ทีมข้ามสายงานคืออะไร?

ความหมายข้ามฟังก์ชัน

ที่ทำงานทุกแห่งมีแผนกต่างๆ ตั้งแต่แผนกการเงินไปจนถึงทรัพยากรบุคคล เนื้อหาไปจนถึงการตลาด แต่ถ้าทักษะที่หลากหลายนี้สะท้อนให้เห็นในแต่ละทีมล่ะ นั่นคือที่มาของการทำงานข้ามสายงาน

การทำงานข้ามสายงาน หมายถึงกลุ่มคนที่มีทักษะและประสบการณ์ที่หลากหลายซึ่งทุกคนทำงานโดยมีเป้าหมายร่วมกัน ดังนั้น แทนที่จะส่งต่อโปรเจ็กต์จากทีมหนึ่งไปอีกทีมหนึ่งจนกว่าจะถึงวันเปิดตัว ทีมทีมเดียวสามารถจัดการได้ทุกเรื่อง ให้พิจารณาว่าแต่ละทีมเป็นกลุ่มคนทำงานขนาดเล็กที่สามารถทำทุกขั้นตอนของโปรเจ็กต์ด้วยการทำงานร่วมกัน โดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากแผนกอื่น

เหตุใดจึงต้องใช้ทีมงานข้ามสายงาน?

แนวคิดหลักเบื้องหลังทีมงานข้ามสายงานคือการเพิ่มการตอบสนอง ความรับผิดชอบ ผลผลิต และการตัดสินใจ การทำลายอุปสรรคที่หมายถึงมีเพียงทีมเดียวเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงกระบวนการใดๆ ก็ได้ในวงจรชีวิตของโครงการ ทำให้ทีมงานที่ทำงานร่วมกันหลายฝ่ายสามารถทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น นอกจากนี้ สมาชิกในทีมสามารถมาจากทุกระดับในธุรกิจ และรวมถึงพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล เพื่อสร้างทักษะ ข้อมูลเชิงลึก และประสบการณ์ที่หลากหลาย ทีมที่ประสบความสำเร็จจะต้องสามารถขจัดปัญหาคอขวดได้ เนื่องจากไม่ต้องรอเวลาในการส่งมอบงานไปยังแผนกต่างๆ

ใครสามารถใช้ทีมข้ามสายงานได้บ้าง?

ทุกคนสามารถหาวิธีรวมทีมข้ามสายงานเข้ากับธุรกิจของตนได้ แต่มีข้อกำหนดเบื้องต้นบางประการ ถ้าต้องการให้แนวทางนี้ได้ผล แนวคิดสำคัญที่บริษัทจะต้องมีคือโครงสร้างองค์กรแบบแบบราบ การทำงานเป็นทีมแบบออนไลน์ และการเปิดรับความคิดใหม่ๆ กิจการธุรกิจขนาดเล็กซึ่งโดยปกติจะมีพนักงานจำนวนน้อยและต้องการให้ทุกคนทำงานได้หลากหลายในระดับหนึ่ง เป็นกลุ่มที่นำวิธีการทำงานนี้ไปใช้มากที่สุด ทีมข้ามสายงานมักได้รับการพิจารณาว่าจะสามารถแก้ปัญหาได้ดีกว่า จึงรับความเสี่ยงเชิงสร้างสรรค์ได้มากกว่าด้วย

ทีมงานจะรู้สึกสบายใจที่จะทำสิ่งนี้ได้ก็ต่อเมื่อธุรกิจโดยรวมมีแนวทางเช่นนี้ ดังนั้น หากคุณรู้ว่าบริษัทของคุณไม่น่าจะให้แพลตฟอร์มแก่ผู้บริหารระดับต้นที่ทำงานจากระยะไกล นอกจากจะต้องพิจารณาวัฒนธรรมองค์กรของคุณอย่างจริงจังแล้ว คุณก็อาจจะไม่ประสบความสำเร็จในการสร้างทีมงานข้ามสายงานมากนัก

