Table of contents
- 7 funciones que debes buscar en un servicio seguro para compartir archivos para Business
- Comprender la diferencia entre el cifrado y el uso compartido seguro
- Certificaciones de seguridad que debes buscar en las herramientas de servicio para compartir archivos
- Cómo ayuda Dropbox a los equipos a compartir de forma segura
- Un servicio para compartir archivos de forma segura que se adapta al trabajo real
Cuando tu equipo necesita compartir contratos, trabajos creativos y otros archivos importantes, adjuntar un archivo sin más es como tentar a la suerte. Compartir consiste en asegurarte de que las personas adecuadas puedan acceder a la versión correcta y de que aún puedas mantener el control si un enlace se reenvía por error o si finaliza un proyecto.
Un servicio seguro para compartir archivos debe ayudarte a Protect el contenido confidencial, a encontrar fácilmente la versión más reciente y a mantener el control sobre quién puede ver, Editar, descargar o volver a compartir un archivo. En esta guía, veremos cómo elegir uno y qué funciones tener en cuenta.
Si desea la seguridad y la rapidez que necesitan los Equipos en crecimiento, descubra el servicio para compartir archivos de forma segura con Dropbox o elija un plan para comenzar hoy mismo.
7 funciones que debes buscar en un servicio seguro para compartir archivos para Business
Las herramientas para compartir archivos de forma segura deben ayudarle a compartir con rapidez y, al mismo tiempo, evitar que pierda el control. Pueden hacerlo mediante una combinación de funciones.
El cifrado es importante, pero no lo es todo. También depende de quién puede acceder a un archivo, durante cuánto tiempo y si es posible revocar el acceso. Una lista de verificación práctica de funciones tiene este aspecto:
- Cifrado en reposo y en tránsito: como mínimo, su servicio debería Protect los archivos mientras están almacenados (en reposo) y mientras se mueven entre aplicaciones y servidores (en tránsito). Para el contenido altamente confidencial, el cifrado de extremo a extremo opcional puede añadir otra capa de protección.
- Permisos detallados y controles de enlaces: puede personalizar los permisos de archivos, lo que facilita elegir quién puede ver, editar o descargar un archivo. Añadir protección con contraseña y fechas de vencimiento a los enlaces compartidos cuando sea necesario es otra función deseable.
- Controles para compartir externos: un servicio para compartir archivos fiable debe facilitar la posibilidad de compartir con clientes o contratistas, sin perder el control sobre quién puede ver su contenido. Puede gestionar fácilmente el acceso a los enlaces compartidos al trabajar con socios externos. Ajustar o eliminar los permisos de archivo ayuda a mantener el contenido protegido y garantiza que solo las personas adecuadas puedan ver sus archivos.
- Auditabilidad y visibilidad para administradores: busca opciones de control y visibilidad, como el registro de actividades, los informes de actividad y la visibilidad del uso compartido externo, para que los administradores puedan comprender cómo se mueve el contenido. Los administradores deben poder gestionar fácilmente cómo comparte su equipo, con supervisión total.
- Historial de versiones y recuperación: el almacenamiento en la nube y el servicio para compartir archivos seguros no sirven de nada sin unas funciones sólidas de recuperación de archivos e historial de versiones. Si alguien elimina, sobrescribe o modifica el archivo equivocado, las herramientas de recuperación y el historial de versiones le ayudan a solucionarlo sin agobios.
- Entrega de archivos grandes: cuando los equipos prefieren compartir el trabajo terminado en lugar de editarlo juntos en tiempo real, contar con un proceso específico para entregar archivos puede resultar útil. Si quieres enviar archivos grandes, busca herramientas de transferencia de archivos grandes, diseñadas para ese tipo de envío unidireccional.
- Protecciones de identidad y dispositivos: busca controles sólidos de inicio de sesión y de endpoints, como la autenticación multifactor, el inicio de sesión único, las aprobaciones de dispositivos y el borrado remoto, para que el acceso se mantenga seguro incluso cuando los equipos cambian y los dispositivos viajan.
