Darauf kommt es bei der Wahl eines sicheren Dateifreigabe-Services an

Wenn Ihr Team Verträge, kreative Arbeiten und andere wichtige Dateien teilen muss, fühlt sich das bloße Anhängen einer Datei wie ein Spiel mit dem Feuer an. Beim Teilen geht es darum, sicherzustellen, dass die richtigen Personen auf die richtige Version zugreifen können und dass Sie die Kontrolle behalten, falls ein Link falsch weitergeleitet wird oder ein Projekt endet.

Ein sicherer Service zur Dateifreigabe sollte Sie dabei unterstützen, sensible Inhalte zu Protect, die neueste Version leicht auffindbar zu halten und die Kontrolle darüber zu behalten, wer eine Datei anzeigen, bearbeiten, herunterladen oder erneut teilen kann. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie den richtigen auswählen und auf welche Features Sie achten sollten. 

Wenn Sie die Sicherheit und Geschwindigkeit benötigen, die wachsende Teams brauchen, entdecken Sie die sichere Dateifreigabe mit Dropbox oder wählen Sie ein Abo, um noch heute zu starten.

7 Features, auf die Sie bei einem sicheren Dateifreigabe-Service für Business achten sollten

Tools für die sichere Dateifreigabe sollten Ihnen helfen, Dateien schnell zu teilen, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren. Dies gelingt ihnen durch eine Kombination verschiedener Features. 

Verschlüsselung ist wichtig, aber sie ist nicht alles. Es kommt auch darauf an, wer wie lange auf eine Datei zugreifen kann und ob Sie den Zugriff widerrufen können. Eine praktische Feature-Checkliste sieht folgendermaßen aus:

1. Verschlüsselung bei der Speicherung und Übertragung: Ihr Service sollte Ihre Dateien mindestens während der Speicherung (bei der Speicherung) und während sie zwischen Apps und Servern (bei der Übertragung) Protect. Für hochsensible Inhalte kann eine optionale Ende-zu-Ende-Verschlüsselung eine zusätzliche Schutzebene bieten.
2. Differenzierte Berechtigungen und Linksteuerung: Sie sollten die Möglichkeit haben, Dateiberechtigungen anzupassen, sodass Sie ganz einfach festlegen können, wer eine Datei ansehen, bearbeiten oder herunterladen darf. Bei Bedarf ist das Hinzufügen von Passwortschutz und Ablaufdaten zu geteilten Links ein weiteres wünschenswertes Feature.
3. Externe Freigabefunktionen: Eine zuverlässige Lösung zur Dateifreigabe sollte das Teilen mit Clients oder Auftragnehmern einfach machen – und dabei die Kontrolle darüber behalten, wer Ihre Inhalte einsehen kann. Beim Arbeiten mit externen Partnern können Sie den Zugriff auf geteilte Links ganz einfach verwalten. Das Anpassen oder Entfernen von Dateiberechtigungen trägt dazu bei, Inhalte zu schützen, und stellt sicher, dass nur die richtigen Personen Ihre Dateien einsehen können.
4. Nachvollziehbarkeit und Admin-Transparenz: Achten Sie auf Optionen für Kontrolle und Transparenz wie Audit-Protokolle, Aktivitätsberichte und Transparenz bei der externen Freigabe – damit Admins nachvollziehen können, wie Inhalte bewegt werden. Admins sollten problemlos verwalten können, wie ihr Team Inhalte teilt, und so die volle Kontrolle behalten.
5. Versionsverlauf und Wiederherstellung: Sicherer Cloud-Speicher und sichere Dateifreigabe sind nichts ohne zuverlässige Features für Dateiwiederherstellung und Versionsverlauf. Wenn jemand die falsche Datei löscht, überschreibt oder ändert, helfen Ihnen Wiederherstellungstools und der Versionsverlauf, das Problem ohne Panik zu beheben.
6. Bereitstellung großer Dateien: Wenn Teams fertige Arbeiten lieber teilen möchten, anstatt sie in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten, kann ein dedizierter Prozess zur Bereitstellung von Dateien hilfreich sein. Wenn Sie große Dateien senden möchten, achten Sie auf Tools für den Transfer großer Dateien – die für diese Art des einseitigen Sendens entwickelt wurden.
7. Identitäts- und Geräteschutz: Achten Sie auf sichere Anmelde- und Endpunktkontrollen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, Single Sign-on, Gerätefreigaben und Remote-Löschen– damit der Zugriff auch dann sicher bleibt, wenn sich Teams verändern und Geräte unterwegs sind.

