Контракты, налоги, банковские выписки, файлы, папки, видео и многое другое... Управление цифровыми или физическими документами и активами — это важная часть ведения собственного бизнеса.
Специализированные облачные решения позволяют с легкостью хранить данные в одном надежном и безопасном пространстве, освободив место в офисе. К тому же, если вы храните данные в облаке, доступ к ним можно получать с различных устройств, в любом месте и в любое время. Однако хранение и организация файлов — это не одно и то же.
Если вы фрилансер или индивидуальный предприниматель, хорошая система управления цифровыми файлами может сэкономить вам значительное количество времени и усилий. Это время вы могли бы потратить на работу над своим ремеслом или развитие своего бизнеса.
В этом руководстве мы объясним, как организовать цифровые файлы наиболее эффективным и действенным способом. Но сначала давайте рассмотрим, почему нам вообще следует управлять нашими цифровыми файлами.
Почему важна организация цифровых файлов?
Чтобы обеспечить бесперебойную работу малого бизнеса, необходимо быть гибким и уметь адаптироваться. Вы спланировали свадьбу мечты для своих клиентов, но в последнюю минуту они потеряли план рассадки гостей, и вам нужно быстро его найти? Провели несколько видеосъемок одну за другой для разных заказчиков, и теперь материалы нужно обработать и смонтировать? Если вы знаете, к какому проекту относится каждый ролик, процесс монтажа займет куда меньше времени.
Уделив время на приведение файлов в порядок, вы упростите жизнь себе и своим клиентам.
Сколько времени требуется для систематизации файлов?
Количество времени, которое вам потребуется на сортировку цифровых файлов, будет зависеть от того, насколько их необходимо организовать. Если речь о десятке проектов (или вы только начинаете свое дело), выделите для этого занятия вечер. На приведение в порядок файлов, папок и активов, которые копились месяцами, а то и годами, потребуется несколько дней, а то и неделя-другая.
Да, систематизация файлов — дело нелегкое. Но стоит того, чтобы создать этот единственный источник истины, на который вы можете положиться. Представьте, насколько проще будет ссылаться на старые творческие проекты, если у них будут понятные названия, а все активы будут храниться в одной папке. А еще лучше, с нетерпением ждите недооцененной радости от того, что вы поделитесь своей полностью организованной папкой «Налоговые декларации 2024/25» со своим бухгалтером. Затем расслабьтесь и позвольте им сделать все остальное.
Относитесь к организации файлов как к управлению почтовым ящиком: поначалу это дело хлопотное, но если уделить ему время, то вы сможете находить нужное быстрее и эффективнее.
Как систематизировать цифровые файлы
Существует множество способов систематизации цифровых файлов, поэтому важно выбрать наиболее подходящий для вас. Нет смысла внедрять проработанную систему организации, если она замедляет работу или затрудняет поиск нужных файлов.
Чтобы помочь вам начать работу, мы собрали 10 самых полезных советов по управлению файлами.
- Выберите одно место для хранения файлов и папок.
- Удаляйте или архивируйте дубликаты файлов.
- Создавайте четкую иерархию для папок и вложенных папок.
- Используйте понятные, недвусмысленные названия.
- Придерживайтесь системы присвоения названий.
- Сортируйте файлы сразу
- Храните самые важные документы в безопасном месте.
- Делайте цифровые копии физических документов.
- Не бойтесь удалять неиспользуемые файлы.
- Регулярно создавайте резервные копии своих файлов и жесткого диска.
1. Выберите одно место для хранения файлов и папок
Если вы индивидуальный предприниматель, наверняка ваш компьютер — командный центр вашей деятельности. Логично было бы хранить все файлы, папки и материалы именно здесь. Единственная проблема в том, что произойдет, если ваш компьютер сломается, будет украден или потеряется? Ведь вместе с ним пропадут все ваши тщательно разложенные файлы и папки. Не лучший сценарий, правда?
