Qué buscar en un servicio seguro de uso compartido de archivos

Cuando tu equipo necesita compartir contratos, trabajos creativos y otros archivos importantes, adjuntar un archivo sin más es como tentar a la suerte. Compartir consiste en asegurarte de que las personas adecuadas puedan acceder a la versión adecuada y de que aún puedas mantener el control si un enlace se reenvía por error o un proyecto termina.

Un servicio seguro para el uso compartido de archivos debe ayudarte a proteger el contenido confidencial, mantener la versión más reciente fácil de encontrar y ayudarte a controlar quién puede ver, Editar, descargar o volver a compartir un archivo. En esta guía, exploraremos cómo elegir uno y qué funciones tener en cuenta. 

Si desea la seguridad y velocidad que necesitan los equipos en crecimiento, explore el uso compartido de archivos seguro con Dropbox o elija un plan para comenzar hoy mismo.

7 funciones que debes buscar en un servicio seguro de uso compartido de archivos para empresas

Las herramientas seguras para compartir archivos deben ayudarle a compartir rápidamente sin que pierda el control. Pueden hacerlo mediante una combinación de funciones. 

El cifrado es importante, pero no lo es todo. También depende de quién puede acceder a un archivo, por cuánto tiempo y si usted puede revocar el acceso. Una lista de verificación práctica de funciones se ve así:

1. Cifrado en reposo y en tránsito: como mínimo, su servicio debería Protect los archivos mientras están almacenados (en reposo) y mientras se mueven entre aplicaciones y servidores (en tránsito). Para el contenido altamente sensible, el cifrado de extremo a extremo opcional puede agregar otra capa de protección.
2. Permisos detallados y controles de vínculos: debería poder personalizar los permisos de los archivos, lo que facilita elegir quién puede ver, editar o descargar un archivo. Agregar protección con contraseña y fechas de vencimiento a los vínculos compartidos cuando sea necesario es otra función deseable.
3. Controles de uso compartido externo: una solución confiable para compartir archivos debe facilitar el uso compartido con clientes o contratistas, sin perder el control sobre quién puede ver tu contenido. Puedes administrar fácilmente el acceso a los vínculos compartidos cuando trabajas con socios externos. Ajustar o quitar los permisos de archivos ayuda a mantener el contenido protegido y garantiza que solo las personas adecuadas puedan ver tus archivos.
4. Auditabilidad y visibilidad para administradores: busca opciones de control y visibilidad como registros de auditoría, informes de actividad y visibilidad del uso compartido externo, para que los administradores puedan comprender cómo se mueve el contenido. Los administradores deben poder administrar fácilmente cómo comparte su equipo, lo que les brinda una supervisión total.
5. Historial de versiones y recuperación: el almacenamiento en la nube seguro y el uso compartido de archivos no sirven de nada sin funciones sólidas de recuperación de archivos e historial de versiones. Si alguien elimina, sobrescribe o modifica el archivo equivocado, las herramientas de recuperación y el historial de versiones lo ayudan a solucionarlo sin problemas.
6. Entrega de archivos grandes: cuando los equipos prefieren compartir el trabajo terminado en lugar de editarlo juntos en tiempo real, contar con un proceso específico para entregar archivos puede resultar útil. Si desea enviar archivos grandes, busque herramientas de transferencia de archivos grandes, diseñadas para ese tipo de envío unidireccional.
7. Protección de identidad y dispositivos: busque controles sólidos de inicio de sesión y endpoints, como la autenticación de varios factores, el inicio de sesión único, la aprobación de dispositivos y el borrado remoto, para que el acceso se mantenga seguro incluso cuando cambian los equipos y los dispositivos se trasladan.

Si buscas un servicio seguro de uso compartido de archivos que reúna todo esto en un solo flujo de trabajo, explora toda la gama de funciones de Dropbox para ver cómo se combinan y te permiten compartir de forma rápida y con control total.

Comprender la diferencia entre el cifrado y el uso compartido seguro

El cifrado es una capa de seguridad, pero el uso compartido seguro de archivos se refiere a todo el sistema. 

El cifrado Protect los datos del archivo en sí (mientras están almacenados y mientras viajan); el uso compartido seguro de archivos va más allá y envuelve ese archivo con controles como reglas de acceso y recuperación. 

El uso compartido cifrado de archivos protege los datos, y existen dos tipos generales:

• Cifrado en tránsito: Protect los archivos mientras se mueven entre dispositivos y servidores
• Cifrado en reposo—Protect archivos mientras están almacenados en los servidores del proveedor

Esto no evita automáticamente la exposición después de que llega el archivo, como cuando se guarda de forma insegura en el dispositivo de un destinatario. Cuando necesitas mantener la información protegida y controlar quién puede verla, es esencial contar con una plataforma confiable para el uso compartido de archivos. 

Este enfoque protege sus datos y le brinda control sobre el acceso en cada paso mediante:

• Permisos: quién puede ver, editar, descargar o volver a compartir
• Autenticación: controles de inicio de sesión y una protección más sólida de la cuenta
• Vencimiento: para que los enlaces no duren para siempre
• Auditabilidad: registros de actividad e informes
• Recuperación: historial de versiones y restauración de archivos para cuando ocurren errores

El cifrado de extremo a extremo (E2EE) se ubica en el extremo más estricto de este espectro: los archivos se cifran en el dispositivo del remitente y solo pueden descifrarse con la clave correcta, lo que difiere de las configuraciones Standard en reposo y en tránsito. 