หากคุณยังคงติดอยู่กับกรอบความคิดแบบเดิมๆ คุณอาจไม่พร้อมที่จะได้รับประโยชน์จากวิธีการทำงานอันก้าวหน้านี้ ธุรกิจต่างๆ เช่น Netflix, Spotify และ Google ต่างก็เริ่มนำวิธีการทำงานนี้มาใช้ แต่ไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นชั่วข้ามคืน คุณต้องมีบุคลากรที่เหมาะสมจากพื้นที่การทำงานที่ถูกต้องเบื้องหลังเพื่อให้มันทำงานได้

ธุรกิจจะใช้ทีมข้ามสายงานได้อย่างไร

การทำงานที่สร้างขึ้นจากแนวคิดของทีมข้ามสายงานมีหลายรูปแบบ เช่น Agile, Lean และ Kanban ทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณในการนำรูปแบบการทำงานเหล่านี้มาใช้ คือการจ้างสมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์ในเรื่องนี้ แล้วทุกคนจะสามารถช่วยเหลือสมาชิกในทีมให้ผ่านปัญหาในระยะแรกไปได้ การทำงานข้ามสายงานอาจเปลี่ยนไปจากแนวคิดดั้งเดิมที่มีผู้จัดการโครงการและผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง แต่การมีหัวหน้ามักเป็นสิ่งที่จำเป็น หัวหน้าทีมข้ามสายงานที่มีประสบการณ์สามารถช่วยให้การเปลี่ยนแปลงนี้ดำเนินไปอย่างราบรื่น

คุณต้องการทักษะและประสบการณ์ที่หลากหลาย การทำงานร่วมกันหลายฟังก์ชันอาจต้องอาศัยความไว้วางใจมากกว่าสิ่งอื่นใด คุณต้องการที่จะทำงานเป็นทีม คิดนอกกรอบเมื่อจำเป็น ไม่กลัวที่จะทำงานที่ได้รับมอบหมาย และได้รับการสนับสนุนเมื่อคุณทำเช่นนั้น การจ้างบุคคลที่มีทัศนคติและประสบการณ์ทางวิชาชีพที่หลากหลายจะทำให้คุณมีความสามารถที่ดีในการเอาชนะปัญหาและแก้ไขปัญหาด้วยความคิดสร้างสรรค์

อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับทีมข้ามสายงาน

คุณลักษณะต่อไปนี้มีความจำเป็นสำหรับทีมที่ประสบความสำเร็จ:

การสื่อสาร

ไม่มีอะไรใหม่ที่นี่ ทีมที่ประสบความสำเร็จทุกทีมต้องเชื่อมโยงกันและอัปเดตข้อมูลให้กันและกันอยู่เสมอ Kanban และ Agile จัดให้มีการประชุมยืนรายวัน (การประชุมทีมแบบสั้นซึ่งมีประเด็นมากกว่าการประชุมนั่ง) เพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลอัปเดต ดังนั้น อย่าเพิ่งติดต่อมาเมื่อมีบางอย่างผิดปกติหรือต้องมีการเปลี่ยนแปลงเร่งด่วน อย่าลืมเฉลิมฉลองชัยชนะในฐานะทีมด้วย และสื่อสารทั้งเรื่องดีๆ และปัญหาเร่งด่วนอื่นๆ ร่วมกัน ช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้างและซื่อสัตย์ช่วยให้ห่างไกลจากเรื่องการเมืองในที่ทำงาน การกล่าวโทษ และการคิดแบบเหยื่อ

ความรับผิดชอบ

มันเป็นทั้งหมดเพื่อหนึ่งคน หนึ่งคนเพื่อทุกคน อย่างที่เราพูดไว้ การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ แต่คุณก็อยากส่งเสริมให้ผู้คนสามารถเป็นเจ้าของข้อผิดพลาดของตนเองด้วย จงเป็นผู้นำโดยการเป็นตัวอย่าง ไม่ใช่แค่การยอมรับเมื่อคุณทำผิด แต่โดยวิธีที่คุณปฏิบัติต่อผู้ที่มีความผิดเช่นเดียวกัน ความล้มเหลวเป็นส่วนหนึ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในชีวิต ทีมที่ดีสามารถใช้ความล้มเหลวให้เป็นโอกาสในการเรียนรู้ที่สำคัญ ไม่ใช่โอกาสในการโยนความรับผิดชอบให้ผู้อื่น

