Пропустить и перейти к основному содержимому

Действительно ли инструменты редактирования в режиме реального времени позволяют коллегам взаимодействовать более эффективно и упрощают совместную работу?

6 минут чтения

29 октября 2024 г.

Что представляет собой редактирование в режиме реального времени?

Редактирование в режиме реального времени подразумевает совместную работу с одним файлом и его одновременное редактирование несколькими участниками рабочей группы. Все изменения, вносимые каждым из них, отражаются в файле практически мгновенно. В основе этого способа совместной работы лежат интерактивные облачные технологии, которые позволяют любому количеству пользователей одновременно получать доступ к файлам и редактировать их. Для этого они могут использовать компьютеры, планшеты и мобильные устройства, а благодаря современным инструментам работать можно откуда угодно.

В прошлом редактирование в режиме реального времени и совместная работа были доступны только для текстовых файлов. Например, пользователи могли редактировать документы в облачном хранилище или использовать инструменты для совместного редактирования, такие как Dropbox Paper. В настоящее время благодаря таким инструментам, как Dropbox Replay, также стало возможным интерактивное редактирование видео и аудиофайлов.

Коллектив работает за ноутбуками, а один сотрудник держит планшет, что символизирует совместную работу и редактирование документов в режиме реального времени.

Шесть преимуществ инструментов совместного редактирования в режиме реального времени

Возможность сотрудничать с коллегами в режиме реального времени позволяет сэкономить не только время, но и финансовые средства и другие ресурсы.

 

1. Более содержательные совещания

Если личные встречи коллектива все же необходимы, редактирование в режиме реального времени поможет извлечь из них максимальную пользу. В Dropbox Paper есть настраиваемые шаблоны повестки дня и протоколов совещаний, которые в сочетании с инструментами редактирования в режиме реального времени позволяют проводить более целенаправленные и продуктивные собрания. Все сотрудники могут одновременно добавлять примечания в один документ, не прибегая к помощи протоколиста. Это прекрасный способ обеспечить доступ к важной информации всем сотрудникам коллектива.

Предположим, вы с коллегами отправились на семинар для изучения новых продуктов клиента, которые будете продвигать. Участникам не нужно делать собственные заметки, а потом объединять их — все могут работать в одном и том же документе, не тратя лишнего времени и не упуская ни одной детали.

 

2. Более эффективный режим многозадачности

Представьте, что участники команды занимаются написанием статьи для блога на своем веб-сайте. Они могут назначить одного или двух человек, которые проведут исследование темы и добавят свои заметки в файл Dropbox Paper. В то же время автор статьи может следить за ходом исследования и заранее подготовиться к стадии производства.

В случае внесения изменений в техническое задание или дополнительные заметки после начала производства, участники рабочей группы смогут с легкостью добавить их в тот же документ Dropbox Paper в качестве примечаний. Они также могут упомянуть автора, чтобы незамедлительно получать уведомления об изменениях.

Без инструментов редактирования в режиме реального времени эти задачи пришлось бы выполнять последовательно, а не одновременно. Это не только заняло бы больше времени, но также потребовало бы отправки новых версий файлов и долгой переписки с клиентом при каждом обновлении. В результате версии документов стали бы накапливаться, что привело бы к путанице и усложнило бы управление файлами.

Инструменты редактирования в режиме реального времени позволяют всем пользователям работать в едином пространстве без необходимости просматривать многочисленные и практически идентичные копии файлов, чтобы получить необходимую информацию.

 

3. Эффективные процессы проверки

Редактирование в режиме реального времени повышает эффективность процессов проверки и обратной связи.

После того как документ подготовлен, может возникнуть необходимость его проверки не только редактором или корректором, но также клиентами, партнерами, юристами и другими специалистами. Благодаря функции редактирования в режиме реального времени вам не придется ждать, пока один человек добавит заметки, прежде чем с текстом сможет ознакомиться следующий. Все участники могут оставлять примечания в текстовых документах или видео одновременно, а ответственные сотрудники — добавлять отзывы по мере их поступления.

Если вы совместно работаете над видеопроектом, то с помощью Dropbox Replay можете опубликовать виртуальный обзор видео, чтобы все участники смогли посмотреть его и оставить комментарии и примечания непосредственно в видеоролике. Все комментарии, отзывы и дополнения хранятся в одном месте, чтобы вы могли принимать решения на основе одного достоверного источника данных.

