Wie sicher ist Cloud-Speicher? Eine Checkliste zur Bewertung von Anbietern

Cloud-Speicher bietet Ihrem Team einen zentralen Ort, um auf Dateien zuzugreifen, sie zu synchronisieren und zu teilen. Die Sicherheit hängt jedoch vom Anbieter und den Kontrollen ab, die Ihr Team tatsächlich nutzt. Schauen Sie vor Ihrer Wahl über die Feature-Checkliste hinaus und vergleichen Sie die alltäglichen Schutzmaßnahmen: Berechtigungen, Wiederherstellungsoptionen, Verschlüsselung und Admin-Einstellungen.

Stellen Sie eine praktischere Frage: Kann der Service die Dateien Protect, die Ihr Team bei der täglichen Arbeit teilt, bearbeitet, sichert und wiederherstellt?

Sie benötigen mehr als ein allgemeines Versprechen, dass Ihre Dateien sicher sind, wenn Sie beispielsweise Folgendes speichern:

• Verträge
• Finanzdokumente
• Kundeninformationen
• Kreativassets
• Interne Abos

Dieser Leitfaden stellt die vergleichenswerten Sicherheitsfunktionen von Cloud-Speicher vor – von Verschlüsselung und Berechtigungen über Compliance-Support bis hin zu Wiederherstellungsoptionen und Admin-Tools. Um zu erfahren, wie Dropbox diese Schutzmaßnahmen umsetzt, entdecken Sie die Sicherheits-Features von Dropbox oder vergleichen Sie die Abos.

Wie sicher ist ein Cloud-Speicher für sensible Business-Daten?

Cloud-Speicher kann sicher genug für sensible Business-Daten sein, aber der Anbieter muss vier Dinge gut umsetzen:

• Protect Dateien im Ruhezustand und bei der Übertragung
• Ermöglicht Ihnen die Kontrolle darüber, wer Dateien anzeigen, bearbeiten, teilen und herunterladen kann
• Verschaffen Sie Admins Einblick in riskante Freigaben oder Dateiaktivitäten
• Ermöglicht eine schnelle Wiederherstellung nach versehentlichem Löschen, Überschreiben oder Angriffen

Das Risiko besteht in der Annahme, dass diese Grundfunktionen überall gleich funktionieren. Eine starke Verschlüsselung geht nicht immer mit starken Freigabefunktionen einher, und eine einfache Zusammenarbeit bietet nicht immer eine nützliche Admin-Transparenz. Compliance-Support sagt Ihnen auch nicht, wie schnell Sie eine gelöschte, überschriebene oder kompromittierte Datei wiederherstellen können.

Verwenden Sie eine Checkliste, um die Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Admin-Transparenz, den Compliance-Support und die Wiederherstellungsoptionen jedes Anbieters zu vergleichen, bevor Sie ihm sensible Daten anvertrauen.

Was macht der Online-Speicherplatz von Dateien riskant?

Vorfälle im Cloud-Speicher sind nicht immer die Folge böswilligen Verhaltens – tatsächlich beginnen viele mit alltäglichen Nutzern, die kleine menschliche Fehler machen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie normale Aktivitäten die Sicherheit in Teams beeinträchtigen können:

• Ein geteilter Link bleibt länger geöffnet als vorgesehen
• Ein ehemaliger Auftragnehmer hat noch Zugriff auf einen Ordner
• Eine vertrauliche Datei wird auf einen verloren gegangenen Laptop heruntergeladen
• Ein Teammitglied überschreibt die endgültige Version eines Dokuments
• Ein Admin benötigt ein Prüfprotokoll, kann aber keines finden

Es ist einfach, Dateien zu teilen, aber sicherzustellen, dass Sie den Zugriff auch später verwalten können, ist genauso wichtig, um Ihre Inhalte zu schützen.

Für den Schutz Ihrer Inhalte ist mehr als nur eine Verschlüsselung nötig. Berechtigungen, Sichtbarkeit, Wiederherstellung und Richtlinienkontrollen spielen alle eine Schlüsselrolle dabei, Dateien sicher und einfach verwaltbar zu halten.

Da alle Komponenten zusammenwirken, können Sie sicher sein, dass Ihre Dateien in den richtigen Händen bleiben.

Wie beurteilen Sie, ob ein Cloud-Speicheranbieter sicher genug für sensible Business-Daten ist?

Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Bauchgefühl. Nutzen Sie diese Checkliste, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen oder ein Konto erweitern:

1. Prüfen Sie, wie der Anbieter Daten verschlüsselt

Achten Sie mindestens auf eine Verschlüsselung ruhender Daten sowie eine Verschlüsselung bei der Übertragung. Gespeicherte Dateien sollten in der Infrastruktur des Anbieters geschützt sein und übertragene Dateien zwischen Nutzern, Apps und Servern.

Wenn der Anbieter dies nicht verständlich erklären kann, hinterfragen Sie weiter. Sicherheit, die sich schwer beschreiben lässt, ist meist auch schwer zu bewerten.

