¿Qué es la gestión del correo electrónico?
El correo electrónico es algo genial. No habríamos llegado a ningún lado sin él, pero así como tiene muchas virtudes, también puede ser la puerta de entrada a muchos pecados de la gestión del tiempo. Todos somos culpables de entrar en nuestra bandeja de entrada, ver los más de 50 nuevos correos electrónicos y querer ignorarlos. Aceptar una bandeja de entrada desordenada empieza a afectar tu mentalidad de trabajo en general y posponer tareas puede fácilmente allanar el camino de la procrastinación.
Pregúntate, ¿para qué usas el correo electrónico? Para la correspondencia con los clientes y los detalles de acceso, el correo electrónico es irreemplazable, pero para casi todo lo demás, puede haber alternativas más eficaces, como Dropbox. Dropbox permite que los equipos trabajen de forma más inteligente, no más arduamente, y se adapten fácilmente a tus flujos de trabajo para colaborar, editar y compartir sin esfuerzo.
Las siguientes son solo algunas de las maneras en que Dropbox puede transformar tus procesos de trabajo, para una mayor productividad del equipo y una fácil colaboración. ¿Crees que necesitas el correo electrónico para enviar archivos grandes, compartir ediciones o actualizar documentos antiguos? Olvídate de eso.
Compartir comentarios
Con Dropbox, puedes agregar notas directamente en el documento en el que estás trabajando, destacando la frase exacta o incluso la palabra a la que se refiere tu comentario. Todo lo que los miembros del equipo tienen que hacer es desplazarse, ver tus comentarios y hacer los cambios. Pueden marcar el problema como resuelto o responder a tu comentario, y todos los mensajes se guardan directamente en el documento. Dropbox recopila los comentarios y los resume en actualizaciones por correo electrónico digeribles, lo que garantiza que no se pase nada por alto y, al mismo tiempo, te evita tener que recibir un nuevo correo por cada nuevo comentario. Además, puedes @mencionar usuarios específicos, lo cual es ideal si quieres que alguien del departamento legal apruebe una modificación en particular, en lugar de hacerle leer todo el documento.
Enviar archivos grandes
A nadie le gusta tratar de enviar archivos grandes por correo electrónico. ¿Se ajustará al límite de tamaño? ¿Tendrá el formato correcto? ¿Podrá descargarlo el destinatario? Con Dropbox, ya no tienes que preocuparte. Dropbox te permite compartir de forma segura tus archivos y admite una gran variedad de formatos de archivo. Puedes enviar videos largos con facilidad, que se pueden ver en Dropbox en un tamaño comprimido, que permite rápidos tiempos de carga, o se pueden descargar en resolución completa. Esto es ideal si estás en movimiento y no tienes WiFi.
Compartir de todo
Desde archivos y carpetas hasta imágenes y documentos, Dropbox mantiene todo bien almacenado y protegido online, lo que significa que tú y tu equipo nunca más tendrán que lidiar con memorias USB o volver a escuchar las temidas palabras “lo dejé en la oficina”. Siempre y cuando puedas conectarte a Internet, podrás acceder a tus archivos. Además, con lo fácil que es compartir mediante un vínculo, puedes conceder acceso a quien quieras con solo unos pocos clics. Y con la protección con contraseña y la configuración de una fecha límite para controlar el acceso a los vínculos, puedes asegurarte de que nadie más encuentre “accidentalmente” tus archivos o tenga acceso a ellos durante más tiempo de lo que tú quieras.
Colaboración
La colaboración no es solo parte de lo que hacemos… es lo que nos mueve. En lugar de enviar y recibir constantemente correos electrónicos, tus documentos pueden estar en Dropbox para facilitar el trabajo en equipo. Los cambios y los comentarios se actualizan en tiempo real, y ofrecen una visión clara para todo el equipo, y no solo para el nombre especificado en la barra “Para:”.
También es perfecta para los clientes. Ya no tendrán que preocuparse de si tienen la versión más reciente de Word. Si necesitan un .doc, un .docx, o un PDF, solo deberán hacer clic en tu documento que se encuentra alojado en Dropbox. Al dejar atrás esas largas conversaciones por correo electrónico, tu equipo y tus clientes podrán disfrutar de una colaboración increíblemente rápida. Basta con preguntarle a los felices clientes de Ben & Jerry’s que dicen: “Dropbox Business es la clave para poner fin a las conversaciones inútiles”.
