Что такое оцифровка?

Каково определение цифровизации?

Оцифровка — это процесс преобразования аналоговых технологий и физических объектов в цифровые. Например, сканирование бумажных документов, использование облачного хранилища для хранения всех важных файлов устранило необходимость в громоздких шкафах для бумаг. Все документы, которые раньше существовали в основном офлайн и на бумаге, теперь можно полностью перевести в цифровой формат благодаря оцифровке и гораздо более эффективным цифровым технологиям. А термин «дигитализация», хоть и звучит похоже в английском варианте, обозначает процесс перехода на цифровые технологии, например перевод маркетингового плана вашей компании в более перспективный цифровой формат.

Почему мне следует использовать оцифровку?

Существует множество причин перейти на цифровые технологии, и самая незначительная из них заключается в том, что большинство людей уже совершили этот переход. Возможно, вы заметили, что ваш банк предоставляет вам возможность получать электронные выписки или что ваша энергетическая компания переходит на электронные счета. Конечно, вы можете выбрать старые пути, но общество в целом принимает цифровое будущее, поэтому в ваших интересах идти в ногу со временем. Бренды и домохозяйства по всему миру переживают цифровую трансформацию, целые бизнес-модели основаны на цифровых технологиях, и на то есть веские причины. Вот лишь некоторые из преимуществ:

Доступ к вашим документам с любого устройства

Если вы забыли важное письмо дома или не отправили себе скан-копию документа по электронной почте, больше не нужно беспокоиться. Сохраняйте документы онлайн с помощью Dropbox, чтобы получить к ним доступ из любого места. Ваш аккаунт Dropbox может быть доступен с телефона, ПК или планшета, и необходимые документы всегда будут у вас под рукой. Вы можете продолжать работать с ними даже в автономном режиме.

Обмен документами становится проще

Вспомните социальные сети и то, как загруженное изображение мгновенно становится доступным для всех, кто хочет получить копию: это пример успешной оцифровки документов. Прошли те времена, когда за каждый экземпляр фотографии приходилось платить. А затем нужно было снова платить за повторную печать, чтобы подарить фото другу. Документами в цифровом формате легко поделиться, их просто редактировать и совместно работать над ними.

Это более экологично и экономично

Поскольку все перемещается онлайн, принтеры все больше отходят на второй план. Это означает, что не нужно будет зря тратить бумагу на распечатывание документов без необходимости или выбрасывать листы из-за нечеткой печати. Кроме того, в долгосрочной перспективе это сэкономит деньги вам, вашей компании или домашнему хозяйству, так как тонер для принтера сегодня на вес золота.

Это более безопасно

У вас может быть замечательный шкаф для хранения документов, рассортированных по дате и времени, но что если с этим шкафом или хранящимися в нем документами случится что-то непредвиденное? Будь то пожар в доме, грабитель или просто пролитая чашка кофе, это означает одно: не стоит хранить важные документы в единственном экземпляре. Всегда создавайте цифровые резервные копии всех документов, включая фотографии прошлого. Также доступно резервное копирование файлов и даже данных ПК. А возможность предельно просто сканировать документы с помощью телефона в Dropbox тем более не оставит оправданий тому, что вы этого до сих пор не сделали. Кроме того, нет более безопасного способа хранения документов, поскольку цифровые технологии обеспечивают кибербезопасность с помощью защиты паролем.

Простая организация

Вы можете быть самым организованным человеком в мире, но даже наилучшая система хранения документов вряд ли будет такой же эффективной, как цифровая. Функция быстрого поиска позволяет вам найти документ по имени файла, но Dropbox сделал еще один шаг вперед, разработав технологию оптического распознавания текста (OCR). Эта умная технология выполняет поиск в оцифрованных данных отсканированных документов, распознает слова и сопоставляет их с поисковым запросом. Допустим, вам нужен счет за электричество за апрель 2019 года. Вы можете ввести для поиска «апрель 2019» или «04/19», и OCR найдет любой документ, содержащий эту информацию. Это намного лучше, чем поиск вручную в стопках счетов.

Всегда доступно.

Нужно организовать совместную работу вашей команды или получить подпись на документе? Это не проблема. Вам больше не нужно собирать группу для работы над проектом или договариваться о встрече, чтобы записать все на бумаге. Вы можете использовать электронные подписи и общие документы для выполнения важных задач, не позволяя логистическим проблемам останавливать ваши бизнес-процессы.

Это больше, чем просто документы

Оцифровка — это больше, чем просто преобразование счетов, квитанций и контрактов в PDF-файлы. Практически все можно перевести в удобный цифровой формат. Фотографии, эскизы, записи на флипчарте, визитные карточки, которые часто теряются, или вырезки из журналов, вдохновляющие вас, можно сохранить в цифровом виде и иметь к ним доступ из любого места и в любое время всего в несколько касаний.

Защита документов от повреждений и обветшания

Документы и фотографии прошлых лет будут только стареть и стареть, выцветать, повреждаться или теряться. Решения по оцифровке помогают перенести эти изображения и тексты в безопасные онлайн-хранилища, где можно создать их резервные копии, чтобы они никогда не потерялись.

Качество обслуживания клиентов

Независимо от того, представляете ли вы малый или даже крупный бизнес, ваша репутация и чувство надежности зависят от качества вашего предложения. Это касается не только услуг или продуктов, которые вы продаете, но и стандартов, которых вы придерживаетесь в администрировании и переписке. Бумажный счет или переписка по почте с фотокопиями вряд ли пойдут на пользу вашему бренду и заставят вас выглядеть старомодным. Это также доставляет неудобства вашему клиенту, поскольку теперь ему придется бережно хранить стопки бумаги или тратить время на ее отправку вам обратно. Для взаимодействия с клиентами, которое гарантирует им наличие проактивной, современной и эффективной компании, переходите на цифровые технологии.

Цифровизация — это будущее

Новые цифровые решения обычно вытесняют старые аналоги, поэтому при появлении подобных решений их внедрение будет проходить намного проще, если вы уже знакомы с базовой концепцией. Вспомните, как легко вы перешли от компакт-дисков к потоковой передаче музыки. Раньше можно было использовать оба варианта, ведь ПК и автомагнитолы обеспечивали плавный переход благодаря CD-плеерам с разъемами Aux-In. Сейчас вы с трудом сможете найти CD-плеер, при этом MP3-плеер встроен в ваш телефон, устройство для чтения электронных книг или фитнес-браслет.

То же самое касается и оцифровки ваших документов: если вы не сделаете этого сейчас, вы усложните себе жизнь в будущем, и, возможно, не будет простого или дешевого способа преодолеть разрыв между бумажными документами и цифровыми инновациями, когда появится следующий прорыв.

Переход на цифровые технологии

Вполне вероятно, что дома и в офисе вы уже перешли на цифровые технологии в нескольких областях, от потокового телевидения до совместной работы над одним онлайн-документом. Возможно, стоит провести ревизию документов, которые вы еще не сохранили в облаке, поскольку многие из нас пренебрегают необходимостью преобразования аналоговых документов.