2. Prüfen, wer auf Dateien, Ordner und Links zugreifen kann

Die vollständige Kontrolle über den Zugriff auf Ihre Inhalte ist bei der Arbeit mit Cloud-Speicher unerlässlich. Fragen Sie nach, ob Sie sichere Funktionen für Dateiberechtigungen und Linkfreigaben einrichten können, wie zum Beispiel:

• Lesezugriff
• Zugriffsrechte werden bearbeitet
• Downloadbeschränkungen
• Passwortschutz
• Ablaufdaten für Links

Fragen Sie außerdem, ob Berechtigungen auf Dateiebene und nicht nur auf Ordnerebene festgelegt werden können.

Diese Kontrollmechanismen sind wichtig, da sensible Daten selten allein durch die Speicherung offengelegt werden – erst beim Teilen werden Daten preisgegeben.

3. Prüfen, was Admins sehen und verwalten können

Ein sicherer Cloud-Speicher-Service sollte Ihnen helfen, die folgenden praktischen Fragen schnell zu beantworten:

• Wer hat Zugriff auf diesen Ordner?
• Welche Links wurden extern geteilt?
• Können wir Gruppen und Nutzerrollen zentral verwalten?
• Funktioniert das Produkt mit einmaligem Anmelden (SSO) oder einem externen Identitätsanbieter?

Wenn Ihre Admins nicht sehen können, was passiert, fällt es ihnen schwer, Richtlinien durchzusetzen.

4. Wiederherstellung, Versionsverlauf und Ransomware-Bereitschaft prüfen

Manchmal gehen Dateien verloren, ändern sich Entwürfe oder befinden sich Geräte nicht mehr dort, wo Sie sie zurückgelassen haben. Es ist wichtig, eine Lösung zu haben, mit der Sie auf alles vorbereitet sind, was auf Sie zukommt.

Bei der Wahl eines Anbieters ist es wichtig zu wissen, wie lange sich gelöschte Dateien wiederherstellen lassen, ob der Versionsverlauf für jedes Dateiformat verfügbar ist und welche Optionen zur umfangreichen Wiederherstellung von Daten angeboten werden – insbesondere nach unerwarteten Ereignissen wie versehentlichen Bearbeitungen oder Ransomware.

Eine schnelle und zuverlässige Wiederherstellung trägt dazu bei, Ihre Informationen zu schützen.

5. Entscheiden, ob eine Zero-Knowledge-Verschlüsselung erforderlich ist

Manche Teams stellen fest, dass die Standardverschlüsselung in Kombination mit soliden Zugriffskontrollen und Admin-Aufsicht ihren Anforderungen entspricht.

Andere hingegen – insbesondere solche, die mit hochvertraulichem geistigem Eigentum oder regulierten Daten arbeiten – möchten für zusätzliche Sicherheit möglicherweise Zero-Knowledge- oder Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) in Betracht ziehen.

Am wichtigsten ist es zu verstehen, wie E2EE funktioniert, wo es sinnvoll ist und welche Überlegungen damit einhergehen – nicht nur, ob ein Anbieter es überhaupt anspricht.

6. Zertifizierungen und Compliance-Support prüfen

Achten Sie auf Nachweise, dass ein Anbieter eine unabhängige Prüfung durchlaufen hat. Zertifizierungen und Berichte garantieren keine perfekte Sicherheit, zeigen aber, dass Kontrollen dokumentiert, bewertet und aufrechterhalten wurden.

Wenn Ihr Team bestimmte Branchenstandards erfüllen muss, ist es hilfreich, herauszufinden, welche Ressourcen zusätzlich zu den Standardzertifizierungen verfügbar sind. Strenge Sicherheitsmaßnahmen sind zwar wichtig, doch auf Ihren Bereich zugeschnittene Compliance-Tools können einen echten Unterschied machen.

7. Transparenz, Dokumentation und Support prüfen

Ein zuverlässiger Anbieter hilft Ihnen, seine Sicherheitsfeatures problemlos zu nutzen. Suchen Sie nach Ressourcen wie einem Trust Center, aktuellen Berichten, spezifischen Produktdetails, Anleitungen zur Einrichtung und unkomplizierten Möglichkeiten, um Support zu erhalten, wenn Sie schnell Antworten benötigen.

Wenn Sicherheitsinformationen leicht zugänglich sind, können Teams Lösungen souverän prüfen und bewerten – ohne auf zusätzliche Anrufe zu warten oder nach Details suchen zu müssen.

Was ist mit der Zero-Knowledge-Verschlüsselung?

Die Zero-Knowledge-Verschlüsselung bietet eine zusätzliche Datenschutzebene zwischen Ihren Dateien und dem Cloud-Dienst. Bei diesem Ansatz übernehmen nur vertrauenswürdige Geräte die Ver- und Entschlüsselung Ihrer Inhalte, anstatt dass alles auf den Servern des Unternehmens geschieht.

