數位化是什麼？

數位化的定義是什麼？

資訊數位化是將類比流程與實體物件轉成數位的過程。試想掃描紙本文件或使用雲端儲存空間來儲存重要檔案，會如何消除使用笨重檔案櫃的需求。多虧資訊數位化與更加有效率的數位技術，所有原先基本上是離線並使用紙本記錄的資料，現在全部都能轉成數位格式。技術數位化，雖然聽起來很相似，但卻是指走向數位化的整體流程，像是調整公司的行銷計畫，因應更加數位的未來。

我為什麼要使用數位化？

走向數位化的原因有很多，其中最不重要的一點是，大多數人已經做出了改變。您可能已經注意到，您的銀行正在為您提供無紙化帳單的選項，或者您的能源公司正在轉向數位帳單。您當然可以選擇舊的方式，但總體而言，社會正在擁抱數位化的未來，因此跟上時代的步伐才符合您的最佳利益。世界各地的品牌和家庭都在經歷數位轉型，整個商業模式都基於數位化，這是有充分理由的，以下只是其中的一些好處：

從任何裝置存取您的文件

不再擔心把重要的信件忘在家中，或是沒把掃描檔案寄給自己。使用 Dropbox 將文件儲存在網路上，就能隨處存取。您可以透過手機、PC 或平板電腦存取 Dropbox 帳戶，並取得您最需要的文件。就連離線的時候，也仍可以繼續編輯文件。

讓共享文件變得簡單

想想社群媒體，以及立即上傳影像與所有想要複本的人分享，這就是成功數位化文件的體現。付費取得相片複本，然後再付一次錢多印一份送給好友的日子已經過去了。數位格式的文件方便共享、編輯與協作。

更環保、更省錢

將一切資料儲存在網路上，我們就越來越不需要印表機。這表示我們不會再浪費紙張列印非必要的文件，或是因為印刷出問題就丟棄紙張。此外，長期來看，這也能為您的公司或家庭省錢，畢竟印表機碳粉跟一磅黃金一樣貴。

更安全

您可能有一個內容五花八門，並已經依照日期和時間完美分類的檔案櫃，但萬一有一天，檔案櫃或櫃內儲存的文件發生問題了，該怎麼辦？可能發生火災、竊盜，或只是不小心打翻一杯咖啡，重要文件只有一份都是很不保險的。您應該隨時以數位方式備份所有資料，包含舊相片。Dropbox 讓 PC 備份和檔案備份輕而易舉，使用搭載 Dropbox 的手機掃描文件無比輕鬆，您沒有藉口不做。此外，網路安全功能也提供密碼保護，讓您可以限制他人存取文件的時間，沒有比這更安全的文件保存方法了。

輕鬆組織

您也許是這世界上最有條不紊的人，但即便是最優秀的檔案整理系統，都不可能跟數位系統一樣有效率。除了簡單搜尋就能根據檔案名稱找到文件外，Dropbox 透過 OCR (光學字元識別) 技術讓搜尋檔案更加輕鬆。這種聰明技術會在您掃描文件的數位化資料中搜尋，辨識文字，並與您搜尋的詞彙配對。舉例來說，您需要 2019 年 4 月的電子帳單，您可以搜尋「2019 年 4 月」或「04/19」，OCR 就會找出包含相關資訊的所有文件。絕對比自己徒手翻遍成堆的帳單要來得好。

隨時可用

需要與工作團隊協作或是簽署一份文件嗎？別擔心。您不再需要把大夥兒集中在一起完成專案，或是安排會議才能取得文件簽名，您可以利用電子簽名與共享文件功能來完成重要工作，而不必擔心瑣碎的行政工作中斷業務流程。

這不僅僅是文件

數位化不只是將帳單、收據與合約轉換成 PDF 而已。幾乎所有東西都能數位化，並提升便利性。相片、草圖、白板上集思廣益的內容，您經常弄丟的名片，或是可以激發靈感的雜誌剪報等，全部都能數位儲存，讓您隨時隨地只要按點幾下，就能存取。

避免文件毀損

過去的文件和照片只會越來越老、褪色、損壞或放錯地方。數位化解決方案有助於將這些圖像和文字遺產轉移到安全的線上位置，在那裡可以進行備份，這樣它們就不會丟失。

對客戶體驗至關重要

無論您是小型企業，還是大型企業，您的聲譽和可靠性都取決於您提供的產品的品質。這不僅意味著您銷售的服務或產品，還意味著您在管理和通訊方面的標準。紙本發票或帶有影印件的普通郵件不太可能為您的品牌帶來任何好處，而且會讓您顯得過時。這也會給您的客戶帶來不便，因為他們現在需要小心保存大量紙張或花時間將其寄回給您。為了確保客戶能夠感受到公司積極主動、現代化和高效的客戶參與，公司應採用數位化方式。

數位化是未來

全新的數位化解決方案常會排擠舊有解決方案，而要是您總是掌握最新的技術，在新解決方案推出時立即採用並不困難。試想您從 CD 轉向串流音樂的過程有多簡單。一開始還有兩者並存的空間，因為 PC 與汽車音響提供 CD 播放機與音源輸入插孔，讓我們能輕鬆轉換。現在，您必須特別搜尋才能找到一部 CD 播放機；而您的手機、電子書閱讀器或健身追蹤工具都直接內建 MP3 播放器了。

將文件數位化也是如此，如果您現在忽略了這一點，那麼您未來的生活將會變得更加艱難，而且當下一次進步到來時，可能沒有簡單或廉價的方法來彌合紙質文件和數位創新之間的差距。

走向數位化

您的家中與辦公室可能已在不少方面走向數位化，像是使用串流電視與在單一線上文件中協作。不過，也許值得花時間反思一下，還有什麼資料未安全儲存於雲端，因為許多人在數位化過程中，常忽略將類比文件轉換為數位文件。