Ефективна система контролю версій документів

Отже, що саме передбачає контроль версій?

Команди в сучасних організаціях співпрацюють між різними відділами, офісами, кордонами та часовими поясами — і все це з одним і тим самим набором документів. Незважаючи на поширеність такої конфігурації, командам часто важко керувати різними версіями своїх робочих файлів. Скільки документів з позначкою «FINAL» швидко переходять до «FINAL V2»? Якщо ваша команда витрачає час на пошук найновіших файлів або відстеження змін, гарною ідеєю буде налаштувати систему контролю версій.

Контроль версій керує різними версіями файлів з плином часу. Системи контролю версій спочатку з'явилися в розробці програмного забезпечення для керування змінами в коді. Тепер вони не такі складні, як здаються. Це може бути просто програмне забезпечення, яке відстежує зміни та дозволяє отримати доступ до всіх попередніх версій файлу в будь-який час, що часто можна побачити в інструментах для обробки текстів. Система контролю версій також може бути набором правил для роботи з файлами, наприклад, використання встановленої структури папок для збереження різних версій.

Практичне застосування використання контролю версій виходить далеко за рамки створення коду або останнього оновлення програмного забезпечення. Наприклад, контроль версій документів може допомогти автору керувати різними чернетками книги. Це також може допомогти графічному дизайнеру відстежувати остаточну версію дизайну для клієнта.

П’ять причин, чому командам потрібен контроль версій

Коли йдеться про роботу над спільними документами, наявність певної форми контролю версій є критично важливою для узгодження. Щоб підписати завершений документ, важливо знати, який файл є остаточною версією, але це виходить далеко за рамки цього. 

Використання правильного програмного забезпечення та належного керування версіями може запобігти втраті часу та пришвидшити процеси в організаціях будь-якого розміру. Ось чому це важливо:

1. Ви зберігаєте всі версії файлу

Основна перевага системи контролю версій — можливість зберігати кожну окрему версію файлу протягом усього робочого циклу проєкту, від його початку й до кінця. Можна перевірити наявність відмінностей між версіями й переконатися, що всі внесені зміни враховано. Добре організована система контролю версій дозволяє бути впевненим у тому, що остаточна версія файлу є справді остаточною, і що після завершення роботи до неї не було внесено жодних змін без відома всіх співавторів.

Після завершення проєкту журнал версій може мати вирішальне значення для аналізу роботи вашої команди. Тобто система контролю версій документів може відстежувати історію внесення змін на кожному етапі реалізації проєкту. Маючи в розпорядженні цю інформацію, ви можете краще діагностувати проблеми в робочих процесах, особливо з погляду оптимізації роботи в майбутньому.

2. Легко знайти безпечне керування та редагування файлів

Ніщо не так затримує командну роботу, як ситуація, коли хтось без дозволу переписує старі дані новими або випадково видаляє файл. У такі моменти нічого не залишається, як переглядати електронні листи, сподіваючись знайти копію оригінального файлу. Системи контролю версій зберігають версії файлів на кожному етапі, тому за будь-яких обставин ви можете розраховувати на наявність резервної копії. Завдяки функції відновлення файлів Dropbox завжди буде доступна попередня версія на той випадок, якщо доведеться повернутися до неї після випадкового внесення змін або видалення.

3. Ви можете відстежувати зміни, внесені членами команди

Коли над проєктом працює велика команда, обов’язково потрібно знати, хто вніс зміни, які й коли. Спільні документи зазвичай містять детальну інформацію про те, хто нещодавно редагував документ, але вони можуть не відображати інших учасників команди, які працюють над файлом. У цьому випадку вам доведеться витратити час на розсилання листів електронною поштою, щоб дізнатися, хто й які саме зміни вносив до файлу.

Відстеження змін у файлах і різних версій документа, створених певним учасником команди, —це саме те, для чого потрібне програмне забезпечення для контролю версій. Використання контролю версій у Dropbox дає змогу бачити всі зміни у файлах, а також електронну пошту й обліковку учасника команди, який вніс зміни. Ви отримуватимете сповіщення щоразу, коли хтось редагуватиме файл, і водночас бачитиме внесені зміни, а також переміщення чи видалення файлу в спільній папці.

Такий рівень контролю версій робить процес керування файлами й визначення відповідальності за ці файли більш прозорим. Ви бачитиме, коли учасники команди починають працювати над файлом або помилково чи випадково вносять зміни у файл. Відповідний працівник може миттєво перевірити будь-які зміни у файлі й оповістити всіх учасників команди в програмах та інших інструментах для обміну повідомленнями, не відволікаючи їх електронними листами.

4. Це дозволяє вам створити єдине джерело достовірної інформації по всій вашій організації

Якщо учасники команди працюють у різних регіонах або в регламентованих просторах, узгодженість командної роботи дуже важлива. Але якщо інформація не зберігається централізовано або доступ до неї закритий, це дуже швидко призведе до розсинхронізації дій і виникнення комунікаційних бар'єрів усередині команди. У поєднанні з правильною інформаційною архітектурою система контролю версій може допомогти в створенні спільного джерела інформації для всіх сфер діяльності вашої організації.

