Table of contents
Hvad er e-mailadministration?
E-mail er godt. Det er svært at forestille sig en verden uden, men ligesom det har mange fordele, kan det også resultere i et stort tidsforbrug. Vi er alle skyldige i at logge på vores indbakke, se de mere end 50 nye e-mails og ønske at ignorere dem. At acceptere en rodet indbakke vil begynde at påvirke din samlede arbejdsmentalitet og udsættelse af én opgave kan nemt bane vejen til overspringshandlinger.
Spørg dig selv, hvad du bruger e-mail til? For korrespondance med klienter og login-detaljer er e-mail uerstattelig, men for næsten alt andet kan der være mere effektive alternativer, som f.eks. Dropbox. Med Dropbox kan teams arbejde smartere, ikke hårdere, og Dropbox kan nemt tilpasses dine arbejdsgange for ubesværet samarbejde, redigering og deling.
Her er blot nogle af de måder, hvorpå Dropbox kan transformere dine arbejdsprocesser, for højere teamproduktivitet og nemt samarbejde. Tror du, at du skal bruge e-mail til at sende store filer, dele redigeringer eller opdatere gamle dokumenter? Så tro om igen.
Deling af feedback
Med Dropbox kan du tilføje annotationer direkte i det dokument, du arbejder på, og fremhæve den præcise sætning eller endda det præcise ord, din kommentar refererer til. Det eneste, dine teammedlemmer skal gøre, er at rulle løs, se din feedback og foretage ændringerne. De kan markere problemet som løst eller svare på din kommentar, og alle beskeder gemmes direkte i dokumentet. Dropbox samler kommentarer og opsummerer dem i letfordøjelige e-mailopdateringer, så intet bliver overset, samtidig med at du undgår at få en ny mail for hver ny kommentar. Derudover kan du @omtale specifikke brugere, hvilket er ideelt, hvis du vil henlede en persons opmærksomhed fra den juridiske afdeling på en specifik redigering i stedet for at få vedkommende til at læse det hele igennem.
Sende store filer
Ingen nyder at prøve at sende store filer via e-mail. Er den for stor? Er den i det rigtige format? Kan modtageren downloade den? Med Dropbox behøver du ikke bekymre dig. Dropbox deler dine filer sikkert og understøtter et kæmpe udvalg af filformater. Du kan nemt sende lange videoer, som kan ses i Dropbox i en komprimeret størrelse, der giver mulighed for hurtig indlæsning, eller de kan downloades i fuld opløsning. Perfekt, hvis du er på farten og ikke har wi-fi.
Del hvad som helst
Fra filer og mapper til billeder og dokumenter opbevarer Dropbox alt ordentligt og sikkert online. Det betyder, at du og dit team aldrig mere skal rode med USB-flashdrev eller høre de frygtede ord: “Jeg glemte det på kontoret”. Så længe du kan komme online, kan du få dine filer. Desuden kan du med nem deling af links give adgang til enhver med bare et par klik. Og med adgangskodebeskyttelse og datofølsom adgangskontrol til links kan du sikre dig, at ingen “ved et uheld” støder på dine filer eller har adgang længere, end du ønsker.
Samarbejde
Samarbejde er kernen i det, vi gør. I stedet for konstant udveksling af e-mails kan dit dokument være på Dropbox, så samarbejdet bliver nemt. Ændringer, kommentarer og feedback opdateres i realtid og giver et klart overblik til hele teamet, ikke kun navnet på “til”-linjen.
Det er perfekt for både kunder og klienter. Ikke mere bekymring om, hvorvidt de har den nyeste version af Word, om de har brug for en .doc, .docx, eller PDF – alt de skal gøre er at klikke på dit Dropbox-hostede dokument. Med lange e-mailtråde ude af vejen kan dit team og dine kunder nyde lynhurtigt samarbejde. Bare spørg glade kunder hos Ben & Jerry's, der siger: "Dropbox Business er nøglen til at stoppe spild af samtaler."
Andre tip til administration af e-mails
Nogle ting kræver e-mail uanset hvad, så her er hvordan du får mest muligt ud af din arbejdsindbakke:
Undgå overfokusering på e-mails
Er dine øjne ofte tiltrukket af pop op-meddelelsen om en ny e-mail i løbet af arbejdsdagen? Prøv at sætte faste tider i løbet af dagen, hvor du tjekke din indbakke, så du ikke konstant arbejder med det ene øje på dine meddelelser. Måske betyder det, at du kun bruger din valgte platform, som f.eks. Microsoft Outlook, fra en browser, så du kan lukke denne fane og åbne den igen til din angivne e-mailtid. Regelmæssigheden afhænger af din tidsplan, men bare at vide, at du kan undgå at tænke på e-mail indtil et bestemt tidspunkt på dagen, kan hjælpe dig med at fokusere på andre opgaver i mellemtiden.
Tænk ikke på e-mail som en separat enhed end dine andre daglige opgaver; tænk på det som en separat opgave. Det betyder, at det skal have en plads på dine opgavelister til opgavestyring, ligesom dine daglige stand-ups eller din frokostpause.
Gem vedhæftede filer
Det kan være irriterende at søge i flere ugers eller endda måneders e-mails for at finde den ene vedhæftede fil. Selvfølgelig ville deling via Dropbox fuldstændigt fjerne dette problem, men det betyder ikke, at du ikke alligevel kan opnå fordele af vores praktiske funktioner. Download alle dine vedhæftede filer i det øjeblik, du modtager dem, navngiv dem korrekt, og upload dem til en Dropbox-mappe, så du nemt kan henvise til dem eller dele dem i fremtiden.
Du skal også huske på, at din indbakke muligvis begynder at slette meget gamle e-mails automatisk, og du ved aldrig, hvornår en vedhæftet fil, du fik tilsendt for et år siden, kan blive relevant igen. Så beskyt dine dokumenter mod sletning, og opbevar dem sikkert.
Prøv lidt oprydning i e-mail
Afmeld nyhedsbreve og reklamemails, som du ved, du aldrig læser. Det er én ting at have en personlig e-mail oversvømmet med lyntilbud, men hvis du lukker dem ind i din arbejdsindbakke, kan de ende med at kvæle dine vigtige e-mails.
Send opfølgninger så hurtigt som muligt
E-mails er en uendelig strøm, og det er nemt at glemme at svare på en, når de bare bliver ved med at komme ind. Gør det til en vane at svare, så snart du er færdig med at læse e-mailen, uanset om det er med de ønskede oplysninger, eller, hvis du ikke har dem, med forsikringen om at få dem. Når modtageren læser og svarer på det, har du sandsynligvis fået dit svar.
Opret filtre
Det kan hjælpe at oprette e-mailmapper til forskellige e-mails. For eksempel kan du have en mappe pr. projekt eller bare kategorisere efter type, f.eks. "Fakturaer", "HR", "Hygge med kolleger", "Diverse" osv. Du kan oprette filtre baseret på forskellige kriterier med de fleste e-mail-klienter. For eksempel kan indgående e-mails, der indeholder bestemte ord, sendes til en valgt mappe, f.eks. enhver e-mail fra "@example.com sendes til en dedikeret mappe. Alle e-mails, der indeholder ordene "julefest" kan sendes direkte til "Hygge med kolleger".
Dette er også en god grund til, at du skal bruge nemt forståelige e-mailemnelinjer i dine egne meddelelser – det kan hjælpe din modtagers e-mailklient med at filtrere din besked korrekt og sikre, at du ikke bliver sendt til spam.
