สิ่งที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ
คุณเคยผ่านการประชุมที่ย่ำแย่และน่าสะพรึงกลัวมาแล้ว การประชุมทางธุรกิจที่ไม่มีการแก้ปัญหาอะไรเลย เลื่อนทุกอย่างไปในการประชุมครั้งถัดไป และทุกคนออกจากที่ประชุมโดยรู้สึกเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ กลุ่มคนที่รวมตัวกันในห้องเพื่อพูดคุยกันแบบสบาย ๆ ถึงประเด็นต่าง ๆ ที่นึกขึ้นได้ คือคำนิยามจากหนังสือเกี่ยวกับการประชุมที่เลวร้าย ถ้าคุณต้องการมีการประชุมที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องคาดการณ์ถึงสถานการณ์จริง และถ้าการประชุมคือหัวใจสำคัญของบทบาทหน้าที่ของคุณ ทุกคนในทีมต้องช่วยกันเพื่อให้การประชุมเป็นไปด้วยดี
ปัจจุบันนี้ การประชุมคณะกรรมการมักจะจัดขึ้นทุกไตรมาส ไม่ใช่ทุกสัปดาห์ หลายๆ ธุรกิจใช้วิธี “พูดคุย” แบบเฉพาะหน้า การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่จะน่าเบื่อหน่ายสำหรับทุกคนเท่านั้น แต่ยังมีค่าใช้จ่ายสูงอีกด้วย อันที่จริงแล้ว การสื่อสารที่ขาดประสิทธิภาพทำให้เกิดการสูญเสียสูงถึง 10,000 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคน ดังนั้นการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่จะเป็นเรื่องสำคัญต่อการมีสุขภาพจิตที่ดีเท่านั้น แต่ยังจำเป็นในแง่ของการเงินสำหรับทุกธุรกิจไม่ว่าเล็กหรือใหญ่อีกด้วย
การจัดการประชุมที่ชาญฉลาดเริ่มขึ้นมานานก่อนที่การประชุมจริงจะเริ่มขึ้น และดำเนินไปอย่างต่อเนื่องหลังจากสิ้นสุดการประชุมจริง ต่อไปนี้คือประเด็นหลักที่ต้องพิจารณาเมื่อจองการประชุมที่ประสบความสำเร็จกับพนักงาน ลูกค้า หรือทั้งทีมธุรกิจของคุณ
ตัดสินใจถึงจุดประสงค์ของการประชุม
การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพมักจบลงด้วยการที่พนักงานทุกคนมีความเห็นตรงกัน นั่นก็คือ "ควรเอาเวลาประชุมไปทำเรื่องที่เราประชุมกันมากกว่า" อย่าลืมกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมให้ชัดเจนก่อนที่จะกำหนดลงในปฏิทิน หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดคือการกำหนดวาระการประชุมที่มีการวางแผนมาอย่างดี
กำหนดเวลาเริ่มการประชุม
อย่าแจ้งกำหนดเวลาการประชุมแบบฉับพลันในวันที่มีการประชุมหรือก่อนการประชุมเพียงหนึ่งวัน ยิ่งแจ้งให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทราบล่วงหน้าได้นานเท่าใด ก็ยิ่งมีโอกาสที่การประชุมของคุณจะประสบความสำเร็จมากเท่านั้น อย่าทำเหมือนว่าการประชุมคืออำนาจสั่งการโดยใช้อำนาจหน้าที่ในการดึงทีมของคุณออกจากงานที่สำคัญกว่า คุณสมบัติการบริหารจัดการงานใน Dropbox Paper ช่วยให้คุณมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับภาระงานจำนวนมากของทุกคน คุณจึงรู้ว่าวันที่คุณเลือกเป็นเวลาที่เหมาะสำหรับการประชุมหรือไม่ หรือรู้ว่าทีมดูเหมือนจะมีการดำเนินการที่ด่วนกว่าหรือไม่
เช่นเดียวกัน เครื่องมือการบริหารจัดการเวลาในลักษณะนี้จะช่วยให้คุณรู้ว่าโปรเจ็กต์ต่างๆ มีอุปสรรคหรือไม่ และคุณจำเป็นต้องจัดประชุมเพื่อแก้ปัญหาใดๆ หรือเปล่า หากทีมของคุณกระจายอยู่ทั่วประเทศหรือแม้กระทั่งทั่วโลก คุณยังต้องหาเวลาที่เหมาะสำหรับทุกคนในทุกเขตเวลาอีกด้วย ถ้าคุณหาช่วงเวลาที่เหมาะกับทุกคนไม่ได้ ให้ทบทวนว่าการประชุมนั้นจำเป็นจริงๆ หรือไม่ หรือลองกำหนดเป็นการประชุมแบบไม่พร้อมกันแทน
