Що таке редагування в режимі реального часу?
Редагування в режимі реального часу передбачає спільну роботу з одним файлом і його одночасне редагування кількома учасниками команди. Усі зміни, які вносяться кожним із них, відображаються у файлі практично миттєво. В основі цього способу спільної роботи лежать інтерактивні хмарні онлайн-технології, які дають змогу будь-якій кількості користувачів одночасно отримувати доступ до файлів та редагувати їх. Для цього вони можуть використовувати комп’ютери, планшети й мобільні пристрої. А завдяки сучасним інструментам працювати можна звідки завгодно.
У минулому редагування в режимі реального часу й спільна робота були доступні лише для текстових файлів. Наприклад, користувачі могли редагувати документи в хмарному сховищі або використовувати інструменти для спільного редагування, як-от Dropbox Paper. Однак завдяки таким інструментам, як Dropbox Replay, також стало можливим інтерактивне редагування відеозаписів й аудіофайлів.
Шість переваг інструментів спільного редагування в режимі реального часу для вашої команди
Можливість співпрацювати з колегами в режимі реального часу означає, що ви можете заощадити не лише час, але й кошти та ресурси.
1. Більш змістовні наради
Коли особиста зустріч все ж таки необхідна, редагування в реальному часі дає змогу отримати від неї максимальну користь. У Dropbox Paper є налаштовуваний порядок денний і шаблони протоколів нарад, які в поєднанні з редагуванням в режимі реального часу дають змогу проводити більш цілеспрямовані й продуктивні наради. Усі співробітники можуть одночасно додавати нотатки до одного документа, не вдаючись до допомоги протоколіста. Завдяки цьому вся важлива інформація легко доступна кожному учаснику команди.
Припустимо, ви з колегами вирушили на семінар для вивчення нових продуктів клієнта, які просуватимете. Тепер не потрібно всім учасникам робити власні нотатки, а потім об’єднувати їх. Усі можуть працювати в тому самому документі, не витрачаючи зайвого часу й не втрачаючи жодної деталі.
2. Більш ефективна багатозадачність
Уявіть, що учасники команди займаються написанням статті для блогу на веб‑сайті. Вони можуть призначити одну або двох осіб, які проведуть дослідження теми та додадуть свої нотатки у файл Dropbox Paper. У той же час автор статті може стежити за перебігом дослідження та заздалегідь підготуватися до стадії виробництва.
У разі внесення змін у технічне завдання або додаткові нотатки після початку виробництва, учасники команди зможуть легко додати їх до того самого документа Dropbox Paper як примітки. Вони також можуть позначити автора, щоб він міг негайно отримувати сповіщення про зміни.
Без редагування в режимі реального часу ці завдання можна виконувати по черзі, але не одночасно. Такий підхід потребує часу, а також вимагає надсилання нових версій файлів чи ведення тривалого листування під час кожного оновлення. Якщо версії документа почнуть накопичуватися, це може призвести до безладдя та плутанини в керуванні файлами.
Редагування в режимі реального часу дає змогу всім працювати в одному просторі. Вам не потрібно мати справу з численними майже однаковими файлами, щоб отримати те, що вам необхідно.
3. Ефективні процеси перевірки
Редагування в режимі реального часу підвищує ефективність процесів перевірки й надсилання відгуків.
Після того, як вміст підготовлений, може виникнути необхідність його перевірки не лише коректором чи редактором, а й клієнтами, партнерами, юристами та іншими фахівцями. Завдяки редагуванню в режимі реального часу вам не потрібно чекати, доки одна людина додасть свої нотатки, перш ніж із текстом зможе ознайомитися наступна. Усі учасники можуть залишати примітки в документах або відеозаписах одночасно, а відповідальні співробітники — додавати відгуки, щойно вони надходитимуть.
Якщо ви спільно працюєте над відеопроєктом, то за допомогою Dropbox Replay можете провести віртуальний огляд відео, щоб усі учасники змогли переглянути його, залишити коментарі й додати примітки безпосередньо у відеозаписі. Усі коментарі, відгуки та доповнення зберігаються в єдиному місці, щоб ви могли приймати рішення на основі одного джерела даних.
Неважливо з яким видом вмісту ви працюєте, під час двоетапного процесу перевірки інструменти редагування в режимі реального часу позбавляють необхідності зберігати й окремо надсилати кожну версію файлів. Щойно першу перевірку буде завершено, ви можете швидко повідомити наступного рецензента одним натисканням кнопки, щоб не гальмувати робочий процес.
