นิยามของการแปลงเป็นดิจิทัลคืออะไร?
การแปลงเป็นดิจิทัล (Digitization) เป็นขั้นตอนการนำกระบวนการแบบอนาล็อกและสิ่งที่เป็นรูปธรรมมาเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ลองนึกดูว่าการสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษหรือการใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เพื่อบันทึกไฟล์สำคัญทั้งหมดของคุณนั้นจะช่วยลดความจำเป็นในการใช้ตู้เก็บเอกสารที่เกะกะได้อย่างไร ปัจจุบันนี้สิ่งต่างๆ ที่ครั้งหนึ่งเคยอยู่ในรูปแบบออฟไลน์และอยู่บนกระดาษก็สามารถกลายเป็นไฟล์ดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ด้วยการทำให้เป็นดิจิทัล และเทคโนโลยีดิจิทัลอื่นๆ ที่มีประสิทธิภาพเหนือกว่า การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digitalization) แม้จะฟังดูคล้ายกัน แต่เป็นคำที่ใช้เพื่ออธิบายกระบวนการโดยรวมของการเปลี่ยนไปสู่ดิจิทัล เช่น การย้ายแผนการตลาดของธุรกิจของคุณไปสู่อนาคตที่เป็นดิจิทัลมากขึ้น
เหตุใดฉันจึงควรใช้การแปลงเป็นดิจิทัล?
มีหลายเหตุผลในการเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัล เหตุผลน้อยที่สุดก็คือคนส่วนใหญ่ได้เปลี่ยนแปลงไปใช้ระบบดิจิทัลไปแล้ว คุณอาจสังเกตเห็นว่าธนาคารของคุณให้คุณมีตัวเลือกในการใช้ใบแจ้งยอดแบบไร้กระดาษ หรือบริษัทพลังงานของคุณกำลังเปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งยอดแบบดิจิทัล คุณอาจเลือกใช้วิธีการเก่าๆ ได้อย่างแน่นอน แต่สังคมโดยทั่วไปกำลังก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัล ดังนั้น การตามให้ทันจึงเป็นประโยชน์สูงสุดของคุณ แบรนด์และครัวเรือนทุกแห่งกำลังเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล โมเดลธุรกิจทั้งหมดล้วนอิงตามดิจิทัล และมีเหตุผลที่ดี นี่คือประโยชน์บางส่วนเท่านั้น:
เข้าถึงเอกสารของคุณจากอุปกรณ์ใดก็ได้
ไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่าจะลืมจดหมายสำคัญไว้ที่บ้านหรือไม่ได้ส่งอีเมลเอกสารสแกนให้ตัวเอง บันทึกเอกสารของคุณทางออนไลน์ด้วย Dropbox เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นได้จากทุกที่ คุณสามารถเข้าถึงบัญชี Dropbox ทางโทรศัพท์ พีซี หรือแท็บเล็ต แล้วจัดการเอกสารที่จำเป็นมากได้เลย และแม้ว่าคุณจะออฟไลน์ คุณก็ยังสามารถทำงานต่อได้
ทำให้การแบ่งปันเอกสารเป็นเรื่องง่าย
ลองนึกถึงโซเชียลมีเดียที่เมื่อคุณอัปโหลดรูปภาพ ทุกคนที่ต้องการสำเนารูปดังกล่าวก็จะสามารถเข้าถึงรูปได้ในทันทีที่อัปโหลด นี่คือตัวอย่างของการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัลได้สำเร็จ การที่คุณต้องจ่ายเงินค่าสำเนารูปภาพกลายเป็นเรื่องย้อนยุคไปแล้ว เช่นเดียวกับการต้องจ่ายเงินอีกครั้งเพื่ออัดรูปซ้ำให้เพื่อน เอกสารในรูปแบบดิจิทัลช่วยให้สามารถแชร์ไฟล์ แก้ไข และทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย
เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมและประหยัดกระเป๋าเงินมากขึ้น
เมื่อทุกอย่างอยู่ในรูปแบบออนไลน์ เครื่องพิมพ์จะยิ่งล้าสมัยมากขึ้นเรื่อยๆ จึงหมายความว่าจะไม่ต้องเปลืองกระดาษจากการพิมพ์เอกสารที่ไม่จำเป็น หรือทิ้งแผ่นกระดาษเนื่องจากเอกสารที่พิมพ์ออกมาไม่ชัดเจน อีกทั้งยังช่วยคุณและธุรกิจหรือครัวเรือนของคุณประหยัดเงินในระยะยาว เพราะในท้ายที่สุดแล้ว ผงหมึกสำหรับเครื่องพิมพ์จะมีราคาแพงพอๆ กับทองคำเมื่อคำนวณต่อหน่วยเงินปอนด์
มันปลอดภัยมากขึ้น
คุณอาจมีตู้เก็บเอกสารที่จัดหมวดหมู่ตามวันที่และเวลาได้อย่างสมบูรณ์แบบ แต่ถ้ามีอะไรเกิดขึ้นกับตู้หรือเอกสารในนั้นล่ะ ไม่ว่าจะเป็นไฟไหม้บ้าน ขโมย หรือแค่ถ้วยกาแฟหกใส่ คุณจึงไม่ควรมีเอกสารสำคัญเพียงชุดเดียว โดยควรมีการสำรองข้อมูลดิจิทัลสำหรับทุกอย่างอยู่เสมอ รวมถึงรูปภาพเก่าๆ ด้วยเช่นกัน การสำรองข้อมูลพีซีและการสำรองข้อมูลไฟล์ทำได้ง่ายด้วย Dropbox และเมื่อสามารถสแกนเอกสารของคุณโดยใช้โทรศัพท์กับ Dropbox ได้อย่างง่ายๆ ด้วย จึงไม่มีข้ออ้างใดๆ อีกต่อไป นอกจากนี้ ยังมีคุณสมบัติด้านการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ให้การป้องกันด้วยรหัสผ่าน ซึ่งคุณสามารถกำหนดระยะเวลาที่คนสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ จึงไม่มีวิธีใดที่ปลอดภัยไปกว่านี้แล้วในการเก็บรักษาเอกสารของคุณ
การจัดระเบียบที่ง่ายดาย
คุณอาจเป็นคนที่มีระเบียบมากที่สุดในโลก แต่ระบบการจัดแฟ้มข้อมูลที่ดีที่สุดของคุณก็ไม่อาจมีประสิทธิภาพเท่าระบบดิจิทัล เนื่องจากมีการค้นหาอย่างรวดเร็วที่สามารถช่วยค้นหาเอกสารของคุณตามชื่อไฟล์ Dropbox จึงนำหน้าไปอีกขั้นด้วย OCR (Optical Character Recognition หรือการรู้จำอักขระด้วยแสง) เทคโนโลยีอันชาญฉลาดนี้จะค้นหาข้อมูลดิจิทัลของเอกสารที่คุณสแกน พื่อจดจำคำศัพท์และจับคู่กับคำค้นหาของคุณ สมมติว่าคุณต้องการใบแจ้งค่าไฟฟ้าเดือนเมษายน 2019 คุณสามารถค้นหาว่า “เมษายน 2019” หรือ “04/19” และ OCR จะค้นหาเอกสารใดๆ ที่มีข้อมูลนี้ ซึ่งดีกว่าการต้องค้นหากองใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเอง
มีพร้อมเสมอ
ต้องการทำงานร่วมกับทีมของคุณหรือขอลายเซ็นในเอกสารใช่หรือไม่ ไม่มีปัญหา คุณไม่จำเป็นต้องรวมตัวกันเพื่อทำงานโปรเจ็กต์หรือจัดการประชุมเพื่อลงนามในสัญญาอีกต่อไป คุณสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่แชร์กันเพื่อทำงานที่สำคัญให้เสร็จได้โดยไม่ปล่อยให้การส่งเอกสารมาทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณต้องหยุดชะงัก
มันเป็นมากกว่าเรื่องเอกสาร
การแปลงเป็นดิจิทัลไม่ได้หมายความถึงแค่การแปลงใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และสัญญาเป็น PDF เท่านั้น เอกสารเกือบทุกอย่างสามารถเปลี่ยนเป็นไฟล์ดิจิทัลได้ ซึ่งทำให้กระบวนการทำงานสะดวกสบายขึ้นมาก รูปภาพ ภาพร่าง การระดมความคิดบนไวท์บอร์ด นามบัตรที่คุณอาจทำหาย หรือคลิปนิตยสารที่สร้างแรงบันดาลใจให้คุณ ทั้งหมดนี้สามารถบันทึกและเข้าถึงได้แบบดิจิทัลทุกที่ทุกเวลาด้วยการแตะเพียงไม่กี่ครั้ง
