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身處這個容易讓人分心的時代，我們需要能夠提高個人和專業生產力的工具。只是，由於有如此多的應用程式聲稱可以做到這一點，選擇正確的應用程式本身就成為了一種幹擾。
為了幫助您理解這一切，我們彙編了業界最受歡迎的生產力工具的精彩片段，以釋放您每天的潛力。
此外，在適用的情況下，我們將展示如何將這些改變遊戲規則的生產力應用程式與 Dropbox 配對以獲得更好的體驗。
適用於時間和工作項目管理的最佳生產力應用程式
無論是管理工作流程、時間或工作重點，以下幾款應用程式都是可以協助您提高專業和個人生產力的有效工具。
由於很少有萬能的生產力應用程序，我們提供了各種場景的範例——從自動執行重複任務到加快電子簽名。
這些應用程式除了免費版本之外，也提供具備附加功能的付費版本，所以提醒您，文章中提到的某些功能需要付費才能使用。
1. Zapier
平台：Web 應用程式、瀏覽器擴充
用途：跨平台自動化
雖然本清單主要涵蓋適用於 iPhone、Android 和桌面的免費生產力應用程式，但 Zapier 只提供網頁版應用程式和 Chrome 擴充功能。
Zapier 其實不算是應用程式。這項自動化平台可以將資訊在您每天使用的應用程式之間移動，從而協助您節省時間、減少繁瑣工作項目並專注於最重要的工作上。Zapier 的自動化工作流程稱為 **Zaps**，您可以從頭開始建立 Zap，或是從預設的範本庫中選擇，無需編寫程式碼即可進行。
利用 Zapier 自動化功能賦予 Dropbox 超能力
Zapier 不僅僅是一個出色的自動化工具，與 Dropbox 配對使用時，還可以將雲端儲存連接到數千個流行應用程式並提高工作效率。 以下提供幾個想法，讓您更快上手：
- 將新的電子郵件附件儲存至 Dropbox
- 立即將儲存在 Dropbox 中的影片上傳到 YouTube
- 一旦 Dropbox 中有新的上傳內容，Google 試算表便會自動新增一列
- 將內送電子郵件備份為 Dropbox 中的檔案
2. Trello
平台：iOS、Android、網頁應用
用途：任務管理
Trello 讓工作管理變得輕鬆、簡單且吸引人，能讓您以有趣、靈活又有成就感的方式組織並排序專案的優先次序。Trello 的看板、列表和卡片操作方便，可幫助您輕鬆組織想法並追蹤進度。
舉例來說，假設您的行銷團隊正在 Trello 中管理他們的編輯日曆，他們就可以為流程中的每個步驟建立清單，例如「構想」、「寫作中」、「編輯中」和「已發表」，並為每篇文章新增一張卡片。接著，他們便能將卡片分配給團隊成員，內容包括流程中每個步驟的截止日期，以及 Dropbox 檔案和 Dropbox Paper 檔案中的所有附件。您可藉由這個方法，將所有內容都集中在同個位置統一管理，因此您無需翻遍無止盡的電子郵件串也能完成工作。
當然，這只是基本功能而已。Trello 非常有彈性，適用於所有工作團隊。此外，Trello 也可以透過強化功能和內建的自動化功能，與超過 150 款您最喜愛的應用程式和服務進行整合，成為各地團隊的生產力中心。
透過 Dropbox 充分利用 Trello
如果您在檢查雲端儲存中的檔案時可以看到相關的 Trello 更新，那不是很好嗎？ 將您的 Dropbox 帳戶與 Trello 整合以：
- 直接從 Dropbox 將檔案和資料夾附加到 Trello 卡
- 無需離開 Trello 即可預覽附加的 Dropbox 文件
- 將任何附加的 Dropbox 檔案的 Trello 活動直接反映在 Dropbox 中
3. Slack
平台：macOS、Windows、Linux、iOS、Android、Web 應用程式、瀏覽器擴充
適用於：團隊溝通與協作
Slack 長期以來一直都是強大的生產力應用程式，不僅廣受大型企業推崇為不可或缺的一站式解決方案，更可促進團隊協作的效率與生產力。
您可以為團隊和專案建立頻道，並使用專業工具來強化協作。頻道不僅簡化了內部溝通流程，還能讓您與公司外部的合作夥伴 (包括客戶、合作夥伴或服務供應商) 協作更順利。
為使遠端團隊溝通順暢，使用 Slack 時，您可以進行語音和視訊通話、為專案建立頻道、共享螢幕並輕鬆傳送檔案。只需要一個全方位的應用程式就可以搞定一切。
4. 體位法
平台：瀏覽器擴充功能、iOS、Android
用途：綜合專案管理