Certificaciones de seguridad que debe buscar en las herramientas de uso compartido de archivos

Comienza con una empresa que tenga una buena reputación en materia de seguridad y, luego, concéntrate en los datos que compartes. 

Primero verifica aspectos básicos como ISO 27001 o SOC 2, y luego busca certificaciones de seguridad específicas de la nube y la privacidad si son importantes para tu sector. Aquí tienes una lista breve y lo que cada una indica:

• ISO 27001: una base sólida. Significa que el proveedor cuenta con un sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI) auditado, lo que demuestra que existe un programa de seguridad coherente en toda la empresa, y no solo controles aislados.
• SOC 2: para obtener una garantía más sólida sobre los controles de seguridad, lo cual resulta útil cuando se busca una validación externa en áreas como la seguridad y la disponibilidad. Obtendrá una diligencia debida de proveedores más sencilla, especialmente para los compradores Enterprise que necesitan evidencia detallada para adquisiciones y auditorías.
• ISO 27017, ISO 27018 e ISO 27701: complementos útiles para la seguridad en la nube, la privacidad en la nube y la gestión de la información de privacidad. Mayor alineación con las expectativas de la nube y la privacidad, lo que resulta útil cuando compartes datos sensibles o regulados.
• CSA STAR: es una señal adicional de garantía en la nube que a algunas empresas les gusta ver. Es una certificación de una herramienta con mayor madurez en seguridad en la nube, algo que suele ser útil al comparar proveedores de la misma categoría.

Dropbox puede ayudar a las organizaciones al cumplir con muchas certificaciones y normas de conformidad. Esto permite que los equipos mantengan con confianza los requisitos regulatorios como parte de su flujo de trabajo diario.

Adaptar los requisitos a sus necesidades

No todo es una elegante insignia de certificación. Algunos requisitos son marcos legales y regulatorios que su proveedor debe admitir, como los siguientes:

• GDPR: si maneja datos personales de la UE, necesitará el soporte adecuado para el procesamiento de datos
• HIPAA: si manejas datos de salud, es posible que necesites un proveedor que admita flujos de trabajo compatibles con HIPAA
• NIST SP 800-171: relevante para muchos flujos de trabajo de contratistas gubernamentales

Al considerar la seguridad, asegúrate de que tu solución cuente con funciones de validación y cumplimiento independientes que se ajusten al tipo de datos con los que trabaja tu equipo.

Cómo Dropbox ayuda a los equipos a compartir de forma segura

El uso compartido seguro en Dropbox te permite mantener los archivos, los usuarios y la visibilidad en un solo lugar, para conservar el control si las cosas cambian. 

Ya sea que colabores dentro de un equipo o trabajes con socios externos, aquí tienes algunas formas en que habilita flujos de trabajo fluidos:

1. Dentro de su equipo: una única fuente de información fiable con medidas de protección

Para el trabajo interno, el uso compartido seguro de archivos consiste principalmente en mantener la coherencia y evitar el acceso accidental no deseado. Dropbox te permite:

• Trabaja desde un archivo o una carpeta compartidosen lugar de enviar copias por correo electrónico
• Usar los permisos de visualización o Editar de forma intencional: cuando no todos necesitan acceso de edición
• Mantenga el uso compartido restringido al equipo: cuando debe permanecer interno
• Apóyate en la actividad y el historial de versiones: para que los errores sean manejables

Cuando una persona actualiza una presentación en la carpeta compartida, el equipo de marketing puede revisarla con acceso de solo ver, los líderes pueden ver qué cambió en el historial de versiones y nadie termina con el archivo equivocado.

2. Con contratistas y socios: acceso mínimo con una desvinculación clara

La colaboración externa suele fallar cuando las personas no pueden acceder a lo que necesitan o pueden acceder a demasiado. Un flujo de trabajo seguro y simple en Dropbox se ve así:

• Compartir un vínculo o una carpeta, con el permiso mínimo necesario
• Agregar contraseñas y fechas de vencimiento: para trabajos confidenciales o con límite de tiempo
• Usar permisos de solo ver o limitar las descargas, si alguien no necesita copias locales
• Revisar la actividad de uso compartidoy revocar el acceso cuando finalice el proyecto
• Usar Transferencia para entregas finales: para enviar una copia sin exponer tu carpeta activa

Si trabajas con un profesional independiente en un caso práctico, puedes compartir un enlace de solo ver que caduque, permitir las descargas únicamente cuando se apruebe la versión final y revocar el acceso en cuanto finalice un proyecto.

Uso compartido seguro que sigue el ritmo del trabajo real

El mejor servicio seguro de uso compartido de archivos ayuda a tu equipo a compartir, colaborar, recuperar y mantener el control cuando hay mucho en juego. 

Si quieres uso compartido de archivos de forma segura que equilibra la protección con la rapidez, Dropbox reúne las funciones adecuadas en una sola herramienta. Elige un plan o explora el uso compartido de archivos seguro con Dropbox hoy mismo.