La mejor manera de compartir documentos con un equipo mientras se trabaja de forma remota

El intercambio de archivos seguro y eficiente es esencial para que los equipos remotos mantengan la productividad y la colaboración. Sin embargo, administrar el tamaño de los archivos, la seguridad y el control de las versiones a menudo plantea desafíos que afectan los flujos de trabajo. Elegir las herramientas y estrategias adecuadas puede simplificar estos procesos y garantizar experiencias de trabajo remoto más fluidas.

Este artículo explora las mejores formas de compartir documentos con un equipo, ofreciendo soluciones prácticas y mejores prácticas para compartir archivos de forma segura y eficiente en entornos de trabajo remotos.

Descubre cómo Dropbox facilita el intercambio remoto de archivos con herramientas diseñadas para una colaboración fluida, seguridad mejorada y flujos de trabajo optimizados, sin importar dónde trabajes.

Desafíos comunes del intercambio remoto de archivos

El trabajo remoto se ha convertido en el estándar para muchas organizaciones; un estudio de McKinsey revela que el 87 % de los empleados realiza alguna forma de trabajo remoto. De promedio, estos empleados pasan tres días a la semana trabajando desde casa. Si bien este cambio ofrece flexibilidad, también presenta varios desafíos que pueden obstaculizar la productividad y la colaboración, como:

• Retrasos en los plazos: la coordinación entre zonas horarias puede generar retrasos cuando los proyectos requieren la colaboración del equipo.
• Limitaciones de tamaño de los archivos: los equipos que trabajan con archivos grandes, como recursos de diseño, a menudo tienen dificultades para administrarlos y compartirlos de manera eficiente.
• Riesgos de seguridad: los entornos remotos introducen vulnerabilidades, incluidos accesos no autorizados y violaciones de datos.
• Brechas de colaboración: los equipos necesitan herramientas que permitan comentarios en tiempo real, seguimiento de versiones y acceso sin inconvenientes a archivos compartidos.

Estos desafíos pueden alterar los flujos de trabajo y la productividad, lo que pone de relieve la necesidad de una solución de intercambio de archivos segura y eficiente.

Cómo compartir archivos con tu equipo si trabajas desde casa

Para compartir archivos de manera eficaz mientras se trabaja de forma remota se necesitan las herramientas y estrategias adecuadas. A continuación se explica cómo garantizar una colaboración fluida:

• Utiliza una plataforma de almacenamiento en la nube fiable: opta por herramientas como Dropbox para subir y compartir archivos de forma segura en tiempo real.
• Establece prácticas claras de organización de archivos: utiliza carpetas y convenciones de nombres coherentes para mantener los documentos accesibles.
• Comparte archivos con los permisos adecuados: controla quién puede ver, editar o descargar tus archivos configurando permisos de acceso granulares.
• Habilita el control de versiones: utiliza plataformas que te permitan rastrear y restaurar versiones de archivos para evitar problemas de comunicación.
• Concéntrate en la seguridad: utiliza siempre herramientas con cifrado avanzado y autenticación de dos factores para proteger los datos confidenciales.

Por qué Dropbox es una forma eficaz de compartir documentos

Al ser la plataforma líder en almacenamiento en la nube y colaboración, Dropbox es la opción perfecta para compartir archivos de forma segura; por no hablar de otras funciones imprescindibles en el mundo empresarial, como la recuperación de datos en caso de pérdida.

Utilizar Dropbox para compartir archivos suele ser lo más útil y práctico, sobre todo, si teletrabajas. Además, viene con todo tipo de funciones clave incorporadas.

Compatibilidad multiplataforma

Dropbox funciona perfectamente en todos los dispositivos y sistemas operativos, lo que garantiza la accesibilidad por parte de diferentes equipos.

Seguridad

Con cifrado avanzado y configuraciones de uso compartido seguro, Dropbox protege los datos confidenciales y satisface las necesidades de sectores como el financiero, el legal y el sanitario.

Flexibilidad

Dropbox Transfer admite transferencias de archivos grandes de hasta 100 GB, lo que acaba con las restricciones que limitan la productividad.

Control de versiones

Dropbox mantiene un historial de versiones detallado, lo que permite a los equipos recuperar iteraciones anteriores de archivos sin perder el progreso.

Permisos detallados

Establece controles de acceso granulares, como permisos de solo lectura y archivos protegidos con contraseña para una mayor seguridad y personalización.

Herramientas de colaboración

Dropbox Paper permite a los equipos colaborar en tiempo real con funciones intuitivas de edición y anotación.

Integración con otras herramientas

Se integra perfectamente con herramientas como Slack, Microsoft 365 y Google Workspace para compartir archivos y colaborar de manera eficiente.

Informes y análisis mejorados

Supervisa el uso de los documentos, haz un seguimiento de la participación y garantiza el cumplimiento con el seguimiento de la actividad y el análisis de los enlaces compartidos con DocSend

Dropbox ofrece planes flexibles, que comienzan con 2 GB de espacio gratuito y opciones de pago flexibles adaptadas a las necesidades de tu equipo.

Comparación de alternativas para compartir archivos

Dropbox es ideal para compartir archivos con tu equipo, pero tal vez haya ocasiones en las que tengas que utilizar otras opciones. Por ejemplo, si un cliente te pide que utilices su solución de almacenamiento.

Las dos plataformas que suelen utilizarse de forma alternativa a Dropbox son Microsoft OneDrive y Google Drive.

