Hoppa till huvudinnehåll

Kan redigering i realtid verkligen förbättra produktiviteten och samarbetet?

6 min. läsning

29 oktober 2024

Vad är realtidsredigering?

Realtidsredigering syftar till när flera teammedlemmar kan jobba med – och redigera – en enda fil samtidigt. Alla ändringar av den filen uppdateras för varje användare nästan omedelbart. Den här typen av realtidssamarbete bygger på online- och molnbaserade program som låter hur många användare som helst att komma åt och redigera filer synkront. Det kan vara från datorer, surfplattor eller via mobila enheter. Med rätt verktyg kan det också ske var som helst.

Tidigare var realtidsredigering och samarbete endast möjligt med textbaserat material. Du kunde till exempel redigera dokument som sparades online i molnlagring, eller jobba i samarbetsverktyg för dokumentredigering som Dropbox Paper. Nu är dock video- och ljudredigering i realtid möjligt tack vare verktyg som Dropbox Replay.

Team som samarbetar kring bärbara datorer, med en person som håller i en surfplatta, vilket symboliserar samarbete och realtidsredigering på jobbet.

6 saker som samarbetande realtidsredigering kan möjliggöra för ditt team

Det faktum att kollegor kan samarbeta i realtid innebär att du inte bara kan spara tid, utan även pengar och resurser.

 

1. Fler meningsfulla möten

Även om personliga möten fortfarande är nödvändiga, kan realtidsredigering användas till att maximera potentialen i dessa. Dropbox Paper har anpassningsbara mallar för dagordning och mötesanteckningar som, tillsammans med realtidsredigering, medger ett mer fokuserat och produktivt möte. Alla kan föra anteckningar i realtid på samma plats utan att vara beroende av en enda protokollförare. Det är ett utmärkt sätt när du vill se till att all viktig information är lättillgänglig för hela teamet.

Låt oss anta att dina teammedlemmar är ute på en workshop och lär sig om en klients nya produkter som ni ska skapa en kampanj för. I stället för att låta var och en föra sina egna anteckningar och därefter sammanfatta dem, kan ni arbeta med samma dokument. Det sparar tid och säkerställer att all information kommer med.

 

2. Bättre, synkron uppgiftsjonglering

Föreställ dig ett team som arbetar med en artikel för bloggen på deras webbplats. De kan låta en eller två personer faktasöka ämnet och lägga till anteckningar till en Dropbox Paper-fil. På samma gång kan den som skriver artikeln fortlöpande övervaka faktasökningen och komma igång med produktionen i ett tidigt skede.

Om det skulle uppstå några ändringar i genomgången eller de tillagda anteckningarna efter att produktionen har påbörjats, så kan teammedlemmar enkelt lägga till dessa anteckningar som kommentarer i samma Dropbox Paper-dokument. De kan till och med tagga författaren som genast får en avisering.

Utan realtidsredigering skulle dessa uppgifter behövt göras efter varandra och inte samtidigt. Detta tar inte bara tid, utan innebär också att man måste skicka ny versioner av filer eller underhålla långa e-postkedjor så snart det kommer en uppdatering. Det kan leda till stökig och förvirrande filhantering när olika versioner av dina materialdokument börjar samlas på hög.

Med realtidsredigering kan alla arbeta inom ett enskilt utrymme, så att det inte finns något behov av ett oändligt navigerande bland nästan identiska filer för att se till att du har fått tag på det du behöver.

 

3. Produktiva granskningsprocesser

Realtidsredigering gör gransknings- och feedbackprocessen effektivare och mer produktiv än någonsin.

När material har producerats kanske du behöver någon som ser över detta. Inte bara en korrekturläsare eller granskare, utan även klienter, partner, juridiska team och andra relevanta parter. Med realtidsredigering behöver du inte vänta på att en person ska lägga till sina anteckningar innan nästa kan hoppa in. Alla kan lämna kommentarer i dokumentet eller videoklippet samtidigt, och den som arbetar med dokumentet kan direkt ge sig på att implementera feedback i takt med att den kommer in.

Om du arbetar med andra i ett videoprojekt kan du till och med vara värd för en virtuell livegranskning av din video med Dropbox Replay som alla kan titta på, kommentera och lägg till anteckningar i. Det innebär att alla kommentarer, all feedback och alla ändringar är inloggade på ett och samma ställe, så att du kan vidta åtgärder baserat på en enda källa.