การปรับตัว

สิ่งต่างๆ สามารถเปลี่ยนแปลงได้มากในระหว่างโครงการเดียว ทีมงานข้ามสายงานของคุณต้องพร้อมที่จะจัดการกับสิ่งนี้ นั่นหมายความว่าการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะต้องรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ทีมของคุณต้องมีความมั่นใจในการก้าวไปในเส้นทางใหม่ๆ สู่โครงการที่ประสบความสำเร็จ และนั่นก็หมายถึงการไว้วางใจให้พวกเขาลองทำสิ่งใหม่ๆ รับผิดชอบต่อการกระทำของตนเอง และไม่โทษคนอื่นหากโครงการนั้นล้มเหลว

การปรับแนวทาง

คติประจำใจไม่เป็นทางการที่ใช้กันทั่วไปของการทำงานแบบคล่องตัวและวิธีการทำงานที่คล้ายคลึงกันคือ "ทำให้ทุกอย่างเสร็จสิ้น" และเป็นความรู้สึกที่ทีมของคุณต้องยอมรับ คุณต้องชัดเจนเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการใดๆ และคุณต้องแบ่งปันความเป็นเจ้าของด้วย การตัดสินใจควรดำเนินการโดยรวม และประเด็นต่างๆ ควรได้รับการยกระดับให้เป็นหนึ่งเดียว ความปรารถนาไม่ใช่แค่ทำบางสิ่งบางอย่าง แต่จะทำให้สิ่งนั้นทำได้ดี ควรเป็นแสงนำทางให้กับทีมของคุณ

ทีมข้ามสายงานทำงานได้หรือไม่?

ใช้ ถ้าจัดตั้งขึ้นอย่างถูกต้อง หากไม่เป็นเช่นนั้นก็อาจทำให้เกิดความเสียหายตามมา เป็นที่น่าสังเกตว่า แต่เดิม วิธีการทำงานหลายวิธีที่ส่งเสริมการทำงานข้ามสายงานได้รับการพัฒนาโดยคำนึงถึงกระบวนการทำงานบางอย่าง เดิมที นักพัฒนาซอฟต์แวร์ได้นำแนวคิด Agile มาใช้ และ Lean ถูกออกแบบมาเพื่อการผลิต ดังนั้น คุณอาจพบว่าการประยุกต์ใช้และประโยชน์ของวิธีการเหล่านี้ไม่เหมาะกับธุรกิจ อย่างเช่นเอเจนซี่การตลาดเสียเลย การใช้วิธีการเหล่านี้อย่างไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดปัญหามากมายได้ Harvard Business Review พบว่า 75% ของทีมข้ามสายงานทำงานอย่างไม่ถูกต้องเหมาะสม

เราได้กล่าวถึงโบนัสทั้งหมดในการจัดตั้งทีมข้ามฟังก์ชั่นในฝันไปแล้ว แต่สิ่งที่อาจเกิดขึ้นได้คือหากคุณรวมพนักงานทุกคนเข้าด้วยกันและบอกให้พวกเขาเริ่มทำงานแบบ Agile

