Table of contents
- Desafíos comunes del uso compartido de archivos cuando se trabaja de forma remota
- Cómo compartir archivos con tu equipo mientras trabajas desde casa
- Por qué Dropbox es una manera eficiente de compartir documentos
- Comparación de otras opciones para el uso compartido de archivos
- Prácticas recomendadas para compartir documentos con tu equipo
- Por qué Dropbox es una excelente herramienta para compartir archivos al trabajar de forma remota
- Utiliza Dropbox para compartir archivos con tu equipo mientras trabajas desde casa
Poder compartir archivos de forma segura y eficiente es esencial para que los equipos remotos mantengan la productividad y la colaboración. Sin embargo, gestionar el tamaño de los archivos, la seguridad y el control de versiones suele plantear desafíos que afectan los flujos de trabajo. Elegir las herramientas y estrategias adecuadas puede simplificar esos procesos y contribuir a experiencias de trabajo remoto más fluidas.
Este artículo explora las mejores formas de compartir documentos con un equipo, al ofrecer soluciones prácticas y recomendaciones para un uso compartido de archivos seguro y eficiente en entornos de trabajo remoto.
Descubre cómo Dropbox facilita el uso compartido de archivos durante el trabajo remoto con herramientas diseñadas para una colaboración fluida, mayor seguridad y flujos de trabajo optimizados, sin importar dónde trabajes.
Desafíos comunes del uso compartido de archivos cuando se trabaja de forma remota
El trabajo remoto se ha convertido en la norma para muchas organizaciones, tal como lo revela un estudio de McKinsey en el que se señala que el 87 % de los empleados realizan alguna forma de trabajo remoto. En promedio, estos empleados pasan tres días a la semana trabajando desde casa. Si bien este cambio ofrece flexibilidad, también supone varios desafíos que pueden obstaculizar la productividad y la colaboración, como los siguientes:
- Retraso en los plazos: la coordinación entre diferentes zonas horarias puede provocar retrasos cuando los proyectos requieren la colaboración de equipos.
- Limitaciones de tamaño de archivo: los equipos que trabajan con archivos grandes, como activos de diseño, suelen tener dificultades para gestionarlos y compartirlos de manera eficiente.
- Riesgos de seguridad: los entornos remotos entrañan vulnerabilidades, incluidos accesos no autorizados y filtraciones de datos.
- Fallas de colaboración: los equipos necesitan herramientas que permitan comentarios en tiempo real, seguimiento de versiones y acceso fluido a los archivos compartidos.
Estos desafíos pueden alterar los flujos de trabajo y la productividad, lo que subraya la necesidad de una solución de uso compartido de archivos eficiente y segura.

Comparación de otras opciones para el uso compartido de archivos
Dropbox es la forma ideal de compartir archivos con tu equipo, sin embargo, puede haber algunas situaciones en las que necesites optar por una alternativa, como cuando un cliente necesita que utilices su solución actual.
Dos de las plataformas alternativas más comunes que puedes encontrar son Microsoft OneDrive y Google Drive.
Compartir archivos con Microsoft OneDrive
OneDrive es la oferta de Microsoft en el espacio de almacenamiento en la nube. Por lo general, te lo encontrarás cuando trabajes con empresas que hayan invertido en Microsoft Teams, Office 365 y SharePoint como solución de flujo de trabajo digital de su empresa.
- Integración: OneDrive se integra bien con Microsoft Teams y Office 365.
- Limitaciones: las cargas de archivos están limitadas a 250 GB y se admiten menos tipos de archivos en comparación con Dropbox.
Por supuesto, no hay razón para que las empresas que adoran Microsoft Office no puedan tener lo mejor de ambos mundos, ya que Dropbox funciona a la perfección con las aplicaciones de Microsoft 365.
¿Quieres saber más? Para una comparación completa, consulta Dropbox vs. OneDrive.
Compartir archivos con Google Drive
Drive es la plataforma de almacenamiento en la nube de Google que, al igual que el equivalente de Microsoft, encontrarás normalmente cuando colabores con clientes que utilicen Google Workspace.
Una vez más, es posible compartir archivos almacenados en Google Drive con tu equipo, pero eso supone algunas limitaciones:
- Integración: Drive se integra con herramientas de Google Workspace como Documentos y Hojas de cálculo.
- Limitaciones: las cargas están limitadas a 750 GB por día, y la duración del historial de versiones y la cantidad de versiones conservadas varían según el tipo de archivo y la configuración de Google Workspace.
- Copia de seguridad incremental: ¿Hay varios colaboradores realizando pequeñas ediciones locales en archivos grandes? Con Google Drive, tienes que sincronizar todo el archivo cada vez que se revisa, mientras que Dropbox solo tiene que sincronizar los datos que hayan cambiado, por lo que es mucho más rápido.
Consulta Dropbox vs. Google Drive para ver una comparación detallada.
Si bien estas plataformas tienen su mérito, Dropbox se destaca por sus mayores límites de carga, su compatibilidad con una gran variedad de tipos de archivo y sus funciones avanzadas de colaboración, como los comentarios con precisión de fotograma para los archivos multimedia interactivos.

Prácticas recomendadas para compartir documentos con tu equipo
Sea cual sea la herramienta que elijas, el mejor método para compartir archivos con tus compañeros de trabajo es hacerlo de una forma que tenga sentido en función de las necesidades de seguridad, colaboración y organización de tu empresa.
Ten en cuenta las siguientes sugerencias y prácticas recomendadas para tener éxito cuando trabajes con archivos de forma remota.
Seguridad
Algunas de las mejores prácticas generales para la seguridad al compartir o utilizar archivos de forma remota incluyen lo siguiente:
- Comprueba si las direcciones de correo electrónico son del dominio de tu empresa antes de compartir.
- Capacita a los miembros del equipo para identificar estafas, phishing y otros riesgos.
- Asegúrate de que tu servicio de almacenamiento en la nube incluye seguridad de última generación
- Utiliza un gestor de contraseñas seguro, como Dropbox Passwords.
- Haz siempre copias de seguridad de tus archivos de trabajo; puedes hacerlo automáticamente con Dropbox Backup.
Colaboración y uso compartido
Algunas sugerencias para colaborar en archivos cuando se trabaja desde casa son las siguientes:
- Evita usar el correo electrónico para compartir archivos; utiliza vínculos para compartir desde tu almacenamiento en la nube.
- Establece permisos para controlar el acceso, de modo que solo las personas adecuadas tengan acceso a los archivos que necesitan.
- Crea políticas empresariales para sensibilizar sobre la protección de datos y los riesgos de compartir archivos
- Utiliza la autenticación de varios factores para evitar accesos no autorizados y filtraciones de datos.
- Cuando uses Dropbox, crea vínculos para compartir con límite de tiempo.
Organización
Para organizar mejor tus archivos mientras trabajas a distancia, prueba lo siguiente:
- Separa tus archivos en categorías.
- Estructura las carpetas de forma lógica, con carpetas para diferentes departamentos, proyectos o tipos de trabajo.
- Utiliza convenciones de nombres coherentes, que incluyan detalles como fechas, propietarios de los proyectos o versiones.
- Cuando uses Dropbox, organiza tus archivos usando etiquetas.
Dropbox ha ayudado a muchas organizaciones a realizar la transición a la modalidad de trabajo remoto.
Por qué Dropbox es una excelente herramienta para compartir archivos al trabajar de forma remota
Dropbox ofrece una solución efectiva y segura para compartir documentos con tu equipo. Combina sólidas características de seguridad, compatibilidad multiplataforma y herramientas para una colaboración fluida, lo que hace que sea adecuado para equipos remotos de todos los tamaños.
Al elegir Dropbox, los equipos pueden superar los desafíos comunes relacionados con el uso compartido de archivos mientras mantienen la productividad y refuerzan la seguridad de los datos.
"Al usar Dropbox y Dropbox Sign, podemos gestionar nuestros archivos y nuestros documentos en un solo lugar, y eso nos ayuda a ser más organizados y eficientes en nuestros procesos diarios."
Matt SeigelPresidente de Collier SimonExplorar recursos relacionados

¿De verdad puede la edición en tiempo real ayudar a mejorar la productividad y la colaboración?
La edición en vivo puede agregar una dimensión completamente nueva a los proyectos de tu equipo. Desde mejorar la colaboración hasta impulsar la productividad, descubre cómo este tipo de edición puede ayudar a tu equipo a desarrollar todo su potencial.