高效能專案經理的 7 種習慣

出色的專案經理是每個成功組織背後的無名功臣。儘管專案經理不見得負責發想讓顧客滿意的創作內容，但他們確保工作可以有效率地準時完成。他們能在問題發生前預見風險、建立高效能團隊，並且提高整體的收益。

我們邀請兩位擅長專案管理及組織哲學的專家，分享成為高效能專案經理的重要訣竅。

1. 培養成員之間的情誼

遠端辦公室的崛起也代表彼此之間難以聯繫，團隊成員及客戶可能會感覺孤單且受到孤立。現在沒辦法在茶水間小聊，下班後小酌一番，也無法抱怨一些共同的煩惱瑣事，所以您需要找些時間讓團隊建立情誼。

聖弗朗西斯學院專案管理卓越中心總監暨教授 Barbara Edington 博士表示：「人際關係是團隊合作環境中建立關係的重要因素。」舉例來說，Dropbox 的文案寫手都會在星期五下午的下午茶時間進行線上聚會。雖然是同事，但他們反而會像朋友交心閒聊這週發生的事，分享目前閱讀的內容，然後一起小酌一下。

這是誰出的主意呢？一位專案經理。

如果您想用自己的方式讓客戶參與專案，可以考慮傳送短片，並在內容中加入專案的啟動會議紀錄、進度狀況及事後分析。如此一來，他們也能夠感覺到團隊成員的人情味跟行事風格。

2. 建立決策流程

工作團隊、客戶及任何相關人士之間難免會發生問題。出色的專案經理會針對問題應對和決策原則建立明確的規則。

Project Management Podcast 主持人 Cornelius Fichtner 建議專案中要「建立管理架構，清楚說明哪些類型決策能交由專案經理決定、哪些決策需要提交至董事會，而哪些決策需要由專案贊助人拍板。」

他補充：「瞭解決策者是誰，有助於建立信任。」透過採用 DACI 架構的方式，建立負責最後決策的決策者，以及決定成員參與程度的權限層級。

Barbara Edington 博士繼續補述：「請確保每個工作項目的負責人員都能充分理解相關的工作流程。」(延伸閱讀：做自己拿手的工作。)

3. 關注個人聯繫

團隊的優秀程度取決於各成員之間的緊密聯繫。領導者應努力創建強大的團隊，以增強彼此的優勢並彌補任何弱點。有時，這意味著縮減團隊規模。

Barbara Edington 博士表示：「專案經理必須將重點放在讓高專業度的成員相互合作，而不是試著將 [他們] 湊成一個大團隊。」為什麼？是：「因為您想讓每個人的強項充分發揮，而且重要的是，不要讓他們忘記『責任感』。」

您可以考慮使用流程圖，說明個人專業知識如何配合整體專案，同時搭配其他成員的專業知識，並且使用團隊成員的名字代替一般的部門名稱，這樣的做法能加強個人責任感及責任歸屬。(一點小小稱讚就能得到成員的關注！)

4. 制定飛航管制計畫

想想看一般專案相關的素材：可能會有好多的文件、圖片、影片或框線圖。厲害的專案經理會把工作流程視覺化，確保承包商在虛線上簽署，設計者有正確的素材，開發人員有正確的檔案，而創意總監能有適當時間審閱所有內容。

最理想的情況是能有像 Dropbox 般的一站式服務，讓您能傳送合約並取得電子簽章、整理素材並安全傳遞資料。

5. 精通排程並打造精妙時程

您就是飛航管制員。在全球遠端就業的世界，能夠以非同步的方式工作很重要。專案經理必須瞭解團隊成員的工作時程、自己與對的成員是否有工作時間重疊，並且對專案整體狀況了然於心。

Cornelius Fichtner 表示：「您必須要對虛擬專案管理有一定的認識，並對虛擬空間和工作執行面有敏感度。」

只要妥善排程，就能確保位於波士頓的成員不用苦等熟睡的新加坡同事回覆。正確的產品能助您一臂之力：Dropbox 能輕鬆讓人在波士頓的 Mary 標記檔案或加入個人化影片，好讓位在新加坡的 Brian 起床後能立即審閱。Dropbox 能將所有問題及回覆集中管理，連人在洛杉磯的經理也能輕鬆審閱工作檔案。

至於專案經理，您能使用方便的傳統白板，一覽各成員負責的項目及完成進度。(想使用數位版的白板功能嗎？您可以考慮顏色編碼。) 您還可以視情況建立「小聊時間」，讓每位成員都能確認事項及提出問題。

6. 要求意見回饋

專案經理不只讓每件事都按部就班，更身兼士氣領袖、參謀、朋友、教練及經理的多重身分。對團隊、科技及工具的信心，都是開創成功的動力來源。

另一方面來說，如果要讓團隊表現出色，專案經理也得表現傑出。也就是說，請向成員蒐集意見並且持續試著自我提升。

Barbara Edington 博士建議：「不要向整個團隊詢問意見，而是個別蒐集意見。去找每個團隊成員並詢問『我表現得如何？』及『我該如何讓您的工作更順暢？』」

比起跟整個團隊談話，一對一聊天能確保成員願意給予真誠的意見。替成員建立能夠表達想法的安全空間，應該也會增進團隊的職能運作。

7. 研究頂尖的領導人 (表現不佳的例子也要研究)

您最仰慕誰的表現？仔細觀摩成功的團隊及領導者，但功能失調的案例也是觀察重點。對象不必是專案經理或相同領域，他們可以是籃球教練、執行長、課堂教師、工程師或時尚設計師。

Barbara Edington 博士認為：「關鍵就是觀察、觀察、再觀察：他們什麼地方做得好，什麼地方需要改進？」研究他們的表現，然後想一下您能如何效仿他們，讓團隊發揮創意和十足行動力。

透過養成更好的習慣、加以實踐並使用 Dropbox 工具，產品經理不僅可以生存，還可以茁壯成長。更簡單的流程和更有效率的工作流程不再只是白日夢，專案管理也不再是一件苦差事。讓它成為一種樂趣。