La mejor manera de compartir documentos con un equipo mientras se trabaja de forma remota

Poder compartir archivos de forma segura y eficiente es esencial para que los equipos remotos mantengan la productividad y la colaboración. Sin embargo, gestionar el tamaño de los archivos, la seguridad y el control de versiones suele plantear desafíos que afectan los flujos de trabajo. Elegir las herramientas y estrategias adecuadas puede simplificar esos procesos y contribuir a experiencias de trabajo remoto más fluidas.

Este artículo explora las mejores formas de compartir documentos con un equipo, al ofrecer soluciones prácticas y recomendaciones para un uso compartido de archivos seguro y eficiente en entornos de trabajo remoto.

Descubre cómo Dropbox facilita el uso compartido de archivos durante el trabajo remoto con herramientas diseñadas para una colaboración fluida, mayor seguridad y flujos de trabajo optimizados, sin importar dónde trabajes.

Desafíos comunes del uso compartido de archivos cuando se trabaja de forma remota

El trabajo remoto se ha convertido en la norma para muchas organizaciones, tal como lo revela un estudio de McKinsey en el que se señala que el 87 % de los empleados realizan alguna forma de trabajo remoto. En promedio, estos empleados pasan tres días a la semana trabajando desde casa. Si bien este cambio ofrece flexibilidad, también supone varios desafíos que pueden obstaculizar la productividad y la colaboración, como los siguientes:

• Retraso en los plazos: la coordinación entre diferentes zonas horarias puede provocar retrasos cuando los proyectos requieren la colaboración de equipos.
• Limitaciones de tamaño de archivo: los equipos que trabajan con archivos grandes, como activos de diseño, suelen tener dificultades para gestionarlos y compartirlos de manera eficiente.
• Riesgos de seguridad: los entornos remotos entrañan vulnerabilidades, incluidos accesos no autorizados y filtraciones de datos.
• Fallas de colaboración: los equipos necesitan herramientas que permitan comentarios en tiempo real, seguimiento de versiones y acceso fluido a los archivos compartidos.

Estos desafíos pueden alterar los flujos de trabajo y la productividad, lo que subraya la necesidad de una solución de uso compartido de archivos eficiente y segura.

Cómo compartir archivos con tu equipo mientras trabajas desde casa

Los equipos pueden intercambiar archivos rápidamente al usar vínculos compartidos y sincronización en la nube en tiempo real en lugar de enviar archivos adjuntos de correo electrónico. Con Dropbox, los archivos se cargan y se sincronizan automáticamente, por lo que los colaboradores obtienen acceso instantáneo a la última versión, lo que facilita enviar todo, desde documentos hasta archivos grandes, sin demoras.

Para compartir archivos de forma efectiva mientras se trabaja de forma remota, es necesario contar con las herramientas y estrategias adecuadas. Aquí te mostramos cómo asegurar una colaboración fluida:

• Utiliza una plataforma confiable de almacenamiento en la nube: opta por herramientas como Dropbox para cargar y compartir archivos de forma segura en tiempo real.
• Adopta prácticas claras para la organización de los archivos: utiliza carpetas y convenciones de nombres coherentes para que los documentos sean fácilmente accesibles.
• Comparte archivos usando los permisos adecuados: controla quién puede ver, editar o descargar tus archivos al configurar permisos detallados de acceso.
• Habilita el control de versiones: utiliza plataformas que te permitan realizar un seguimiento y restaurar las versiones de los archivos para evitar errores de comunicación.
• Céntrate en la seguridad: utiliza siempre herramientas con cifrado avanzado
  y autenticación de dos factores para proteger los datos confidenciales.

Para compartir archivos con control de versiones, utiliza una plataforma en la nube que registre automáticamente los cambios y guarde las versiones anteriores. 

Dropbox mantiene un historial de versiones de los archivos compartidos, de modo que los colaboradores puedan trabajar en el mismo documento, ver las actualizaciones en tiempo real y restaurar versiones anteriores si algo se sobrescribe o se cambia por error.

Por qué Dropbox es una manera eficiente de compartir documentos

Como plataforma líder de colaboración y almacenamiento en la nube, Dropbox es perfecto para compartir archivos de forma segura. Esto es sin hablar de muchos otros aspectos empresariales esenciales, como la recuperación de datos si pierdes tus archivos.