เชิญผู้เข้าร่วมประชุมที่เกี่ยวข้อง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มบุคคลที่ถูกต้องลงในคำเชิญ อย่าเชิญทั้งทีมหากคุณรู้ว่าสมาชิกบางคนมีงานที่ด่วนกว่า หรือสมาชิกบางคนอาจไม่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ ในทำนองเดียวกัน อย่าตัดสมาชิกทีมรุ่นน้องหรือพนักงานฝึกงานที่อาจสามารถเสนอมุมมองใหม่ๆ ได้ และด้วยการผสานรวมแอป Zoom และ Slack ใน Dropbox สำหรับทีม ก็ไม่มีเหตุให้ต้องตัดสมาชิกที่ประชุมจากระยะไกลออกไป ลองใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการประชุมจากระยะไกลเพื่อให้เพื่อนร่วมงานทุกคนมีส่วนร่วม คุณสามารถดำเนินการประชุม จดบันทึกการประชุม และส่งการติดตามผลถึงสมาชิกในทีมได้ทุกคนทั้งในและนอกสถานที่ทำงานโดยไม่ต้องเปลี่ยนบริบท ผู้เข้าร่วมประชุมเพียงแค่เตรียมตัวให้พร้อมในสถานที่ของตนเพื่อเข้าร่วมประชุม ดังนั้นจึงต้องแน่ใจว่าเชิญผู้ที่ได้รับผลกระทบโดยตรงจากทุกเรื่องที่มีการพูดคุยกันแล้ว ในท้ายที่สุดแล้ว การประชุมที่ประสบความสำเร็จคือกุญแจสำคัญที่นำไปสู่การทำงานร่วมกันในทีมอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
แบ่งปันข้อมูล อย่ารอรับข้อมูลฝ่ายเดียว
ถ้าคุณต้องการระดมความคิดใหม่ๆ สำหรับโปรเจ็กต์ อย่าเรียกสมาชิกในทีมเข้าห้องประชุมและคาดหวังให้ทุกคนดำเนินการในทันที เมื่อวางแผนการประชุม โดยเฉพาะการระดมความคิด ควรรวบรวมแรงบันดาลใจและเขียนไอเดียของคุณเองลงไปก่อน จากนั้นจึงแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบเพื่อให้ทุกคนเตรียมตัวอย่างดีมาเข้าประชุม หากวางแผนงานหรือเป้าหมาย ขอให้สมาชิกพิจารณาเป้าหมาย SMART ล่วงหน้าเพื่อปรับวัตถุประสงค์ให้สอดคล้อง คุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเพิ่มคุณค่าได้ ดังนั้นจึงต้องแน่ใจว่าได้จัดทำเอกสารที่มีประโยชน์ใน Paper ซึ่งผู้เข้าร่วมประชุมสามารถอ่านก่อนเข้าประชุมและแม้แต่เพิ่มแนวคิดของตนลงไปได้
เปิดโอกาสให้ตัดสินใจ
การประชุมที่มีประสิทธิภาพควรมีลักษณะเหมือนงาน กล่าวคือ เริ่มด้วยการมีวัตถุประสงค์และจบลงด้วยวิธีการแก้ปัญหา หรืออย่างน้อยที่สุดก็มีการตกลงกันถึงขั้นตอนในการแก้ไขปัญหา ถ้าการประชุมเป็นเรื่องของการจัดการกับปัญหา ให้ทุกคนได้มีโอกาสพูดถึงวิธีในการแก้ปัญหาของตน จากนั้น ใช้เวลาในการประชุมเพื่อแก้ปัญหากันเป็นทีม อย่าปล่อยให้การประชุมจบลงทั้งที่ยังมีคนไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงแผนการดำเนินการอยู่ พร้อมทั้งกำหนดวันที่ครบกำหนดสำหรับผู้รับผิดชอบและเวลาที่ต้องดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจงให้แล้วเสร็จ
วิธีการดำเนินการประชุม
การประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่จำเป็นต้องจัดในห้องประชุมจริงเสมอไป หากสมาชิกในทีมบางคนทำงานจากระยะไกล แผนนี้ก็ไม่สามารถทำได้เสมอไป การประชุมที่ดีไม่ควรขึ้นอยู่กับสถานที่จัดการประชุม ไม่ว่าจะเป็น Zoom หรือ Google Hangouts ก็เป็นสถานที่ประชุมที่เหมาะ
ไม่มีเหตุผลที่ใครคนหนึ่งต้องจดบันทึกการประชุมเมื่อทุกคนในที่ประชุมสามารถจดบันทึกลงในเอกสารการทำงานร่วมกันได้แบบสด ในขณะที่อาจดูเหมือนว่า "มีคนเกี่ยวข้องมากเกินไป" แต่ก็เป็นการกระตุ้นให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมแบบเรียลไทม์อย่างแท้จริง อีกทั้งยังหมายความว่า ถ้าคุณมีสมาชิกในทีมที่ที่ทำงานจากระยะไกลเข้าร่วมตลอดการประชุมเนื่องจากเรื่องของเขตเวลาและมีการเชื่อมต่อที่ไม่ดี คนเหล่านั้นไม่จำเป็นต้องรอจนจบการประชุมเพื่อดูว่าตัวเองพลาดอะไรไปบ้าง เพราะสามารถตรวจสอบในเอกสารได้ทันทีในตอนนั้น และสำหรับคนที่ค่อนข้างเก็บตัว การจดบันทึกการประชุมแบบนี้อาจมีประสิทธิภาพมากกว่า คุณสามารถแก้ไขหรือจดประเด็นหลักจากมุมมองของทุกคน แล้วรวมไว้ในอีเมลติดตามผลได้หลังจากนั้น
