La colaboración en documentos puede hacer que un equipo trabaje mejor

La tecnología y la forma en la que influye en los hábitos de trabajo cambian constantemente.

No es de extrañar que el 58 % de los empleados estadounidenses —alrededor de 92 millones de personas— tengan la opción de trabajar a distancia, ya sea algunos días o todos. Tampoco sorprende que, según el mismo estudio, tener unas condiciones de trabajo flexibles sea uno de los tres alicientes más importantes para buscar otro trabajo.

Más allá de todo esto, cuando nos alejamos de los compañeros de trabajo y pasamos menos tiempo a su lado, ¿qué ocurre con la creatividad y la colaboración? ¿Es posible conseguir la misma compenetración trabajando desde casa a través de una cámara web?

En pocas palabras: sí, es posible. De hecho, el trabajo híbrido ha propiciado que las herramientas de colaboración en equipo evolucionen y mejoren rápidamente para dar respuesta a una demanda cada vez mayor.

Dicho esto, ¿cómo se puede facilitar la colaboración en una nueva era tan diferente en el plano digital? En esta guía, te explicaremos todo lo que debes saber acerca de las herramientas de colaboración como Dropbox Paper. También te daremos consejos útiles para que los pongas en práctica con tu equipo.

Antes de entrar en materia, veamos los conceptos básicos como, por ejemplo, qué es la colaboración en documentos.

Qué es la colaboración en documentos

La colaboración en documentos se refiere a un sistema de acceso compartido que permite a los miembros de un equipo aportar contenido y editar documentos de forma colaborativa. Existen varios formatos:

• calendarios
• hojas de cálculo
• listas de tareas
• Actas de reunión
• lluvias de ideas
• contenidos varios, como borradores de artículos

Una plataforma de colaboración en documentos que funciona en la nube (por ejemplo, Documentos de Google o Dropbox Paper) ayuda a agilizar la gestión de proyectos en equipos que trabajan a distancia.

En lugar de perder tiempo editando y compartiendo documentos una y otra vez en hilos de correo o aplicaciones de mensajería, es posible editar el contenido conjuntamente, asignar tareas y añadir notas a un solo documento junto al resto de los colaboradores.

Si le añadimos una herramienta de gestión de documentos como Trello o el almacenamiento en la nube de Dropbox, el proceso es todavía mejor, ya que disponemos de una base de consulta centralizada para todo el equipo que permite acceder a los documentos y colaborar en ellos.

Cuál es la finalidad de colaborar en documentos

En muchas empresas modernas, donde los modelos híbridos y el trabajo a distancia son cada vez más comunes, un espacio de trabajo principalmente digital implica centrarse en la productividad y la eficiencia. En un entorno así, el software de colaboración en documentos ayuda a los equipos a compartir documentos para ponerlos en común, agilizar los flujos de trabajo y conseguir los mejores resultados.

Existen todo tipo de motivos por los que la colaboración en documentos puede hacer que un equipo trabaje mejor. Estas son algunas posibilidades:

• Permite que los equipos distribuidos o que trabajan a distancia estén conectados e integrados.
• Mejora cómo se comparte el conocimiento y la comunicación entre los miembros del equipo.
• Potencia la implicación del equipo haciendo que colabore en los documentos de un proyecto.
• Refuerza la organización y la gestión de tareas: no hay que desplazarse por un hilo de correo interminable para encontrar un documento ni consolidar varias versiones de un mismo documento en un archivo.
• Al priorizar el entorno digital, se reduce el gasto de papel y se facilita el uso compartido de archivos en formatos y dispositivos distintos.

Disponer de funciones más avanzadas permite guardar automáticamente el trabajo y controlar los cambios, además de supervisar en tiempo real las actualizaciones de los documentos gracias al historial y al control de versiones, lo que ayuda a identificar errores y volver a versiones anteriores de los documentos.

Cómo fomentar la edición de documentos colaborativa en el equipo

Según cómo sea tu empresa, las posibilidades de colaborar serán infinitas. ¿Trabajas en un equipo creativo? Usa un documento compartido para debatir a fondo las ideas, darles una vuelta y usarlas como punto de partida. ¿En tu campo los detalles y la exactitud son primordiales? Usa herramientas de colaboración para revisar el trabajo de otras personas como parte del proceso de control de calidad.