Otras sugerencias sobre la gestión del correo electrónico
Hay cosas que, nos guste o no, se deben hacer por correo electrónico, así que a continuación te explicamos cómo sacar el máximo provecho de tu bandeja de entrada del trabajo:
Evita la sobrecarga de correo electrónico
A lo largo del día laboral, ¿tu mirada se ve atraída frecuentemente a las notificaciones emergentes de los nuevos correos electrónicos? Intenta crear horas fijas a lo largo del día para revisar tu bandeja de entrada, de modo que no trabajes constantemente con la mirada puesta en las notificaciones. Tal vez esto signifique usar la plataforma elegida, como Microsoft Outlook, solo desde un explorador, para poder cerrar esa pestaña y abrirla de nuevo solo cuando pase el tiempo de correo electrónico designado. La frecuencia dependerá de tu horario, pero el hecho de saber que puedes evitar pensar en el correo electrónico hasta una hora específica del día te ayudará a concentrarte en otras tareas durante ese tiempo.
No consideres el correo electrónico como algo separado de tus otras tareas diarias, piensa en él como una tarea en sí. Eso significa que debería ocupar un lugar en las listas de tareas de tu proceso de gestión de tareas, al igual que tus reuniones breves diarias o tu hora de almuerzo.
Guardar adjuntos
Recorrer semanas, o incluso meses, de correos electrónicos buscando el archivo adjunto indicado puede ser un dolor de cabeza. Por supuesto, compartir a través de Dropbox eliminaría por completo este problema, pero esto no significa que igualmente no puedas aprovechar nuestras prácticas funciones. Descarga todos tus archivos adjuntos en el momento en que los recibas, asígnales el nombre adecuado y cárgalos a una carpeta de Dropbox para que puedas volver a consultarlos o compartirlos fácilmente en el futuro.
También debes tener en cuenta que tu bandeja de entrada puede empezar a eliminar automáticamente correos electrónicos muy antiguos, y nunca se sabe cuándo un archivo adjunto que te enviaron hace un año puede volver a ser relevante. Por lo tanto, conviene que protejas tus documentos de la eliminación y los mantengas almacenados de forma segura.
Prueba una pequeña limpieza del correo electrónico
Cancela tu suscripción a boletines de noticias y correos electrónicos promocionales que sepas que nunca lees. Una cosa es tener un correo electrónico personal inundado de ofertas relámpago, pero si los dejas en tu bandeja de entrada del trabajo, podrían terminar eclipsando tus correos electrónicos importantes.
Enviar los seguimientos tan pronto como puedas
Los correos electrónicos parecen una corriente sin fin y es fácil olvidarse de responder uno cuando no paran de llegar. Acostúmbrate a responder tan pronto como termines de leer el correo electrónico, ya sea con la información solicitada o, si no la tienes, con la promesa de que la obtendrás. Para cuando tu destinatario lea y responda eso, es probable que ya tengas la respuesta.
Crea filtros
Puede resultar útil crear una carpeta de correo electrónico para diferentes correos electrónicos. Por ejemplo, podrías tener una carpeta por proyecto o simplemente clasificada por tipo, por ejemplo, "facturas", "RR. HH", "compañía social", "varios", etc. La mayoría de los clientes de correo electrónico te permitirá crear filtros según diferentes criterios. Por ejemplo, los correos electrónicos entrantes que contienen ciertas palabras pueden ser dirigidos a una carpeta seleccionada, por ejemplo, cualquier correo electrónico "@ejemplo.com" puede ir a una carpeta dedicada. Cualquier correo electrónico que contenga las palabras "Fiesta de Navidad" puede ir directamente a "las redes sociales de la compañía".
Esta es también una excelente razón por la que debes utilizar líneas de asunto de correo electrónico claras en tus propios mensajes, ya que esto puede ayudar al cliente del correo electrónico de tu destinatario a filtrar su mensaje correctamente y a asegurarse de que no se le envíe al spam.