Dropbox bietet Ende-zu-Ende-verschlüsselte Ordner ohne Kenntnisnahme (Zero-Knowledge) für sensible, vertrauliche oder geschützte Daten, wobei Inhalte nur auf genehmigen Geräten verschlüsselt und entschlüsselt werden.

Sie ist dennoch nur ein Teil des Gesamtbilds im Spektrum der Sicherheitsfunktionen eines potenziellen Tools. Zero-Knowledge-Verschlüsselung ersetzt weder Zugriffskontrollen, Prüfbarkeit, Link-Sicherheit, Geräteschutz noch Wiederherstellungsabläufe. Wenn ein Anbieter allein mit diesem Feature wirbt, sollten Sie die Bewertung fortsetzen.

Auf welche Sicherheitszertifizierungen sollten Sie bei der Dateifreigabe achten?

Sehen Sie sich zunächst die Berichte zu Zertifizierungen und Compliance-Berichte an – sie bieten wertvolle Einblicke, wie ein Anbieter seine Sicherheitspraktiken handhabt.

Hier finden Sie einen kurzen Überblick über gängige Sicherheitszertifizierungen und was sie über einen Anbieter aussagen:

• SOC 2: zeigt einen durchdachten Ansatz für die Verwaltung von Sicherheit, Verfügbarkeit, Verarbeitungsintegrität, Vertraulichkeit und Datenschutz
• ISO 27001– bietet einen bewährten Rahmen für das Management der Informationssicherheit
• ISO 27017 und ISO 27018– zeigt, dass der Anbieter wertvolle Orientierung zu Cloud-Sicherheit und Datenschutz bieten kann
• CSA STAR– zeigt, dass der Service eine unabhängige Perspektive auf die Cloud-Sicherheit bietet, die über das Minimum hinausgeht

Dropbox umfasst für relevante Produkte ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, ISO 27701, SOC 1, SOC 2, SOC 3 und CSA STAR Level 2.

Suchen Sie nach der Prüfung der Zertifizierungen einen Anbieter, der Ihren Anforderungen entspricht. Wenn Ihre Arbeit beispielsweise geschützte Gesundheitsdaten umfasst, prüfen Sie, ob HIPAA-Anforderungen unterstützt werden. Suchen Sie bei staatlichen Projekten mit kontrollierten Informationen nach NIST-Dokumentation.

Denken Sie daran, dass es darum geht, sicherzustellen, dass der Anbieter aktuelle, relevante Nachweise für die Art von Daten vorlegen kann, die Sie‌ speichern – und nicht nur eine Sammlung von Akronymen.

So geht Dropbox mit der Sicherheit von Cloud-Speicher um

Jetzt, da Sie wissen, worauf Sie achten müssen, können Sie Dropbox anhand derselben Checkliste bewerten.

Und so schützt Dropbox Ihre Informationen im Cloud-Speicher:

• In Dropbox gespeicherte Dateien werden nach AES mit 256 Bit verschlüsselt.
• Daten, die zwischen Apps und Servern übertragen werden, laufen über eine sichere SSL/TLS-Verbindung.

Weitere Informationen zu diesen Schutzmaßnahmen finden Sie auf der Dropbox-Seite zur Cloud-Sicherheit, wo Sie einen klaren Überblick darüber erhalten, wie Ihre Inhalte bei jedem Schritt sicher bleiben.

Für eine sichere Dateifreigabe bietet Ihnen Dropbox in den unterstützten Abos Folgendes:

• Detaillierte Dateiberechtigungen, einschließlich Nur-betrachten-Zugriff
• Passwortschutz
• Gültigkeitsdauer
• Freigegebene Links

Gemeinsam helfen Ihnen diese Features dabei, zu steuern, wer eine Datei öffnen kann und wie lange der Zugriff aktiv bleibt.

Für die Dateiwiederherstellung kann Dropbox:

• Speichert den Versionsverlauf für alle Dateitypen
• Ältere Dateiversionen wiederherstellen

Bestimmte Abos bieten die Möglichkeit, gelöschte Dateien wiederherzustellen, was Ihnen zusätzliche Flexibilität und Sicherheit verschafft. Wenn ein Gerät verloren geht, können Sie per Remote-Löschen die Dropbox-Daten auf diesem Gerät entfernen, während Ihre Dateien sicher in Ihrem Konto gespeichert bleiben.

Cloud-Speicher wählen, der sich im Arbeitsalltag bewährt

Cloud-Speicher ist sehr sicher, wenn Sie einen Anbieter haben, der Dateien Protect kann, ohne Ihr Team auszubremsen. Er sollte die Dateifreigabe sicherer, die Wiederherstellung schneller und die Sicherheitsüberwachung einfacher machen.

Wählen Sie eine Lösung, die über die bloße Erwähnung der Verschlüsselung hinausgeht – suchen Sie nach einem Anbieter, der Arbeit sicher hält, selbst wenn Teams schnell arbeiten. Entdecken Sie das Dropbox-Abo, um Mehr erfahren.