Wenn Sie einen sicheren Service für die Dateifreigabe möchten, der all dies in einem Workflow vereint, entdecken Sie die gesamte Palette der Dropbox- Features und sehen Sie, wie sie zusammenwirken und Ihnen ermöglichen, Dateien schnell und mit voller Kontrolle zu teilen.

Den Unterschied zwischen Verschlüsselung und sicherer Freigabe verstehen

Verschlüsselung ist eine Sicherheitsebene, aber sichere Dateifreigabe bezieht sich auf das gesamte System. 

Die Verschlüsselung schützt die Daten der Datei selbst (während der Speicherung und der Übertragung) – die sichere Dateifreigabe geht noch weiter, indem sie die Datei mit Kontrollen wie Zugriffsregeln und Wiederherstellung umgibt. 

Die verschlüsselte Dateifreigabe schützt die Daten, und es gibt zwei grundlegende Arten:

• Verschlüsselung bei der Übertragung– Protect Dateien, während sie zwischen Geräten und Servern verschoben werden
• Verschlüsselung im Ruhezustand– schützt Dateien, während sie auf den Servern des Anbieters gespeichert sind

Das verhindert nicht automatisch eine Offenlegung, nachdem die Datei angekommen ist, etwa wenn sie unsicher auf dem Gerät eines Empfängers gespeichert wird. Wenn Sie Informationen schützen und verwalten möchten, wer sie sehen kann, ist eine zuverlässige Plattform für die Dateifreigabe unverzichtbar. 

Dieser Ansatz schützt Ihre Daten und gibt Ihnen bei jedem Schritt die Kontrolle über den Zugriff durch:

• Berechtigungen– wer betrachten, bearbeiten, herunterladen oder erneut teilen darf
• Authentifizierung– Anmeldekontrollen und stärkerer Kontoschutz
• Ablauf– damit Links nicht ewig bestehen bleiben
• Nachvollziehbarkeit– Aktivitätsprotokolle und Berichte
• Wiederherstellung– Versionsverlauf und Dateiwiederherstellung, falls Fehler passieren

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) liegt am strengsten Ende dieses Spektrums – Dateien werden auf dem Gerät des Absenders verschlüsselt und können nur von jemandem mit dem richtigen Schlüssel entschlüsselt werden, was sich von standardmäßigen Konfigurationen im Ruhezustand und bei der Übertragung unterscheidet. 

Sicherheitszertifizierungen, auf die Sie bei Dateifreigabe-Tools achten sollten

Beginnen Sie mit einem Unternehmen, das einen guten Ruf im Bereich Sicherheit genießt, und konzentrieren Sie sich dann auf die Daten, die Sie teilen. 

Prüfen Sie zunächst die Grundlagen wie ISO 27001 oder SOC 2 und achten Sie anschließend auf spezielle Sicherheitszertifizierungen für Cloud und Datenschutz, falls diese für Ihre Branche relevant sind. Hier finden Sie eine kurze Liste – und was jede Zertifizierung aussagt:

• ISO 27001: Eine solide Grundlage. Das bedeutet, dass der Anbieter über ein auditiertes Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) verfügt, was zeigt, dass ein konsistentes, unternehmensweites Sicherheitsprogramm besteht – und nicht nur einzelne Maßnahmen.
• SOC 2: Für tiefergehende Sicherheit bei Sicherheitskontrollen, was hilfreich ist, wenn Sie eine Validierung durch Dritte in Bereichen wie Sicherheit und Verfügbarkeit wünschen. Sie profitieren von einer einfacheren Anbieterprüfung – insbesondere für Enterprise-Käufer, die detaillierte Nachweise für Beschaffung und Audits benötigen.
• ISO 27017, ISO 27018 und ISO 27701: Nützliche Ergänzungen für Cloud-Sicherheit, Cloud-Datenschutz und das Management von Datenschutzinformationen. Bessere Erfüllung der Erwartungen an Cloud und Datenschutz, was beim Teilen sensibler oder regulierter Daten hilfreich ist.
• CSA STAR: Dies ist ein zusätzliches Cloud-Sicherheitssignal, das einige Unternehmen gerne sehen. Es ist ein Zertifikat für ein Tool mit größerer Cloud-Sicherheitsreife – oft hilfreich beim Vergleich von Anbietern derselben Kategorie.

Dropbox kann Organisationen unterstützen, indem es zahlreiche Zertifizierungen und Compliance-Standards erfüllt. So können Teams gesetzliche Anforderungen als Teil ihres täglichen Arbeitsablaufs zuverlässig einhalten.

