Nesse momento em que nunca foi tão fácil se distrair, precisamos de ferramentas que facilitem a produtividade pessoal e profissional. Porém, com tantos aplicativos alegando fazer exatamente isso, escolher o mais adequado tornou-se uma distração em si.
Para ajudar a entender tudo isso, compilamos um destaque das ferramentas de produtividade favoritas do setor para aproveitar seu potencial diário.
Além disso, quando aplicável, mostraremos como esses aplicativos de produtividade inovadores podem ser combinados com o Dropbox para uma experiência ainda melhor.
Os melhores aplicativos de produtividade para gerenciamento de tarefas e tempo
Não importa se você precisa de ajuda para gerenciar fluxos de trabalho, tempo ou foco, os aplicativos abaixo são ferramentas eficazes para impulsionar a produtividade tanto para o uso profissional como o pessoal.
E como raramente existe um aplicativo de produtividade que atenda a todos os gostos, fornecemos exemplos para uma série de cenários, desde a automatização de tarefas repetitivas até a aceleração de assinaturas eletrônicas.
Muitos desses aplicativos oferecem uma versão gratuita juntamente com alternativas pagas com recursos adicionais, por isso vale a pena notar que alguns recursos descritos têm um custo.
1. Zapier
Plataformas: aplicativo da Web, extensão do navegador
Útil para: automação multiplataforma
Embora esta lista abranja principalmente aplicativos gratuitos de produtividade para iPhone, Android e desktop, Zapier existe apenas como um aplicativo web e extensão do Chrome.
O Zapier não é realmente um aplicativo. É uma plataforma de automação que move informações entre os aplicativos que você usa todos os dias, para que você possa economizar tempo, reduzir tarefas entediantes e se concentrar em seu trabalho mais importante. Os fluxos de trabalho automatizados do Zapier são chamados de “Zaps”, e você pode criar um Zap do zero ou escolher de uma biblioteca de modelos pré-criados, sem necessidade de código.
Dê superpoderes ao Dropbox com as automações do Zapier
O Zapier não é apenas uma ótima ferramenta para automação em geral: quando combinado com o Dropbox ele pode ser usado para conectar o armazenamento em nuvem para milhares de aplicativos populares e aumentar a produtividade. Aqui estão algumas ideias para você começar:
- Salve novos anexos de e-mail no Dropbox
- Envie vídeos salvos no Dropbox instantaneamente para o YouTube
- Adicione uma nova linha a uma Planilha do Google para cada novo envio do Dropbox
- Faça backup de e-mails recebidos como arquivos no Dropbox
2. Trello
Plataformas: iOS, Android e aplicativo da Web
Útil para: gerenciamento de tarefas
O Trello torna o gerenciamento de trabalho simples, digerível e atraente, permitindo que você organize e priorize projetos de forma divertida, flexível e gratificante. Os quadros, listas e cartões intuitivos do Trello facilitam a organização de ideias e o acompanhamento de um projeto.
Por exemplo, digamos que sua equipe de marketing esteja gerenciando o calendário editorial no Trello. Ela pode criar listas para cada etapa do processo, como “Ideias”, “Redação”, “Edição” e “Publicado” e, em seguida, adicionar um cartão para cada artigo. Os cartões podem ser atribuídos a membros da equipe, podem ser incluídas datas para o vencimento de cada etapa do processo e todos os anexos de arquivos do Dropbox e do Dropbox Paper. Com isso, tudo fica organizado em um local central, para que você não precise vasculhar infinitas trocas de e-mail para conseguir fazer as coisas.
Claro, isso é só o começo. A flexibilidade do Trello permite que ele se adapte a qualquer equipe. Além disso, com mais de 150 integrações aos seus aplicativos e serviços favoritos com "Power-Ups" e automação integrada, o Trello é um conveniente hub de produtividade para equipes de qualquer lugar.
Aproveite melhor o Trello com o Dropbox
Não seria ótimo se você pudesse ver atualizações relevantes do Trello enquanto verifica arquivos no armazenamento em nuvem? Integre sua conta do Dropbox com o Trello para:
- Anexar arquivos e pastas aos cartões Trello diretamente do Dropbox
- Visualizar os arquivos anexados do Dropbox sem sair do Trello
- Faça com que as atividades do Trello referentes a qualquer arquivo anexado do Dropbox sejam refletidas diretamente no Dropbox
3. Slack
Plataformas: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, aplicativo da Web e extensão do navegador
Útil para: comunicação e colaboração em equipe
O Slack tem sido uma potência de produtividade, destacado pelas grandes corporações como uma solução completa essencial para facilitar a colaboração eficiente e produtiva da equipe.
Crie canais para equipes e projetos e aproveite ferramentas especializadas para estimular a colaboração. Os canais não só simplificam a comunicação internamente, como também permitem que você colabore com parceiros fora da sua empresa, incluindo clientes, parceiros ou prestadores de serviços.
Possibilitando uma comunicação fluida para equipes remotas, o Slack permite que você faça chamadas de voz e vídeo, crie canais para projetos, compartilhe telas e envie arquivos com facilidade, para que tudo aconteça em um aplicativo abrangente.
4. Asana
Plataformas: extensão do navegador, iOS e Android
Útil para: gerenciamento abrangente de projetos
O Asana facilita a produtividade com uma enorme variedade de ferramentas de gerenciamento de trabalho, ajudando você a ver um projeto do início ao fim com recursos que reforçam o rastreamento, a comunicação, o gerenciamento da equipe e muito mais.
