Как организовать эффективную встречу?
Ужасная встреча... Вы уже через это проходили. Это деловая встреча, на которой не решили никаких вопросов, перенесли все на следующий раз, и все участники вышли с ощущением потраченного впустую времени. А вот определение плохой встречи из учебника: это собрание группы людей в одном помещении для обсуждения всего, что пришло в голову. Если вы хотите, чтобы встреча прошла успешно, вам нужно такое качество, как предусмотрительность, а если ваша работа состоит в организации встреч, тогда вся команда должна быть уверена, что вы делаете это хорошо.
Заседания правления обычно проводятся раз в квартал, а не еженедельно. Многие компании переключились на встречи без подготовки. Но дело не только в том, что плохие встречи не нужны никому. Они приводят к существенным расходам. Низкая эффективность коммуникации влечет за собой потери в объеме до 10 000 долларов США на каждого сотрудника. Поэтому организация эффективных встреч важна не только для вашего душевного равновесия, но и имеет большое финансовое значение как для малого, так и для крупного бизнеса.
Разумное управление встречами начинается задолго до их начала и продолжается после их окончания. Вот несколько ключевых факторов, которые нужно учитывать при планировании успешной встречи с сотрудником, клиентом или рабочей группой в полном составе.
Определите цель встречи
Множество плохих встреч заканчивалось тем, что у всех сотрудников в голове была только одна мысль: «Я мог бы потратить это время, чтобы выполнить то, что мы здесь обсуждали». Убедитесь, что вы четко определили цель встречи, до того как вносить ее в календарь. Один из лучших способов для этого — составление продуманной повестки встречи.
Решите, когда начнется встреча
Не объявляйте время встречи внезапно, в тот же день или за день до встречи. Чем раньше вы уведомите участников, тем больше шансов на то, что встреча пройдет успешно. Не относитесь ко встрече как к проявлению вашей власти, которой вы пользуетесь, чтобы оторвать сотрудников от более важной работы. Функции управления задачами в Dropbox Paper дают четкое представление о рабочей нагрузке каждого участника, поэтому вы можете видеть, удачное ли время вы выбрали для встречи или у вашей команды на этот период есть более срочные задачи.
Подобные инструменты тайм-менеджмента позволяют увидеть препятствия, с которыми столкнулись сотрудники в ходе реализации проекта, и понять, необходима ли встреча для обсуждения сложных моментов. Если ваши сотрудники находятся в разных частях страны или мира, вам нужно будет выбрать время, удобное для каждого в любом часовом поясе. Если вы не можете подобрать время, которое будет удобным для всех участников, убедитесь, является ли встреча настолько необходимой, или назначьте вместо нее асинхронное совещание.
Пригласите важных участников встречи
Убедитесь, что приглашения на встречу отправлены тем, кому нужно. Не приглашайте всю команду, если вы знаете, что у кого-то есть более приоритетные задачи или не все сотрудники активно участвуют в данном проекте. Также не стоит исключать молодых сотрудников или стажеров, которые могут предложить новые перспективные идеи. Интеграция приложений Zoom и Slack в Dropbox для рабочих групп позволяет включить в формат встречи и удаленных участников встречи. Привлекайте всех коллег к работе, используя передовые инструменты проведения удаленных встреч. Вы можете проводить встречу, вести протокол и отправлять письма по итогам встречи любому участнику команды как в офисе, так и за его пределами без переключения контекста. Что касается выбора участников встречи, нужно пригласить тех людей, которых непосредственно касаются вопросы, обсуждаемые в рамках встречи. В итоге успешные встречи — ключ к повышению эффективности работы команды.
Делитесь полученной информацией, а не надейтесь, что с ней как-нибудь ознакомятся
Если нужно провести мозговой штурм для поиска новых идей по проекту, недостаточно просто собрать членов команды в конференц-зале и ожидать, что они все сделают сами без подготовки. Планируя встречи, в особенности для мозгового штурма, сначала соберите и запишите все свои идеи. Заблаговременно сообщите о встрече ее участникам, чтобы они могли к ней подготовиться. При планировании задач или целей попросите участников заранее рассмотреть SMART-цели, чтобы согласовать стратегию. Если вы хотите, чтобы каждый внес свою лепту, обязательно создайте документ в Paper, где участники смогут заблаговременно ознакомиться с информацией о встрече и поделиться своими идеями.