Compartir archivos con Microsoft OneDrive

OneDrive es el espacio de almacenamiento en la nube que ofrece Microsoft. Por norma general, tendrás que usarlo si trabajas con empresas que han invertido en Microsoft Teams, Office 365 y SharePoint para utilizarlos como solución de flujo de trabajo digital.

• Integración: OneDrive se integra a la perfección con Microsoft Teams y Office 365
• Limitaciones: Las subidas de archivos están limitadas a 250 GB y se admiten menos tipos de archivos en comparación con Dropbox.

Con esto no queremos decir que las empresas que trabajen con Microsoft Office no puedan disfrutar también de las ventajas de Dropbox, ya que se integra perfectamente con las aplicaciones de Microsoft 365.

¿Quieres saber más? Lee el artículo Dropbox frente a OneDrive para ver una comparación en profundidad.

Compartir archivos con Google Drive

Drive es la plataforma de almacenamiento en la nube de Google. Y, al igual que ocurre con el equivalente de Microsoft, tendrás que trabajar con él si colaboras con clientes que utilizan Google Workspace.

De nuevo, puedes compartir con tu equipo archivos almacenados en Google Drive, pero taequipobién tiene ciertas limitaciones:

• Integración: Drive se integra con herramientas de Google Workspace como Documentos y Hojas de cálculo.
• Limitaciones: Las cargas están limitadas a 750 GB por día, y la duración del historial de versiones y la cantidad de versiones conservadas varían según el tipo de archivo y la configuración de Google Workspace.
• Copia de seguridad por incrementos: ¿hay varios colaboradores haciendo pequeñas modificaciones locales a archivos grandes? Con Google Drive, hay que sincronizar todo el archivo cada vez que alguien lo revisa. Por contra, con Dropbox solo hace falta sincronizar los datos que se han modificado. ¡Rapidísimo!

Consulta el artículo Dropbox frente a Google Drive para ver análisis comparativo.

Aunque ambas plataforma son buenas, Dropbox destaca por sus mayores límites de carga, amplio soporte de tipos de archivos y funciones de colaboración avanzadas, como comentarios por fotograma para archivos multimedia enriquecidos.

Mejores prácticas para compartir documentos con tu equipo

Independientemente de la herramienta que escojas, la mejor forma de compartir archivos con tus compañeros es ajustándote a las necesidades de seguridad, colaboración y organización de tu empresa.

Ten en mente los consejos y las prácticas recomendadas que vamos a darte para trabajar con archivos de forma remota sin un solo impedimento.

Seguridad

Estas son algunas de las prácticas recomendadas relacionadas con la seguridad que debes tener en cuenta cuando compartas o abras archivos de forma remota:

1. Comprueba que la dirección de correo pertenece al dominio de tu empresa antes de compartir nada.
2. Instruye a los miembros del equipo para que sean capaces de detectar estafas, phishing y otros riesgos.
3. Asegúrate de que tu servicio de almacenamiento en la nube cuente con seguridad de última generación
4. Utiliza un gestor de contraseñas seguro.
5. Haz una copia de seguridad de tus archivos de trabajo; puedes hacerlas de forma automática con Dropbox Backup

Colaboración y uso compartido

Aquí te dejamos un par de consejos para colaborar en archivos si teletrabajas:

1. Evita mandar archivos por correo; en su lugar, opta por enlaces compartidos creados en tu almacenamiento en la nube.
2. Establece permisos para controlar el acceso; de este modo, los demás solo tendrán acceso a los archivos que necesiten.
3. Crea políticas de empresa para concienciar sobre la protección de datos y los riesgos de compartir archivos.
4. Utiliza la autenticación de varios factores para evitar ataques informáticos y filtraciones de datos.
5. Crea enlaces con caducidad cuando uses Dropbox.

Organización

Para organizar mejor los archivos cuando teletrabajes, prueba a hacer lo siguiente:

1. Divide los archivos en categorías.
2. Ordena las carpetas de forma lógica; crea una para cada departamento, proyecto o tipo de trabajo.
3. Nombra los archivos de la misma manera; puedes incluir fechas, propietarios de proyectos o versiones.
4. Organiza los archivos con etiquetas cuando uses Dropbox.

Gracias a Dropbox, muchas empresas han dado el salto al teletrabajo.

Por qué Dropbox es una excelente herramienta para compartir archivos de forma remota

Dropbox ofrece una solución eficaz y segura para compartir documentos con tu equipo. Combina funciones de seguridad sólidas, compatibilidad entre plataformas y herramientas para una colaboración fluida, lo que lo hace adecuado para equipos remotos de todos los tamaños.

Al elegir Dropbox, los equipos pueden superar los desafíos comunes de compartir archivos al tiempo que mantienen la productividad y garantizan la seguridad de los datos.

Utiliza Dropbox para compartir archivos con tu equipo si trabajas desde casa

La elección de la plataforma de almacenamiento en la nube depende de las necesidades de tu equipo. Dropbox te ofrece una forma fiable y eficiente de compartir, gestionar y guardar archivos si teletrabajas. Aun estando en la oficina, Dropbox almacena tus archivos de forma segura en otra ubicación.

Si lo que buscas es una herramienta digna confianza con la que compartir archivos, evitar retrasos y mejorar el flujo de trabajo, Dropbox es la primera elección de las empresas, sean del tamaño que sean.