Table of contents
Що таке багатофункціональність
У кожному офісі є свої відділи — від фінансів до HR, від контенту до маркетингу, але що, якби це розмаїття навичок відображалося в кожній окремій команді? І тут в пригоді стає багатофункціональність.
Багатофункціональні команди — це групи людей із різними навичками і досвідом, які працюють для досягнення спільної мети. Отже, замість того, щоб передавати один проєкт від команди до команди до дня запуску, одна команда може впоратися з усіма його аспектами. Уявіть собі, що кожна команда — це міні–робоча сила, здатна виконати кожен етап проєкту завдяки співпраці, не звертаючись до іншого відділу.
Переваги багатофункціональних команд
Головна ідея міжфункціональних команд полягає в підвищенні чуйності, відповідальності, продуктивності та прийняття рішень. Руйнуючи бар'єри, які означають, що лише одна команда може підійти до будь-якого процесу в життєвому циклі проекту, міжфункціональні команди отримують кращу співпрацю. Окрім цього, члени команди можуть бути з будь-якого рівня в бізнесі, включаючи віддалених працівників, що створює цілий ряд навичок, знань та досвіду. Успішна команда, по суті, зможе усунути вузькі місця, оскільки не буде часу очікування на передачу завдання різним відділам.
Хто може використовувати багатофункціональні команди?
Будь–хто може знайти спосіб інтегрувати багатофункціональні команди у свій бізнес, але є деякі передумови. Плоска ієрархія, онлайн–командна робота і відкритість до нових ідей — все це життєво важливі концепції компанії, якщо ви хочете, щоб цей підхід спрацював. Малий бізнес, який зазвичай має невелику кількість працівників і певною мірою потребує їхньої багатофункціональності, є поширеним способом використання цього методу роботи. Вважається, що багатофункціональні команди здатні краще вирішувати проблеми, а отже, також йдуть на більш креативні ризики.
Команда може почуватися комфортно, роблячи це, лише якщо бізнес в цілому плекає такий підхід. Отже, якщо ви знаєте, що ваша компанія навряд чи надасть платформу молодшому керівнику, який працює віддалено, то, крім того, що вам потрібно ретельно переглянути культуру вашої компанії, ви, ймовірно, не матимете великого успіху у створенні міжфункціональних команд.
Якщо ви застрягли в традиційному мисленні, ви можете бути не готові скористатися перевагами цього прогресивного способу роботи. Такі компанії, як Netflix, Spotify та Google, починають впроваджувати цей метод роботи, але це не зміниться за одну ніч. Вам абсолютно потрібні правильні люди з потрібного кола функціональних областей, щоб це працювало.
Як компанії можуть використовувати багатофункціональні команди?
На ідеї багатофункціональних команд базується кілька методів роботи, як-от Agile, Lean і Kanban. Щоб використовувати ці методи на повну, потрібно прийняти на роботу фахівців із досвідом командної роботи, які зможуть допомогти учасникам команд вирішити будь-які проблеми на початковому етапі. Багатофункціональність передбачає відсутність традиційної моделі з керівниками проєктів і безпосередніми підлеглими, проте часто конче потрібен лідер. Досвідчений лідер багатофункціональної команди може допомогти перейти на таку модель.
Ви хочете мати різноманітні навички та досвід. Крос-функціональність, можливо, вимагає довіри більше, ніж будь-чого іншого. Ви хочете вміти працювати в команді, мислити нестандартно, коли це необхідно, не боятися брати на себе зобов'язання та отримувати підтримку в цьому. Наймання людей з різними поглядами та професійним досвідом стане вам у пригоді для подолання проблем та творчого вирішення проблем.
Що найважливіше для багатофункціональної команди?
Наступні риси є важливими для успішної команди:
Комунікації
Нічого нового тут немає. Усім успішним командам потрібно підтримувати зв'язок та інформувати одна одну про події. Щоденні стендапи (короткі командні зустрічі стоячи, які, таким чином, є більш зрозумілими, ніж сидячі зустрічі) в рамках методології Канбан та Agile призують для того, щоб усі були в курсі подій. Тож не звертайтеся лише тоді, коли щось йде не так або потрібні термінові зміни. Пам'ятайте також про святкування перемог у команді та підтримку спілкування як про позитивні моменти, так і про більш нагальні проблеми. Відкриті та чесні канали комунікації допомагають утримувати офісну політику, звинувачення та образливе мислення.