ปกป้องเอกสารจากการชำรุดสึกหรอ
เอกสารและภาพถ่ายจากเมื่อหลายปีก่อนจะยิ่งเก่าลง ซีดจาง เสียหาย หรือสูญหาย โซลูชันการแปลงเป็นดิจิทัลช่วยถ่ายโอนภาพและข้อความมรดกเหล่านี้ไปยังตำแหน่งออนไลน์ที่ปลอดภัยซึ่งสามารถสำรองข้อมูลได้เพื่อไม่ให้สูญหาย
มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อประสบการณ์ของลูกค้า
หากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือแม้แต่ธุรกิจขนาดใหญ่ ชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือของคุณขึ้นอยู่กับคุณภาพของสิ่งที่คุณนำเสนอ นี่ไม่ได้หมายความถึงแค่บริการหรือผลิตภัณฑ์ที่คุณขายเท่านั้น แต่รวมถึงมาตรฐานที่คุณมีในการดูแลระบบและการติดต่อสื่อสารด้วย ใบแจ้งหนี้กระดาษหรือจดหมายโต้ตอบแบบมีสำเนาพร้อมทั้งเอกสารอาจไม่ก่อให้เกิดผลดีต่อแบรนด์ของคุณ และทำให้คุณดูล้าสมัย นอกจากนี้ยังทำให้ลูกค้าของคุณไม่สะดวกอีกด้วย เนื่องจากตอนนี้พวกเขามีกระดาษเป็นรีมที่ต้องจัดเก็บอย่างระมัดระวังหรือต้องใช้เวลาส่งกลับให้คุณ หากต้องการสร้างการมีส่วนร่วมของลูกค้าเพื่อให้ลูกค้ามั่นใจได้ว่าบริษัทจะดำเนินไปในเชิงรุก ทันสมัย และมีประสิทธิภาพ ให้เลือกระบบดิจิทัล
การแปลงเป็นดิจิทัลคืออนาคต
โซลูชันดิจิทัลใหม่ๆ มักจะมีการตัดสำเนาเก่าๆ ออกไป และเมื่อมีการเปิดตัวโซลูชันเหล่านั้น การใช้โซลูชันดังกล่าวจะง่ายขึ้นมากถ้าคุณมีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอยู่แล้ว ลองนึกถึงการเปลี่ยนจากซีดีเป็นการสตรีมเพลงได้อย่างง่ายดาย ในช่วงแรกๆ ยังคงมีการเผื่อการใช้งานไว้สำหรับทั้งสองรูปแบบ โดยมีพีซีและเครื่องเสียงในรถยนต์ที่นำเสนอการเปลี่ยนผ่านที่ราบรื่นด้วยเครื่องเล่นซีดีและช่องเสียบเสริม ตอนนี้ คุณต้องพยายามอย่างมากเพื่อหาเครื่องเล่นซีดี ในขณะที่โทรศัพท์ เครื่องอ่าน eBook หรืออุปกรณ์ตรวจจับการเคลื่อนไหวของคุณมีเครื่องเล่น MP3 ติดตั้งในตัว
สิ่งเดียวกันนี้ยังใช้ได้กับการแปลงเอกสารของคุณเป็นดิจิทัลด้วย หากคุณละเลยที่จะทำเช่นนั้นตอนนี้ คุณกำลังทำให้ชีวิตของคุณในอนาคตยากขึ้น และอาจไม่มีวิธีที่ง่ายหรือราคาถูกในการเชื่อมช่องว่างระหว่างเอกสารกระดาษกับนวัตกรรมดิจิทัลเมื่อมีความก้าวหน้าครั้งต่อไป
การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล
บ้านและที่ทำงานของคุณอาจเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลอยู่แล้วในหลายๆ ด้าน ตั้งแต่การสตรีมทีวี ไปจนถึงการทำงานร่วมกันในเอกสารออนไลน์ฉบับเดียว การใช้เวลาย้อนกลับไปดูสิ่งที่คุณยังไม่ได้จัดเก็บอย่างปลอดภัยไปยังระบบคลาวด์อาจเป็นเรื่องที่คุ้มค่า เนื่องจากการแปลงเอกสารอนาล็อกเป็นการดำเนินการที่พวกเราหลายคนมักจะละเลย