Anforderungen an Ihre Bedürfnisse anpassen

Nicht alles ist ein schickes Zertifizierungs-Badge. Manche Anforderungen sind rechtliche und regulatorische Rahmenbedingungen, die Ihr Anbieter unterstützen muss, wie zum Beispiel:

• DSGVO– wenn Sie personenbezogene Daten aus der EU verarbeiten, benötigen Sie den passenden Support für die Datenverarbeitung
• HIPAA– wenn Sie Gesundheitsdaten verarbeiten, benötigen Sie möglicherweise einen Anbieter, der HIPAA-Workflows unterstützt
• NIST SP 800-171– relevant für viele Workflows von Auftragnehmern der öffentlichen Hand

Achten Sie bei der Bewertung der Sicherheit darauf, dass Ihre Lösung über unabhängige Validierung und Compliance-Features verfügt, die zur Art der von Ihrem Team verarbeiteten Daten passen.

Wie Dropbox Teams beim sicheren Teilen unterstützt

Mit dem sicheren Teilen in Dropbox können Sie Dateien, Nutzer und Sichtbarkeit an einem Ort verwalten – und behalten die Kontrolle, wenn sich etwas ändert. 

Ob Sie innerhalb eines Teams zusammenarbeiten oder mit externen Partnern arbeiten – hier sind einige Möglichkeiten, wie sich Workflows dadurch reibungslos gestalten lassen:

1. Innerhalb Ihres Teams – eine einzige verlässliche Informationsquelle mit Schutzmechanismen

Bei interner Arbeit geht es bei der sicheren Dateifreigabe vor allem darum, abgestimmt zu bleiben und ein versehentliches Abweichen der Zugriffe zu verhindern. Mit Dropbox können Sie Folgendes tun:

• Arbeiten Sie in einer gemeinsam genutzten Datei oder einem gemeinsam genutzten Ordner– statt Kopien per E-Mail zu versenden
• Nutzen Sie Ansichts- und Bearbeitungsberechtigungen gezielt– wenn nicht jeder Bearbeitungszugriff benötigt
• Freigabe teamintern beschränken– wenn sie intern bleiben soll
• Auf Aktivitäts- und Versionsverlauf setzen– damit Fehler beherrschbar bleiben

Wenn eine Person eine Präsentation im freigegebenen Ordner aktualisiert, kann das Marketing sie mit Nur-Betrachten-Zugriff prüfen, die Führungsebene kann die Änderungen im Versionsverlauf einsehen – und niemand hat am Ende die falsche Datei.

2. Mit Auftragnehmern und Partnern – minimaler Zugriff mit klarem Offboarding

Die externe Zusammenarbeit scheitert meist daran, dass Personen nicht auf das zugreifen können, was sie benötigen, oder auf zu viel zugreifen können. So sieht ein sicherer, einfacher Dropbox-Arbeitsablauf aus:

• Einen Link oder Ordner teilen– mit der minimal erforderlichen Berechtigung
• Passwörter und Ablaufdaten hinzufügen– für vertrauliche oder zeitlich begrenzte Arbeiten
• Verwenden Sie Nur-Ansehen-Berechtigungen oder beschränken Sie Downloads– wenn jemand keine lokalen Kopien benötigt
• Freigabeaktivitäten überprüfen– und den Zugriff widerrufen, wenn das Projekt endet
• Verwenden Sie Transfer für endgültige Übergaben– damit Sie eine Kopie senden, ohne Ihren aktiven Ordner offenzulegen

Wenn Sie mit einem Freelancer an einer Fallstudie arbeiten, können Sie einen Nur betrachten-Link teilen, der abläuft, Downloads erst zulassen, wenn die finale Version genehmigt ist, und den Zugriff sofort entziehen, sobald ein Projekt abgeschlossen ist.

Sicheres Teilen, das mit der realen Arbeit Schritt hält

Der beste Service für die sichere Dateifreigabe hilft Ihrem Team, Dateien zu teilen, zusammenzuarbeiten, wiederherzustellen und die Kontrolle zu behalten, wenn viel auf dem Spiel steht. 

Wenn Sie eine sichere Dateifreigabe suchen, die Schutz und Geschwindigkeit vereint, bietet Dropbox die richtigen Features in einem einzigen Tool –wählen Sie ein Abo oder entdecken Sie noch heute die sichere Dateifreigabe mit Dropbox.