Неважно с каким видом содержимого вы работаете: при двухэтапном процессе проверки инструменты редактирования в режиме реального времени избавляют от необходимости сохранять и отдельно отправлять каждую версию файлов. Как только первая проверка будет закончена, вы можете быстро уведомить следующего рецензента одним нажатием кнопки, чтобы не тормозить рабочий процесс.

 

4. Эффективные циклы обратной связи

Упростите процесс получения отзывов с помощью инструментов редактирования в режиме реального времени. Если комментарии и отзывы поступают от нескольких человек, вам необходимо собрать все важные заметки в одном месте. Вы тратите силы на просмотр многочисленных переписок, чатов и документов или видео с правками, собирая все необходимые отзывы и заметки. При этом вы рискуете упустить важные детали.

Примечания в Dropbox Paper позволяют любому пользователю, имеющему доступ к документу, добавлять отзывы непосредственно в проверяемый документ. Помимо этого, вы можете добавлять примечания к фотографиям, документам PDF, файлам Excel, Photoshop и т. д. без использования дополнительного программного обеспечения.

Когда вы упоминаете коллегу в комментарии или в тексте документа Dropbox Paper, он моментально получает уведомление, а владелец файла узнает о любых изменениях, независимо от того, упоминают его или нет. Это относится, в том числе, и к добавлению комментариев к видео в Dropbox Replay. Это означает, что процесс никогда не прерывается, и вы можете работать без задержек.

При редактировании в режиме реального времени можно быстро находить, обрабатывать и добавлять важные отзывы. Вы можете с легкостью посмотреть:

  • содержимое отзыва;
  • раздел документа или фрагмент видео, к которому он относится;
  • сведения об авторе отзыва;
  • любые обсуждения этого отзыва участниками рабочей группы.

Вся необходимая информация удобно отсортирована по разделам так, чтобы вы могли быстро найти ее. 

Таким образом, вы создаете более организованную рабочую среду, повышая в результате качество выполняемой работы, и тем самым будете лучше подготовлены к выявлению и решению проблем по мере их возникновения.

Более быстрое рассмотрение и утверждение творческих проектов

Делитесь последними версиями файлов, просматривайте и отправляйте комментарии в архив, утверждайте сдачу проектов — и все это с помощью одного инструмента.

​​В пользовательском интерфейсе Dropbox Replay воспроизводится видео о бегущем человеке с примечаниями пользователей и выстроенными в хронологической последовательности комментариями коллег.

Инструменты редактирования в режиме реального времени всегда под рукой

Dropbox не только поддерживает редактирование в режиме реального времени, но и расширяет его возможности.

Попробуйте превратить пустой документ Dropbox Paper в по-настоящему функциональное рабочее пространство для воплощения каждого этапа жизненного цикла проекта. Создавайте контрольные списки и списки заданий в любой момент и мгновенно уведомляйте коллег о внесении изменений. Вы можете даже добавить клипы SoundCloud и видео YouTube. 

Работаете над видеопроектом? Создайте режиссерский план и раскадровку в Dropbox Paper, а когда придет время проверять видео и запрашивать обратную связь, просто откройте его в Dropbox Replay. Собрать отзывы и сортировать их в хронологическом порядке в режиме реального времени можно с помощью простой общей ссылки. Для этого рецензентам совсем не обязательно иметь собственный аккаунт Dropbox.

С помощью инструментов редактирования в режиме реального времени, таких как Dropbox Paper и Dropbox Replay, вы можете оптимизировать и повысить эффективность всех этапов рабочих процессов от предварительного планирования до получения обратной связи и завершения. Благодаря функциям редактирования в режиме реального времени повысить эффективность совместной работы очень просто. Все, что вам нужно для этого сделать, — начать использовать Dropbox.

Статьи на похожие темы

Человек, сидящий за рабочим столом, расстроен из-за того, что не может внести изменения в документ PDF.

Почему я не могу отредактировать PDF-файл?

PDF — популярный формат файлов, однако редактирование таких документов может оказаться сложной задачей. Узнайте о распространенных проблемах редактирования файлов PDF и способах их решения.

Человек работает дома за кухонным столом.

Пять советов по повышению эффективности удаленной работы

Эффективная работа из дома требует подготовки. В нашем руководстве вы найдете советы о том, как правильно организовать ее.

Подросток показывает мобильный телефон бабушке.

Что такое облачные вычисления и как они работают?

Большинство современных людей знакомы с облачными сервисами, но что представляет собой эта технология? Узнайте, что такое облачные вычисления и почему они одинаково важны для и бизнеса, и людей.