Tvärfunktionell betydelse
Varje kontor har sina avdelningar – från ekonomi till HR, innehåll till marknadsföring, men tänk om denna mångfald av färdigheter återspeglades i varje enskilt team? Det är här tvärfunktionalitet kommer in.
Tvärfunktionell verksamhet innebär grupper av människor med olika kompetenser och erfarenheter som alla arbetar mot ett gemensamt mål. Så i stället för att skicka ett projekt runt från team till team fram till lanseringsdagen, kan ett enda team hantera alla aspekter av det. Se det som om varje team är en miniarbetsstyrka, som kan slutföra varje steg i ett projekt genom samarbete , utan att behöva kontakta en annan avdelning.
Varför använda tvärfunktionella team?
Huvudidén bakom tvärfunktionella team är en ökning av lyhördhet, ansvarsskyldighet, produktivitet och beslutsfattande. Genom att bryta ner barriärerna som innebär att endast ett team kan ta sig an en viss process i ett projekts livscykel, får team som arbetar tvärs över olika funktioner bättre samarbete. Utöver detta kan teammedlemmar komma från alla nivåer i verksamheten, och inkludera distansarbetare, vilket skapar en rad olika kompetenser, insikter och erfarenheter. Ett framgångsrikt team kommer i huvudsak att kunna eliminera flaskhalsar eftersom det inte finns någon väntetid vid överlämning till olika avdelningar.
Vem kan använda tvärfunktionella team?
Vem som helst kan hitta ett sätt att integrera tvärfunktionella team i sin verksamhet, men det finns vissa förutsättningar. En platt hierarki, samarbete via nätet och öppenhet för nya idéer är alla viktiga företagskoncept om ni ska få detta tillvägagångssätt att fungera. Småföretag, som vanligtvis har ett litet antal anställda behovet av att alla är multifunktionella i viss mån, är vanliga användare av denna arbetsmetod. Tvärfunktionella team tros kunna lösa problem bättre och därför också ta mer kreativa risker.
Ett team kan bara känna sig bekväma med att göra detta om verksamheten som helhet vårdar den här typen av tillvägagångssätt. Så om du vet att ditt företag sannolikt inte kommer att ge plattformen till en distansarbetande juniorchef, då, förutom att du behöver granska din företagskultur noggrant, kommer du förmodligen inte att ha mycket framgång med att skapa tvärfunktionella team.
Om du har fastnat i ett traditionellt tankesätt kanske du inte är redo att dra nytta av detta framåttänkande arbetssätt. Företag som Netflix, Spotify och Google börjar alla anamma den här arbetsmetoden, men det är inte en förändring som sker över en natt. Du behöver absolut rätt personer från rätt spektrum av funktionella områden bakom det för att få det att fungera.
Hur kan ett företag använda tvärfunktionella team?
Det finns flera arbetsmetoder som är byggda kring idén om tvärfunktionella team, till exempel Agile, Lean och Kanban. Det bästa sättet att införa dessa arbetsmetoder är att anställa teammedlemmar som har erfarenhet av dem, och de kan sedan stödja teammedlemmarna genom eventuella uppstartsproblem. Tvärfunktionalitet kan avvika från den traditionella idén med att ha en projektledare och direkta rapporter, men att ha en ledare är ofta nödvändigt. En erfaren tvärfunktionell teamledare kan bidra till att övergången fungerar smidigt.
Du vill ha en mängd olika färdigheter och erfarenhet. Tvärfunktionalitet kräver utan tvekan förtroende mer än något annat. Du vill kunna arbeta som ett team, tänka utanför ramarna när det behövs, inte vara rädd för att ta över och få stöd när du gör det. Att anställa personer med varierande synsätt och yrkeserfarenhet kommer att ge dig goda förutsättningar att övervinna problem och lösa problem på ett kreativt sätt.
Vad är viktigast för ett tvärfunktionellt team?
Följande egenskaper är viktiga för framgångsrika team:
Kommunikation
Inget nytt här. Alla framgångsrika team behöver hålla kontakten och hålla varandra uppdaterade. Kanban och agila möten belönar dagliga stand-ups (korta stående teammöten som därför är mer relevanta än sittande möten) för att hålla alla uppdaterade. Så kontakta inte bara när saker går fel eller när brådskande förändringar behövs. Kom ihåg att också fira vinster som team och hålla kommunikationen om både positiva och mer angelägna frågor. Öppna och ärliga kommunikationskanaler är det som hjälper till att hålla kontorspolitik, skuldbeläggning och offertänkande borta.
