ในช่วงเวลาที่เราเสียสมาธิได้ง่ายกว่าที่เคย เราต้องการเครื่องมือที่ช่วยให้เกิดผลิตภาพทั้งในเรื่องส่วนตัวและด้านอาชีพการงาน เนื่องจากมีแอปจำนวนมากที่อ้างว่าทำได้เช่นนั้น การเลือกแอปที่ใช่จึงกลายเป็นเรื่องน่าเสียสมาธิ
เพื่อช่วยให้เข้าใจทุกสิ่งได้ เราได้รวบรวมเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่เป็นที่ชื่นชอบในอุตสาหกรรมต่างๆ เพื่อปลดล็อกศักยภาพของคุณทุกวัน
ยิ่งไปกว่านั้น เราจะแสดงให้เห็นว่าแอปเพื่อการผลิตที่เปลี่ยนแปลงเกมเหล่านี้สามารถจับคู่กับ Dropbox ได้อย่างไรเพื่อประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้น
แอปผลิตภาพที่ดีที่สุดสำหรับการบริหารเวลาและจัดการงาน
ไม่ว่าคุณต้องการความช่วยเหลือในการจัดการขั้นตอนการทำงาน จัดการเวลา หรือจัดการเรื่องสมาธิ แอปต่อไปนี้เป็นเครื่องมือที่ได้ประสิทธิผลในการเสริมผลิตภาพสำหรับการใช้ด้านอาชีพการงานและการใช้งานส่วนตัว
เนื่องจากแทบไม่มีแอปพลิเคชันเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบครอบคลุมทุกความต้องการ เราจึงได้จัดทำตัวอย่างสำหรับสถานการณ์ต่างๆ มากมาย ตั้งแต่การทำงานซ้ำๆ อัตโนมัติไปจนถึงการเร่งความเร็วในการเซ็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
แอปจำนวนมากเหล่านี้มีเวอร์ชันฟรีควบคู่ไปกับทางเลือกที่ต้องชำระเงินพร้อมคุณสมบัติเพิ่มเติม ดังนั้นจึงควรทราบว่าคุณสมบัติบางอย่างที่อธิบายไว้มีค่าใช้จ่าย
1. ซาเปียร์
แพลตฟอร์ม: แอปเว็บ, ส่วนขยายเบราว์เซอร์
มีประโยชน์สำหรับ: การทำงานอัตโนมัติข้ามแพลตฟอร์ม
แม้ว่ารายการนี้จะครอบคลุมแอปผลิตภาพสำหรับ iPhone, Android และเดสก์ท็อปเป็นส่วนใหญ่ แต่ Zapier อยู่ในรูปแบบเว็บแอปและส่วนขยายของ Chrome เท่านั้น
อันที่จริงแล้ว Zapier ไม่ใช่แอป แต่เป็นแพลตฟอร์มอัตโนมัติที่ย้ายข้อมูลระหว่างแอปที่คุณใช้ทุกวัน คุณจึงประหยัดเวลา ลดงานที่น่าเบื่อ และมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดของคุณได้ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของ Zapier เรียกว่า **Zaps** และคุณสามารถสร้าง Zap ตั้งแต่เริ่มต้นหรือเลือกจากไลบรารีแม่แบบที่สร้างไว้ล่วงหน้าโดยไม่จำเป็นต้องใช้รหัส
มอบพลังพิเศษให้กับ Dropbox ด้วยระบบอัตโนมัติ Zapier
Zapier ไม่เพียงแต่เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานอัตโนมัติโดยทั่วไปเท่านั้น เมื่อจับคู่กับ Dropbox แล้ว สามารถใช้เชื่อมต่อที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์กับแอพยอดนิยมนับพันและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ ต่อไปนี้เป็นแนวคิดบางอย่างเพื่อให้คุณเริ่มต้นใช้งาน
- บันทึกสิ่งที่แนบมากับอีเมลใหม่ลงใน Dropbox
- อัพโหลดวิดีโอที่บันทึกไว้ใน Dropbox ไปยัง YouTube ทันที
- เพิ่มแถวใหม่ใน Google Sheet สำหรับการอัพโหลด Dropbox ใหม่ทุกครั้ง
- สำรองข้อมูลอีเมลขาเข้าเป็นไฟล์บน Dropbox
2. เทรลโล
แพลตฟอร์ม: iOS, Android, เว็บแอป
มีประโยชน์สำหรับ: การจัดการงาน
