В последнее время становится все сложнее сохранять концентрацию, ни на что не отвлекаясь, и нам приходится прибегать к помощи инструментов для повышения как личной, так и профессиональной продуктивности. Однако, учитывая, что так много приложений заявляют, что делают именно это, выбор подходящего приложения сам по себе стал отвлекающим фактором.
Чтобы помочь вам разобраться во всем этом, мы составили подборку лучших в отрасли инструментов повышения производительности, которые помогут вам раскрывать свой потенциал каждый день.
Более того, где это применимо, мы покажем, как эти революционные приложения для повышения производительности можно объединить с Dropbox для еще большего удобства.
Лучшие приложения для эффективного управления временем и заданиями
Приведенные ниже приложения являются эффективными инструментами повышения личной и профессиональной продуктивности — они подойдут всем, кому необходима помощь в организации рабочих потоков, управлении временем или повышении концентрации.
А поскольку универсального приложения для повышения производительности труда не существует, мы привели примеры для различных сценариев — от автоматизации повторяющихся задач до ускорения электронных подписей.
У многих из этих приложений наряду с бесплатной есть платные версии с расширенными функциональными возможностями, поэтому стоит отметить, что некоторые из описанных функций могут предоставляться платно.
1. Запьер
Платформы: веб-приложение, расширение для браузера
Полезно для: Кроссплатформенной автоматизации
Хотя в этот список вошли по большей части бесплатные приложения для повышения продуктивности, которые доступны для iOS/Android-устройств и ПК, Zapier существует только как веб-приложение и расширение для Chrome.
Zapier — не совсем приложение. Это платформа автоматизации, которая перемещает информацию между ежедневно используемыми приложениями, тем самым позволяя вам сэкономить время, сократить число однообразных задач и сосредоточиться на действительно важной работе. **Zap** — это так называемый автоматизированный рабочий поток Zapier. Вы можете создавать Zap с нуля или на основе готовых шаблонов из библиотеки, даже не имея навыков программирования.
Дайте Dropbox сверхвозможности с помощью автоматизации Zapier
Zapier — это не просто отличный инструмент для автоматизации в целом: в сочетании с Dropbox его можно использовать для подключения облачного хранилища к тысячам популярных приложений и повышения производительности. Вот несколько примеров, с чего можно начать:
- сохраняйте в Dropbox все новые вложения из электронных писем;
- моментально загружайте сохраненные в Dropbox видео на YouTube;
- добавляйте новую строку в таблице Google для каждой новой загрузки Dropbox;
- сохраняйте резервные копии входящих писем в файлах Dropbox.
2. Трелло
Платформы: iOS, Android, веб-приложение
Полезно для: управления задачами
Trello делает управление работой простым, понятным и приятным благодаря возможности упорядочивать проекты и расставлять приоритеты в них увлекательным, гибким и практичным способом. Интуитивно понятный интерфейс досок, списков и карточек в Trello позволяет с легкостью систематизировать идеи и отслеживать ход работы.
Предположим, что ваша группа по маркетингу работает в Trello над своим планом. Участники группы могут создавать списки для каждого этапа рабочего процесса, например «Идеи», «Написание текста», «Редактирование» и «Публикация», а затем добавлять карточки для каждой статьи. Карточки можно назначать участникам команды, указывая крайние сроки для каждого этапа работы и вкладывая любые файлы Dropbox и Dropbox Paper. Все данные будут упорядочены в одном пространстве, и вам не нужно будет просматривать бесконечные переписки, чтобы справиться со своей частью работы.
Разумеется, это далеко не все. Trello — гибкий инструмент, который можно адаптировать под задачи любой команды. Кроме того, благодаря интеграции с более чем 150 популярными приложениями и сервисами, содержащими улучшения и встроенные средств автоматизации, Trello можно использовать для повышения продуктивности команд в любой части мира.
Получите больше от Trello с Dropbox
Разве не было бы здорово, если бы вы могли видеть соответствующие обновления Trello при проверке файлов в облачном хранилище? Интегрируйте свою учетную запись Dropbox с Trello, чтобы:
- Прикрепляйте файлы и папки к карточкам Trello напрямую из Dropbox
- Предварительный просмотр прикрепленных файлов Dropbox, не выходя из Trello
- Отображение активности Trello для любых прикрепленных файлов Dropbox непосредственно в Dropbox
3. Слабость
Платформы: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, веб-приложение, расширение для браузера
Полезно для: Командного общения и сотрудничества.
Slack уже давно является лидером в своей области — во многих крупных корпорациях это приложение считают важнейшим комплексным решением для организации эффективной и продуктивной совместной работы.
Создавайте каналы для команд и проектов и пользуйтесь преимуществами специализированных инструментов для стимулирования совместной работы. Каналы позволяют не только оптимизировать процесс общения внутри компании, но и работать в тесном сотрудничестве с коллегами за ее пределами, включая клиентов, партнеров или поставщиков услуг.
В Slack предусмотрены гибкие возможности общения для удаленных команд: пользователи могут совершать голосовые и видеозвонки, создавать каналы для проектов, делиться экраном и с легкостью отправлять файлы — и все это в одном многофункциональном приложении.
4. Асана
Платформы: расширение для браузера, iOS, Android
Полезно для: комплексного управления проектами
Asana повышает продуктивность благодаря огромному набору инструментов для управления работой, позволяет вести проекты от начала и до конца и включает в себя функции, которые поддерживают отслеживание, общение, управление командами и т. п.
