Qual é a definição de digitalização?
Digitalização é o processo de pegar processos analógicos e objetos físicos e torná-los digitais. Pense em como digitalizar documentos em papel ou usar armazenamento em nuvem para salvar todos os seus arquivos importantes elimina a necessidade de armários de arquivo desajeitados. Todas essas coisas que antes eram feitas off-line e em papel agora podem ser completamente digitais graças à digitalização e às tecnologias digitais muito mais eficientes. A transformação digital, embora pareça semelhante, é um termo usado para descrever o processo geral de migração digital, como converter o plano de marketing inteiro da sua empresa para um futuro mais digital.
Por que devo usar a digitalização?
Há muitas razões para tornar-se digital, a mais básica é que a maioria das pessoas já fez essa mudança. Você pode ter notado que seu banco está dando a você a opção de extratos sem papel, ou que a empresa de luz está adotando as contas digitais. Você certamente pode optar pelo formato antigo, mas a sociedade, geralmente, está abraçando um futuro digitalizado, então é importante não ficar para trás. Marcas e famílias em todos os lugares estão passando por uma transformação digital. Modelos de negócios inteiros estão sendo baseados na digitalização e a seguir estão alguns dos benefícios que levam a isso:
Acesso a seus documentos usando qualquer dispositivo
Nada de esquecer documentos importantes em casa ou deixar de enviar uma digitalização por e-mail. Salve seus documentos on-line com o Dropbox e você poderá acessá-los de qualquer lugar. Você pode acessar sua conta do Dropbox pelo telefone, PC ou tablet e ter acesso aos seus documentos tão necessários. E mesmo se estiver off-line, você ainda pode continuar trabalhando neles.
Facilita o compartilhamento de documentos
Pense nas mídias sociais e em como o upload de uma imagem instantaneamente a torna disponível para todos que queiram uma cópia — essa é a personificação da digitalização bem-sucedida de documentos. Já se foram os dias em que você tinha que pagar por uma cópia de uma foto. Depois, pague novamente por uma cópia para dar a um amigo. Com documentos em formato digital, fica fácil compartilhar, editar e colaborar.
É mais ecológico e econômico
Com tudo online, as impressoras se tornarão cada vez mais obsoletas. Isso significa que não há desperdício de papel na impressão de documentos não essenciais, nem descarte de folhas devido a impressões borradas. Além disso, você e sua empresa/família vão economizar em longo prazo, afinal, o toner para impressora é vendido a preço de ouro.
É mais seguro
Você pode ter um arquivo sofisticado, perfeitamente categorizado por data e hora, mas e se algo acontecesse com ele ou com os documentos que ele contém? Seja um incêndio, um assalto ou apenas uma xícara de café derramada, você não deve confiar em uma única cópia dos seus documentos importantes. Você deve sempre ter um backup digital de tudo, incluindo fotos anteriores. Fazer backup do PC e de arquivos é simples com o Dropbox e quando é tão fácil digitalizar seus documentos usando seu telefone com o Dropbox, não há desculpas. Além disso, com recursos de segurança cibernética que fornecem proteção por senha - onde você pode definir um limite de tempo para o acesso das pessoas - não há maneira mais segura de manter seus documentos.
Organização fácil
Você pode ser a pessoa mais organizada do mundo, mas mesmo seu melhor sistema de arquivamento provavelmente não será tão eficiente quanto o digital. Com uma busca rápida que pode ajudar você a encontrar seus documentos com base no nome do arquivo, o Dropbox vai um passo além com o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). Essa tecnologia inteligente pesquisa nos dados digitalizados dos seus documentos escaneados para reconhecer palavras e associá-las ao seu termo de pesquisa. Então, digamos que você precisa de uma conta de luz de abril de 2019, você pode pesquisar “abril de 2019” ou “04/19” e o OCR encontrará qualquer documento que contenha essas informações. Muito melhor do que procurar manualmente em pilhas de contas.
Está sempre disponível
Precisa colaborar com sua equipe ou obter uma assinatura em um documento? Sem problemas. Você não precisa mais reunir o grupo para trabalhar em um projeto ou marcar uma reunião para colocar a caneta no papel; você pode usar assinaturas eletrônicas e documentos compartilhados para realizar trabalhos importantes sem deixar que a logística interrompa seus processos comerciais.
É mais do que documentos
Digitalizar é muito mais que converter contas, recibos e contratos em PDF. É possível criar uma versão digital de praticamente tudo, o que é muito mais conveniente. Fotos, esboços, brainstorms, cartões de visita que você pode perder ou recortes de revistas que despertam sua inspiração - você pode salvar e acessar tudo isso digitalmente em qualquer lugar e hora com apenas alguns toques.
Ela protege os documentos contra desgaste
Documentos e fotos de anos passados só vão ficar mais e mais velhos, desbotados, danificados ou serão extraviados. As soluções de digitalização ajudam a transferir esse legado de imagens e textos para locais on-line seguros, onde podem ser copiados em backup para nunca mais serem perdidos.
É fundamental para a experiência do cliente
Se você tem uma pequena empresa, ou mesmo uma grande empresa, sua reputação e senso de confiabilidade dependem da qualidade de sua oferta. Isso não significa apenas o serviço ou produto que você está vendendo, mas os padrões que você tem em sua administração e correspondência. Uma fatura em papel ou correspondência tradicional completa com fotocópias não favorece sua marca, apenas faz você parecer antiquado. Além de ser também um inconveniente para seu cliente, que agora tem quinhentas folhas de papel para armazenar cuidadosamente ou dedicar tempo para enviar de volta para você. Adote o digital para engajar clientes e se apresentar como uma empresa pró-ativa, moderna e eficiente.
A digitalização é o futuro
Novas soluções digitais têm o hábito de afastar suas contrapartes mais antigas e, quando essas soluções chegam, a adoção é muito mais fácil se você já estiver atualizado. Pense na transição fácil que você fez de CDs para streaming de música. Nos primeiros dias, ainda havia suporte para ambos, com PCs e aparelhos de som de carro oferecendo uma transição suave com leitores de CD e conectores auxiliares. Agora, não é fácil encontrar um CD player, mas você tem um MP3 player integrado diretamente em seu celular, leitor de eBook ou rastreador de exercícios físicos.
O mesmo vale para a digitalização de documentos, se não fizer isso agora, você vai tornar a vida mais difícil para você mesmo no futuro, e pode não haver maneira fácil ou barata de preencher a lacuna entre documentos em papel e inovação digital quando o próximo avanço acontecer.
Tornando-se digital
É provável que sua casa e seu escritório já tenham se tornado digitais em diversas áreas, desde streaming de TV até o trabalho em conjunto em um único documento on-line. Pode valer a pena reservar um tempo para rever o que você ainda não armazenou com segurança na nuvem, já que a conversão de documentos analógicos é algo que muitos de nós provavelmente negligenciamos.