Si busca un servicio seguro para compartir archivos que reúna todo esto en un solo flujo de trabajo, explore toda la gama de funciones de Dropbox para ver cómo se combinan y le permiten compartir con rapidez y control total.
Comprender la diferencia entre el cifrado y el uso compartido seguro
El cifrado es una capa de seguridad, pero el servicio para compartir archivos de forma segura se refiere a todo el sistema.
El cifrado Protect los propios datos del archivo (tanto mientras está almacenado como mientras se transfiere); el servicio seguro para compartir archivos va más allá al proteger ese archivo con controles como reglas de acceso y recuperación.
El servicio para compartir archivos cifrado protege los datos, y existen dos tipos generales:
- Cifrado en tránsito: Protect los archivos mientras se mueven entre dispositivos y servidores
- Cifrado en reposo: Protect los archivos mientras están almacenados en los servidores del proveedor
Esto no evita automáticamente la exposición después de que llegue el archivo, como cuando se guarda de forma insegura en el dispositivo de un destinatario. Cuando necesitas mantener la información protegida y gestionar quién puede verla, es fundamental contar con una plataforma fiable de servicio para compartir archivos.
Este enfoque protege sus datos y le permite controlar el acceso en cada paso mediante:
- Permisos: quién puede ver, editar, descargar o volver a compartir
- Autenticación: controles de inicio de sesión y mayor protección de la cuenta
- Caducidad: para que los enlaces no duren para siempre
- Auditabilidad: registros de actividad e informes
- Recuperación: historial de versiones y restauración de archivos para cuando se cometen errores
El cifrado de extremo a extremo (E2EE) se sitúa en el extremo más estricto de este espectro: los archivos se cifran en el dispositivo del remitente y solo puede descifrarlos alguien que disponga de la clave correcta, lo que difiere de las configuraciones Standard de datos en reposo y en tránsito.
Certificaciones de seguridad que debes buscar en las herramientas de servicio para compartir archivos
Empieza con una empresa que tenga una buena reputación en materia de seguridad y, luego, céntrate en los datos que compartes.
Comprueba primero aspectos básicos como ISO 27001 o SOC 2 y, después, busca certificaciones de seguridad específicas para la nube y la privacidad si son importantes para tu sector. Aquí tienes una breve lista y lo que te indica cada una:
- ISO 27001: una base sólida. Significa que el proveedor cuenta con un sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI) auditado, lo que demuestra que existe un programa de seguridad coherente en toda la empresa, y no solo controles aislados.
- SOC 2: para obtener una mayor garantía sobre los controles de seguridad, lo que resulta útil cuando se desea una validación externa en áreas como la seguridad y la disponibilidad. Facilitará la diligencia debida de los proveedores, especialmente para los compradores Enterprise que necesitan pruebas detalladas para adquisiciones y auditorías.
- ISO 27017, ISO 27018 e ISO 27701: complementos útiles para la seguridad en la nube, la privacidad en la nube y la gestión de la información de privacidad. Mayor alineación con las expectativas de la nube y la privacidad, lo que resulta útil cuando compartes datos confidenciales o sujetos a normativa.
- CSA STAR: es una señal adicional de garantía en la nube que a algunas empresas les gusta ver. Es una certificación de una herramienta con una mayor madurez en seguridad en la nube, que suele resultar útil al comparar proveedores de la misma categoría.
Dropbox puede ayudar a las organizaciones cumpliendo numerosas certificaciones y normas de conformidad. Esto permite a los equipos cumplir con confianza los requisitos normativos como parte de su flujo de trabajo diario.
Ajustando los requisitos a sus necesidades
No todo es una insignia de certificación llamativa. Algunos requisitos son marcos legales y normativos que su proveedor debe admitir, como los siguientes:
- RGPD: si maneja datos personales de la UE, necesitará la asistencia adecuada para el procesamiento de datos
- HIPAA: si gestionas datos de salud, es posible que necesites un proveedor compatible con los flujos de trabajo de HIPAA
- NIST SP 800-171: relevante para muchos flujos de trabajo de contratistas gubernamentales
Al considerar la seguridad, asegúrese de que su solución cuente con funciones de validación independiente y cumplimiento que se ajusten al tipo de datos con los que trabaja su equipo.