4. Ефективні цикли відгуків
Спростіть процес отримання відгуків завдяки редагуванню в режимі реального часу. Якщо коментарі й відгуки надходять від кількох людей, необхідно зібрати всі важливі нотатки в єдиному місці. Ви витрачаєте сили на перегляд численних листів, бесід і документів чи відео з правками, збираючи всі необхідні вам відгуки й нотатки. Водночас ви ризикуєте пропустити важливі моменти.
Примітки в Dropbox Paper дають змогу будь-якому користувачу з правами доступу додавати свої відгуки безпосередньо до документа, що перевіряється. Крім цього, ви можете додавати примітки до фотографій, документів PDF, файлів Excel, Photoshop тощо без використання додаткового програмного забезпечення.
Коли ви позначаєте колегу в коментарі або в тілі документа Dropbox Paper, він миттєво отримує сповіщення, а власник файлу дізнається про будь-які зміни незалежно від того, чи позначено його. Це стосується, зокрема, і додавання коментарів до відео в Dropbox Replay. Це означає, що процес ніколи не припиняється, і ви можете працювати без затримок.
Під час редагування в режимі реального часу можна швидко знаходити, обробляти й додавати важливі відгуки. Ви можете з легкістю подивитися:
- вміст відгуку;
- конкретний розділ документа чи мітку часу відеозапису, якого він стосується;
- відомості про автора відгуку;
- будь-які обговорення цього відгуку учасниками команди.
Крім того, уся необхідна інформація зручно відсортована за розділами так, щоб ви могли швидко її знайти.
Таким чином, ви створюєте більш організоване робоче середовище, підвищуючи в результаті якість виконуваної роботи, і тим самим будете краще підготовлені до виявлення та вирішення будь‑яких проблем, щойно ті виникатимуть.
5. Безпроблемна реалізація проєктів і задоволені менеджери проєктів
Редагування в режимі реального часу спрощує керування проєктами, допомагаючи менеджерам проєктів уникнути плутанини в роботі й хаотичного спілкування.
Тепер вони можуть оптимізувати робочий процес за рахунок єдиного простору для спілкування та спільної роботи у реальному часі.
6. Простий спосіб редагування документів Google і Microsoft Office у режимі реального часу
Dropbox підтримує редагування в режимі реального часу не лише для файлів Paper і відеозаписів. Інтегруйте свою обліковку Dropbox із Microsoft Office, щоб спільно редагувати файли Word, Excel і PowerPoint у режимі онлайн. Ви також можете спільно працювати з документами, таблицями й презентаціями Google безпосередньо на сайті Dropbox.com.
Ви можете бачити, хто працює з файлом у реальному часі, та безпосередньо спілкуватися через коментарі. Будь‑які внесені зміни автоматично зберігатимуться в обліковці Dropbox, а ваші колеги зможуть продовжувати працювати над файлом, навіть якщо ви його закриєте.
Це допомагає оптимізувати ваші робочі процеси. Наприклад, замість того, щоб передавати п’ять окремих електронних таблиць для різних частин аналітичного проєкту, усі учасники можуть працювати в одному файлі Excel за допомогою вкладок для кожного розділу, знаючи, що будь-які зміни миттєво зберігаються в обліковці Dropbox.
Інструменти редагування в режимі реального часу завжди під рукою
Dropbox не лише підтримує редагування в режимі реального часу, але й розширює його можливості.
Спробуйте перетворити порожній документ Dropbox Paper на справжній функціональний робочий простір для втілення кожного етапу життєвого циклу проєкту. Створюйте контрольні списки й списки завдань у будь-який момент і миттєво повідомляйте колег про внесення змін. Ви можете навіть додати кліпи SoundCloud та відео YouTube.
Працюєте над відеопроєктом? Створіть план і розкадрування в Dropbox Paper, а коли настане час перевіряти відео й запитувати відгуки, просто відкрийте відео в Dropbox Replay. Зібрати відгуки й сортувати їх у хронологічному порядку в режимі реального часу можна за допомогою простого посилання на спільний доступ. Для цього рецензентам навіть не обов’язково мати власну обліковку Dropbox.
За допомогою інструментів редагування в режимі реального часу, як-от Dropbox Paper і Dropbox Replay, ви можете оптимізувати й підвищити ефективність всіх етапів робочих процесів вашої команди — від попереднього планування до отримання відгуків та завершення проєкту. Завдяки функціям редагування в режимі реального часу підвищити ефективність спільної роботи дуже просто. Усе, що вам потрібно для цього зробити, — почати використовувати Dropbox.
