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Was ist E-Mail-Management?
E-Mails sind eine großartige Sache. Was würde wir ohne sie anfangen. Aber trotz aller Vorzüge können E-Mails allerdings auch eine Vielzahl von Zeitmanagementproblemen mit sich bringen. Es passiert uns allen, dass wir uns bei unserem Posteingang anmelden, weit über 50 E-Mails vorfinden und diese am liebsten ignorieren möchten. Chaos im Posteingang wirkt sich auf unsere gesamte Arbeitseinstellung aus. Und wenn man erst mal eine Aufgabe aufgeschoben hat, befindet man sich schnell auf dem Weg zur Prokrastination.
Fragen Sie sich: Wofür benutze ich E-Mails? Für die Korrespondenz mit Kunden und für Anmeldedaten sind E-Mails unverzichtbar. Für nahezu alles andere gibt es effizientere Alternativen – zum Beispiel Dropbox. Mit Dropbox arbeiten Teams intelligenter, aber nicht härter. Teams können Dropbox problemlos an ihre Arbeitsabläufe anpassen, um eine mühelose Zusammenarbeit, Bearbeitung und gemeinsame Nutzung zu ermöglichen.
Hier finden Sie nur einige der Möglichkeiten, mit denen Dropbox Ihre Arbeitsprozesse transformieren und die Teamproduktivität und Zusammenarbeit verbessern kann. Sie glauben, dass Sie E-Mails benötigen, um große Dateien zu versenden, Dateien gemeinsam zu bearbeiten oder alte Dokumente zu aktualisieren? Das stimmt so nicht.
Feedback
Mit Dropbox können Sie Anmerkungen direkt in dem Dokument hinzufügen, an dem Sie arbeiten, und den Satz oder sogar das Wort hervorheben, auf den bzw. das sich Ihr Kommentar bezieht. Ihr Team muss einfach nur durch das Dokument blättern, Ihr Feedback lesen und Änderungen vornehmen. Sie können das Problem als gelöst markieren oder auf Ihren Kommentar antworten. Dabei werden alle Nachrichten direkt im Dokument gespeichert. Dropbox sammelt die Kommentare, fasst sie zu verständlichen E-Mail-Updates zusammen und stellt so sicher, dass nichts übersehen wird. Außerdem erhalten Sie auf diese Weise nicht für jeden neuen Kommentar eine separate E-Mail. Sie können auch bestimmte Nutzer @ansprechen. So können Sie einen Mitarbeiter der Rechtsabteilung auf eine bestimmte Bearbeitung hinweisen, ohne dass dieser sich durch den gesamten Text lesen muss.
Senden von großen Dateien
Niemand versucht gerne, große Dateien per E-Mail zu versenden. Passt die Datei? Hat sie das richtige Format? Kann der Empfänger sie herunterladen? Mit Dropbox müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen. Dropbox gibt Ihre Dateien auf sichere Weise frei und unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten. Sie können problemlos lange Videos versenden, die in Dropbox in einer komprimierten Größe angezeigt werden können, was für schnelle Ladezeiten sorgt. Sie können aber auch in voller Auflösung heruntergeladen werden. Das ist ideal, wenn Sie unterwegs keinen WLAN-Zugriff haben.
Freigabe
Dateien, Ordner, Bilder, Dokumente – in Dropbox wird alles übersichtlich und sicher online gespeichert. Sie und Ihr Team müssen sich nie wieder mit USB-Sticks behelfen oder den gefürchteten Satz hören: „Ich habe es im Büro vergessen“. Überall, wo Sie online gehen können, haben Sie Zugriff auf Ihre Dateien. Und mit der einfachen Linkfreigabe können Sie mit nur wenigen Klicks jedem den Zugriff gewähren. Mit dem Passwortschutz und den terminabhängigen Zugriffskontrollen für Links können Sie sicherstellen, dass kein anderer „versehentlich“ auf Ihre Dateien stößt oder länger darauf zugreifen kann, als Sie möchten.
Zusammenarbeit
Zusammenarbeit steht im Zentrum unserer Arbeit. Statt ständig E-Mails hin- und herzuschicken können Sie Ihr Dokument für die Teamarbeit einfach in Dropbox ablegen. Änderungen, Kommentare und Feedback werden in Echtzeit aktualisiert und bieten einen klaren Überblick für das gesamte Team – nicht nur für die in der Adresszeile aufgeführten Namen.