Cómo ayuda Dropbox a los equipos a compartir de forma segura
La función para compartir de forma segura de Dropbox te permite mantener los archivos, los usuarios y la visibilidad en un solo lugar, para que mantengas el control si algo cambia.
Tanto si colaboras dentro de un equipo como si trabajas con socios externos, estas son algunas formas en las que habilita flujos de trabajo fluidos:
1. Dentro de tu equipo: una única fuente de información con medidas de protección
En el trabajo interno, compartir archivos de forma segura consiste sobre todo en mantener la coordinación y evitar accesos no deseados. Dropbox te permite:
- Trabaje desde un único archivo o carpeta compartidos, en lugar de enviar copias por correo electrónico
- Usa los permisos de visualización y Editar de forma intencionada: cuando no todos necesitan acceso de Editar
- Mantenga el uso compartido restringido al equipo, cuando debe permanecer interno
- Apóyate en el historial de actividad y de versiones: para que los errores sean manejables
Cuando alguien actualiza una presentación en la carpeta compartida, el equipo de marketing puede revisarla con acceso de solo ver, el equipo directivo puede consultar los cambios en el historial de versiones y nadie termina con el archivo equivocado.
2. Con colaboradores externos y socios: acceso mínimo con una desvinculación clara
La colaboración externa suele fallar cuando las personas no pueden acceder a lo que necesitan o pueden acceder a demasiado. Un flujo de trabajo seguro y sencillo en Dropbox es así:
- Compartir un enlace o una carpetacon los permisos mínimos necesarios
- Añadir contraseñas y fechas de vencimiento, para trabajos confidenciales o con plazos definidos
- Usar permisos de solo ver o limitar las descargas: si alguien no necesita copias locales
- Revisar la actividad de uso compartidoy revocar el acceso cuando finaliza el proyecto
- Utilice Transferencia para las entregas finales, de modo que envíe una copia sin exponer su carpeta activa
Si trabaja con un profesional autónomo en un caso práctico, puede compartir un enlace de solo ver que caduque, permitir las descargas únicamente cuando se apruebe la versión final y revocar el acceso en el momento en que finalice un proyecto.
Un servicio para compartir archivos de forma segura que se adapta al trabajo real
El mejor servicio de servicio para compartir archivos seguro ayuda a su equipo a compartir, colaborar, recuperar y mantener el control cuando hay más en juego.
Si quieres un servicio para compartir archivos de forma segura que equilibre la protección con la rapidez, Dropbox reúne las funciones adecuadas en una sola herramienta: elige un plan o descubre hoy mismo el servicio para compartir archivos de forma segura con Dropbox.
Preguntas frecuentes
No. La protección con contraseña es útil, pero funciona mejor junto con el cifrado, los permisos, las fechas de vencimiento, la autenticación y la visibilidad del administrador. La protección con contraseña de Dropbox es un control más, no todo el modelo de seguridad.
Los archivos adjuntos siguen siendo útiles para envíos puntuales de bajo riesgo. Los problemas más comunes se producen cuando los archivos:
- Sensible
- Grande
- Compartido con varias personas
O simplemente necesitan tener el control después de enviarlo. El uso compartido seguro mantiene a todos en la misma versión y te permite ajustar el acceso sin tener que ir persiguiendo archivos.
Sí. Con Dropbox Transfer, los destinatarios pueden descargar un archivo desde un enlace para compartir. Tampoco necesitas que creen una cuenta de Dropbox.
No siempre. El cifrado estándar en reposo y en tránsito resulta adecuado para muchos flujos de trabajo, pero los datos especialmente confidenciales o sujetos a una regulación estricta pueden justificar el cifrado de extremo a extremo y un control más estricto de las claves.