Trello ทำให้การจัดการงานเป็นเรื่องง่าย เข้าใจง่าย และน่าสนใจ ช่วยให้คุณจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของโครงการได้ด้วยวิธีที่สนุกสนาน ยืดหยุ่น และคุ้มค่า โดยที่กระดาน รายการ และการ์ดที่ใช้งานง่ายของ Trello ทำให้จัดระเบียบความคิดและติดตามความคืบหน้าได้ง่าย
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าทีมการตลาดของคุณกำลังจัดการ Editorial Calendar ใน Trello ทีมสามารถสร้างรายการสำหรับแต่ละขั้นตอนในกระบวนการ เช่น "แนวคิด" "การเขียน" "การแก้ไข" และ "เผยแพร่แล้ว" จากนั้นเพิ่มการ์ดสำหรับแต่ละบทความ โดยสามารถกำหนดการ์ดให้กับสมาชิกในทีม รวมวันที่ครบกำหนดในแต่ละขั้นตอน และสิ่งที่แนบมาทั้งหมดสำหรับไฟล์ Dropbox และไฟล์ Dropbox Paper ซึ่งช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบในที่เดียว คุณจึงไม่จำเป็นต้องค้นหาในอีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุดเพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น
แน่นอนว่านั่นเป็นเพียงการเริ่มต้น ความยืดหยุ่นของ Trello ทำให้ปรับเข้ากับทีมใดก็ได้ นอกจากนี้ การผสานรวมมากกว่า 150+ แอปและบริการโปรดพร้อม Power-Ups และระบบอัตโนมัติในตัวทำให้ Trello เป็นศูนย์กลางผลิตภาพสำหรับทีมได้ทุกที่
รับประโยชน์เพิ่มเติมจาก Trello ด้วย Dropbox
จะดีแค่ไหนหากคุณสามารถดูการอัปเดต Trello ที่เกี่ยวข้องได้ในขณะที่ตรวจสอบไฟล์ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ รวมบัญชี Dropbox ของคุณเข้ากับ Trello เพื่อ:
- แนบไฟล์และโฟลเดอร์เข้ากับการ์ด Trello โดยตรงจาก Dropbox
- ดูตัวอย่างไฟล์ Dropbox ที่แนบมาโดยไม่ต้องออกจาก Trello
- ให้กิจกรรม Trello สำหรับไฟล์ Dropbox ที่แนบมาสะท้อนโดยตรงใน Dropbox
3. ความหย่อนยาน
แพลตฟอร์ม: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, แอปเว็บ, ส่วนขยายเบราว์เซอร์
มีประโยชน์สำหรับ: การสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นทีม
Slack เป็นขุมพลังผลิตภาพมาเป็นเวลานาน โดยได้รับการขนานนามจากบริษัทใหญ่ๆ ว่าเป็นโซลูชันแบบครบวงจรที่จำเป็นสำหรับการอำนวยความสะดวกสำหรับการทำงานร่วมกันในทีมที่มีประสิทธิภาพและได้ประสิทธิผล
สร้างช่องทางสำหรับทีมและโครงการ แล้วเพลิดเพลินไปกับเครื่องมือพิเศษเพื่อกระตุ้นการทำงานร่วมกัน ทั้งนี้ ช่องทางต่างๆ ไม่เพียงเพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสารภายใน แต่ยังช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกับพันธมิตรภายนอกบริษัทของคุณ รวมถึงลูกค้า คู่ค้า หรือผู้ให้บริการ
การเปิดใช้งานการสื่อสารที่ลื่นไหลสำหรับทีมระยะไกลบน Slack ช่วยให้คุณโทรด้วยเสียงและวิดีโอ สร้างช่องทางสำหรับโครงการต่างๆ แบ่งปันหน้าจอและส่งไฟล์ได้อย่างง่ายดาย ทุกอย่างจึงเกิดขึ้นได้ในแอปที่ครอบคลุมเพียงแอปเดียว
4. อาสนะ
แพลตฟอร์ม: ส่วนขยายเบราว์เซอร์, iOS, Android
มีประโยชน์สำหรับ: การจัดการโครงการอย่างครอบคลุม
Asana เอื้อให้เกิดผลิตภาพด้วยเครื่องมือจัดการงานที่หลากหลาย ช่วยให้คุณเห็นโครงการตั้งแต่ต้นจนจบด้วยคุณสมบัติที่สนับสนุนการติดตาม การสื่อสาร การจัดการทีม และอื่นๆ อีกมากมาย
