Vad är det som gör ett möte effektivt?
Alla har upplevt det: ett riktigt dåligt möte. Kanske ett affärsmöte där ingenting bestäms, allt flyttas till nästa möte och alla går därifrån med känslan av att ha slösat bort sin tid. En grupp människor som samlats i ett rum för att lite löst diskutera olika punkter de kommer att tänka på är själva definitionen av ett dåligt möte. Om du vill kunna genomföra ett framgångsrikt möte krävs viss framsynthet, och om möten är viktiga i din roll tjänar hela teamet på att ni ser till att de genomförs på bästa sätt.
Styrelsemöten sker nuförtiden ofta kvartalsvis snarare än varje vecka. Många företag förlitar sig numera på improviserade ”snabbmöten”. Men det handlar inte bara om att dåliga möten är tråkiga upplevelser för alla inblandade. De är dyra också. Dålig kommunikationseffektivitet orsakar faktiskt förluster på upp till 10 000 dollar per medarbetare. Så att hålla effektiva möten är inte bara avgörande för din mentala hälsa, det är ekonomiskt viktigt för alla företag – stora som små.
Smart mötesledning börjar långt innan det faktiska mötet börjar och fortsätter långt efter det att det har avslutats. Här är några viktiga saker att tänka på om du vill genomföra ett framgångsrikt möte med en anställd, kund eller hela företagsteamet.
Bestäm syftet med mötet
Många dåliga möten har slutat med att alla deltagare är överens om att "Jag kunde ha ägnat den där mötestiden åt att faktiskt göra de saker vi diskuterade". Var noga med att tydligt definiera syftet med mötet innan du lägger in det i kalendern. Ett av de bästa sätten att göra detta på är att skapa en väl genomtänkt dagordning .
Bestäm när mötet ska börja
Meddela inte plötsligt en mötestid samma dag, eller ens dagen innan. Ju mer framförhållning du har, desto bättre är dina chanser till ett framgångsrikt möte. Se inte mötet som en sätt att visa pondus och använda din makt för att få teamet att pausa viktigare arbete. Funktionerna för uppgiftshantering i Dropbox Paper ger en tydlig bild av allas arbetsbelastning, så att du kan se om ditt valda datum är en bra mötestid, eller om teamet har mer brådskande arbete att ta hand om.
På liknande vis kan ni med tidshanteringsverktyg som detta se om ett projekt har stött på problem och om ni behöver ett möte för att hantera dem. Om ditt team finns över hela landet, eller till och med världen, behöver ni också hitta en tid som fungerar för alla, oavsett tidszon. Hittar ni inte en tid som fungerar för alla, kan ni se över om ett möte är absolut nödvändigt eller konfigurera det som ett asynkront möte i stället.
Bjud in relevanta mötesdeltagare
Se till att rätt personer läggs till i inbjudan. Bjud inte in hela team om du vet att vissa medlemmar har mer brådskande prioriteringar eller kanske inte är särskilt engagerade i ett projekt. Uteslut inte heller yngre teammedlemmar eller praktikanter som kan se saker med andra ögon. Med Zoom- och Slack-appintegrationer i Dropbox för team finns det ingen anledning att utesluta deltagare i distansmöten. Överväg bästa praxis för distansmöten för att engagera alla medarbetare. Du kan leda mötet, föra protokoll och skicka uppföljningen till alla teammedlemmar på eller utanför arbetsplatsen utan kontextväxling. Mötesdeltagarna ska vara just det – där för att delta, så se till att bjuda in de personer som kommer att beröras direkt av allt som diskuteras. Framgångsrika möten är trots allt nyckeln till ett mer effektivt teamsamarbete.
Dela information, räkna inte bara med inspel
Om ni behöver brainstorma nya idéer inför ett projekt, ska du inte bara kalla in teammedlemmarna till ett mötesrum och förvänta dig att de löser uppgiften direkt. När du planerar möten – särskilt inför brainstorming– bör du samla inspiration och skriva ner dina egna idéer först. Ge sedan dina deltagare lite framförhållning så att de kan komma väl förberedda till mötet. Om du planerar uppgifter eller mål, ber du medlemmarna att använda SMART-principerna i förväg för att anpassa målen. Du vill att de ska kunna tillföra värde, så se till att skapa ett användbart dokument i Paper som mötesdeltagarna kan läsa före mötet – och till och med lägga till sina egna idéer i.
