reunião nunca deve depender de onde ela será realizada — Zoom ou Google Hangouts são configurações perfeitamente adequadas.
Não há motivos para uma só pessoa fazer anotações quando todos os presentes podem inserir notas em um documento colaborativo enquanto a reunião acontece. Embora possa parecer um exagero de informações, isso também incentiva todos a realmente se envolverem na reunião em tempo real. Isso também significa que os membros da equipe que trabalham remotamente e, por vezes, demoram a entrar na reunião, devido a fusos horários diferentes ou má conexão, não precisam esperar até o fim da reunião para saber o que perderam: eles podem verificar ali mesmo no documento ao vivo. E, para pessoas mais introvertidas, as anotações feitas dessa maneira durante a reunião podem ser mais práticas. É possível editar e destacar os pontos principais pela perspectiva de todos e, posteriormente, incluí-los em um e-mail para acompanhamento.
E-mails para acompanhamento devem sempre ser enviados, pois, mesmo na melhor das hipóteses, é pouco provável lembrar de tudo o que foi mencionado em qualquer reunião, mesmo que você tenha tomado notas. Um e-mail para acompanhamento escrito por quem planejou a reunião ajuda os participantes a identificar e priorizar os pontos principais da discussão. Uma reunião verdadeiramente bem-sucedida é aquela em que todos são capazes de lembrar claramente o que foi discutido. Se o seu dia é todo composto por reuniões e anotações, coloque-as em um formato simplificado usando um modelo de atas de reunião.
Tipos de reunião
Nem toda reunião precisa ter uma importância enorme. O item da pauta da sua reunião pode ser algo facilmente resolvido entre você, o gerente financeiro e um quadro branco — ou um prático aplicativo de digitalização de documentos para todas aquelas faturas. Uma reunião pode ser tão simples quanto usar o Slack com um freelancer para que ele saiba que você está sempre disponível caso precise de você. Ou talvez seja conversar com um colega durante o almoço. No final das contas, as reuniões são apenas um método de manter a comunicação viva. Não descarte problemas só porque eles não foram discutidos em uma reunião oficial, e não deixe de fazer o acompanhamento só porque o número de pessoas era de no máximo duas. Lembre-se: toda reunião conta, não importa quão pequena seja.
Motive sua reunião
Se a reunião consiste em atualizações a respeito do escritório ou para apresentar novos membros da equipe, elas podem ser consideradas não essenciais por alguns. No entanto, no que diz respeito a formação de equipes, essas reuniões são fundamentais para a cultura corporativa em geral. Dê aos membros da equipe motivos para que apresentem ideias: trazer comida, por exemplo, pode transformar uma reunião produtiva em um almoço em equipe. Ou você pode insinuar que revelará algo interessante, mesmo que seja apenas o local da festa de fim de ano.
Todos podem planejar uma reunião
Há uma ideia ultrapassada de que a organização de reuniões só pode ser feita por chefes que têm o poder de convocar a equipe. Mas a comunicação é uma via de mão dupla. Se você acha que uma reunião é necessária, convoque-a. Apenas saiba que cabe a você garantir que a reunião seja produtiva, e não uma perda de tempo.
As reuniões são para todos compartilharem ideias, bem como expor preocupações e encontrar soluções. Digamos que há um problema que nem mesmo a melhor ferramenta de gerenciamento consegue resolver. Aí está uma ótima oportunidade para abordar o problema diretamente com sua equipe. As reuniões devem dar voz a todos, não importando sua função ou localização. E, com ferramentas digitais eficazes à sua disposição, todas as reuniões podem correr de maneira tranquila.