Compartir archivos usando Dropbox suele ser la opción más cómoda y beneficiosa, sobre todo cuando se trabaja desde casa. Además, viene con todo tipo de características clave incorporadas.

Compatibilidad multiplataforma

Dropbox funciona perfectamente en todos los dispositivos y sistemas operativos, lo que garantiza la accesibilidad para diversos equipos.

Seguridad

Con el cifrado avanzado y la configuración del uso compartido seguro, Dropbox protege los datos confidenciales, para satisfacer las necesidades de sectores como las finanzas, los asuntos legales y la atención médica.

Escalabilidad

Podrás hacer transferencias de archivos grandes, de hasta 100 GB, con Dropbox Transfer, lo que elimina las restricciones que limitan la productividad.

Control de versiones

Dropbox mantiene un historial de versiones detallado, lo que permite a los equipos recuperar iteraciones anteriores de los archivos sin perder el progreso logrado.

Permisos detallados

Establece controles detallados de acceso, como permisos de solo lectura y archivos protegidos con contraseña, para una mayor seguridad y personalización.

Herramientas de colaboración

Dropbox Paper permite a los equipos colaborar en tiempo real con características intuitivas para editar y agregar notas.

Integraciones con otras herramientas

Se integra perfectamente con herramientas como Slack, Microsoft 365 y Google Workspace para mejorar la eficiencia en el uso compartido de archivos y la colaboración.

Informes y análisis mejorados

Con DocSend, supervisa el uso de documentos, haz un seguimiento de la interacción y garantiza el cumplimiento con el seguimiento de las actividades y el análisis de vínculos compartidos.

Dropbox ofrece planes flexibles, que comienzan con 2 GB de espacio gratuito y opciones de pago escalables adaptadas a las necesidades de tu equipo.

Comparación de otras opciones para el uso compartido de archivos

Dropbox es la forma ideal de compartir archivos con tu equipo, sin embargo, puede haber algunas situaciones en las que necesites optar por una alternativa, como cuando un cliente necesita que utilices su solución actual.

Dos de las plataformas alternativas más comunes que puedes encontrar son Microsoft OneDrive y Google Drive.

Compartir archivos con Microsoft OneDrive

OneDrive es la oferta de Microsoft en el espacio de almacenamiento en la nube. Por lo general, te lo encontrarás cuando trabajes con empresas que hayan invertido en Microsoft Teams, Office 365 y SharePoint como solución de flujo de trabajo digital de su empresa.

• Integración: OneDrive se integra bien con Microsoft Teams y Office 365.
• Limitaciones: las cargas de archivos están limitadas a 250 GB y se admiten menos tipos de archivos en comparación con Dropbox.

Por supuesto, no hay razón para que las empresas que adoran Microsoft Office no puedan tener lo mejor de ambos mundos, ya que Dropbox funciona a la perfección con las aplicaciones de Microsoft 365.

¿Quieres saber más? Para una comparación completa, consulta Dropbox vs. OneDrive.

Compartir archivos con Google Drive

Drive es la plataforma de almacenamiento en la nube de Google que, al igual que el equivalente de Microsoft, encontrarás normalmente cuando colabores con clientes que utilicen Google Workspace.

Una vez más, es posible compartir archivos almacenados en Google Drive con tu equipo, pero eso supone algunas limitaciones:

• Integración: Drive se integra con herramientas de Google Workspace como Documentos y Hojas de cálculo.
• Limitaciones: las cargas están limitadas a 750 GB por día, y la duración del historial de versiones y la cantidad de versiones conservadas varían según el tipo de archivo y la configuración de Google Workspace.
• Copia de seguridad incremental: ¿Hay varios colaboradores realizando pequeñas ediciones locales en archivos grandes? Con Google Drive, tienes que sincronizar todo el archivo cada vez que se revisa, mientras que Dropbox solo tiene que sincronizar los datos que hayan cambiado, por lo que es mucho más rápido.

Consulta Dropbox vs. Google Drive para ver una comparación detallada.