Індивідуальна відповідальність
Це всі за одного, один за всіх. Як ми вже казали, комунікація тут є ключовою, але ви також хочете заохотити людей усвідомлювати свої помилки. Будьте прикладом не лише визнаючи свою неправоту, але й тим, як ви ставитеся до тих, хто чинить так само. Невдача — неминуча частина життя; хороша команда може перетворити її на важливу можливість для навчання, а не на шанс перекласти відповідальність.
Адаптованість
Протягом одного проєкту все може дуже змінитися. Ваші міжфункціональні команди повинні бути готові до цього. Це означає, що реагування на ці зміни має бути швидким та ефективним. Ваша команда повинна відчувати впевненість у виборі цих нових шляхів до успішного проєкту, і знову ж таки, це зводиться до довіри до них, щоб спробувати щось нове, відповідати за свої дії та не звинувачувати інших у разі невдачі.
Світогляд
Поширеним неофіційним девізом Agile та подібних методів роботи є «доводити справу до кінця», і це почуття, яке ваша команда повинна прийняти. Ви всі повинні чітко розуміти хід виконання будь-якого проєкту та розділяти за нього відповідальність. Рішення слід приймати в цілому, питання слід розглядати як єдине ціле. Бажання не просто щось зробити, а зробити це добре, має бути дороговказом вашої команди.
Чи ефективні багатофункціональні команди?
Так, якщо вони сформовані правильно, інакше це може бути рецептом катастрофи. Варто зазначити, що багато методів роботи, що заохочують багатофункціональність, спочатку розроблялися з урахуванням певних робочих процесів. Спочатку Agile були прийняті розробниками програмного забезпечення, а Lean була розроблена для виробництва. Отже, ви можете виявити, що застосування і переваги цих методів просто не підходять для такого бізнесу, як, наприклад, маркетингове агентство. Неправильне використання цих методів може призвести до всіляких проблем — у журналі Harvard Business Review було виявлено, що 75 % багатофункціональних команд були дисфункціональними.
Ми вже розглянули всі переваги формування омріяної міжфункціональної команди, але ось що може піти не так, якщо просто зібрати будь-яких співробітників разом і сказати їм почати працювати за Agile.
Відданість відділу
Так, ви всі можете бути однією командою, але також може виникнути мовчазна потреба у співробітників підтримати свій відділ в цілому перед обличчям негараздів. Наприклад, чи буде маркетингова частина вашої команди тиснути на розробників, бо це суперечить ключовим показникам ефективності відділу, навіть якщо це на благо клієнта чи проекту? Знову ж таки, саме тому вам потрібно, щоб вся компанія дотримувалася цього стилю роботи, ви не можете просто один день працювати крос-функціонально, а решту часу дотримуватися традиційної моделі роботи.
Перенавантаження лідера
Лідери можуть допомогти командам не збиватися з правильного шляху. Однак вони можуть ненавмисно сприяти поверненню традиційних трудових цінностей до того, що має бути орієнтованим на майбутнє способом роботи. Команди можуть легко почати занадто сильно покладатися на них. Маєте прийняти важливе рішення? Запитайте у лідера. Маєте проблему? Скажіть керівнику, щоб він це виправив. Бачите, що один учасник не відповідає за свою роботу? Покладіться на лідера, щоб він вирішив це питання. Міжфункціональні команди процвітають, коли вони працюють і перемагають як єдине ціле.
Нестача спілкування
Також існує ризик того, що ви сприймете менталітет «всі за одного» як належне і вважатимете, що команда може працювати за принципом осмосу. Те, що ви тепер багатофункціональні, не означає, що ви всюдисущі. Переконайтеся, що ви інформуєте всіх про оновлення за допомогою таких інструментів, як примітки, спільні папки, дошки Trello і часті стендапи як в офісі, так і віртуально.
Нестача ентузіазму
Це не означає, що кожен член команди повинен цінувати роботу понад усе, але вони повинні вміти знаходити мотивацію в такому способі роботи. Це означає, що вони повинні знати, що їхня робота має цінність і що вона впливає на проєкт загалом. Ви робите це, працюючи та перемагаючи як єдине ціле. Той, хто не бачить сенсу у своїй роботі, неодмінно втратить інтерес.
Як може допомогти Dropbox
Багатофункціональна співпраця потребує ідеальної узгодженості, і саме Dropbox — чудовий інструмент для цього. Ви можете ділитися папками, а також оновлювати та редагувати документи в режимі реального часу. Кожен учасник команди точно знає, на якому етапі проєкту він перебуває.
Завдяки Dropbox співробітники можуть злагоджено працювати, перебуваючи в різних місцях, а всі дані безпечно зберігаються онлайн. У багатофункціональних команд може бути одне централізоване робоче місце для співпраці над загальною основною метою.