Облачное хранилище — это безопасный и надежный вариант хранения всех ваших материалов. Файлы и папки хранятся в облаке, так что можно не переживать из-за потенциального сбоя или кражи ноутбука. Доступ к файлам можно получить откуда угодно и когда угодно. Даже если случится худшее, вы просто возьмете другой ноутбук и быстро продолжите работу с того же места, где остановились.
2. Удалить или архивировать дубликаты файлов
Здесь все просто: дубликаты файлов — это вдвое больше работы. Удалите их, прежде чем раскладывать документы по каталогам. Если вы не уверены, что какие-то файлы вам больше не понадобятся, отложите их в папку «Архив».
Если вы решите сохранить их, Dropbox позволяет вам хранить файлы онлайн и устанавливать их как доступные только онлайн. Это означает, что они по-прежнему в безопасности в облаке, когда они вам понадобятся, но не занимают ценное место на вашем устройстве. Нет необходимости хранить все ваше портфолио на вашем надежном Mac или Windows PC. Просто сохраните его в облаке и получайте доступ к своей работе, когда вам нужно поделиться ею с клиентами!
3. Создавайте папки и подпапки с четкой иерархией.
У вас нет времени просматривать множество папок, чтобы найти нужный файл «Campaign_Asset_016.jpg». Создайте структуру папок, в которой легко ориентироваться, а затем храните связанные файлы, документы и ресурсы вместе, независимо от типа файла. Для этого вам необходимо создать четкую иерархию папок и подпапок.
Иерархию папок можно структурировать следующими способами.
По имени
Клиенты > Имя клиента > Маркетинг > Осень 2022 > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg
по проектам
Все проекты > Маркетинговые кампании > Реклама в Facebook > The Great Indoors > The Great Indoors_Camping_ 1080x1080.jpg
По дате
2022 > Сентябрь > Маркетинг > Имя клиента > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg
Какой бы способ бы вы ни выбрали, помните, что не следует класть в папку слишком много файлов. Вместо этого распределите их по подпапкам. Это поможет вам или вашим коллегам найти нужные файлы.
4. Будьте ясны и конкретны
Имена файлов и папок должны быть четкими и понятными. Если вы фотограф, в пиковый сезон у вас будут недели, когда придется посещать по 3–4 свадьбы. Скажем сразу: у вас не будет времени на то, чтобы переименовать каждое фото при загрузке. С другой стороны, их можно рассортировать по папкам с указанием даты, названия заведения и, возможно, имен счастливой пары. Поблагодарите себя позже.
Продуманная система управления файлами приобретает еще большее значение, если вы делитесь файлами и папками с другими. На 4-м финальном этапе у клиента нет времени, чтобы просматривать материалы всех 30 кампаний. Они просто хотят знать, внесли ли вы правки в баннер_кампании_JB_март_22.png.
5. Придерживайтесь принятых правил именования файлов.
Выбрав набор соглашений об именовании файлов и папок, придерживайтесь их. Неважно, работаете вы в одиночку или сотрудничаете с другими, соблюдение правил облегчает жизнь всем.
Кроме того, использование понятных имен файлов и папок значительно облегчает их поиск.
6. Всегда подшивайте файл по мере поступления
В противном случае в один прекрасный момент у вас на руках окажется куча документов, которые нужно разложить по папкам. Не тяните до последнего: сразу же убирайте документ в нужную папку или создавайте их прямо в папке. Если вы сохраните файл не в той папке, благодаря четким правилам присвоения имен ошибку можно легко исправить. Ничего страшного.
7. Храните самые важные документы в надежном месте
Защита паролем — распространенный способ обеспечения безопасности важных документов. Некоторые облачные решения для хранения данных даже позволяют предоставлять и запрещать доступ к документам парой щелчков мыши. Для защиты своей работы можно использовать обе эти стратегии кибербезопасности.
Иногда файлам требуется дополнительный уровень безопасности, выходящий за рамки паролей. Это может быть связано с тем, что они содержат конфиденциальную информацию, например, персональные данные ваших клиентов. Это может быть связано с тем, что вы работаете над совершенно новым прототипом, который ваши конкуренты хотели бы заполучить. Или, может быть, это вообще не связано с работой. Возможно, вам просто нужно безопасное место, где вы сможете хранить важные документы своих родителей.