Si bien los usos que se pueden dar a las herramientas de colaboración son muchos, hay algunos métodos comunes para introducir la colaboración en cualquier equipo. Por ejemplo:

• Mejorar el proceso de comentarios: incorpora sesiones de control de calidad y revisión del trabajo de los demás a tu propio proceso para que puedas añadir los comentarios y las notas necesarios a los documentos.
• Gestionar los proyectos de manera eficiente: asigna tareas a otras personas para que la información sobre el proyecto no se pierda entre mensaje y mensaje.

Mantener a todos informados con una plataforma centralizada para los archivos de los proyectos: crea documentos dinámicos, como cronologías y calendarios de contenido, para que todos los miembros del equipo sepan qué tienen que hacer y cuándo.

Qué herramientas de colaboración hay disponibles

Gracias a la tecnología de almacenamiento en la nube, las herramientas de colaboración empiezan a ser muy comunes.

Por ejemplo, estas son tres de las aplicaciones de procesamiento de texto colaborativo más conocidas:

• Dropbox Paper: es sencilla y práctica, sin complicaciones.
• Documentos de Google: forma parte del ecosistema de Google Workspace.
• Microsoft Word: se incluye en el ecosistema de Microsoft Office 365.

Para los equipos que trabajan en diferentes aplicaciones, el hecho de tener que ir cambiando de entorno puede ser un impedimento para el trabajo y la productividad en general.

Sería mejor si se pudieran juntar todos estos entornos y colaborar en los documentos sin fijarse en dónde se crearon, ¿verdad?

Pues eso es precisamente lo que se puede hacer con el almacenamiento en la nube de Dropbox.

Puedes crear y almacenar documentos en Dropbox sean de dónde sean (un documento de Word, uno de Documentos de Google, un archivo de Dropbox Paper, etc.).

Por fin podrás tener todos los archivos en el mismo sitio.

En qué aspectos hay que fijarse para elegir una herramienta de colaboración en documentos

Vistas algunas de las herramientas de colaboración habituales que podrían interesarte, quizás te preguntes cuál es la que más te conviene.

Las funciones de colaboración concretas que necesita tu equipo dependen de varios factores, como los documentos en los que trabaja, los requisitos de los proyectos y las prioridades.

Independientemente de tus necesidades particulares, hay algunas funciones de colaboración básicas que vale la pena tener en cuenta y buscar antes de tomar una decisión:

• Guardado automático: así no se pierde ningún cambio al cerrar un documento.
• Facilidad de uso: ¿realmente necesitas opciones avanzadas, o más bien te confundirán y crearán incoherencias?
• La capacidad de insertar y arrastrar y soltar diferentes formatos multimedia en un documento (por ejemplo, imágenes, vídeos y GIF).
• Una colección de contenido centralizada que ayude a los miembros del equipo a encontrar el documento en el que quieran trabajar.
• Plantillas personalizables
• Notificaciones para avisar a los miembros del equipo de actividad nueva en el documento cuando se necesite su intervención o sea importante que la conozcan.
• Actualizaciones en tiempo real.
• Historial y control de versiones.
• Controles de permisos para usuarios y archivos.
• Accesibilidad desde dispositivos móviles, además de ordenadores, con aplicaciones tanto para iOS como para Android.
• Seguridad
• Sincronización entre usuarios y dispositivos.
• Funciones de colaboración extra, como la capacidad para @mencionar a usuarios o asignar tareas a miembros del equipo.

La colaboración en contenido y la edición de documentos de Dropbox Paper te permiten compartir todo tipo de contenido —desde tablas, GIF animados, emojis y archivos hasta clips de SoundCloud y enlaces de YouTube— con los miembros del equipo en un solo documento.

Todos a una

Seamos claros: la colaboración es básica en el trabajo, pero disponer de las herramientas adecuadas es igual de importante. Con Dropbox, tu equipo puede colaborar en todo el contenido desde un solo lugar.

La flexibilidad de Paper puede ayudar al equipo con todos los pasos del proceso para colaborar en documentos. Sus funciones de colaboración en documentos y edición te permiten compartir todo tipo de contenido con compañeros y colaboradores sin salir de un mismo documento.