No Asana, você pode criar grupos diferentes para cada equipe ou departamento em sua empresa. Depois, pode criar projetos e, dentro desses projetos, pode adicionar tarefas e subtarefas e um cronograma ou prazo para cada um delas. Você pode atribuir tarefas e projetos a equipes ou pessoas específicas, comentar tarefas com informações ou instruções extras e adicionar outros colegas de equipe como seguidores para que sejam notificados sobre quaisquer atualizações.
Manter-se no caminho certo é tão importante quanto ser produtivo. Felizmente, o Asana oferece configurações adicionais que facilitam isso:
- Marcos - para que os objetivos do projeto permaneçam sempre claros
- Dependências - para que todos saibam quais tarefas devem ser concluídas para que outras possam começar
- Cronogramas - para que uma visão geral completa de um projeto seja fácil de acessar e analisar
Esse é um resumo do que o Asana tem para oferecer, mas há muitos recursos mais intrincados e intuitivos dentro do aplicativo que simplificam o gerenciamento de projetos. O Asana abrange todos os aspectos de um projeto: rastreamento de tempo, conferência, cronograma, tomada de notas e muito mais.
Reúna arquivos e gerencie os projetos do Asana em um só lugar — com o Dropbox
Quanto menos tempo você gastar procurando arquivos, mais tempo poderá dedicar ao desenvolvimento dos seus projetos. Ao conectar o Asana ao Dropbox, você pode anexar e compartilhar arquivos do Dropbox diretamente pelo Asana, tornando-o ainda mais eficiente.
5. Dropbox Sign
Plataformas: aplicativo da Web, API, iOS e Android
Útil para: eficiência do fluxo de trabalho de assinatura eletrônica e contrato
Ficaram para trás os dias em que os documentos precisavam ser impressos, assinados, digitalizados e enviados para o próximo signatário. O Dropbox Sign permite que você assine documentos digitalmente, poupando muito tempo e simplificando o processo. Isso é especialmente útil no ambiente de trabalho moderno e digital, onde é improvável que cada signatário esteja em um espaço de trabalho.
Você pode usar o Sign para qualquer documento: NDAs, contratos de locação, contratos de trabalho, etc. Com 17 tipos de arquivos aceitos, você pode enviar praticamente qualquer coisa que possa exigir uma assinatura pelo Sign. As assinaturas eletrônicas no Sign são juridicamente vinculativas e altamente criptografadas, para que você possa ter certeza de que tudo é legítimo e que seus dados pessoais estão seguros.
Você pode enviar solicitações em massa, seja em uma ordem específica para que cada signatário seja notificado em sequência assim que o signatário anterior tiver assinado, ou todos de uma vez. Os destinatários só precisam entrar, ler o documento, adicionar a assinatura eletrônica, e o documento será automaticamente devolvido a você, assinado e entregue em um instante.
Simplifique ainda mais o processo criando ou usando modelos pré-existentes e adicione logotipos personalizados e identidade visual com o clique de um botão.
As ferramentas de gerenciamento de equipe do Sign permitem que você conceda acesso a diferentes grupos ou indivíduos, defina signatários opcionais, obrigatórios e em cópia, configure lembretes para garantir que tudo seja assinado oportunamente e muito mais.
6. IFTTT
Plataformas: somente dispositivos Android e iOS
Útil para: automação com dispositivos inteligentes
O IFTTT é um aplicativo de produtividade intuitivo. Será literalmente produtivo em seu nome.
O IFTTT estabelece funções condicionais automatizadas com base em seu modelo “Se isso, então aquilo”. Com os “Applets” pré-construídos do IFTTT, se uma coisa acontecer em um lugar, então uma ação específica será tomada em outro, semelhante ao Zapier, mas mais simples.
Por exemplo, você pode adicionar músicas do YouTube automaticamente às playlists do Spotify sempre que curtir vídeos. Integre o IFTTT com a tecnologia de casa inteligente para que você possa, por exemplo, ter seu aquecedor ligado sempre que se aproximar da sua rua. Sempre que você for marcado em uma foto do Facebook, o IFTTT pode salvá-la no Dropbox.
Esse nível de automação, sem dúvida, aumenta a produtividade, cuidando de tarefas para as quais você não deve ter que abrir mão de tempo e recursos valiosos.
O IFTTT funciona com muitos dispositivos domésticos inteligentes e aplicativos móveis que não funcionam com o Zapier, e vice-versa. Ele também tem melhor funcionalidade para smartphones, enquanto o Zapier funciona predominantemente em desktops, então ambos são úteis cada um à sua maneira.
Como melhorar o gerenciamento de tempo e a produtividade com o Dropbox
O Dropbox também é um impulsionador de produtividade, com ferramentas que facilitam o gerenciamento de projetos, o gerenciamento de arquivos e a colaboração remota. Com o Dropbox, você pode levar qualquer projeto desde os estágios iniciais da estratégia até a produção e o feedback e além: tudo em um só espaço.
Use o aplicativo gratuito em qualquer dispositivo (Apple, Microsoft ou outro) para acessar, editar e gerenciar o seu trabalho a partir de qualquer lugar, mantendo os seus dados seguros. Crie planos de projetos, listas de tarefas, faça anotações, deixe feedback em tempo real e mantenha as partes interessadas envolvidas com uma série de ferramentas de comunicação e colaboração no Dropbox.
Todos os aplicativos de produtividade acima mencionados podem ser facilmente integrados à sua conta do Dropbox, o que significa que você pode realmente simplificar fluxos de trabalho, melhorar a visibilidade e a eficiência e, por sua vez, aumentar a produtividade no local de trabalho.