ใน Asana คุณสามารถสร้างกลุ่มที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละทีมหรือแต่ละแผนกในธุรกิจของคุณได้ จากนั้น สร้างโครงการต่างๆ และคุณสามารถเพิ่มงานและงานย่อย รวมถึงกรอบเวลาหรือกำหนดเวลาสำหรับแต่ละโครงการได้ภายในโครงการเหล่านั้น คุณสามารถมอบหมายงานและโครงการให้กับทีมหรือบุคคลที่เฉพาะเจาะจง แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานพร้อมข้อมูลหรือคำแนะนำเพิ่มเติม และเพิ่มเพื่อนร่วมทีมคนอื่นๆ เป็นผู้ติดตามเพื่อให้ได้รับแจ้งเกี่ยวกับการอัปเดตต่างๆ
การดำเนินไปในทางที่ถูกต้องนั้นมีความสำคัญพอๆ กับการมีประสิทธิผล โชคดีที่ Asana มีการตั้งค่าเพิ่มเติมที่ทำให้สิ่งนี้ง่ายดาย:
- เหตุการณ์สำคัญ—เพื่อให้เป้าหมายของโครงการชัดเจนอยู่เสมอ
- ความสัมพันธ์ที่ต้องพึ่งพากัน—เพื่อให้ทุกคนทราบว่างานใดที่ต้องทำให้เสร็จก่อนจึงจะให้คนอื่นเริ่มต้นได้
- ไทม์ไลน์—เพื่อให้สามารถเข้าถึงและวิเคราะห์ภาพรวมทั้งหมดของโปรเจ็กต์ได้อย่างง่ายดาย
ที่กล่าวมาข้างต้นเป็นสรุปใจความสำคัญเกี่ยวกับสิ่งที่ Asana นำเสนอ แต่ยังมีคุณสมบัติที่ซับซ้อนและใช้งานง่ายอีกมากมายภายในแอปที่ทำให้การจัดการโครงการเป็นเรื่องง่าย Asana ครอบคลุมงานพื้นฐานทั้งหมด ตั้งแต่การติดตามเวลา ไปจนถึงการพิสูจน์อักษร การกำหนดตารางเวลา และการจดบันทึก
นำไฟล์โครงการและการจัดการโครงการ Asana ไว้ภายใต้หลังคาเดียวกันด้วย Dropbox
ยิ่งคุณใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาไฟล์เท่าไร คุณก็มีเวลามากขึ้นในการดำเนินการโครงการของคุณ เมื่อคุณเชื่อมต่อ Asana กับ Dropbox คุณสามารถแนบและแบ่งปันไฟล์ Dropbox ผ่าน Asana ได้โดยตรง ทำให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
5. ป้ายดรอปบ็อกซ์
แพลตฟอร์ม: เว็บแอป, API, iOS, Android
มีประโยชน์สำหรับ: ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์สัญญา
การพิมพ์ ลงนาม สแกน และส่งเอกสารไปยังผู้ลงนามคนถัดไป เป็นเรื่องในอดีตไปแล้ว Dropbox Sign ช่วยให้คุณลงนามเอกสารด้วยระบบดิจิทัล ช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากของขั้นตอนการทำงานได้มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบดิจิทัลยุคใหม่ ซึ่งผู้ลงนามทุกคนไม่น่าจะอยู่ในพื้นที่ทำงานเดียวกัน
คุณสามารถใช้ HelloSign สำหรับเอกสารทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็น NDA ข้อตกลงการเช่า สัญญาการจ้างงาน คุณสามารถส่งไฟล์เกือบทุกไฟล์ที่อาจต้องใช้ลายเซ็นได้โดยผ่าน HelloSign ซึ่งยอมรับไฟล์ 17 ประเภท ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บน HelloSign มีผลผูกพันตามกฎหมายและเข้ารหัสอย่างเข้มงวด คุณจึงมั่นใจได้ว่าทุกอย่างถูกต้องตามกฎหมายและข้อมูลส่วนบุคคลของคุณจะปลอดภัย
คุณสามารถส่งคำขอเป็นกลุ่มได้ โดยอาจส่งตามลำดับเพื่อให้ผู้ลงนามแต่ละรายได้รับการแจ้งเตือนตามลำดับเมื่อผู้ลงนามรายก่อนลงนามไปแล้ว หรือส่งทั้งหมดในคราวเดียว ผู้รับเพียงต้องล็อกอิน อ่านเอกสาร เพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จากนั้น ระบบจะส่งเอกสารกลับถึงคุณโดยอัตโนมัติ โดยที่มีการลงนาม ปิดผนึก และจัดส่งในทันที