Gör det möjligt att fatta beslut
Effektiva möten bör presenteras som man gör med uppgifter generellt: börja med ett syfte och sluta med en lösning, eller åtminstone avtalade steg för att nå dit. Om mötet handlar om att hantera ett problem ska alla närvarande få möjlighet att säga hur de vill ta itu med problemet. Använd sedan mötestiden för att lösa problemet som ett team. Låt inte ett möte avslutas utan att alla deltagare förstår handlingsplanen, med tilldelade förfallodatum inklusive vilken person som ska slutföra en specifik uppgift och när.
Så genomför du ett möte
Effektiva möten behöver inte alltid äga rum i ett fysiskt mötesrum. Om vissa teammedlemmar arbetar på distans är den här planen inte alltid möjlig ändå. Ett bra möte ska aldrig vara beroende av var det hålls – Zoom eller Google Hangouts är bra lösningar.
Det finns ingen anledning att en enda person för protokoll om alla i mötet kan anteckna i ett samarbetsdokument i realtid. Förvisso kanske detta kan leda till ”för många kockar”, men samtidigt uppmuntrar det också alla att verkligen delta i mötet. Det betyder också att om du har teammedlemmar som arbetar på distans och ansluter till mötet i efterhand på grund av knöliga tidszoner eller bara dålig anslutning, måste de inte vänta till efter mötet för att få reda på vad de har missat – de kan se det direkt i livedokumentet. Och för den som är introvert blir mötesanteckningar som görs på detta sätt också mer effektiva och behagliga. Du kan redigera och notera viktiga synpunkter ur allas perspektiv och senare inkludera allt i ett uppföljningsmejl.
Uppföljningsmejl bör alltid skickas eftersom du, även i de bästa situationer, sannolikt inte kommer ihåg allt som nämnts under ett möte, även om du antecknade. Ett uppföljningsmejl som mötesplaneraren skriver hjälper deltagarna att identifiera och prioritera viktiga diskussionspunkter. Ett riktigt framgångsrikt möte är ett där alla tydligt kan komma ihåg vad som avhandlats. Om din dag är fylld med möten och anteckningar, kan du tjäna mycket på att använda ett effektivt format i form av en mötesprotokollmall.
Mötestyp
Alla möten är inte lika viktiga. Din punkt på mötesdagordningen kan vara något som enkelt löses mellan dig, ekonomichefen och en whiteboard – eller en praktisk app för dokumentskanning för alla fakturor. Ett möte kan vara så enkelt som att prata med en frilansare via Slack, så att hen vet att du alltid är tillgänglig om de behöver hjälp. Eller kanske snacka ihop sig med en kollega över lunch. I slutändan är möten bara ett sätt att hålla kommunikationen vid liv. Ignorera inte ett problem bara för att det inte har diskuterats på ett officiellt möte, och se till att följa upp på rätt sätt även om antalet mötesdeltagare bara var två. Kom ihåg: alla möten räknas, hur små de än är.
Skapa incitament för mötet
Om ditt möte till exempel gäller kontorsnyheter eller presentationen av en nya teammedlem kan det här för vissa ses som oviktigt. Men när det gäller teambuilding är möten som dessa viktiga för den övergripande företagskulturen. Ge teammedlemmarna anledning att delta med frestande incitament som god mat, så att det produktiva mötet sker i form av en lunch med kollegerna. Eller så kan du antyda att du kommer att avslöja något spännande, även om det bara är var julfesten ska äga rum.
Alla kan vara mötesarrangörer
Det finns en föråldrad idé om att mötesarrangemang bara kan göras av ”höjdare” med rätt att kalla teamet till ett möte. Men kommunikationen går åt båda håll. Om du tycker att ett möte är motiverat är det bara att arrangera det. Tänk bara på att det är du som ansvarar för att det blir ett effektivt möte och inte slöseri med allas tid.
Möten är till för att alla ska kunna både dela idéer och ta upp problem och få dem åtgärdade. Låt oss säga att det finns ett problem som inte ens det bästa verktyget för uppgiftshantering riktigt kan förmedla. Det är ett utmärkt tillfälle för dig att rapportera problemet personligen till ditt team. Möten handlar om att ge alla en röst, oavsett roll eller plats. Och med effektiva digitala verktyg till ditt förfogande kan varje möte flyta smidigare.
