Останнім часом стає дедалі складніше зберігати концентрацію, ні на що не відволікаючись, а тому нам потрібні інструментів для підвищення продуктивності, як особистої, так і професійної. Але з такою кількістю додатків, які претендують на те, що вони роблять, вибір правильного став відволіканням.
Щоб зрозуміти все це, ми склали список найулюбленіших у галузі інструментів підвищення продуктивності, які допоможуть розкрити ваш потенціал щодня.
Більше того, якщо це можливо, ми покажемо, як ці кардинальні програми продуктивності можна поєднати з Dropbox для ще кращого досвіду.
Найкращі програми для ефективного керування часом і завданнями
Вам потрібна допомога з організацією робочих процесів, керуванням часом або підвищенням концентрації? Наведені нижче програми є ефективними інструментами для підвищення особистої та професійної продуктивності.
І оскільки рідко існує універсальна програма для продуктивності, ми надали приклади для різноманітних сценаріїв — від автоматизації повторюваних завдань до прискорення електронних підписів.
Багато з цих програм пропонуються як у безкоштовній версії, так і в платних варіантах із додатковими функціональними можливостями, тому варто зазначити, що деякі з описаних функцій можуть надаватися платно.
1. Запір
Платформи: веб-додаток, розширення для браузера
Корисно для: кросплатформної автоматизації
Хоча до цього списку ввійшли здебільшого безкоштовні програми для підвищення продуктивності, які доступні для пристроїв iPhone та Android і для ПК, Zapier існує тільки як вебпрограма та розширення для Chrome.
Zapier — не зовсім програма. Це платформа автоматизації, яка переміщує інформацію між програмами, якими ви користуєтеся щодня, дозволяючи вам заощадити час, скоротити кількість одноманітних завдань і зосередитися на дійсно важливій роботі. Автоматизований робочий процес у Zapier має назву **Zap**. Ви можете створювати Zap із нуля або на основі готових шаблонів із бібліотеки, навіть не маючи навичок програмування.
Надайте Dropbox суперздібності за допомогою автоматизації Zapier
Zapier — це не просто чудовий інструмент для автоматизації в цілому. У поєднанні з Dropbox його можна використовувати для підключення хмарного сховища до тисяч популярних програм і підвищення продуктивності. Ось кілька ідей, із чого можна почати:
- зберігайте в Dropbox усі нові вкладення з електронних листів;
- миттєво передавайте до YouTube відеозаписи, збережені в Dropbox;
- додайте новий рядок у таблиці Google для кожного нового передавання Dropbox;
- зберігайте резервні копії вхідних листів як файли в Dropbox.
2. Trello
Платформи: iOS, Android, веб-додаток
Корисно для: Керування завданнями
Trello робить керування роботою простим, зрозумілим і приємним завдяки можливості впорядковувати проєкти й розставляти пріоритети в них захопливим, гнучким і практичним способом. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс дощок, списків і карток у Trello дозволяє з легкістю систематизувати ідеї та відстежувати перебіг їх реалізації.
Наприклад, припустімо, що ваша команда з маркетингу керує своїм редакційним календарем у Trello. Учасники команди можуть створювати списки для кожного етапу робочого процесу, наприклад «Ідеї», «Написання тексту», «Редагування» й «Публікація», а потім додавати картки для кожної статті. Картки можна призначати учасникам команди, зазначаючи терміни виконання кожного кроку процесу й додаючи всі файли Dropbox і Dropbox Paper. За такого підходу всі дані будуть упорядковані в одному централізованому місці, і вам не потрібно буде переглядати нескінченні листування, щоби виконати свої завдання.
Звичайно, це далеко не все. Trello — гнучкий інструмент, який можна адаптувати під потреби будь-якої команди. Крім того, завдяки більш ніж 150 інтеграціям із вашими улюбленими програмами та службами, що містять поліпшення та вбудовані засоби автоматизації, Trello можна використовувати як центр підвищення продуктивності команд у будь-якій частині світу.
Отримуйте більше від Trello з Dropbox
Чи не було б чудово, якби ви могли бачити відповідні оновлення Trello під час перевірки файлів у хмарному сховищі? Інтегруйте свій обліковий запис Dropbox із Trello, щоб:
- Прикріплюйте файли та папки до карток Trello безпосередньо з Dropbox
- Попередньо переглядайте вкладені файли Dropbox, не виходячи з Trello
- Відображати дії Trello для будь-яких вкладених файлів Dropbox безпосередньо в Dropbox
3. Млявий
Платформи: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, веб-додаток, розширення для браузера
Корисно для: командного спілкування та співпраці
Slack уже давно є потужним центром підвищення продуктивності. У багатьох великих корпораціях цю програму вважають важливим комплексним рішенням для організації ефективної та продуктивної співпраці учасників команди.
Створюйте канали для команд і проєктів та користуйтеся перевагами спеціалізованих інструментів для стимулювання співпраці. Канали дозволяють не тільки оптимізувати процес спілкування всередині компанії, але й працювати в тісній співпраці з колегами за її межами, включно з клієнтами, партнерами або постачальниками послуг.
Slack забезпечує плавну взаємодію віддалених команд. Користувачі можуть здійснювати голосові й відеодзвінки, створювати канали для проєктів, ділитися екраном і з легкістю надсилати файли — усе це в одній комплексній програмі.
4. Асана
Платформи: розширення для браузера, iOS, Android
Корисно для: комплексного управління проектами
Asana підвищує продуктивність завдяки величезному набору інструментів для керування роботою, дозволяє вести проєкти від початку до кінця та містить функції, які поліпшують відстеження, спілкування, керування командою тощо.
