Продуктивні керівники проєктів — невід'ємна частина успіху кожної організації, про яку нечасто говорять. Керівники проєктів можуть не відповідати за творчу роботу, яка так подобається клієнтам, але вони гарантують якісну, вчасну й ефективну реалізацію проєктів. Вони завчасно відстежують проблеми, створюють ефективні функціональні підрозділи та підвищують якість послуг у всіх сферах.
Ми попросили двох експертів із керування проєктами й організаційної філософії поділитися головними порадами для високоефективних керівників проєктів.
1. Згуртуйте співробітників
У цю епоху асинхронних нарад і віддалених офісів учасники команд і клієнти можуть почуватися ізольованими та самотніми. У вас немає змоги побазікати біля кулера, разом піти до кав'ярні після роботи чи поскаржитися на типові проблеми. Тож поставте собі за мету згуртувати учасників команди.
«Особисті стосунки є важливим інструментом зміцнення зв’язків в умовах співпраці», — каже доктор Барбара Едінгтон, професор і директор Центру передового досвіду в керуванні проєктами в коледжі Святого Франциска. Наприклад, у компанії Dropbox наші автори проводять віртуальну щасливу годину в п’ятницю після обіду. Вони обговорюють свої тижневі події, діляться тим, що читають, п’ють напої і спілкуються як люди, а не як колеги.
Кому спала на думку ця ідея? Керівнику проєктів.
Коли справа доходить до особистого залучення клієнтів, рекомендовано надсилати короткі відеозаписи з нотатками про запуск проєкту, оновленнями статусу й аналізом результатів роботи. Завдяки цьому учасники команди можуть відчути особисті якості й стилі роботи колег.
2. Встановіть процес прийняття рішень
Неминуче виникають запитання — від команди, клієнтів і всіх посередників. Ефективний керівник проєктів установлює конкретні правила щодо того, як відповідати на них і як приймати рішення загалом.
Корнеліус Фіхтнер, ведучий подкасту «Керування проєктами», пропонує створити «структуру управління, яка говорить: "Ці рішення може приймати менеджер продукту; ці рішення потрібно довести до відома ради директорів; ці рішення потрібно довести до відома спонсора проєкту"».
«Розуміння того, хто що вирішує, допоможе зміцнити довіру», – додає він. Використання структури DACI – це один зі способів встановити, хто відповідає за прийняття остаточного рішення, а також хто на якому рівні бере участь.
Д-р Едінгтон продовжує: «Переконайтеся, що робочий процес, пов'язаний із кожним завданням, розуміють особи, які відповідають за ці завдання». (Матеріал для читання: «Stay in your lane» (Дотримання власного шляху).)
3. Зосередьтеся на індивідуальних зв'язках
Команда настільки ж хороша, наскільки хороші зв'язки між її окремими членами. Лідери повинні працювати над створенням сильних підрозділів, які підкріплюватимуть сильні сторони один одного та приховуватимуть будь-які слабкі сторони. Іноді це означає зменшення розміру команди.
«Керівники проєктів мають приділяти увагу співпраці між висококваліфікованими співробітниками, а не намагатися змішати їх усіх в одну велику «команду», — пояснює д-р Едінгтон. Чому? Тому що слід уникнути применшення сильних рис співробітників, пояснює вона, і, що вкрай важливо, втрати «почуття відповідальності».
За допомогою блок-схеми покажіть, як досвід окремих співробітників відповідає потребам усього проєкту та пов'язується з досвідом колег, а також використовуйте імена учасників команди, а не назви відділів, щоб підсилити відчуття індивідуальної відповідальності та підзвітності. (Незначні лестощі — найкращий спосіб привернути увагу всіх співробітників!)
4. Розробіть план керування
Подумайте про ресурси, що використовуються в типовому проєкті: це можуть бути десятки документів, зображень, відео або макетів. Фантастичний керівник проекту візуалізує робочий процес, переконавшись, що підрядники підписали угоди, дизайнер має правильні ресурси, розробник має потрібні файли, а креативний директор може все переглянути у потрібний час.
В ідеалі, у вас є універсальний сервіс, як-от Dropbox, де ви можете надсилати контракти для електронних підписів, упорядковувати ресурси й безпечно їх передавати.
5. Станьте фахівцем із планування та створіть генеральний графік
Ви наче авіадиспетчер. У цьому глобальному світі віддаленої роботи вкрай важливим є вміння працювати в асинхронному режимі. Керівники проєктів мають розуміти, коли учасники команди працюють і чи графіки їхньої роботи узгоджено з графіками інших учасників команди, і слідкувати за загальною картиною.
«Ви маєте бути обізнаними у віртуальному керуванні проєктами, розуміти обстановку у віртуальній кімнаті та перебіг подій у ній», — каже пан Фіхтнер.
Якщо ви будете в курсі розкладу, то не чекатимете відповіді в Бостоні, поки ваш сингапурський колега міцно спить. Правильні продукти допоможуть: Dropbox дозволяє Мері з Бостона легко розмічати файли або додавати персоналізоване відео, яке Браян з Сінгапуру зможе переглянути, коли прокинеться. Це спосіб зібрати всі запитання та відповіді в одному місці, а також дати змогу їхньому менеджеру в Лос-Анджелесі переглянути їхню роботу.
Якщо йдеться про вас, скористайтеся старою доброю дошкою, щоб із першого погляду зрозуміти, хто над чим працює і навіщо. (Користуєтеся цифровими засобами? Застосуйте колірне кодування.) І, якщо можливо, установіть неробочий час, коли кожен учасник може перевірити результати та поставити запитання.
6. Просіть залишати відгуки
Зрештою, керівник проєктів — це емоційний лідер, радник, друг, наставник і менеджер, який відстежує всі процеси. Упевненість у своїй команді, технологіях та інструментах сприяє досягненню успіху.
Для ефективної роботи команди потрібен гарний керівник проєктів, який отримує відгуки від її учасників і постійно прагне до вдосконалення.
«Отримуйте відгуки від окремих учасників команди, а не від усієї групи», — каже д-р Едінгтон. «Підійдіть до кожного учасника команди та запитайте: «Чи корисна моя допомога?» та «Як я можу полегшити вашу роботу?»
Завдяки спілкуванню один на один, а не в групі, співробітники почуватимуться комфортно та даватимуть чесні відгуки, каже д-р Едінгтон. Створення безпечного простору, де учасники команди можуть висловлювати власні думки, також сприяє її функціональності загалом.
7. Вивчайте досвід найуспішніших (і неефективних ) керівників
Чиїми досягненнями ви захоплюєтеся? Уважно розгляньте успішні та, що ще важливіше, неефективні команди й керівників. Вони не обов'язково мають бути керівниками проєктів або навіть працювати у вашій галузі: це можуть бути баскетбольні тренери, генеральні директори, учителі, інженери чи модельєри.
«Спостерігайте, спостерігайте, спостерігайте», — каже д-р Едінгтон. «Що вони зробили добре, а що — ні?» Проаналізуйте, як вони працюють, а потім подумайте, як узяти з них приклад, щоб сприяти креативності та зосередженості команди.
Формуючи кращі звички, практикуючи їх та використовуючи інструменти Dropbox, менеджери проектів можуть не просто виживати: вони можуть процвітати. Простіші процеси та ефективніші робочі процеси не обов'язково мають бути просто мрією, а управління проектами не повинно бути рутиною. Зробіть це задоволенням.