Dropbox поможет вам хранить, организовывать и защищать вашу самую конфиденциальную информацию в облаке. Dropbox защищает файлы, папки и данные, хранящиеся в вашем аккаунте, благодаря множеству функций безопасности, включая:
- Двухэтапная проверка подлинности
- расширенный обмен файлами и разрешения
- безопасная технология шифрования AES и SSL/TLS 256 бит
- Восстановление файлов и папок
…и многое другое.
8. Создавайте цифровые копии физических документов.
Даже если вы почти полностью ведете дела в Интернете, у вас все равно есть физические документы и материалы. Однако нет необходимости хранить их отдельно — оцифруйте их и уберите в архив к остальным цифровым файлам.
Один из способов сделать это — использовать сканер документов для сканирования квитанций, удостоверений личности, фотографий и т. д. прямо на свой телефон. Через несколько минут их тоже можно будет сдать в архив. А если в вашем облачном хранилище встроена функция оптического распознавания символов (OCR), вы можете преобразовать отсканированные изображения в PDF-файлы с возможностью текстового поиска.
Пытаетесь найти договор, который забыли убрать в папку, но помните только, кто его подписал? Нет проблем: просто введите строке поиска имя этого человека, и OCR поможет быстро найти в хранилище PDF-файл, в котором он упоминается.
9. Не бойтесь избавляться от неиспользуемых файлов
Если вы хотите, чтобы в вашем цифровом хранилище царил порядок, нужно регулярно удалять и архивировать старые файлы. Вы удивитесь, сколько всего на самом деле можно удалить.
Лучший способ сделать это — установить себе напоминание. После того как вы упорядочите свои файлы, выделите время на их обслуживание и управление ими — это отличный способ сэкономить место как на жестком диске, так и в любом облачном хранилище, которое вы используете.
10. Регулярно создавайте резервные копии своих файлов и компьютера.
И последний совет —по порядку, но ни в коем случае не по важности: всегда сохраняйте резервные копии всех своих файлов и папок. Все усилия по управлению файлами и наведению порядка пойдут впустую, если не сделать резервные копии файлов. Если у вас нет резервной копии и компьютер, на котором держится весь ваш бизнес, украден или сломан, у вас будут большие проблемы.
Мы уже упоминали, что внешние жесткие диски —неплохой вариант для резервного копирования файлов. Однако они тоже не застрахованы от потери, краж или сбоев. Как же быть? Отличным решение станет резервное копирование в облако, ведь вы можете получить доступ к резервным копиям в любое время и в любом месте.
Резервное копирование файлов и папок в Dropbox означает, что ваш контент в безопасности и его легко восстановить, когда бы он вам ни понадобился. Если ваш компьютер или жесткий диск сломается или будет украден, вы сможете легко получить доступ к своим файлам и папкам из вашего облачного хранилища и восстановить их на новом устройстве.
Отсутствует подключение к Интернету? Это не проблема. С Dropbox вы можете работать с файлами в автономном режиме, а ваши файлы и папки будут автоматически синхронизироваться со всеми внесенными вами изменениями, как только вы снова подключитесь к сети.
Единое пространство для всех ваших файлов
Когда дело доходит до управления цифровыми файлами, лучше всего начать с поиска подходящего решения для хранения данных. Dropbox — это безопасное и простое в использовании облачное хранилище, которое позволяет легко упорядочивать файлы и папки. Но мы делаем больше, чем просто храним.
Dropbox — это идеальное решение для работы и сотрудничества. Ваши файлы и папки хранятся в полной безопасности и доступны с компьютера, телефона или планшета в любое время. Отправка вашей работы клиентам, заказчикам или соавторам так же проста, как создание общей ссылки на файл или папку. Плюс, если вы когда-нибудь потеряете доступ к своим файлам, Dropbox сохранит их в безопасности и организованности — даже если вы потеряете свой компьютер или он наконец сломается.