В Asana можна створювати різні групи для кожної команди чи відділу вашої компанії. Потім створюйте проєкти та додавайте завдання й підзавдання, а також часові рамки або граничні терміни виконання кожного з них. Ви можете призначати завдання та проєкти конкретним командам або окремим особам, залишати коментарі з додатковою інформацією або інструкціями, а також додавати інших учасників команди як підписників, щоби вони отримували сповіщення про всі оновлення.
Залишатися на шляху так само важливо, як і бути продуктивним. На щастя, Asana надає додаткові налаштування, які спрощують це:
- Віхи — тому цілі проекту завжди чіткі
- Залежності — щоб кожен знав, які завдання потрібно виконати, щоб інші почали
- Часові рамки — щоб повний огляд проекту був легким для доступу та аналізу
Це короткий підсумок того, що пропонує Asana, але в цій програмі є багато більш складних та інтуїтивно зрозумілих функцій, які значно спрощують керування проєктами. Asana містить функції відстеження часу, редагування, планування та створення нотаток.
Об’єднайте файли проекту та керування проектами Asana під одним дахом — за допомогою Dropbox
Чим менше часу ви витрачаєте на пошук файлів, тим більше часу ви можете витратити на просування своїх проектів. Підключивши Asana до Dropbox, ви можете прикріплювати файли Dropbox і ділитися ними безпосередньо через Asana, що робить його ще ефективнішим.
5. Знак Dropbox
Платформи: веб-додаток, API, iOS, Android
Корисно для: електронного підпису та ефективності робочого процесу контракту
Минули ті часи, коли документи потрібно було друкувати, підписувати, сканувати й надсилати наступній особі на підпис. Dropbox Sign дозволяє цифрово підписувати документи, заощаджуючи багато часу та спрощуючи процес. Це особливо корисно в сучасному цифровому робочому середовищі, де малоймовірно, що кожен підписувач знаходиться в одному робочому місці.
HelloSign можна використовувати для підписання будь-яких документів, зокрема угод про нерозголошення, угод про оренду або договорів найму. HelloSign підтримує роботу з файлами 17 типів і дозволяє надіслати на підпис практично будь-який документ. Електронні підписи в HelloSign є юридично зобов’язуючими й надійно зашифрованими, тому ви можете бути впевнені в законності підписів і безпеці ваших особистих даних.
Ви можете надсилати масові запити або в певному порядку, щоб кожен підписант отримував сповіщення послідовно, коли попередній підписав підпис, або всі одразу. Одержувачам просто потрібно ввійти в систему, прочитати документ і додати свій електронний підпис, після чого підписаний і скріплений печаткою документ буде автоматично повернуто вам.
Додатково оптимізуйте процес, створюючи шаблони або використовуючи вже наявні, а також додайте власні логотипи, графіку й фірмовий стиль одним натисканням кнопки.
Інструменти керування командами дозволяють вам надавати доступ різним групам осіб або окремим особам, указуючи необов’язкових і обов’язкових підписантів, а також тих, хто підписує копію, налаштовувати нагадування, щоб стежити за термінами підписання, і багато чого іншого.
6. IFTTT
Платформи: лише пристрої Android та iOS
Корисно для: автоматизації за допомогою інтелектуальних пристроїв
IFTTT — це інтуїтивно зрозуміла програма для підвищення продуктивності. Вона буквально виконуватиме завдання за вас.
IFTTT створює автоматизовані умовні функції на основі своєї моделі «Якщо це, тоді те». Якщо в одному місці трапляється якась подія, то в іншому місці виконується певна дія, що відбувається завдяки вбудованим аплетам IFTTT. Програма IFTTT нагадує Zapier, але є простішою у використанні.
Наприклад, ви можете автоматично додавати пісні з YouTube до списків відтворення Spotify, коли ставите відеороликам уподобайки. Інтегруйте IFTTT із технологією розумного будинку, щоб, наприклад, увімкнути опалення щоразу, коли ви наближаєтеся до своєї вулиці. Щоразу, коли вас позначають на фотографії у Facebook, IFTTT може зберегти її в Dropbox.
Такий рівень автоматизації, безсумнівно, підвищує продуктивність, вирішуючи завдання, на які вам не доводиться витрачати дорогоцінний час і ресурси.
IFTTT працює з багатьма розумними домашніми пристроями та мобільними додатками, а Zapier не працює, і навпаки. Він також має кращі функції смартфона, тоді як Zapier працює переважно на настільному комп’ютері, тому вони обидва корисні по-своєму.
Як покращити управління часом і продуктивність за допомогою Dropbox
Dropbox також є прискорювачем продуктивності з інструментами, які полегшують керування проектами, керування файлами та віддалену співпрацю. За допомогою Dropbox ви можете реалізовувати будь-який проект від ранніх стадій стратегії до виробництва, відгуків і далі — все в одному просторі.
Використовуйте безкоштовну програму на будь-якому пристрої (Apple, Microsoft тощо), щоб переглядати й редагувати свої робочі файли, а також керувати ними будь-де, не турбуючись про безпеку даних. Створюйте плани проєктів і списки завдань, робіть нотатки, залишайте відгуки в режимі реального часу та тримайте зацікавлених осіб у курсі подій за допомогою різних інструментів Dropbox для спілкування та співпраці.
Усі вищезазначені програми для підвищення продуктивності можна легко інтегрувати з обліковкою Dropbox, щоб суттєво прискорити робочі процеси, підвищити прозорість, ефективність і продуктивність на робочому місці.