ปรับปรุงกระบวนการให้ดีขึ้นโดยการสร้างหรือใช้แม่แบบที่มีอยู่แล้ว และเพิ่มโลโก้และตราสินค้าที่กำหนดเอง เพียงแค่คลิกปุ่ม
เครื่องมือการจัดการทีมช่วยให้คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่กลุ่มหรือบุคคลต่างๆ ตั้งค่าตัวเลือก ผู้ลงนามที่จำเป็นและที่อยู่ใน CC ตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างลงนามตรงเวลา และอื่นๆ อีกมากมาย
6. ไอฟต์ทีที
แพลตฟอร์ม: อุปกรณ์Android และ iOS เท่านั้น
มีประโยชน์สำหรับ: ระบบอัตโนมัติด้วยอุปกรณ์อัจฉริยะ
IFTTT เป็นแอปผลิตภาพที่ใช้งานง่าย และก่อให้เกิดประสิทธิผลในนามของคุณอย่างแท้จริง
IFTTT สร้างฟังก์ชันแบบมีเงื่อนไขโดยอัตโนมัติตามโมเดล “If This Then That” (ถ้าทำเช่นนี้ให้ทำเช่นนั้น) เมื่อใช้ "Applets" ที่สร้างไว้ล่วงหน้าของ IFTTT ถ้ามีสิ่งหนึ่งเกิดขึ้นในที่หนึ่ง จะมีการดำเนินการที่เฉพาะเจาะจงในอีกที่หนึ่ง คล้ายกับ Zapier แต่ง่ายกว่า
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มเพลงจาก YouTube ลงในเพลย์ลิสต์ Spotify โดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่คุณ “like” วิดีโอ ผสานรวม IFTTT เข้ากับเทคโนโลยีบ้านอัจฉริยะ เพื่อให้คุณเปิดระบบทำความร้อนได้ทุกครั้งที่คุณเดินเข้าไปในถนน เมื่อใดก็ตามที่คุณถูกแท็กในรูปภาพบน Facebook IFTTT จะสามารถบันทึกรูปภาพนั้นลงใน Dropbox ได้
ระบบอัตโนมัติระดับนี้ช่วยเพิ่มผลิตภาพได้อย่างแน่นอน โดยการดูแลงานที่คุณไม่ควรต้องสละเวลาและทรัพยากรอันมีค่าไป
IFTTT ทำงานร่วมกับอุปกรณ์สมาร์ทโฮมและแอปมือถือหลายตัวที่ Zapier ไม่สามารถทำได้ และในทางกลับกัน นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันสมาร์ทโฟนที่ดีกว่า ในขณะที่ Zapier ทำงานบนเดสก์ท็อปเป็นหลัก ดังนั้นทั้งสองจึงมีประโยชน์ในแบบของตัวเอง
วิธีปรับปรุงการจัดการเวลาและประสิทธิภาพการทำงานด้วย Dropbox
นอกจากนี้ Dropbox ยังเป็นโปรแกรมเพิ่มผลิตภาพด้วยเครื่องมือที่อำนวยความสะดวกในการจัดการโครงการ การจัดการไฟล์ และการทำงานร่วมกันจากระยะไกล เมื่อใช้ Dropbox คุณจะใช้โครงการใดก็ได้ตั้งแต่ขั้นตอนกลยุทธ์ขั้นต้น ไปจนถึงการผลิต การให้ข้อคิดเห็นและอื่นๆ ทั้งหมดนี้อยู่ในพื้นที่เดียว
ใช้แอปฟรีบนอุปกรณ์ใดก็ได้ ทั้ง Apple, Microsoft หรืออื่นๆ เพื่อเข้าถึง แก้ไข และจัดการงานของคุณได้จากทุกที่ในขณะที่รักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย สร้างแผนโครงการ สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ จดบันทึก แสดงข้อคิดเห็นแบบเรียลไทม์ และให้ผู้ถือผลประโยชน์ทราบความคืบหน้าด้วยเครื่องมือการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่หลากหลายใน Dropbox
แอปที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทั้งหมดที่กล่าวข้างต้นสามารถรวมเข้ากับบัญชี Dropbox ของคุณได้อย่างง่ายดาย ทำให้คุณสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน ปรับปรุงการมองเห็นและประสิทธิภาพได้อย่างแท้จริง อีกทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในสถานที่ทำงานด้วย