ความภักดีต่อแผนก

ใช่ คุณอาจอยู่ในทีมเดียวกัน แต่ก็อาจมีความจำเป็นอย่างเงียบๆ เช่นกันที่พนักงานจะต้องอยู่เคียงข้างแผนกของตนโดยรวมเมื่อเผชิญกับความยากลำบาก ตัวอย่างเช่น ฝ่ายการตลาดในทีมของคุณจะกดดันนักพัฒนาเพราะว่ามันขัดกับ KPI ของแผนกหรือไม่ แม้ว่าจะเพื่อประโยชน์สูงสุดของลูกค้าหรือโครงการก็ตาม นี่เป็นเหตุผลที่คุณต้องการให้ทั้งบริษัทเห็นด้วยกับรูปแบบการทำงานนี้ คุณไม่สามารถใช้เวลาเพียงวันเดียวในการทำงานข้ามสายงาน แล้วใช้เวลาที่เหลืออยู่กับรูปแบบการทำงานแบบเดิมๆ ได้

การโอเวอร์โหลดผู้นำ

ผู้นำสามารถช่วยให้ทีมดำเนินงานไปได้อย่างถูกต้อง อย่างไรก็ตาม พวกเขาสามารถส่งเสริมค่านิยมการทำงานแบบเดิมๆ โดยไม่ได้ตั้งใจให้กลับเข้ามาสู่วิธีการทำงานที่มุ่งสู่อนาคตอีกครั้ง ทีมสามารถเริ่มพึ่งพาพวกเขาได้ง่ายเกินไป มีการตัดสินใจสำคัญที่จะต้องทำหรือไม่? ถามหัวหน้าครับ มีปัญหารึเปล่า? บอกให้หัวหน้าแก้ไข. เห็นสมาชิกคนหนึ่งไม่รับผิดชอบใช่ไหม? อาศัยผู้นำในการแก้ไขปัญหา ทีมงานข้ามสายงานประสบความสำเร็จเมื่อทำงานและประสบความสำเร็จเป็นหนึ่งเดียว

การขาดการสื่อสาร

นอกจากนี้ ยังมีความเสี่ยงที่คุณจะไม่ให้ความสำคัญกับความคิดแบบ "ทุกคนมีจุดมุ่งหมายเดียว" และคิดไปว่าทีมสามารถทำงานได้โดยการซึมซับไปเอง เพียงเพราะตอนนี้คุณทำงานข้ามสายงานก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะปรากฏตัวไปทั่วทุกที่ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันเกี่ยวกับเครื่องมือต่างๆ เช่น หมายเหตุประกอบ โฟลเดอร์ที่แชร์ บอร์ด Trello และการประชุมแบบสั้นๆ ที่จัดขึ้นบ่อยครั้งไม่ว่าจะในที่ทำงานหรือแบบออนไลน์

ขาดความหลงใหล

ไม่ใช่ว่าสมาชิกทุกคนในทีมต้องให้ความสำคัญกับงานเหนือสิ่งอื่นใด แต่พวกเขาต้องสามารถหาแรงบันดาลใจในการทำงานในลักษณะนี้ได้ด้วย นั่นหมายความว่าพวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่างานของพวกเขามีคุณค่าและส่งผลกระทบต่อโครงการโดยรวมหรือไม่ คุณทำได้โดยทำงานและชนะเป็นหนึ่งเดียว ใครก็ตามที่มองไม่เห็นจุดมุ่งหมายในการทำงาน ย่อมจะสูญเสียความสนใจอย่างแน่นอน

Dropbox ช่วยได้อย่างไร

การทำงานร่วมกันแบบข้ามสายงานต้องได้รับการปรับแนวทางให้เหมาะสม และ Dropbox เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการดำเนินการดังกล่าว คุณสามารถแบ่งปันโฟลเดอร์รวมถึงอัปเดตและแก้ไขเอกสารได้แบบเรียลไทม์ สมาชิกทุกคนในทีมสามารถรู้ได้อย่างแม่นยำว่าตัวเองอยู่ที่จุดใด

Dropbox ทำให้ทีมของคุณไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกันเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานร่วมกันยังคงดำเนินต่อไปได้ โดยการจัดเก็บทุกสิ่งไว้อย่างปลอดภัยทางออนไลน์ ทีมข้ามสายงานอาจมีสถานที่ทำงานส่วนกลางเพียงแห่งเดียวที่ให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายหลักเดียวกันได้