Was ist Telearbeit?
Telearbeit ist der etwas schickere Begriff für die Arbeit von zu Hause aus, oft weil kein Büro vorhanden ist, in das man fahren könnte. Sie kennen das Konzept vielleicht auch als „Teleworking“, „Arbeiten von überall aus“ oder als „Telearbeitsplatz“.
Telearbeiter können in Vollzeit für ein Unternehmen arbeiten, in Teilzeit bei mehreren Unternehmen angestellt sein oder als Selbstständige arbeiten, wann und wie es ihnen gefällt. Wenn Sie schon einmal gehört haben, dass sich jemand als „digitaler Nomade“ bezeichnet, dann meint er damit, dass er nicht an einen physischen Ort gebunden ist und stattdessen der Telearbeit nachgeht. Solange die Arbeitnehmer über die Tools zur Erstellung eines digitalen Arbeitsbereichs verfügen, wie z. B. Dropbox, steht es Ihrem Team frei, sich an beliebigen entfernten Standorten einzurichten.
Was ist also Telearbeit?
Telearbeit ist die Arbeit, die von einem Team von entfernten Standorten aus erledigt wird. Das bedeutet Arbeit, die aus der Ferne erledigt werden kann, ohne dass die Mitarbeiter im Büro oder im selben Raum wie ihre Kollegen sein müssen. Wenn Ihr Team nicht schon fast das ganze Jahr über remote arbeitet, zweifeln Sie vielleicht daran, wie viel Arbeit wirklich zu Hause erledigt werden kann. Sie werden also froh sein, zu hören, dass sich die Telearbeit in Studien als effektiver herausgestellt hat als der standardmäßige Tag im Büro.
Wie kann Telearbeit Unternehmen helfen?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Telearbeit den Menschen und damit auch ihren Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann. Hier nur einige der häufigsten Vorteile von Telearbeitsplätzen:
Work-Life-Balance
Niemand genießt den Weg zur Arbeit. Wer genießt schließlich Stunden verlorener Zeit und teure Fahrkarten und Stau? Telearbeit eliminiert diese Stressfaktoren. Kein Hetzen aus der Tür mehr, keine Abende im Stau mehr und kein Warten auf verspätete Züge mehr. Keine Fehlzeiten mehr wegen eines Klempnernotfalls. Ihre Telearbeiter können ihren Tag so strukturieren, wie sie am produktivsten sind. Die Zeit von 8:00 bis 9:00 Uhr geht nicht mehr für die Fahrzeit verloren. Jeder kann in den Stunden arbeiten, in denen er sich am produktivsten fühlt, egal ob das um 8:00 Uhr morgens oder um 18:00 Uhr abends ist. Und wenn Sie die Telearbeit mit flexiblen Arbeitszeiten kombinieren, können Sie auch noch alles aus den Nachteulen in Ihrem Team herausholen. Das bedeutet eine höhere Motivation, mehr Produktivität und bessere Talentbindung.
Arbeiten über Zeitzonen hinweg
Einer der größten Vorteile der Telearbeit ist, dass sie überall und in jeder Zeitzone erledigt werden kann. Das kann es zwar etwas schwierig machen, einen für beide Seiten akzeptablen Zeitpunkt für ein Telefonat zu finden (wobei mit asynchroner Kommunikation Telefonate vielleicht nicht einmal erforderlich sind), aber es bedeutet auch, dass Sie ein „rund um die Uhr erreichbares“ Büro sein können. Während Ihr Team in New York schläft, kann Ihr Londoner Büro arbeiten, sodass Sie reaktionsschneller als je zuvor sein können.
Geringere Kosten
Es ist offensichtlich. Wenn Ihr Team nicht in einem Büro sitzt, brauchen Sie auch kein Büro. Ade, horrende Mietpreise in der Stadt. Das Gleiche gilt für Ihr Team, das nicht in winzige Wohnungen in Großstädten ziehen muss, nur um jeden Tag ins Büro kommen zu können. Von zu Hause aus zu arbeiten bedeutet, dass die Arbeit Ihrem Team nicht vorgibt, wo es leben muss, und das ist ein enormer Schub für die psychische Gesundheit und die Zufriedenheit jedes Menschen. Unternehmen können diese reduzierten Kosten sogar an die Mitarbeiter weitergeben, indem sie ihrem Team einen Zuschuss für Strom und Internet bieten, die sie rein für ihre Arbeit nutzen. Auch ein Gutschein für Essen zum Mitnehmen für alle kommt sicher gut an. Schließlich gibt es keinen Kaffee in der Küche mehr, bei dem man sich austauschen kann.
Was spricht gegen die Telearbeit?
Es gibt einen Hauptaspekt, bei dem sich Ihr Team vielleicht einig ist, dass die Telearbeit einen Nachteil hat, und das ist der soziale Aspekt, der Mangel an Zeit, die man persönlich miteinander verbringt. Wenn Ihr gesamtes Team allein in den Home-Offices sitzt, ohne eine gemeinsame Arbeitsumgebung, verliert man leicht aus den Augen, dass es sich überhaupt um ein Team handelt. Deshalb ist Kommunikation absolut entscheidend.
Zoom-Anrufe bei einem Kaffee jeden Freitagnachmittag sind eine Möglichkeit, aber das klappt wahrscheinlich nicht für die Teammitglieder auf der anderen Seite des Globus. Die wertvollste Kommunikation ist diejenige, die vollständig in den Arbeitsplan eingebettet ist. Wie Echtzeitänderungen und -anmerkungen, Zusammenarbeit an geteilten Dokumenten oder Slack-Nachrichten zu jeder Tageszeit. Ihr Team muss wissen, dass es in der Lage ist, jederzeit zu kommunizieren, wenn dies nötig ist, nicht nur in den Stunden eines geplanten Videoanrufs.
Besondere Dinge besonders wertschätzen
Versuchen Sie, zu besonderen Anlässen, wie z. B. Feiertagen, Zusammenkünfte von Teammitgliedern zu arrangieren, die in der Nähe wohnen. Für diejenigen, die wirklich weit weg sind, veranstalten Sie eine Online-Party und stellen Sie sicher, dass Sie Weihnachtskarten und vielleicht die eine oder andere kleine Leckerei verschicken. Wenn Ihr traditionelles Büro sich immer gerühmt hat, „sein Bestes“ für die Mitarbeiter zu tun, dann sollte Ihr Remote-Büro nach den gleichen Werten streben.
Erste Schritte mit der Telearbeit
Wenn Sie bereit sind, den Wandel zu vollziehen, den viele bereits vollzogen haben, müssen Sie etwas mehr tun, als nur alle nach Hause zu schicken und ihnen zu sagen, dass sie in nächster Zeit nicht wiederkommen sollen. Es erfordert Planung und die Suche nach den besten Tools zur Unterstützung virtueller Teams.
Internet
Remote-Teams werden ohne das Internet nicht arbeiten können. Finden Sie also heraus, ob Ihre jeweiligen Mitarbeiter für diese Arbeitsweise in ihrem eigenen Zuhause gerüstet sind. Sie sparen vielleicht Geld, weil Sie kein Büro mehr haben, aber das bedeutet nicht, dass Sie es nicht an anderer Stelle in Ihr Unternehmen investieren sollten. Überlegen Sie, welche Zugeständnisse Sie machen können, um Ihrem Team zu helfen, das benötigte WLAN einzurichten. Außerdem sollten Sie sich für eine Software entscheiden, mit der Sie offline arbeiten können, falls das Internet einmal ausfällt.
Software
Die Technologie ist der Schlüssel zum Boom der Telearbeit, daher muss Ihr Unternehmen angemessen ausgestattet sein. Vielleicht denken Sie, dass Sie sich an Word-Dokumente halten können, die geschrieben, gespeichert und dann als E-Mail-Anhang weitergeschickt werden – aber das wird bei flexibler Arbeit nicht funktionieren. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis Sie die Datei komplett verlieren. Dropbox eliminiert viele der möglichen Probleme dieser altmodischen Methoden. Mit geteilten Dokumenten, die vom Team in Echtzeit bearbeitet werden können, ist es nicht mehr erforderlich, mehrere Dokumente zu haben. Es gibt immer nur eine ganz aktuelle Version.
Erstellen Sie einen Online-Coworking-Bereich, in dem jeder vernetzt ist. Mit Dropbox hat durch freigegebene Ordner jeder Zugriff auf das, was wichtig ist, mit Integrationen, die es Ihrem Team ermöglichen, sein Bestes zu geben. Wenn Sie Ihrem Team die Telearbeit ermöglichen, liegt ein zusätzlicher Schwerpunkt auf der Sicherheit. Wenn Sie nicht mehr alle Mitarbeiter – und deren Geräte – unter einem Dach haben, können sensible Unternehmensdaten schwerer zu verfolgen sein. Dropbox bietet Sicherheitskontrollen, die Ihnen Ihren Seelenfrieden zurückgeben. Mit Passwortschutz, Zeitbegrenzungsoptionen und Enterprise Mobility Management können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Nutzer auf Links und Dokumente zugreifen können.
Ausrüstung
Nicht jeder verfügt über die Ausrüstung, um von zu Hause aus arbeiten zu können. Manche Menschen haben vielleicht zu Hause keinen eigenen Schreibtisch und Arbeitsbereich, wenn sie dort normalerweise nicht arbeiten. Natürlich gibt es Möglichkeiten und Mittel, dieses Problem zu lösen, aber möchten Sie wirklich, dass Ihr Team von Küchentischen, Kommoden und sogar Bügelbrettern aus arbeitet? Stellen Sie sicher, dass Sie ein Budget für Büromöbel einplanen und Ihrem Team die physische Ausstattung zur Verfügung stellen, die es für die Schaffung eines angemessenen Telearbeitsplatzes benötigt. Dadurch wird es wiederum bessere Ergebnisse erzielen können.
Für die Umsetzung der unterschiedlichsten Arbeitsmodelle – ortsunabhängig
Teams arbeiten nicht immer in einem gemeinsamen Büro oder an einem einzigen Gerät. Ob vor Ort, von unterwegs aus oder in unterschiedlichen Zeitzonen – Dropbox ist der Ort für Ihre Inhalte und die Zusammenarbeit mit Ihrem Team.
Fragen Sie einfach Salem Bajaba, Information and Communication Technologies Manager bei der Binladin Contracting Group:
„Mit Dropbox kommen wir viel schneller voran. Egal, ob wir Smartphone, Tablet oder Laptop verwenden, wir können sicher auf alle Dokumente zugreifen und alles mitnehmen, worauf wir stoßen.“
Oder Bryan Chandler, Managing Director of Innovation and Technology bei der The Shopping Center Group:
„Wir müssen uns [mit Dropbox] nicht mehr den Kopf zerbrechen, wo sich bestimmte Dokumente befinden. Wir können sie einfach speichern und von überall aus darauf zugreifen.“
Unternehmen in allen Branchen und Regionen setzen auf flexible Arbeitsmodelle – und stellen fest, dass es auf die richtigen Tools ankommt. Ob Sie ein globales Team oder ein lokales Unternehmen leiten – mit Dropbox sorgen Sie für reibungslose Abläufe.