В Asana можно создавать различные группы для каждой команды или отдела вашей компании. Затем создайте проекты и добавьте в каждый из них задачи и подзадачи, а также временную шкалу или крайний срок их выполнения. Вы можете назначать задачи и проекты конкретным командам или отдельным лицам, оставлять комментарии с дополнительной информацией или инструкциями, а также добавлять коллег в качестве подписчиков, чтобы они получали уведомления обо всех обновлениях.
Соблюдение графика так же важно, как и продуктивность. К счастью, Asana предоставляет дополнительные настройки, которые упрощают эту задачу:
- Вехи — чтобы цели проекта всегда были ясны
- Зависимости — чтобы каждый знал, какие задачи должны быть выполнены, чтобы другие могли начать
- Временные рамки — чтобы полный обзор проекта был легко доступен и проанализирован
Это краткое изложение того, что предлагает Asana, но в данном приложении есть еще много более продуманных и интуитивно понятных функций, которые значительно упрощают управление проектами. Asana содержит функции отслеживания времени, редактирования, планирования и создания заметок.
Объедините файлы проектов и управление проектами Asana под одной крышей — с Dropbox
Чем меньше времени вы тратите на поиск файлов, тем больше времени вы можете уделить реализации своих проектов. Подключив Asana к Dropbox, вы можете прикреплять файлы Dropbox и делиться ими напрямую через Asana и тем самым еще больше повысить эффективность приложения.
5. Знак Dropbox
Платформы: веб-приложение, API, iOS, Android
Полезно для: электронной подписи и повышения эффективности работы с контрактами.
Времена, когда нужно было распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять документы следующему подписывающему лицу, уже давно позади. Dropbox Sign позволяет вам подписывать документы в цифровом формате, что экономит вам массу времени и упрощает процесс. Это особенно полезно в современной цифровой рабочей среде, где маловероятно, что все подписавшие находятся в одном рабочем пространстве.
HelloSign можно использовать для подписания любых документов, будь то соглашение о неразглашении, соглашение об аренде или договор найма. HelloSign поддерживает работу с файлами 17 типов и позволяет отправить на подпись практически любой документ. Электронные подписи HelloSign являются юридически обязывающими и надежно зашифрованы, поэтому вам не придется переживать о законности подписей и безопасности ваших личных данных.
Вы можете отправлять массовые запросы либо в определенном порядке, чтобы каждый подписавшийся получал уведомление последовательно после того, как предыдущий подписавшийся поставил свою подпись, либо все запросы сразу. Получателям просто нужно войти в систему, прочитать документ и добавить свою электронную подпись, после чего подписанный и скрепленный печатью документ будет автоматически возвращен вам.
Оптимизируйте процесс, создавая или используя уже существующие шаблоны, а также добавляйте собственные логотипы, графику и фирменный стиль одним нажатием кнопки.
Инструменты управления командами позволяют вам предоставлять доступ группам лиц или отдельным лицам, указывать необязательных и обязательных подписывающих лиц, а также тех, кто подписывает копию, настраивать напоминания, чтобы следить за сроками подписания, и многое другое.
6. ИФТТТ
Платформы: только устройства Android и iOS
Полезно для: Автоматизация с помощью интеллектуальных устройств
IFTTT — это приложение для повышения продуктивности с интуитивно понятным интерфейсом. Оно будет буквально выполнять задачи за вас.
IFTTT определяет автоматические условные функции на основе модели «Если это, тогда то». Благодаря готовым апплетам IFTTT, если в определенном месте происходит какое-то событие, то в другом выполняется назначенное действие. Приложение IFTTT чем-то напоминает Zapier, но оно проще в использовании.
Вы можете автоматически добавлять песни с YouTube в списки воспроизведения Spotify, когда ставите видеоролику отметку «Нравится». Интегрируйте IFTTT с технологией умного дома, чтобы, например, включать отопление, когда вы приближаетесь к своей улице. Если вас отметили на фотографии в Facebook, IFTTT может сохранить ее в Dropbox.
Такой уровень автоматизации, несомненно, повышает продуктивность, позволяя не тратить драгоценное время и ресурсы на многочисленные повседневные задачи.
IFTTT работает со многими устройствами умного дома и мобильными приложениями, с которыми не работает Zapier, и наоборот. Он также обладает лучшей функциональностью для смартфонов, в то время как Zapier в основном работает на настольных компьютерах, так что оба они полезны по-своему.
Как улучшить управление временем и производительность с помощью Dropbox
В Dropbox также есть инструменты для повышения продуктивности, которые упрощают управление проектами и файлами, а также расширяют возможности удаленной совместной работы. Благодаря Dropbox вы можете вести любой проект от начальной стадии планирования стратегии до его завершения, получения отзывов и так далее — и все это в одном месте.
Используйте бесплатное приложение на любом устройстве (Apple, Microsoft и др.), чтобы просматривать и редактировать рабочие файлы откуда угодно, не беспокоясь о безопасности данных. Планируйте проекты, составляйте списки дел, делайте заметки, оставляйте комментарии в реальном времени и держите участников проекта в курсе событий, полагаясь на инструменты общения и совместной работы в Dropbox.
Все вышеупомянутые приложения для повышения продуктивности можно легко интегрировать с аккаунтом Dropbox, чтобы существенно ускорить рабочие потоки, повысить прозрачность, эффективность и продуктивность на рабочем месте.
Статьи на похожие темы
Действительно ли инструменты редактирования в режиме реального времени повышают эффективность взаимодействия и облегчают совместную работу?
Инструменты редактирования в режиме реального времени открывают новое измерение совместных проектов. Узнайте, как они могут помочь раскрыть потенциал вашего коллектива, повышая эффективность взаимодействия и облегчая совместную работу.
