Що таке оцифровування?
Оцифровування — це процес перетворення аналогових технологій і фізичних об’єктів у цифрові. Наприклад, сканування паперових документів, використання хмарного сховища для зберігання всіх важливих файлів усунула необхідність у громіздких шафах для паперів. Усі документи, які раніше існували переважно офлайн і на папері, тепер можна повністю перевести в цифровий формат завдяки оцифровуванню і значно ефективнішим цифровим технологіям. Термін «цифровізація» хоча й нагадує слово «оцифровування», але позначає процес переходу на цифрові технології, наприклад переведення маркетингового плану вашої компанії в більш перспективний цифровий формат.
Чим корисне оцифровування?
Існує безліч причин перейти на цифрові технології, найменша з яких полягає в тому, що більшість людей вже зробили цей перехід. Можливо, ви помітили, що ваш банк надає вам можливість отримання безпаперових виписок, або що ваша енергетична компанія переходить на цифрові рахунки. Ви, звичайно, можете обрати старі методи, але суспільство, загалом, орієнтується на цифрове майбутнє, тому у ваших інтересах не відставати. Бренди та домогосподарства повсюди переживають цифрову трансформацію, цілі бізнес-моделі базуються на цифрових технологіях, і не без підстав, ось лише деякі з переваг:
Доступ до документів із будь-якого пристрою
Більше не потрібно хвилюватися, що ви забудете важливого листа вдома або не надішлете собі сканкопію на електронну пошту. Зберігайте документи в сховищі Dropbox, щоб мати до них доступ із будь-якого місця. Ви можете ввійти в обліковку Dropbox через телефон, ПК або планшет, і завдяки цьому завжди мати під рукою всі потрібні документи. І навіть в автономному режимі ви можете продовжувати працювати з файлами.
Це спрощує організацію спільного доступу до документів
Згадайте соціальні мережі: завантажене зображення миттєво стає доступним для всіх, хто хоче отримати його копію. Це приклад успішно реалізованої концепції оцифровування файлів. Минули ті часи, коли потрібно було замовляти копію фотографії і платити за це гроші, а потім знову платити за дублікат, щоб подарувати його другу. Документи в цифровому форматі легко передавати, редагувати й використовувати для спільної роботи.
Це більш екологічно й економічно вигідно
Оскільки все переміщується онлайн, принтери все більше відходять на другий план. Це означає, що не потрібно буде витрачати папір на друк несуттєвих документів або викидати копії через неякісний друк. Крім того, це допоможе вашій компанії або домогосподарству заощадити гроші в довгостроковій перспективі, адже тонер для принтера коштує як золото.
Це безпечніше
Ви можете мати чудову шафу для зберігання документів, розсортованих за датою і часом, але що буде, якщо щось трапиться з цією шафою або документами, що зберігаються в ній? Це може бути пожежа, пограбування або просто хто-небудь розіллє чашку кави. Тому не варто покладатися лише на одне сховище, яке містить по одній копії ваших важливих документів. Завжди слід мати цифрові копії всіх важливих документів, зокрема старих фотографій. Dropbox пропонує легке резервне копіювання файлів і навіть даних ПК. А можливість просто сканувати документи за допомогою телефона в Dropbox не залишить виправдань тому, що ви цього досі не зробили.Крім того, файли можна захистити паролем і встановити період, протягом якого вони будуть доступні. Немає іншого безпечнішого способу зберігання ваших документів із таким рівнем кібербезпеки.
Легка організація
Ви можете бути найорганізованішою людиною у світі, але навіть найдосконаліша система впорядкування фізичних документів навряд чи буде такою ефективною, як цифрова. Функція швидкого пошуку дає змогу знайти документ за назвою файлу, але Dropbox зробила ще один крок вперед, інтегрувавши технологію Optical Character Recognition (OCR, оптичне розпізнавання символів). Ця розумна технологія виконує пошук в оцифрованих даних ваших відсканованих документів, розпізнаючи слова й зіставляючи їх із вашим пошуковим запитом. Тож, скажімо, якщо вам потрібен рахунок за електроенергію за квітень 2019 року, введіть у пошуковому полі запит «Квітень 2019» або «04/19», і OCR знайде всі документи, що містять цей текст. Значно краще, ніж вручну шукати потрібний документ серед купи рахунків.
Завжди під рукою
Потрібно організувати спільну роботу команди чи підписати документ? Жодних проблем. Більше не потрібно збирати команду разом для роботи над проєктом чи домовлятися про зустріч, щоб записати все на папері. Ви можете використовувати електронні підписи й спільні документи для виконання важливих завдань, не дозволяючи логістичним проблемам зупиняти бізнес-процеси.
Це стосується не тільки документів
Оцифровування не обмежується лише скануванням рахунків, квитанцій і контрактів зі збереженням у PDF-файли. Практично все можна перевести в зручний цифровий формат. Фотографії, ескізи, записи роздумів на дошці, візитні картки, які часто губляться, або вирізки із журналів, що надихають вас, можна зберегти в цифровому вигляді й отримувати доступ до них із будь-якого місця і в будь-який час усього в кілька дотиків.
Електронні документи неможливо фізично пошкодити
Документи та фотографії минулих років лише старітимуть, вицвітатимуть, пошкоджуватимуться або гублятимуться. Рішення з оцифрування допомагають перенести цю спадщину зображень і тексту в безпечні онлайн-сховища, де їх можна резервно копіювати, щоб вони ніколи не загубилися.
Останнє має вирішальне значення для клієнтського досвіду
Якщо ви власник малого чи навіть великого бізнесу, ваша репутація та відчуття надійності залежать від якості вашої пропозиції. Це стосується не лише послуги чи продукту, які ви продаєте, а й стандартів, яких ви дотримуєтеся у своєму адмініструванні та листуванні. Паперовий рахунок-фактура або поштове листування з фотокопіями навряд чи зроблять якусь послугу вашому бренду та зроблять вас старомодним. Це також створює незручності для вашого клієнта, оскільки тепер йому доводиться ретельно зберігати купи паперів або витрачати час на те, щоб відправити їх вам назад. Для взаємодії з клієнтами, яка гарантує їм проактивну, сучасну та ефективну компанію, перейдіть на цифрові технології.
За оцифровуванням майбутнє
Нові цифрові рішення схильні витісняти застарілі аналоги, і коли ці рішення з’являються, їх набагато легше впроваджувати, якщо ви вже йдете в ногу з часом. Згадайте, наскільки ви легко перейшли від CD до потокових музичних сервісів. На ранніх етапах переходу техніка, наприклад ПК і автомобільні стереосистеми, була оснащена як CD-програвачами, так і лінійними роз’ємами. Щоб знайти зараз CD-програвач, треба докласти додаткових зусиль, тоді як MP3-програвач вбудовано прямо у ваш телефон, електронну книгу або фітнес-трекер.
Те саме стосується оцифрування ваших документів: якщо ви не зробите це зараз, ви ускладните собі життя в майбутньому, і може не існувати простого чи дешевого способу подолати розрив між паперовими документами та цифровими інноваціями, коли з'явиться наступний прогрес.
Упровадження цифрових технологій
Імовірно, у вашому офісі й домі вже використовуються різноманітні цифрові технології: від потокового телебачення до спільної роботи над одним онлайн-документом. Однак варто переглянути документи, які ви ще не зберегли в хмарі, оскільки багато хто з нас нехтує необхідністю перетворення аналогових документів.
