I dag är det lättare än någonsin att bli distraherad, och vi behöver verktyg som underlättar produktiviteten både på ett personligt och ett professionellt plan. Bara, med så många appar som påstår sig göra just det, har valet av rätt blivit en distraktion för sig själv.
För att hjälpa dig att förstå det hela har vi sammanställt en höjdpunktsrulle med branschfavoritproduktivitetsverktyg för att låsa upp din potential varje dag.
Dessutom visar vi i tillämpliga fall hur dessa spelförändrande produktivitetsappar kan paras ihop med Dropbox för en ännu bättre upplevelse.
De bästa produktivitetsapparna för tids- och uppgiftshantering
Vare sig du behöver hjälp med att hantera dina arbetsflöden, din tid eller ditt fokus kan nedanstående appar vara effektiva verktyg för att öka produktiviteten för både på det professionella och det personliga planet.
Och eftersom det sällan finns en produktivitetsapp som passar alla, har vi gett exempel för en mängd olika scenarier – från att automatisera repetitiva uppgifter till att påskynda e-signaturer.
Många av dessa appar erbjuder kostnadsfria versioner tillsammans med betalalternativ med ytterligare funktioner, så tänk på att vissa av de funktioner som beskrivs kanske kostar pengar.
1. Zapier
Plattformar: Webbapp, webbläsartillägg
Användbar för: Automatisering över plattformar
Den här listan täcker mestadels kostnadsfria produktivitetsappar för iPhone, Android och stationära datorer, men Zapier finns bara som en webbapp och ett Chrome-tillägg.
Zapier är egentligen inte en app. Det är en automatiseringsplattform som flyttar information mellan de appar du använder varje dag, så att du kan spara tid, minska mängden tråkiga uppgifter och fokusera på ditt viktigaste arbete. Zapiers automatiska arbetsflöden kallas **Zaps**, och du kan antingen skapa en Zap från grunden eller välja ur ett bibliotek av färdiga mallar – ingen kodning krävs.
Ge Dropbox superkrafter med Zapier-automatiseringar
Zapier är inte bara ett bra verktyg för automatisering i allmänhet, när det paras ihop med Dropbox kan det användas för att koppla molnlagring till tusentals populära appar och öka produktiviteten. Här är några idéer som kan hjälpa dig komma igång:
- Spara e-postbilagor till Dropbox
- Ladda upp videor som sparats i Dropbox direkt till YouTube
- Lägg till en ny rad i ett Google-ark för varje ny Dropbox-uppladdning
- Säkerhetskopiera inkommande e-postmeddelanden som filer i Dropbox
2. Trello
Plattformar: iOS, Android, webbapp
Användbar för: Uppgiftshantering
Trello gör arbetshanteringen enkel, lätthanterlig och attraktiv eftersom du kan organisera och prioritera projekt på ett roligt, flexibelt och givande sätt. Trellos intuitiva tavlor, listor och kort gör det enkelt att organisera idéer och spåra framsteg.
Låt oss till exempel säga att ditt marknadsföringsteam hanterar sin redaktionskalender i Trello. De kan skapa listor för varje steg i processen, till exempel ”Idéer”, ”Skriva”, ”Redigera” och ”Publicera” och sedan lägga till ett kort för varje artikel. Kort kan tilldelas medlemmar i teamet, inkludera datum för när varje steg i processen ska vara klart och för alla bilagor för Dropbox-filer och Dropbox Paper-filer. Detta håller allt organiserat på en central plats, så du behöver inte söka igenom oändliga e-postkedjor för att få saker gjorda.
Naturligtvis är detta bara början. Trellos flexibilitet innebär att lösningen kan anpassas för alla team. Med över 150 integreringar till dina favoritappar och tjänster med Power-Ups och inbyggd automatisering blir Trello dessutom ett produktivitetsnav för team överallt.
Få ut mer av Trello med Dropbox
Skulle det inte vara bra om du kunde se relevanta Trello-uppdateringar medan du kontrollerar filer i molnlagring? Integrera ditt Dropbox-konto med Trello för att:
- Bifoga filer och mappar till Trello-kort direkt från Dropbox
- Förhandsgranska bifogade Dropbox-filer utan att lämna Trello
- Ha Trello-aktivitet för alla bifogade Dropbox-filer som återspeglas direkt i Dropbox
3. Slack
Plattformar: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, webbapp, webbläsartillägg
Användbar för: Teamkommunikation och samarbete
Slack har länge varit ett kraftpaket inom produktivitet som storföretag ser som en viktig allt-i-ett-lösning för att möjliggöra ett effektivt och produktivt teamsamarbete.
Skapa kanaler åt team och projekt och dra nytta av specialiserade verktyg som främjar samarbetet. Kanalerna effektiviserar inte bara kommunikationen internt utan låter dig också samarbeta med intressenter utanför företaget, som till exempel kunder, partner eller tjänsteleverantörer.
Med Slack kan du ringa röst- och videosamtal, skapa kanaler för projekt, dela skärmar och skicka filer enkelt – så att allt blir möjligt i en heltäckande app för smidig kommunikation i distansteamet.
4. Asana
Plattformar: Webbläsartillägg, iOS, Android
Användbar för: Omfattande projektledning
Asana förenklar produktiviteten med ett stort utbud av arbetshanteringsverktyg som hjälper dig att följa ett projekt från början till slut med funktioner som stärker spårning, kommunikation, teamhantering och mycket annat.