Dies eignet sich auch perfekt für Kunden und Auftraggeber. Es muss Sie nicht mehr interessieren, ob ein Kunde die neueste Version von Word besitzt, wenn er eine DOC-, DOCX- oder PDF-Datei braucht – er muss einfach nur auf Ihr in Dropbox gehostetes Dokument klicken. Ihr Team und Ihre Kunden können die blitzschnelle Zusammenarbeit ohne endlos lange E-Mail-Threads genießen. Fragen Sie einfach die glücklichen Kunden Ben & Jerry's, die sagen: „Dropbox Business macht langatmiges Hin und Her überflüssig.“
Weitere Tipps für das E-Mail-Management
Für manche Dinge sind E-Mails einfach unverzichtbar. Daher erfahren Sie hier, wie Sie das Beste aus Ihrem Posteingang herausholen:
E-Mail-Berge vermeiden
Fällt Ihr Blick im Laufe eines Arbeitstags häufig auf die Pop-up-Benachrichtigungen über neue E-Mails? Versuchen Sie, feste Zeiten für die Prüfung Ihres Posteingangs festzulegen, damit Sie nicht ständig nach Ihren Benachrichtigungen sehen müssen. Vielleicht sollten Sie dafür die von Ihnen gewählte Plattform, zum Beispiel Microsoft Outlook, nur noch im Browser nutzen, damit Sie den Tab schließen können und erst dann wieder öffnen, wenn der von Ihnen festgelegte Zeitpunkt für E-Mails gekommen ist. Wie regelmäßig Sie das machen, hängt von Ihrem Zeitplan ab. Allein die Gewissheit, dass Sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht an Ihre E-Mails denken müssen, wird Ihnen aber helfen, sich in der Zwischenzeit voll auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
Betrachten Sie E-Mails nicht als eine von Ihren anderen täglichen Aufgaben abgekoppelte Sache – betrachten Sie sie als eine eigene Aufgabe. E-Mails sollten daher einen Platz in den Aufgabenlisten Ihres Aufgabenmanagements erhalten, so wie Ihre täglichen Standups oder Ihre Mittagspause.
Anhänge speichern
Es kann zur Qual werden, in den E-Mails der letzten Wochen oder sogar Monate nach einem bestimmten Anhang zu suchen. Natürlich beseitigt die Freigabe über Dropbox dieses Problem vollständig. Sie können aber darüber hinaus auch unsere praktischen Funktionen nutzen. Laden Sie all Ihre Anhänge sofort nach dem Erhalt herunter, geben Sie ihnen einen passenden Namen und laden Sie sie in einen Dropbox-Ordner hoch, damit Sie in Zukunft leicht darauf zurückgreifen oder sie freigeben können.
Bedenken Sie außerdem, dass in Ihrem Posteingang möglicherweise sehr alte E-Mails automatisch gelöscht werden. Und man weiß nie, ob ein Anhang, den Sie vor einem Jahr erhalten haben, nicht noch einmal relevant wird. Schützen Sie daher Ihre Dokumente vor dem Löschen und bewahren Sie sie sicher auf.
Versuchen Sie, Ordnung in Ihre E-Mails zu bringen
Bestellen Sie Newsletter und Werbe-E-Mails ab, die Sie sowieso nie lesen. Wenn Ihr privater Posteingang mit Werbung überschwemmt wird, dann ist das Ihre Sache. Wenn diese Flut aber in Ihrem beruflichen Posteingang landet, übersehen Sie deshalb eventuell wichtige E-Mails.
Antworten Sie so schnell wie möglich
E-Mails bilden einen endlosen Strom und man vergisst schnell, auf eine E-Mail zu antworten, wenn ständig neue eingehen. Gewöhnen Sie sich an, nach dem Lesen einer E-Mail möglichst schnell zu antworten – entweder, indem Sie die angeforderten Informationen schicken oder, falls Sie diese nicht besitzen, indem Sie zusichern, dass Sie diese liefern werden. Bis Ihr Empfänger dies gelesen und darauf geantwortet hat, liegen Ihnen die Antworten wahrscheinlich vor.
Filter erstellen
Es kann hilfreich sein, für unterschiedliche E-Mails einen E-Mail-Ordner zu erstellen. Sie könnten zum Beispiel einen Ordner pro Projekt oder einfach für bestimmte Kategorien erstellen, etwa „Rechnungen“, „Personal“, „Unternehmen – Soziales“, „Sonstiges“ usw. In den meisten E-Mail-Clients können Sie Filter auf der Grundlage verschiedener Kriterien erstellen. Beispielsweise können eingehende E-Mails, die bestimmte Wörter enthalten, in einen ausgewählten Ordner weitergeleitet werden, zum Beispiel könnten alle, die „@beispiel.com“ enthalten, in einem bestimmten Ordner abgelegt werden. Alle E-Mails, die „Weihnachtsfeier“ enthalten, könnten direkt in den Ordner „Unternehmen – Soziales“ aufgenommen werden.
Dies ist auch ein guter Grund dafür, warum Sie in Ihren eigenen E-Mails eine aussagekräftige Betreffzeile verwenden sollten – darüber kann der E-Mail-Client Ihres Empfängers Ihre E-Mails korrekt filtern und sicherzustellen, dass Sie nicht im Spam-Ordner landen.