Обеспечьте возможности для принятия решений
Презентуйте эффективную встречу как любую другую задачу: начиная с цели и заканчивая решением или, по крайней мере, согласованными шагами в этом направлении. Если целью встречи является решение проблемы, дайте всем присутствующим возможность высказаться относительно подходов к ее решению. Посвятите время встречи командному решению проблемы. Не заканчивайте встречу, пока каждому ее участнику не будет понятен план действий, не будут установлены сроки выполнения и исполнители конкретных задач.
Как провести встречу
Эффективные встречи не обязательно проводятся в конференц-залах. Если в команде есть удаленные сотрудники, это не всегда возможно. Результативность встречи не должна зависеть от того, где она проводится. Zoom или Google Hangouts — отличные варианты для организации встреч.
Не нужно выделять специального сотрудника для ведения протокола, так как все участники встречи могут делать заметки в общем документе в режиме реального времени. Хотя может показаться, что «на одной кухне слишком много поваров», но таким образом мы мотивируем каждого участника вносить свой вклад в режиме реального времени. Также это означает, что, если удаленные члены команды присоединились в процессе встречи, потому что проживают в другом часовом поясе или из-за плохого качества связи, им не нужно будет ждать окончания встречи, чтобы увидеть, что они пропустили: они смогут ознакомиться с протоколом встречи в любой момент. Для интровертов такие заметки по ходу встречи могут быть очень эффективны. Можно редактировать документ и выделять в нем ключевые моменты разных точек зрения, а затем включить их в письмо по итогам встречи.
Всегда следует отправлять письма по итогам встречи, поскольку в лучшем случае вы вряд ли запомните все, что говорилось в процессе, даже если делали заметки. Письмо по итогам встречи составляется ее организатором и помогает участникам выделить ключевые пункты обсуждения и обратить на них особое внимание. По-настоящему успешная встреча — это та, после которой каждый участник может четко вспомнить, о чем там шла речь. Если весь ваш день посвящен встречам и заметкам, упорядочивайте их, воспользовавшись шаблоном протокола встречи.
Типы встреч
Не каждой встрече нужно уделять максимальное внимание. Можно просто определить пункты повестки встречи; для этого нужны вы, финансовый менеджер и магнитно-маркерная доска или удобное приложение для сканирования документов, например счетов. Встречу с фрилансером можно просто провести в Slack и дать коллегам знать, что они могут обратиться к вам при необходимости. Это может быть и совместный обед с коллегой. В конце концов, встречи — это просто способ поддержания связи. Не игнорируйте вопросы только потому, что они не обсуждались на официальном совещании, и вернитесь к интересующему вас вопросу, даже если на совещании присутствовало всего два человека. Помните: каждая встреча имеет значение независимо от количества участников.
Создайте благоприятные условия для встречи
Если вы проводите встречу, посвященную офисным новостям или представлению новых участников рабочей группы, некоторым сотрудникам это может показаться неважным. Однако, если мы говорим о формировании команды, такие встречи важны в контексте общей корпоративной культуры. Мотивируйте сотрудников к участию, например с помощью вкусной еды, благодаря которой можно сочетать продуктивную встречу с совместным обедом команды. Намекните, что собираетесь представить их вниманию что-то интересное, даже если речь идет о месте проведения вечеринки на Рождество.
В организации встречи могут принимать участие все
Существует устаревшее мнение, что планировать встречи могут только руководители, которые имеют полномочия вызывать сотрудников на эти встречи. Но коммуникация должна быть двусторонней. Если вы считаете, что встреча нужна, организуйте ее. Просто помните, что это должна быть эффективная встреча, а не пустая трата времени.
Встречи предназначены для того, чтобы все могли как обмениваться идеями, так и поднимать вопросы и добиваться их решения. Допустим, возникла проблема, с которой не может справиться даже самый лучший инструмент управления задачами. Это прекрасный момент, чтобы лично сообщить об этой проблеме своей команде. Цель собраний — дать возможность высказаться каждому, независимо от его роли или местонахождения. А благодаря эффективным цифровым инструментам каждая встреча может пройти более гладко.