ทั้งนี้ ควรส่งอีเมลติดตามผลเสมอเพราะแม้แต่ในสถานการณ์ที่ดีที่สุด คุณก็อาจลืมบางอย่างที่กล่าวถึงในที่ประชุมได้ แม้ว่าคุณจะจดบันทึกแล้วก็ตาม อีเมลติดตามผลที่เขียนโดยผู้วางแผนการประชุมจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมรับทราบและจัดลำดับความสำคัญของประเด็นหลักที่พูดคุยกัน การประชุมที่ประสบความสำเร็จอย่างแท้จริงคือการประชุมที่ทุกคนจดจำสิ่งที่พูดถึงได้อย่างชัดเจน ถ้าวันของคุณเต็มไปด้วยการประชุมและการจดบันทึก ให้จัดระเบียบในรูปแบบที่มีประสิทธิภาพด้วยแม่แบบสำหรับบันทึกการประชุม
ประเภทของการประชุม
การประชุมไม่จำเป็นต้องเคร่งเครียดไปเสียทุกครั้ง วาระการประชุมอาจเป็นเรื่องที่แก้ไขกันได้ง่ายๆ ระหว่างคุณกับผู้จัดการฝ่ายการเงิน และใช้เพียงแค่ไวท์บอร์ด หรือแอปสแกนเอกสารที่ใช้งานสะดวกสำหรับใบแจ้งหนี้ทั้งหมด การประชุมอาจเป็นเรื่องง่ายเหมือนการใช้ Slacking กับคนทำอาชีพอิสระเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณพร้อมเสมอถ้าพวกเขาต้องการคุณ หรือบางทีอาจเป็นการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานระหว่างมื้อกลางวัน ในท้ายที่สุด การประชุมก็เป็นเพียงแค่วิธีการหนึ่งในการการติดต่อสื่อสารกันอยู่เสมอ อย่าละเลยปัญหาเพียงเพราะไม่ได้พูดคุยถึงปัญหาดังกล่าวในที่ประชุมอย่างเป็นทางการ และอย่าพลาดการติดตามผลเพียงเพราะมีคนเข้าประชุมไม่เกินสองคน จำไว้ว่าการประชุมทุกครั้งมีความสำคัญไม่ว่าจะเป็นการประชุมเล็กหรือใหญ่
สร้างแรงจูงใจในการประชุม
ถ้าการประชุมของคุณเป็นเรื่องของการให้ข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับที่ทำงานหรือแนะนำสมาชิกใหม่ในทีม อาจทำให้บางคนคิดว่าเป็นเรื่องไม่จำเป็น แต่เมื่อเป็นเรื่องของการสร้างความสัมพันธ์ในทีม การประชุมแบบนี้มีความจำเป็นสำหรับวัฒนธรรมองค์กรโดยรวม การให้เหตุผลแก่สมาชิกในทีมเพื่อเข้าร่วมประชุมโดยใช้อาหารที่ยอดเยี่ยมเป็นแรงจูงใจอาจเปลี่ยนการประชุมที่มีประสิทธิภาพให้เป็นการรับประทานอาหารกลางวันร่วมกันในทีม หรือคุณอาจบอกเป็นนัยว่าคุณกำลังจะแจ้งเรื่องที่น่าตื่นเต้น ถึงแม้จะเป็นแค่สถานที่การจัดงานวันคริสต์มาสก็ตาม
ทุกคนเป็นผู้วางแผนการประชุมได้
แนวคิดที่ว่า "ผู้บริหารระดับสูง" ที่มีอำนาจในการเรียกทีมเข้าประชุมเท่านั้นจึงจะสามารถจัดการประชุมได้นั้นเป็นแนวคิดที่ล้าสมัย ที่จริงแล้วการประชุมเป็นเรื่องของการสื่อสารสองทาง หากคุณคิดว่าจำเป็น ให้จัดการประชุมเลย เพียงแต่คุณต้องแน่ใจว่าจะเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพและไม่เป็นการเสียเวลาเปล่า
การประชุมจัดขึ้นเพื่อให้ทุกคนได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นและแสดงความกังวลและหารือกัน สมมติว่ามีปัญหาบางประการที่แม้แต่เครื่องมือการจัดการงานที่ดีที่สุดก็ไม่สามารถแก้ไขได้ นั่นถือเป็นเวลาที่ดีสำหรับคุณที่จะแจ้งปัญหาดังกล่าวกับทีมของคุณเป็นการส่วนตัว การประชุมคือการให้ทุกคนมีสิทธิมีเสียง ไม่ว่าพวกเขาจะมีบทบาทหรืออยู่ที่ใดก็ตาม และด้วยเครื่องมือดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพที่คุณสามารถใช้งานได้ การประชุมแต่ละครั้งจะดำเนินไปได้ราบรื่นยิ่งขึ้น