Om du har en granskningsprocess i två steg så besparar realtidsredigering dig besväret med att hålla på att skicka ändrade versioner fram och tillbaka separat, oavsett vilket material du jobbar med. Så snart den första granskningen är klar, kan du snabbt avisera nästa granskare med ett knappklick så att arbetet kan fortsätta organiskt.

 

4. Effektiva feedbackslingor

Du kan strömlinjeforma hela feedbackprocessen med realtidsredigering. Om kommentarerna eller feedbacken kommer från fler än en person, behöver du vara noga med att det är lätt att se alla viktiga anteckningar på en och samma plats. Det är tröttsamt att gå igenom otaliga e-postkedjor, chattar och märkningar i dokument och videoklipp för att samla in all feedback och anteckningar som du behöver. Då kan det hända att viktig information förbises.

Anteckningar i Dropbox Paper gör det möjligt för alla användare med åtkomstbehörigheter att lägga till sin feedback direkt i det dokument som de granskar. Utöver Paper kan du kommentera foton, PDF-filer, Photoshop-filer med mera, utan att det behövs något annat program.

När du taggar en medarbetare, antingen som en kommentar eller i brödtexten i ett Dropbox Paper-dokument, så får de omedelbart en avisering, och filens ägare meddelas om alla ändringar oavsett om de taggas eller inte. Samma sak gäller när kommentarer läggs till i en video i Dropbox Replay. Det innebär att flödet aldrig avbryts och att du kan hålla bollen i rullning utan förseningar.

Med realtidsredigering är det alltid lätt att hitta, hantera och implementera viktig feedback. Du kan enkelt se följande:

  • Vad feedbacken avser
  • Det specifika avsnittet i ett dokument, eller tidsstämpeln i en video, som feedbacken avser
  • Vem som gav feedback
  • Eventuella diskussioner mellan teammedlemmar om den specifika feedbacken

Allt snyggt arrangerat i en överskådlig tråd, som gör att du omedelbart kan skrida till verket. 

Det öppnar upp för en mer organiserad arbetsmiljö som i slutändan förbättrar kvaliteten på det arbete du producerar eftersom du blir bättre rustad att identifiera och lösa alla problem som uppstår, när de uppstår.

Granska och godkänn kreativa projekt snabbare

Dela din senaste redigering, granska och markera kommentarer som åtgärdade och få slutgiltigt godkännande – allt i ett verktyg.

​​Dropbox Replay-användargränssnittet visar en video av en man som springer, med användaranteckningar i videoklippet och tidsbaserade kommentarer som lämnats av kollegor.

Redigeringsverktyg tillgängliga och redo

Dropbox möjliggör inte bara redigering i realtid, utan förstärker den också.

Börja med att förvandla den tomma duken i Dropbox Paper till en fullt fungerande arbetsyta för varje steg i ett projekts livslängd. Skapa checklistor och att-göra-listor när du är ute på fältet, och meddela dina kollegor så snart ändringar utförs. Du kan till och med lägga till SoundCloud-klipp och YouTube-videor. 

Jobbar du med ett videoprojekt? Planera en storyboard i Dropbox Paper. När det sedan är dags att granska videon och begära feedback, öppnar du bara din videofil i Dropbox Replay. Med en enkel delad länk kan du samla in och sammanställa tidsstämplad feedback, allt i realtid. Granskare behöver inte ens sitt eget Dropbox-konto för att samarbeta med dig.

Du kan förbättra ditt teams arbetsflöde, produktivitet och produktion med realtidsbaserade redigeringsverktyg som Dropbox Paper och Dropbox Replay – från tidig strategiplanering till feedback- och slutförandefasen. Så enkelt är det att förbättra ditt teams samspel med realtidsredigering. Allt du behöver göra är att komma igång med Dropbox.

Utforska relaterade resurser

En person sitter vid sitt skrivbord och ser frustrerad ut över att han inte kan redigera en PDF-fil.

Varför kan jag inte redigera en PDF-fil?

PDF-filer är ett populärt filformat, men de kan ibland vara ganska svåra att redigera. Utforska de vanligaste problemen med att redigera PDF-filer och hur du övervinner dem.

En person jobbar hemifrån vid köksbordet.

5 tips för att arbeta hemifrån effektivt

Det kräver en hel del förberedelser att arbeta hemifrån på ett effektivt sätt. Kolla in vår guide för att få mer tips om hur du lyckas med ditt distansarbete.

En tonåring visar sin mobiltelefon för sin morförälder.

Vad är molntjänster och hur fungerar de?

De flesta känner till "molnet" nuförtiden, men vad är det egentligen? Ta reda på vad datormoln och molntjänster innebär, och varför det är lika viktigt för företag som för privatpersoner.