Замість того, щоб постійно надсилати оновлені інструкції, створіть за допомогою системи контролю версій єдиний документ із покроковим резервним копіюванням, на який можуть посилатися всі співробітники в організації. Наприклад, завдяки Dropbox можна зберегти інструкції з керування персоналом в одній спільній папці з певними правами доступу для різних членів команди. Під час оновлення цих файлів учасники команди бачитимуть найактуальнішу інформацію в тому самому документі, а редактори матимуть доступ до всіх попередніх версій. Це найпростіший спосіб забезпечити надійне зберігання й резервне копіювання даних, а також надати доступ до інформації всім, хто її потребує.

5. Ви можете використовувати його для автоматизації та пришвидшення бізнес-процесів

Кінцева мета будь-якої оптимізації полягає в тому, щоб зробити процеси простішими й менш трудомісткими як для менеджерів, так і для учасників команди. Вже на початку використання система контролю версій документів допоможе вашій команді стати гнучкішою. Завдяки ній усі учасники команди отримають доступ до останніх версій документів, а також надійний захист від помилок під час обробки файлів.

Завдяки додатковим функціям нагляду, прозорості й безпеки, системи контролю версій здатні не лише надавати останню версію файлу. Вони дають уявлення про процеси вашої команди, допомагають удосконалити їх і в майбутньому краще узгоджувати їх у вашій організації.

Як створити систему керування документами разом із контролем версій

Існує кілька підходів до контролю версій, залежно від потреб вашої команди та розміру вашої організації. Більшість людей надають номер версії файлу, який вони надсилають, або позначають документи ініціалами чи позначкою «переглянуто». Кожен називає речі по-різному, тому такий підхід може швидко призвести до плутанини, особливо якщо у вас багато співробітників. Коли дійде до цього моменту, потрібен чіткий підхід до управління файлами команди.

1. Використовуйте правила іменування

Це може здаватися очевидним, але суворе дотримання норм щодо присвоєння файлам імен усіма учасниками команди є важливим для системи контролю версій. Правила присвоєння файлам імен передусім мають бути чіткими й зрозумілими кожному, хто отримує доступ до ваших файлів. Ці правила також мають враховувати те, як ваша команда взаємодіє з файлами. Якщо, наприклад, найважливішим фактором для вашої команди під час упорядкування документів є їх дати, тоді імена файлів мають починатися з дати. Перша частина назви має відображати найпоширеніший спосіб пошуку документів у вашій команді. Імена файлів мають містити найважливішу інформацію для швидкого визначення вмісту. Звісно, якщо ви збираєтеся використовувати правила присвоєння файлам імен як власну систему контролю версій, то така система також має містити нумерацію для різних і нових версій файлів.

2. Використовуйте інформаційну архітектуру

Після визначення способу присвоєння імен документам для своєї команди вам потрібна зручна система для їх надійного зберігання. Такою системою є інформаційна архітектура, що являє собою схему розташування папок і файлів, яку ви використовуєте для зберігання інформації. Звичайно, правила присвоєння імен також відіграють велику роль — немає сенсу впорядковувати імена файлів, якщо вони перебувають у папці з назвою «Робота». Інформаційна архітектура також залежить від того, хто має доступ до цих файлів, оскільки не кожен файл має бути доступним усім співробітникам вашої організації.

Зазвичай краще за все використовувати рішення для зберігання спільних файлів. Папки команди в Dropbox допомагають побудувати безпечну інформаційну архітектуру. Призначивши певні команди в Dropbox, ви зможете створювати сховища для їхньої роботи та налаштовувати дозволи на доступ для учасників команди й сторонніх людей.

3. Спробуйте програмне забезпечення для контролю версій

Правила іменування й інформаційна архітектура є наріжними каменями успішної системи керування документами. Але застосування цих прийомів може займати багато часу, якщо їх використовувати як основний спосіб контролю версій. Програмне забезпечення для контролю версій автоматизує багато процесів, пов'язаних із контролем версій, і забезпечує додаткові переваги, яких неможливо досягти завдяки лише застосуванню правил присвоєння імен.

Dropbox автоматично синхронізує та зберігає всі попередні версії файлу. Після цього можна отримати доступ до всіх ваших файлів або повернутися до його попередньої версії протягом 180 днів. До того ж синхронізація забезпечує резервне копіювання поточної версії файлу. Учасники команди можуть одночасно працювати над окремими файлами з Dropbox, а потім внести зміни до поточної версії. Це спрощує процес оновлення файлів і вирішення конфліктів.

Коротко кажучи: програмне забезпечення для контролю версій спрощує весь процес керування версіями файлів і надає додаткові переваги командам, які працюють з цими файлами.

Відстежуючи зміни, зменшуючи кількість помилок і забезпечуючи роботу всіх над найновішими документами, контроль версій допомагає командам залишатися ефективними та організованими. Незалежно від того, чи ви керуєте діловими документами, чи співпрацюєте над проектами, спроба контролю версій може заощадити час, запобігти помилкам та оптимізувати ваш робочий процес.