I Asana kan du skapa olika grupper för varje team eller avdelning i ditt företag. Du kan sedan skapa projekt, och inom dessa projekt kan du lägga till uppgifter och deluppgifter och en tidsram eller tidsfrist för var och en. Du kan tilldela uppgifter och projekt till specifika team eller individer, kommentera uppgifter med extra info eller instruktioner och lägga till andra teamkolleger som följare så att de får besked om eventuella uppdateringar.
Att hålla sig på rätt spår är lika viktigt som att vara produktiv. Lyckligtvis tillhandahåller Asana ytterligare inställningar som gör detta enkelt:
- Milstolpar – så att målen för projektet alltid är tydliga
- Beroenden – så att alla vet vilka uppgifter som måste slutföras för att andra ska börja
- Tidslinjer – så att en fullständig översikt över ett projekt är lätt att komma åt och analysera
Detta är en grundläggande sammanfattning av vad Asana har att erbjuda, men det finns så många fler intrikata och intuitiva funktioner i appen som gör projekthanteringen till en lek. Asana täcker in hela kedjan, från tidsspårning och korrektur till schemaläggning och anteckningar.
Samla projektfiler och Asana-projektledning under ett tak – med Dropbox
Ju mindre tid du spenderar på att söka efter filer, desto mer tid kan du lägga på att utveckla dina projekt. När du ansluter Asana till Dropbox kan du bifoga och dela Dropbox-filer direkt via Asana, vilket gör det ännu mer effektivt.
5. Dropbox Sign
Plattformar: webbapp, API, iOS, Android
Användbar för: effektivisering av e-signaturer och kontraktsarbetsflöde
Borta är de dagar då dokument måste skrivas ut, signeras, skannas in och skickas till nästa undertecknare. Dropbox Sign låter dig signera dokument digitalt, vilket sparar mycket tid och förenklar processen. Detta är särskilt användbart i den moderna, digitala arbetsmiljön, där det är osannolikt att alla undertecknade är i en arbetsyta.
Du kan använda HelloSign för alla slags dokument, som till exempel sekretessavtal, hyrespapper eller anställningskontrakt. Med 17 godkända filtyper kan du skicka i stort sett vad som helst som kan kräva en signatur via HelloSign. E-signaturer från HelloSign är juridiskt bindande och kraftigt krypterade, så du kan vara säker på att allt är legalt och att dina personuppgifter är säkra.
Du kan skicka massförfrågningar, antingen i en viss ordning så att varje undertecknare meddelas i sekvens när den tidigare undertecknaren har skrivit under eller alla på en gång. Mottagarna behöver bara logga in, läsa dokumentet och lägga till sin elektroniska signatur, så returneras dokumentet automatiskt till dig, signerat, förseglat och levererat på ett ögonblick.
Effektivisera processen ytterligare genom att skapa eller använda befintliga mallar och lägga till anpassade logotyper och varumärken med ett musklick.
Med teamhanteringsverktyg kan du ge åtkomst till olika grupper eller personer, ställa in valfria, obligatoriska och CC-undertecknare, skapa påminnelser så att allt signeras i tid och mycket annat.
6. IFTTT
Plattformar: EndastAndroid- och iOS-enheter
Användbar för: Automatisering med smarta enheter
IFTTT är en intuitiv produktivitetsapp. Den är bokstavligen produktiv för din räkning.
IFTTT upprättar automatiserade, villkorsfunktioner baserade på modellen ”If This Then That”. IFTTT:s förbyggda ”applets” gör att en specifik åtgärd att vidtas på ett ställe om en specifik händelse inträffar på ett annat – lite som med Zapier, fast enklare.
Till exempel kan du låta musik från YouTube automatiskt läggas till i Spotify-spellistor om du ”gillar” en video. Integrera IFTTT med smart hemteknik så att du till exempel kan ha värmen påslagen när du närmar dig din gata. När du är taggad i ett Facebook-foto kan IFTTT spara det i Dropbox.
Denna automatiseringsnivå ökar utan tvekan produktiviteten och tar hand om uppgifter du helst slipper lägga tid och resurser på.
IFTTT fungerar med många smarta hemenheter och mobilappar som Zapier inte gör, och vice versa. Den har också bättre smartphone-funktionalitet, medan Zapier huvudsakligen fungerar på skrivbordet, så de är båda användbara på sitt eget sätt.
Hur man förbättrar tidshantering och produktivitet med Dropbox
Dropbox är också en produktivitetshöjare med verktyg som underlättar projekthantering, filhantering och fjärrsamarbete. Med Dropbox kan du ta vilket projekt som helst från tidiga strategistadier till produktion till feedback och vidare – allt på ett utrymme.
Använd den kostnadsfria appen på vilken enhet som helst – Apple, Microsoft eller i andra miljöer – för att komma åt, redigera och hantera ditt arbete var som helst och samtidigt hålla dina data säkra. Skapa projektplaner, skapa att göra-listor, gör anteckningar, lämna feedback i realtid och håll intressenter uppdaterade med en mängd olika kommunikations- och samarbetsverktyg i Dropbox.
Alla ovan nämnda produktivitetsappar kan enkelt integreras i ditt Dropbox-konto, vilket innebär att du verkligen kan effektivisera arbetsflöden, förbättra översikten och effektiviteten och på så vis öka produktiviteten på arbetsplatsen.