Asana 中的各種工作管理工具可大幅提高生產力，您還可透過改善追蹤、溝通、團隊管理等各式功能，完整掌握專案進度。
使用 Asana 時，您可以為企業中每個團隊或部門建立不同組別。建立專案後，您可以在專案中新增工作項目、子工作項目，以及每項工作項目的時間表或截止日期。您可以將工作項目和專案分配給特定團隊或個人、使用額外資訊或說明為工作項目補充註解，並將其他團隊成員新增為追蹤者，方便他們在工作項目更新時收到通知。
保持正軌與提高效率同樣重要。 幸運的是，Asana 提供了額外的設置，使這變得簡單：
- 里程碑－因此專案的目標始終清晰
- 依賴關係－這樣每個人都知道必須完成哪些任務才能讓其他人開始
- 時間軸－便於存取和分析專案的完整概述
這是 Asana 所有內容的概略總結，但應用程式中還有更多精細且易於操作的功能，能讓專案管理變得更加輕鬆。無論是時間追蹤、內容校對、日程安排或是抄寫筆記，Asana 都能協助您迅速完成基礎工作。
使用 Dropbox 將專案文件和 Asana 專案管理整合到一起
您花在搜尋文件上的時間越少，您就能花越多的時間推進您的專案。 當你將 Asana 與 Dropbox 連接時，你可以直接透過 Asana 附加和分享 Dropbox 文件，從而提高效率。
5. Dropbox 標誌
平台：Web 應用程式、API、iOS、Android
用途：電子簽名與合約工作流程效率
需要列印、簽署、掃描並將文件傳送給下個簽署人的日子，將一去不復返了。Dropbox Sign 讓您以數位方式簽署文檔，從而節省大量時間並簡化流程。這在現代數位化工作環境中尤其有用，因為每個簽名者不太可能都在一個工作區中。
您可以在 HelloSign 中使用任何文件，無論是保密協議、租賃協議或聘僱合約都適用。HelloSign 接受 17 種檔案類型，您幾乎可以透過 HelloSign 傳送任何可能需要簽名的內容。HelloSign 上的電子簽章具有法律效力，且經過高度加密，因此您可以確保文件的合法性，以及您的個人資料安全無虞。
您可以發送大量請求，可以按特定順序發送，以便在前一個簽名者簽名後按順序通知每個簽名者，也可以一次性通知所有簽名者。 收件人只需登入、閱讀文件並新增電子簽章，您就會自動收到回覆的文件，眨眼之間就能完成簽名、密封、送件等動作。
您也可以建立或使用現有範本，進一步簡化流程，而且只要按一下按鈕，即可新增自訂的標誌和商標。
您也能透過團隊管理工具，針對不同組別或個人賦予存取權限、設定非必要、必要和副本簽署者，並設定提醒功能，以便確保所有簽名都能準時完成，還有更多實用功能等您探索運用。
6. IFTTT
平台：僅限 Android 和 iOS 設備
用途：智慧型設備自動化
IFTTT 是一款容易操作的生產力應用程式。確切來說，IFTTT 會為您代勞，協助您提升生產力。
IFTTT 能以他們的「若發生這個事件，則執行那個動作 (If This Then That)」模型，建立自動化的條件式功能。透過 IFTTT 預建的小程式 (Applet)，若此處發生某個事件，另一處也會執行特定動作。這種運作模式與 Zapier 類似，卻更簡單。
例如，只要您對影片按下「喜歡」，就可將 YouTube 的歌曲自動新增至 Spotify 播放清單。將 IFTTT 與智慧家居技術結合，這樣您就可以在走近街道時打開暖氣。每當您在 Facebook 照片中被標記時，IFTTT 都可以將其儲存到 Dropbox。
這種自動化的程度無疑將提高生產力，並為您處理不該占用您寶貴時間和資源的工作項目。
IFTTT 可與 Zapier 不支援的許多智慧家庭設備和行動應用程式相容，反之亦然。 它還具有更好的智慧型手機功能，而 Zapier 主要在桌面上運行，因此它們都有各自的用途。
如何使用 Dropbox 改善時間管理與工作效率
Dropbox 也是一款生產力加速器，擁有各式工具可推動專案管理、檔案管理和遠端協作流程。有了 Dropbox，您可以順利完成任何專案，從早期策略規劃、生產，再到意見回饋等，所有階段都可在同個空間中執行。
您可以在任何裝置上（例如 Apple、Microsoft 或其他工具）免費使用應用程式，隨時隨地存取、編輯和管理您的工作，並確保您的資料安全無虞。您可以運用 Dropbox 中的各種溝通和協作工具，建立專案計畫、待辦清單、做筆記、留下即時意見回饋，並讓相關人員隨時掌握情況。
上述所有生產力應用程式都可輕鬆與您的 Dropbox 帳戶整合，這代表您可以真正簡化工作流程、提高透明度和工作效率，進而提升工作的整體生產力。
