Как облачное хранилище документов обеспечивает безопасность и порядок в ваших документах

Когда документы разбросаны по почтовым ящикам, ноутбукам, внешним дискам и общим папкам, даже небольшие задания могут быстро превратиться в хаос. Вы тратите время на поиск последней версии, и становится всё сложнее контролировать, у кого есть доступ к конфиденциальным файлам.

Облачный объем места для документов дает вам единое место для хранения рабочих документов в упорядоченном виде, с возможностью поиска и удобного и безопасного обмена файлами. В этом руководстве вы узнаете, как это работает, чем оно отличается от доступного в автономном режиме объема места и создания резервной копии, а также на что обратить внимание, если вам нужны и безопасность, и повседневный доступ.

Хотите сразу перейти к хранению документов? Оформите тарифный план Dropbox, чтобы начать.

Что такое облачное хранилище документов?

Облачное хранилище документов — это способ хранить документы онлайн, чтобы получать к ним доступ, обновлять их и делиться ими из веб-браузера, на компьютере или на мобильном устройстве. Примеры включают контракты, PDF-файлы, предложения, счета, справочники, формы, заметки о встречах или отсканированные записи.

Не путайте хранение документов и резервное копирование. Объем места для документов предназначен для файлов, с которыми Вы работаете каждый день. Резервное копирование предназначено для восстановления — это копия, которую можно восстанавливать после потери, повреждения или порчи данных. Вы можете использовать оба варианта, но они решают разные задачи.

Чем локальное хранилище документов отличается от облачного?

Доступный в автономном режиме объем места документов хранит файлы на одном устройстве, например на ноутбуке или внешнем диске. Это может быть полезно, когда вам нужен прямой доступ в автономном режиме, но при этом усложняет обмен файлами и повышает риск работы с устаревшей копией.

Облачный объем места документов обеспечивает доступ к файлам на всех используемых вами устройствах. С Dropbox синхронизированные файлы всегда обновлены до последней версии на компьютере, мобильных устройствах и в интернете, а выбранные файлы можно сделать доступными в автономном режиме, когда они вам нужны. При повторном подключении ваши изменения синхронизируются автоматически.

На практике облачное хранилище становится более удобным местом для активных документов. Объем места, доступный в автономном режиме, по-прежнему актуален, но вы тратите меньше времени на выяснение того, на каком устройстве находится последняя версия файла.

Насколько безопасно облачное хранилище документов для конфиденциальных данных?

Облако объем места документов настолько безопасно, насколько надежны средства управления доступом к файлу. Для конфиденциальных документов сосредоточьтесь на четырех основных аспектах: 

• Шифрование
• Надежная защита аккаунта
• Управление доступом
• Варианты восстановления

С Dropbox файлы защищены как при передаче, так и при хранении, а с помощью двухфакторной проверки подлинности можно добавить дополнительную защиту. Вы также можете управлять тем, кто может открывать или редактировать документы, а в поддерживаемых тарифных планах — защищать общие ссылки паролями или сроком действия.

Это важно, потому что безопасное хранение — это больше, чем просто размещение файла онлайн. Необходимо ограничивать доступ, аккуратно делиться файлами и восстанавливать документ, если кто-то случайно изменит или удалит его.

Как работает журнал версий файлов в системах хранения документов?

Журнал версий позволяет восстановить более раннюю версию документа после перезаписи, ошибочного редактирования или неправильного сохранения. Это отличается от восстановления удаленных файлов, при котором возвращается полностью удаленный файл. Когда документы проходят через множество рук, важно и то, и другое.

В Dropbox вы можете просматривать журнал версий и восстанавливать удаленные файлы, поэтому вам не придется создавать документ заново после ошибочного изменения. Сроки восстановления зависят от тарифного плана.

На практике вам потребуется меньше дублирующих черновиков. Вместо того чтобы сохранять «контракт_финал», «контракт_финал_v2» и «контракт_финал_реальнофинал», вы можете хранить один рабочий файл и возвращаться к предыдущим версиям при необходимости.

Как поддерживать порядок в облачных документах?

Хорошее облачное хранилище документов должно не только надежно хранить документы, но и позволять легко находить их после загрузки. Начните со структуры папок, которая соответствует тому, как люди работают на самом деле, — по клиентам Dropbox, рабочим группам, проектам или годам. В Dropbox общие папки предоставляют доступ нужным людям, не вынуждая всех создавать дублирующие копии.

Поиск важен не меньше, чем структура. С Dropbox можно выполнять поиск по имени файла и уточнять результаты с помощью фильтров, таких как тип файла или дата. В поддерживаемых тарифных планах поиск также может выполняться по содержимому поддерживаемых типов файлов, что помогает, когда вы помните содержимое, но не помните имя файла.

Если вы регулярно работаете с одними и теми же типами документов, установите правила, прежде чем в библиотеке возникнет беспорядок. Определите, где хранятся черновики, где должны находиться окончательные файлы и как следует называть загружаемые файлы. Для повторяющихся задач по систематизации добавьте автоматизацию там, где она действительно экономит время, но только после того, как сама структура станет логичной.

На что обратить внимание при выборе облачного объема места документов для безопасной услуги для обмена файлами

При сравнении инструментов облачного хранения документов не стоит ориентироваться только на объем места. Вопрос в том, останется ли система полезной после того, как в нее будут помещены документы. Обратите внимание на следующее:

• Разрешения, позволяющие контролировать, кто может просматривать или редактировать
• Средства управления ссылками, такие как пароли или сроки действия, где доступно
• Журнал версий и восстановление удаленных файлов
• Поиск, который помогает находить файлы не только по расположению папки
• Понятная модель организации, включая папки, правила именования и поддержку повторяющихся рабочих процессов
• Синхронизация и автономный доступ, чтобы документы оставались доступными на всех устройствах

Dropbox объединяет эти основные потребности с помощью синхронизации, разрешений, средств управления ссылками, журнала версий, поиска и автономного доступа. Это делает его практичным выбором, если вам нужно безопасное хранилище документов, которое при этом остается удобным в повседневном использовании.

Храните документы в безопасности и порядке с Dropbox

Облачное хранилище документов должно не только хранить файлы. Оно должно упрощать Protect документов, их поиск и восстановление в случае возникновения проблем.

Dropbox объединяет объем места, общий доступ, поиск и журнал версий, чтобы документы оставались управляемыми по мере роста вашей библиотеки. Ознакомьтесь с облачным хранилищем, чтобы узнать, как Dropbox помогает работе продвигаться.