Si bien estas plataformas tienen su mérito, Dropbox se destaca por sus mayores límites de carga, su compatibilidad con una gran variedad de tipos de archivo y sus funciones avanzadas de colaboración, como los comentarios con precisión de fotograma para los archivos multimedia interactivos.

Prácticas recomendadas para compartir documentos con tu equipo

Sea cual sea la herramienta que elijas, el mejor método para compartir archivos con tus compañeros de trabajo es hacerlo de una forma que tenga sentido en función de las necesidades de seguridad, colaboración y organización de tu empresa.

Ten en cuenta las siguientes sugerencias y prácticas recomendadas para tener éxito cuando trabajes con archivos de forma remota.

Seguridad

Los equipos pueden compartir archivos de forma segura gracias a la característica de uso compartido en la nube con acceso controlado, evitando así el uso de archivos adjuntos de correo electrónico. Las siguientes son algunas de las prácticas generales que se recomiendan para reforzar la seguridad al compartir o usar archivos de forma remota:

1. Comprueba si las direcciones de correo electrónico son del dominio de tu empresa antes de compartir.
2. Capacita a los miembros del equipo para identificar estafas, phishing y otros riesgos.
3. Asegúrate de que tu servicio de almacenamiento en la nube incluya seguridad de última generación.
4. Usa un gestor de contraseñas seguro.
5. Haz siempre copias de seguridad de tus archivos de trabajo; puedes hacerlo automáticamente con Dropbox Backup.

Con Dropbox, puedes establecer permisos claros para los miembros del equipo, limitar el acceso solo a aquellos que lo necesitan y proteger los archivos compartidos con características como vínculos protegidos con contraseña, fechas de vencimiento y seguimiento de actividad, lo que ayuda a que la colaboración interna sea segura y cumpla con las normas.

Colaboración y uso compartido

Algunas sugerencias para colaborar en archivos cuando se trabaja desde casa son las siguientes:

1. Evita usar el correo electrónico para compartir archivos; utiliza vínculos para compartir desde tu almacenamiento en la nube.
2. Establece permisos para controlar el acceso, de modo que solo las personas adecuadas tengan acceso a los archivos que necesitan.
3. Crea políticas empresariales para sensibilizar sobre la protección de datos y los riesgos de compartir archivos
4. Utiliza la autenticación de varios factores para evitar accesos no autorizados y filtraciones de datos.
5. Cuando uses Dropbox, crea vínculos para compartir con límite de tiempo.

Organización

Para organizar mejor tus archivos mientras trabajas a distancia, prueba lo siguiente:

1. Separa tus archivos en categorías.
2. Estructura las carpetas de forma lógica, con carpetas para diferentes departamentos, proyectos o tipos de trabajo.
3. Utiliza convenciones de nombres coherentes, que incluyan detalles como fechas, propietarios de los proyectos o versiones.
4. Cuando uses Dropbox, organiza tus archivos usando etiquetas.

Dropbox ha ayudado a muchas organizaciones a realizar la transición a la modalidad de trabajo remoto.

Por qué Dropbox es una excelente herramienta para compartir archivos al trabajar de forma remota

Dropbox ofrece una solución efectiva y segura para compartir documentos con tu equipo. Combina sólidas características de seguridad, compatibilidad multiplataforma y herramientas para una colaboración fluida, lo que hace que sea adecuado para equipos remotos de todos los tamaños.

Al elegir Dropbox, los equipos pueden superar los desafíos comunes relacionados con el uso compartido de archivos mientras mantienen la productividad y refuerzan la seguridad de los datos.

Utiliza Dropbox para compartir archivos con tu equipo mientras trabajas desde casa

La elección de tu plataforma de almacenamiento en la nube depende de las necesidades de tu equipo. Dropbox es una forma estable y eficaz de compartir, gestionar y almacenar tus archivos mientras trabajas a distancia. Incluso cuando estás en la oficina, Dropbox almacena los archivos de forma segura en una ubicación remota.

Con Dropbox, es fácil hacer mucho más que almacenar archivos: comparte de forma segura, colabora en tiempo real y haz que tu equipo siga avanzando, sin importar dónde se encuentre cada quien.

Si quieres una forma fiable de compartir archivos que te ayude a evitar la ineficacia y a promover mejores flujos de trabajo, Dropbox es la herramienta elegida por empresas de todos los tamaños.