Ansvarighet
Det är alla för en, en för alla. Som vi sa är kommunikation nyckeln här, men du vill också uppmuntra människor att kunna ta ansvar för sina misstag. Föregå med gott exempel, inte bara genom att erkänna när du har fel, utan också genom hur du behandlar dem som gör detsamma. Misslyckande är en oundviklig del av livet; ett bra team kan göra det till en viktig inlärningsmöjlighet, inte en chans att skjuta över ansvaret.
Anpassningsbarhet
Mycket kan förändras under ett enda projekts gång. Era tvärfunktionella team måste vara redo att hantera detta. Det innebär att man måste reagera snabbt och effektivt på dessa förändringar. Ditt team behöver känna sig trygga med att ta dessa nya vägar till ett framgångsrikt projekt, och återigen handlar det om att lita på att de kan prova något nytt, ta ansvar för sina handlingar och inte peka finger om det skulle misslyckas.
Justering
Ett vanligt inofficiellt motto för agila och liknande arbetsmetoder är "få skiten gjord" och det är en känsla som ditt team behöver acceptera. Ni måste alla vara väldigt tydliga med hur projektet fortskrider, och ni måste ta ett gemensamt ansvar. Beslut bör fattas som en helhet, frågor bör lyftas som en enhet. Viljan att inte bara göra något, utan att få det gjort bra, bör vara ditt teams ledstjärna.
Fungerar tvärfunktionella team?
Ja, om de är korrekt utformade, annars kan resultatet vara mindre lyckat. Det är värt att notera att många av de arbetsmetoder som uppmuntrar tvärfunktionalitet ursprungligen utvecklades med vissa arbetsprocesser i åtanke. Agil teknik antogs ursprungligen av mjukvaruutvecklare, och Lean designades för tillverkning. Så du kanske upptäcker att tillämpningen och fördelarna med dessa metoder helt enkelt inte passar vissa företag, som till exempel en marknadsföringsbyrå. Om metoderna används fel kan följden bli alla möjliga problem. Harvard Business Review fann att 75 procent av de tvärfunktionella teamen var dysfunktionella.
Vi har redan gått igenom alla bonusar med att bilda drömteamet för olika funktioner, men här är vad som kan gå fel om du bara slänger ihop vilka anställda som helst och säger åt dem att börja arbeta agilt.
Avdelningslojaliteter
Ja, ni kanske alla är ett team, men det kan också finnas ett tyst behov hos medarbetarna att ställa sig på sin avdelnings sida som helhet inför motgångar. Kommer till exempel marknadsföringsdelen av ditt team att motarbeta utvecklare eftersom det strider mot avdelningens KPI:er, även om det är för kundens eller projektets bästa? Återigen, det är därför du behöver att hela företaget är med på den här arbetsstilen, du kan inte bara spendera en dag med att arbeta tvärfunktionellt och resten av tiden i en traditionell arbetsmodell.
Överbelasta ledaren
Ledare kan hjälpa till att hålla teamen på rätt spår. De kan dock oavsiktligt uppmuntra traditionella arbetsvärderingar att smyga sig tillbaka in i det som är tänkt att vara ett framtidsinriktat arbetssätt. Lag kan lätt börja förlita sig för mycket på dem. Har du ett viktigt beslut att fatta? Fråga ledaren. Har du ett problem? Säg till ledaren att fixa det. Ser du att en medlem inte är ansvarig? Lita på att ledaren tar itu med det. Tvärfunktionella team blomstrar när de arbetar och vinner som en enhet.
Brist på kommunikation
Det finns också risken att du tar "allt för en"-mentaliteten för given och antar att teamet kan prestera med hjälp av osmos. Bara för att du nu är tvärfunktionell betyder det inte att du är allestädes närvarande. Se till att du håller alla uppdaterade med verktyg som anteckningar, delade mappar, Trello-tavlor och frekventa stående möten antingen på kontoret eller virtuellt.
Brist på passion
Det här betyder inte att varje medlem i teamet behöver värdesätta arbete framför allt annat, men de måste kunna hitta motivation i det här sättet att arbeta. Det betyder att de behöver veta att det finns värde i deras arbete och att det har en inverkan på projektet som helhet. Ni gör detta genom att arbeta och vinna som en enhet. Den som inte ser meningen med sitt arbete kommer garanterat att tappa intresset.
Hur Dropbox kan hjälpa till
Tvärfunktionellt samarbete måste anpassas exakt för att fungera, och Dropbox är det perfekta verktyget. Du kan dela mappar och uppdatera och redigera dokument i realtid. Varje medlem i teamet kan få en överblick av läget.
Med Dropbox behöver ditt team inte befinna sig på samma plats för att samarbetet ska flyta, utan allting finns lagrat på ett säkert ställe online. Tvärfunktionella team kan ha en central arbetsplats så att de gemensamt kan arbeta mot ett huvudmål.
